Le reçu est une déclaration écrite faite comme preuve de réception d'espèces ou de paiement par d'autres moyens. Lorsqu'ils effectuent des transactions commerciales ou des ventes, les vendeurs et les acheteurs établissent généralement des reçus pour les intérêts de chacun, par exemple pour la comptabilité ou la documentation. Le reçu est un document qui prouve l'existence d'un accord mutuel entre le vendeur et l'acheteur comme base pour l'enregistrement de la transaction de réception ou de versement d'argent.
Étape
Partie 1 sur 2: Création de reçus
Étape 1. Préparez un formulaire de réception qui fournit une feuille de carbone comme copie
Si vous souhaitez générer des reçus manuellement, préparez un formulaire de reçu carbonisé. De cette façon, vous n'avez qu'à écrire une seule fois et obtenez instantanément deux reçus, un pour vous et un pour la partie qui effectue le paiement.
Les reçus de carbone sont généralement imprimés dans un certain format comme preuve de vente et de reçu d'argent, par exemple: une feuille sous la forme d'un formulaire sur lequel est imprimé le nom de l'entreprise et quelques mots ou seulement quelques lignes sont imprimés pour être remplis informations correctes et claires
Étape 2. Utilisez un stylo à bille noir
La rédaction des reçus à l'encre noire est nécessaire pour assurer la validité des reçus. N'écrivez pas les reçus avec des crayons ou de l'encre de couleur claire, car les reçus servent de preuve de comptabilité à long terme.
Les reçus générés manuellement doivent être remplis en caractères gros et clairs afin qu'ils soient faciles à lire. Si vous utilisez un reçu carbonisé, vous devrez appuyer pendant que vous écrivez pour qu'il apparaisse sur la deuxième ou la troisième feuille en tant que copie
Étape 3. Utilisez un tampon d'entreprise ou un reçu imprimé portant le nom de l'entreprise
Pour faire un reçu juridiquement valable, vous devez apposer le cachet de l'entreprise en haut ou en bas du reçu conformément aux lois applicables. De plus, vous pouvez utiliser des reçus imprimés qui portent déjà le nom et le logo de l'entreprise. Cela prouve à l'acheteur que le produit commercialisé provient de votre entreprise ou société et ce document sera une référence à une date ultérieure si nécessaire.
Étape 4. Incluez toutes les informations requises dans le reçu
Lorsque vous générez des reçus manuellement ou à l'aide de formulaires téléchargeables à partir d'un programme informatique, vous devez inclure les éléments suivants:
- Données détaillées du vendeur.
- Données détaillées de l'acheteur.
- Date de la transaction.
- Données produit détaillées.
- Somme d'argent.
- Mode de paiement.
- Signature du vendeur et de l'acheteur.
Étape 5. Incluez toutes les informations requises lors de la création d'un reçu de location
Des reçus de loyer sont exigés par les locataires qui paient en espèces ou utilisent des chèques pour enregistrer les décaissements en espèces. Des reçus sont également exigés par le bailleur comme preuve que les frais de location ont été reçus et sont conformes à la loi qui oblige le bailleur à fournir un reçu au locataire. Les reçus faits comme preuve de réception des paiements de location doivent inclure les éléments suivants:
- Le montant du loyer payé.
- Date de paiement.
- Nom complet du locataire.
- Le nom complet du bailleur.
- Adresse complète du bien à louer.
- Période de location payée.
- Mode de paiement du loyer (espèces, chèque, etc.)
- Signatures du bailleur et du locataire.
Étape 6. Téléchargez gratuitement le formulaire de reçu en ligne (en ligne)
Si vous souhaitez utiliser des reçus imprimés pour votre entreprise ou votre entreprise, profitez des formulaires de reçus téléchargeables gratuitement via Internet. Une fois le formulaire de reçu imprimé, apposez le cachet de l'entreprise dessus afin qu'il soit prêt à être utilisé pour les transactions quotidiennes.
Partie 2 sur 2: Connaître le but et les raisons des reçus
Étape 1. Connaître le but du reçu
Les reçus sont un document important pour l'enregistrement des revenus et sont nécessaires lors de la déclaration des impôts. Conservez tous les reçus de paiement car ces documents doivent généralement être joints comme preuve de dépenses dans la déclaration fiscale. En tant qu'homme d'affaires, vous êtes tenu de fournir un reçu à l'acheteur lors de la réception du paiement. Une fois que l'acheteur a effectué un paiement, le vendeur fournit généralement un reçu pour le paiement.
Après avoir payé des biens ou des services relativement chers, la remise d'un reçu est considérée comme une obligation tant pour l'acheteur que pour le vendeur. Ce document doit être préparé en prévision d'une violation de la loi lors de la transaction de vente et d'achat car les deux parties peuvent utiliser le reçu comme preuve devant le tribunal
Étape 2. Découvrez les quatre types de reçus couramment utilisés
Théoriquement, des reçus peuvent être établis pour toutes les transactions de paiement, par exemple: les paiements de loyer, les services de coiffure ou les frais de conception de jardin. En général, les reçus sont divisés en quatre groupes et l'un d'eux peut être vu lors d'une transaction d'achat ou de vente.
- Reçu. Après le paiement, le vendeur créera un reçu de paiement en incluant le numéro du reçu, la date de la transaction et le montant d'argent reçu. Si le paiement est effectué en espèces, la mention « espèces » doit figurer sur le reçu. Si le paiement est effectué par chèque ou virement bancaire, le reçu doit inclure un numéro de chèque ou un numéro de dépôt à vue. Si le paiement est effectué par carte de crédit, il doit comporter le nom de la société émettrice de la carte de crédit (exemple: Mastercard, Visa, American Express) et les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit.
- Reçu de traitement. Ce document est délivré pour le paiement de services de santé, par exemple pour les services d'un médecin, l'achat de médicaments ou l'utilisation d'instruments chirurgicaux. Le reçu doit inclure le nom du patient, le code de diagnostic, le nom du médecin, le nom du médicament ou du dispositif médical payé, la date du traitement, les heures de consultation et le montant du paiement.
- Remarque sur la vente. Dans la plupart des cas, vous recevrez un reçu de vente lorsque vous magasinez. En tant qu'entrepreneur, vous devez fournir un reçu de vente après avoir saisi les données sur les articles vendus. Ce document est une preuve de vente et il doit inclure le montant du paiement, la date de la vente, le nom et le prix des marchandises, le nom de la personne qui a traité la transaction de vente et reçu le paiement.
- Reçu de paiement du loyer. Ce récépissé est délivré par le propriétaire du bien loué comme preuve de réception du paiement du locataire. Le reçu de paiement doit comporter le nom du bailleur, le nom du locataire, l'adresse du bien loué, la période de facturation, le montant du loyer, la date de début et de fin du contrat de location.
- Les auteurs d'opérations d'achat ou de vente via Internet recevront ou fourniront des reçus électroniques. Les informations contenues dans le reçu électronique sont les mêmes que les informations contenues dans les autres reçus de paiement et servent de preuve d'achat dans le réseau (en ligne).
Étape 3. Connaissez les choses importantes sur les acheteurs et les vendeurs qui doivent être incluses dans le reçu
Cet article se concentre sur la création de reçus de paiement entre acheteurs et vendeurs. La partie qui vend les biens ou les services doit inclure les informations suivantes sur le reçu:
- Données détaillées du vendeur. Incluez le nom de la personne ou de l'entreprise qui a effectué la vente, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique en haut du reçu. Incluez également le nom du gérant du magasin ou du propriétaire de l'entreprise.
- Données détaillées de l'acheteur. Incluez le nom complet de l'acheteur ou de la partie qui a effectué la transaction d'achat.
- Date de la transaction. Incluez la date, le mois et l'année de la transaction, car ces informations sont nécessaires pour déclarer les taxes.
- Données produit détaillées. Rédigez une brève description pour expliquer les biens ou services vendus, par exemple: nom du produit, quantité, numéro de produit et autres informations permettant d'identifier le produit. Ces données vous seront utiles si vous avez besoin de trouver des informations sur les produits qui ont été vendus.
- Prix des biens/services. Inclure le prix des biens/services en détail à partir du prix de vente, des taxes, des frais d'emballage ou d'expédition, des remises ou des rabais dans le cadre de programmes promotionnels. Les transactions de vente seront plus valides et spécifiques si les prix des articles sont écrits en détail.
- Mode de paiement. Indiquez comment l'acheteur a effectué le paiement, par exemple: en espèces, par chèque, carte de crédit ou carte de débit.
- Signature du vendeur et de l'acheteur. Une fois que le reçu a été établi ou imprimé et que l'acheteur a effectué le paiement, apposez le tampon "Payé" (s'il a été payé) au bas du reçu puis signé par le vendeur. Vous pouvez signer un reçu pour l'acheteur comme documentation.
Choses nécessaires
- Reçu papier ou vierge
- À bille
- Informations détaillées sur les transactions d'achat
