La rédaction d'un e-mail est en fait assez simple, mais il existe un format général auquel vous devez faire attention. Sachez également faire la différence entre les e-mails officiels et informels. Voici des choses que vous devez savoir.
Étape
Méthode 1 sur 5: Étapes d'envoi d'e-mails de base
Étape 1. Créez une adresse e-mail
Si vous n'avez pas encore d'adresse e-mail, vous devrez vous inscrire auprès d'un fournisseur de services de messagerie avant de continuer. Heureusement, de nombreux services de messagerie gratuits sur le Web vous permettent d'obtenir une adresse e-mail sans dépenser d'argent. Certains des services de messagerie Web les plus populaires incluent:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Étape 2. Cliquez sur "Composer" ou "Nouveau"
"Avant de rédiger un e-mail, vous devrez ouvrir une nouvelle boîte aux lettres vide pour rédiger. La façon d'ouvrir la boîte aux lettres varie en fonction du service que vous utilisez, mais il y aura généralement un bouton près du haut de la page avec une étiquette telle que "Composer", "Nouveau" ou "Nouveau message".
Si vous ne savez pas comment créer un nouveau message, consultez la page d'assistance de votre service de messagerie pour savoir comment le faire en détail
Étape 3. Notez l'adresse e-mail du destinataire
Vous n'avez pas besoin d'écrire votre adresse e-mail, mais vous devez noter l'adresse e-mail de la personne qui recevra votre e-mail.
- En règle générale, vous pouvez simplement utiliser un espace pour séparer plusieurs adresses e-mail, mais certains services exigent que vous sépariez plusieurs adresses e-mail par une virgule ou un autre signe de ponctuation. Si le service que vous utilisez nécessite l'utilisation de ces signes de ponctuation, le fournisseur de services doit avoir fourni des conseils.
- Saisissez l'adresse e-mail du destinataire principal dans le champ « À: ». Le destinataire principal est généralement la personne à qui le message est destiné ou à laquelle il est fait référence dans le corps de l'e-mail.
- Saisissez une autre adresse e-mail dans le champ « CC: ». Cette colonne est la colonne "copie". Les destinataires sont généralement saisis dans le champ de copie si l'e-mail n'est pas spécifiquement adressé au destinataire de la copie, mais contient des éléments qu'il doit savoir.
- Utilisez le champ « Cci: » pour masquer les adresses e-mail. Si vous ne voulez pas que les destinataires voient à qui est adressé un e-mail, saisissez l'adresse du destinataire dans le champ « copie cachée ».
Étape 4. Écrivez un titre informatif
Chaque service de messagerie vous permet d'écrire le titre/objet de votre e-mail dans la case « Objet ».
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Le titre de votre email doit être court, mais donner au destinataire une idée du contenu de l'email.
- Par exemple, un e-mail informel à un ami peut s'intituler « Comment allez-vous ? », mais si vous avez envoyé un devoir par e-mail, l'e-mail peut s'intituler « Devoir de maths ».
- Les questions aux conférenciers ou supérieurs peuvent également être intitulées « Questions sur … », puis suivies d'une courte étiquette contenant une explication du sujet que vous posez.
- Gardez à l'esprit que les messages sans titre apparaîtront dans les boîtes de réception des destinataires étiquetés "(pas d'objet)".
Étape 5. Écrivez le corps de votre e-mail
Le corps de l'e-mail doit être écrit dans la grande zone de texte sous le champ de titre.
- Un e-mail doit généralement contenir une salutation, un message et une clôture.
- Étant donné que le courrier électronique est destiné à une communication rapide, vous devez généralement vous assurer que votre courrier électronique n'est pas trop long.
Étape 6. Appuyez sur le bouton "Envoyer"
Une fois que vous avez terminé de rédiger l'e-mail, relisez-le pour vous assurer que vous n'avez pas fait de fautes de grammaire ou d'orthographe et que le message aborde le sujet que vous souhaitez aborder. Lorsque votre e-mail est prêt à être envoyé, cliquez sur "Envoyer" dans la boîte de message pour envoyer l'e-mail au destinataire.
Méthode 2 sur 5: Rédaction d'un e-mail non officiel
Étape 1. Sachez quand envoyer des e-mails informels
Les e-mails non officiels doivent être adressés aux personnes qui vous sont chères, y compris les amis, la famille et les partenaires. Si votre e-mail n'est pas officiel et que vous l'envoyez à quelqu'un que vous connaissez bien, vous pouvez envoyer un e-mail informel.
Le seul bon moment pour envoyer un e-mail formel à des amis ou à la famille est lorsque vous envoyez un message de groupe avec un ton formel, comme une demande de dons ou une publicité. Étant donné que l'e-mail sera également envoyé à des personnes qui ne sont pas très proches de vous, vous devrez ajuster le ton pour faire plaisir à ces personnes
Étape 2. Écrivez un titre informel
Vous n'êtes pas obligé d'écrire un titre, mais vous devez donner un titre à votre e-mail. Écrivez un titre court, concis et convivial.
- Par exemple, si vous écrivez un e-mail à un vieil ami, vous pouvez utiliser un titre qui vous fait rire, ou un titre simple comme "Long time no see!".
- Si vous écrivez un e-mail avec un objectif précis, notez votre objectif. Par exemple, si vous écrivez un e-mail à propos d'une réunion, intitulez votre e-mail avec un titre mentionnant l'événement.
Étape 3. Pensez à mentionner le nom du destinataire dans l'e-mail
Pour les e-mails informels, ce n'est pas strictement nécessaire, mais cela peut toujours être une manière polie de commencer un message.
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Votre message d'accueil peut être aussi simple que le nom du destinataire:
Bob,
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Vous pouvez également inclure une salutation amicale:
- "Salut Bob!"
- « Monsieur Bob »,
- "Bonjour, Bob!"
Étape 4. Écrivez l'e-mail clairement, mais utilisez un style de langage informel
Le contenu de votre e-mail doit être facile à comprendre, mais dans un ton de conversation informel.
- Lisez l'e-mail et demandez-vous si cet e-mail est similaire à ce que je dirais si je parlais en personne ? Si la réponse est oui, vous avez trouvé le bon ton pour les e-mails informels.
- Utilisez des abréviations. Les abréviations ne font pas partie de l'écriture formelle. mais couramment utilisé dans la conversation de tous les jours. Par conséquent, l'abréviation convient aux e-mails informels.
- Utilisez l'argot si vous le souhaitez. Vous pouvez utiliser l'argot Internet, tel que: "thx" pour "merci". "Titi DJ" pour "être prudent sur la route", "s7" pour "d'accord", etc.
- Utilisez également des émoticônes si nécessaire:).
Étape 5. Pensez à écrire votre nom à la fin de l'e-mail
Comme une salutation, la fermeture ou la signature ne sont pas vraiment nécessaires pour les e-mails informels, elles peuvent être un bon moyen de fermer un message.
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Votre fermeture d'email peut être juste un nom:
- "Jen"
- "-Jen"
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Vous pouvez également faire preuve d'un peu de créativité avec les fermetures d'e-mails:
- « C'était il y a longtemps ! Jen.
- "Cet e-mail sera supprimé automatiquement. 3…2…1…"
Méthode 3 sur 5: Rédaction d'un e-mail officiel
Étape 1. Sachez quand il est temps d'envoyer un e-mail officiel
Vous devez utiliser un e-mail formel lorsque vous écrivez des messages à des personnes que vous ne connaissez pas bien, telles que des patrons, des collègues, des clients et des clients, des instructeurs et des dirigeants communautaires/politiques.
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Gardez à l'esprit que vous pouvez penser qu'un e-mail formel est inutile lorsque vous écrivez des e-mails aux personnes ci-dessus, une fois que vous avez une relation avec cette personne. Lorsqu'un e-mail formel vous semble trop rigide, écrivez un e-mail « semi-formel ».
- Dans les e-mails semi-formels, votre style peut être un peu plus détendu, mais vous n'êtes toujours pas autorisé à utiliser l'argot Internet.
- Vous devez toujours inclure une signature sur les e-mails semi-formels, mais vous n'avez pas besoin de fournir toutes vos informations de contact sous votre nom.
Étape 2. Écrivez un titre informatif
Le titre de votre e-mail doit être court mais précis. Allez directement au problème que vous soulevez.
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Par exemple:
- Lorsque vous envoyez un e-mail à votre professeur au sujet d'une dissertation, écrivez « Questions à dissertation ».
- Lorsque vous postulez pour un emploi que vous connaissez grâce à l'annonce, écrivez « Candidature pour un poste de direction (à partir de l'annonce) ».
- Si vous écrivez un e-mail demandant de l'aide au service client ou signalez un problème technique, écrivez « Problème avec la pièce n° 000000 ».
Étape 3. Écrivez une salutation formelle
Le message d'accueil officiel doit inclure « Cher/Cher », suivi du nom du destinataire. Utilisez le nom de famille du destinataire et le titre approprié, puis terminez le message d'accueil par un point.
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Par exemple:
- "Cher Mr Smith"
- "Chère Mme Jones"
- "Cher Dr Evans"
Étape 4. Assurez-vous que le contenu de l'e-mail est ciblé et précis
Assurez-vous qu'il ne compte pas plus de quelques paragraphes et que le contenu est vraiment destiné à couvrir le sujet de l'e-mail. Utilisez un langage formel et assurez-vous que votre orthographe et votre grammaire sont correctes.
- Évitez d'utiliser des abréviations.
- N'utilisez pas d'argot ou d'émoticônes sur Internet.
Étape 5. Utilisez un message de clôture approprié
Le message d'accueil de clôture le plus courant est « Salutations », mais vous pouvez également utiliser plusieurs autres messages d'accueil de clôture. Utilisez une salutation de clôture polie et terminez par une virgule.
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Les autres salutations de clôture que vous pouvez utiliser incluent:
- Meilleures salutations,
- Merci,
- Meilleurs vœux,
Étape 6. Indiquez vos coordonnées dans votre signature si nécessaire
Incluez votre nom complet sous le message de clôture de l'e-mail. Sous votre nom, vous voudrez peut-être inclure votre titre et vos coordonnées qui peuvent être nécessaires.
- Votre poste, le cas échéant, doit inclure le poste et le nom de l'entreprise/institution où vous travaillez.
- Incluez au moins un numéro de téléphone, un numéro de fax et une adresse e-mail. Vous pouvez également inclure une adresse postale et un site Web.
Méthode 4 sur 5: Types d'e-mails non officiels
Étape 1. Écrivez un e-mail à un ami qui a déménagé
Si vos amis, votre famille ou votre partenaire ont récemment déménagé, écrivez un e-mail pour vous renseigner sur leur état. Demandez-leur comment se passe leur processus de migration, comment est leur nouvel environnement, etc.
Étape 2. Envoyez un e-mail à un ami qui ne vous a jamais donné d'adresse e-mail
Si vous obtenez l'adresse e-mail d'un ami de quelqu'un d'autre, il est très important d'écrire l'e-mail et de vous assurer que l'e-mail de votre ami est correct. N'oubliez pas d'expliquer également qui vous êtes.
Étape 3. Apprenez à écrire des e-mails aux hommes
Si vous êtes une femme et que c'est la première fois que vous écrivez un e-mail à un homme, vous pouvez vous sentir anxieux, surtout si c'est un homme que vous pourriez aimer. Essayez d'écrire un e-mail qui a l'air détendu mais toujours intelligent et calme.
Même si cela semble dangereux, vous pouvez écrire un e-mail pour exprimer votre amour
Étape 4. Apprenez à écrire des e-mails aux femmes
Si vous êtes un homme qui envoie un e-mail à une femme pour la première fois, vous trouverez peut-être le processus trop difficile. Calmez-vous et écrivez un message à la fois décontracté et soigné.
Étape 5. Écrivez un e-mail de sollicitation
Si vous voulez paraître drôle au destinataire de l'e-mail, utilisez le même langage que le langage séduisant que vous utilisez devant le destinataire. Vous pouvez également utiliser des émoticônes ou des expressions telles que "câlins et bisous".
Vous pouvez également écrire des e-mails de séduction à des personnes que vous connaissez sur des sites de rencontres. Si vous écrivez cet e-mail, vous devez avoir l'air séduisant et informatif, afin qu'il sache qui vous êtes
Étape 6. Écrivez un e-mail d'amour
En cette ère numérique, les e-mails d'amour sont tout aussi importants que les lettres d'amour. Si votre partenaire est là-bas et que vous souhaitez exprimer votre amour, le moyen le plus rapide de le faire est par e-mail.
Méthode 5 sur 5: Types d'e-mails formels
Étape 1. Envoyez votre candidature par e-mail
Lorsque vous envoyez votre candidature et votre CV par courrier électronique, vous devez expliquer pour quel poste vous postulez, pourquoi vous voulez le poste et quelles qualifications vous possédez qui feraient de vous un bon candidat pour le poste. Vous devez également inclure votre curriculum vitae en pièce jointe.
- Vous pouvez également écrire un e-mail pour postuler à un stage. Expliquez quel type de stage vous voulez et comment il peut vous aider à atteindre vos objectifs de carrière. Incluez également les raisons pour lesquelles vous devriez être sélectionné pour le stage.
- Envoyez un e-mail de suivi si vous ne recevez pas de réponse concernant le poste pour lequel vous postulez.
Étape 2. Savoir comment envoyer des e-mails aux conférenciers
Envoyer des e-mails aux professeurs peut être intimidant, mais c'est toujours aussi difficile que d'envoyer n'importe quel autre e-mail formel. Votre professeur est peut-être une personne très occupée, alors posez les questions aussi clairement que possible.
Si vous êtes bien connu du conférencier, vous pouvez également lui envoyer par courrier électronique une demande de lettre de recommandation
Étape 3. Envoyez un e-mail de "requête"
Cet e-mail est une demande par e-mail adressée à l'éditeur pour l'acceptation d'un travail pour publication. Vous devez expliquer votre travail afin que votre éditeur comprenne le travail.
Étape 4. Utilisez le courrier électronique pour contacter le personnel
Si vous pensez que quelque chose ne va pas avec les RH de votre entreprise, le moyen le plus rapide de le résoudre est d'envoyer un e-mail à la personne appropriée au sein du personnel. Assurez-vous que votre e-mail décrit bien le problème.
Avertissement
Ne fournissez pas de mots de passe, de noms d'utilisateur ou d'informations personnelles telles que les numéros de carte de crédit et le TIN dans les e-mails.
