Pour ceux d'entre vous qui travaillent dans le département des ressources humaines (RH), devoir refuser des candidats qualifiés pour embaucher de meilleurs candidats est certainement une responsabilité difficile. Cependant, ne vous inquiétez pas car en fait, il existe quelques astuces simples que vous pouvez appliquer pour faciliter le processus. Par exemple, si le candidat en question est passé par l'étape de l'entretien, il est préférable de communiquer le refus par téléphone. Sinon, il ne fait jamais de mal d'informer le rejet par e-mail officiel. Quel que soit le support que vous choisissez, gardez votre décision droite sans compromettre la politesse.
Étape
Méthode 1 sur 2: Contacter le candidat par téléphone
Étape 1. Contactez le demandeur par téléphone
Bien que refuser une candidature par e-mail soit plus confortable pour vous, notamment pour éviter toute gêne éventuelle, parler au téléphone reste plus poli et professionnel. Par conséquent, choisissez cette option pour rejeter les candidats que vous avez rencontrés en personne pendant le processus d'entretien.
Appelez le demandeur en question pendant les heures de bureau pour vous assurer qu'il ne dîne pas lorsqu'il est appelé
Étape 2. Ne mâchez pas vos mots
Gardez la conversation courte et précise, idéalement moins de 5 minutes. Montrez que vous appréciez votre temps et que vous ne voulez pas le perdre en ne mentionnant pas sa vie personnelle, en faisant des blagues ou en ne lui demandant pas la météo !
Par exemple, bien sûr, il serait impoli de dire: « Salut Beni ! Voici Susan de Vitamin World. Ce fut un plaisir de vous interviewer hier. Oh ouais, comment est le temps là-bas maintenant? Vous avez dit qu'il y avait un avertissement de vent fort ? Votre territoire est sûr, n'est-ce pas ?
Étape 3. Expliquez que l'entreprise a décidé de confier le poste à un autre candidat
Expliquez poliment que vous êtes heureux d'avoir rencontré le candidat au cours du processus d'entretien et que vous l'avez considéré pour le poste, même si vous avez décidé de transmettre le poste à un autre candidat. C'est une bonne idée de dire tout cela dès que vous dites "Bonjour" afin que la conversation ne se termine pas trop longtemps.
Essayez de dire: « Bonjour Ruth, je suis Dika Firza de AAA Technology Company. Personnellement, je tiens à vous remercier d'avoir accepté d'assister à l'entretien d'embauche de la semaine dernière. Nous avons vraiment apprécié la réunion et convenons que votre parcours professionnel est très impressionnant. Malheureusement, nous avons décidé de céder le poste à un autre candidat
Étape 4. Décrivez les forces ou les forces spécifiques du candidat que vous avez finalement sélectionné
En général, beaucoup de candidats veulent vraiment connaître les mérites du candidat sélectionné par rapport à ce qu'ils ont à offrir à l'entreprise. Bien qu'expliquer en détail l'historique de travail du candidat sélectionné soit en fait une perte de temps, vous devez tout de même expliquer certains des avantages importants que possède le candidat sélectionné afin qu'il devienne un matériau de réflexion.
- Par exemple, vous pourriez dire: « Bien que nous apprécions grandement votre vaste expérience, le candidat que nous avons sélectionné possède une maîtrise et le niveau d'éducation du candidat est un facteur déterminant très important pour nous. »
- Ou, « Le candidat que nous avons sélectionné a occupé le même poste dans une autre entreprise, nous pensons donc que le processus de transition sera plus facile à l'avenir. »
Étape 5. Expliquez qu'en plus des candidats en question, il existe encore de nombreux candidats qui ne sont pas moins qualifiés
Fondamentalement, les candidats qui savent qu'ils sont qualifiés peuvent se sentir trahis lorsqu'ils sont rejetés par l'entreprise pour laquelle ils postulent. Dans certains cas, il y a aussi des candidats qui pensent que le rejet est personnel. Pour y remédier, n'oubliez pas de rappeler au candidat concerné qu'il est en concurrence avec de nombreux individus non moins qualifiés !
Essayez de dire: « Bien que vous soyez un candidat très solide pour occuper ce poste, nous devons admettre que la compétition pour les candidats est cette fois très serrée. Je suis désolé que vous n'ayez pas réussi à gagner ce concours, d'accord ? »
Étape 6. Invitez-les à se connecter avec votre entreprise sur les réseaux sociaux
Étant donné que le rejet est un sujet tellement désagréable à aborder, essayez de détendre l'atmosphère en les invitant à se connecter avec votre entreprise en ligne. Ce faisant, vous confirmez également que le rejet est professionnel et non personnel.
- Vous pourriez dire: « Nous vous considérerons à nouveau s'il y a un autre poste vacant dans l'entreprise. Cela vous ennuierait-il d'envoyer une invitation à un ami sur notre compte LinkedIn RH ? »
- Ou, vous pourriez aussi dire: « En fait, notre entreprise est en train de concevoir des programmes intéressants à mettre en œuvre dans un avenir proche. Afin de ne pas manquer les informations, vous pouvez continuer à vérifier les téléchargements sur notre Facebook ou Twitter, d'accord ! »
Étape 7. Mettez fin à la conversation si le demandeur en question essaie de contester votre décision
Dans certains cas, les candidats rejetés peuvent dire: « Donnez-moi une autre chance de passer un entretien. Je vous garantis que votre décision changera ! ou "Votre entreprise a fait une erreur parce que j'étais le meilleur candidat." Si une telle situation se produit, ne vous engagez pas dans un long processus de discussion concernant les décisions de l'entreprise ou les forces et les faiblesses des antécédents professionnels du candidat.
Pour terminer poliment la conversation, essayez de dire: « Même si nous avons embauché quelqu'un d'autre, cela ne veut pas dire qu'il y a quelque chose qui ne va pas chez vous. Je suis sûr que vous trouverez le bon emploi dans un proche avenir
Étape 8. Encouragez les candidats hautement qualifiés à présenter une nouvelle demande à une date ultérieure
Ce n'est pas parce que le candidat n'est pas apte à occuper le poste que vous recherchez qu'il ne sera pas apte à occuper tous les postes dans votre entreprise, n'est-ce pas ? Afin de ne pas gâcher la relation qui s'est établie avec lui, essayez de lui expliquer que même s'il n'est pas adapté au poste postulé, vous souhaitez tout de même établir une bonne relation professionnelle avec lui. Expliquez également que de meilleures opportunités d'emploi au sein de votre entreprise s'ouvriront à nouveau à l'avenir.
Une phrase que vous pouvez dire est: « N'hésitez pas à postuler de nouveau, si notre entreprise ouvre une autre offre d'emploi à l'avenir ! Vous avez failli être accepté pour ce poste, vous devrez donc réessayer si l'opportunité se présente à nouveau
Méthode 2 sur 2: Rédaction d'un e-mail de rejet
Étape 1. Envoyez un e-mail de rejet au candidat en question dès que vous décidez d'embaucher un autre candidat
Une fois que vous ou un autre professionnel avez sélectionné un candidat pour pourvoir le poste concerné, envoyez immédiatement un e-mail de rejet au candidat rejeté par la suite. Ce faisant, le candidat en question obtiendra une certitude et pourra immédiatement rechercher de nouvelles offres d'emploi.
Idéalement, les lettres de refus sont envoyées un jour ouvrable après la prise de décision
Étape 2. Composez un e-mail ne dépassant pas 3 à 4 phrases
Parce que le candidat en question n'a pas encore franchi l'étape de l'entretien, il n'y a pas lieu d'hésiter à donner un refus court et franc. Plus précisément, commencez l'e-mail avec le nom complet du candidat, puis écrivez une déclaration telle que « Merci d'avoir postulé en tant que directeur de création chez ABC Advertising Agency. Malgré vos antécédents professionnels impressionnants, nous avons décidé de transmettre le poste à un autre candidat. Nous vous souhaitons le meilleur dans votre future carrière."
Incluez votre nom complet à la fin de l'e-mail, puis envoyez l'e-mail une fois que vous êtes sûr qu'il ne contient pas d'erreurs significatives
Étape 3. Pas besoin de s'excuser pour le rejet que vous avez donné
Accepter un refus de la part de l'entreprise pour laquelle vous postulez n'est pas facile, mais pour donner la priorité au professionnalisme, ne vous excusez pas et n'agissez pas comme si vous n'étiez pas d'accord avec la décision de l'entreprise de ne pas embaucher le candidat en question. Même s'il existe une divergence d'opinion au sein des cercles internes de l'entreprise, n'en informez pas le candidat.
Par exemple, n'écrivez pas: « Bien que j'aimerais vous embaucher, le responsable du service des ressources humaines a malheureusement un avis différent. »
Étape 4. Fournissez une réponse brève et directe lorsque le demandeur pose une question dans l'e-mail de réponse
Si le candidat répond à votre e-mail avec une question sur les qualités du candidat sélectionné qu'il n'a pas, répondez simplement à la question en 3-4 phrases courtes. N'oubliez pas que le corps de votre e-mail doit être court, simple et objectif afin que le processus d'échange d'e-mails ne prenne pas trop de temps.
Par exemple, donnez une réponse telle que « Bien que vos antécédents professionnels et votre expérience soient très prometteurs, vous êtes malheureusement souvent au chômage pendant de longues périodes et c'est la raison pour laquelle les employeurs embauchent d'autres candidats. »
Des astuces
- Ne laissez pas la conversation téléphonique durer trop longtemps. Rappelez simplement aux candidats qu'ils sont en fait en concurrence avec de nombreux concurrents et même s'ils échouent cette fois, ils peuvent toujours postuler pour d'autres postes qui seront ouverts à l'avenir. En d'autres termes, maintenez la conversation téléphonique courte et précise, puis terminez la conversation poliment en moins de 5 minutes.
- Chaque fois que votre entreprise ouvre une offre d'emploi, il est préférable de simplement interviewer 5 à 6 personnes. De cette façon, il vous suffit de joindre 4 à 5 personnes par téléphone pour exprimer un refus.
- Ne jamais mentir aux candidats sur les raisons de leur refus. Alors, que faire si la personne en question est rejetée parce que sa performance lors de l'entretien est très mauvaise ? Continuez à essayer de transmettre l'information d'une manière plus civilisée.
