Prendre des appels est une compétence importante dans la vie de tous les jours. Des situations professionnelles, comme un appel professionnel ou un appel de l'entreprise pour laquelle vous postulez à un emploi, peuvent vous appeler dans un cadre plus formel. Si vous recevez un appel d'un ami, d'un coup de cœur ou d'un membre de votre famille, il est préférable de répondre de manière plus décontractée et naturelle. Si vous répondez à un appel provenant d'un numéro inconnu ou privé, il est préférable de le prendre de manière plus polie et prudente.
Étape
Méthode 1 sur 3: Recevoir un appel au bureau
Étape 1. Restez professionnel
Lorsque vous recevez un appel au travail, vous ne savez pas toujours qui vous appelle. Recevoir un appel de manière professionnelle démarrera la conversation correctement.
- En cas de doute, répondez par une simple salutation: « Bonjour, avec la Parole ici ».
- Même si vous pouvez voir le numéro de téléphone entrer, il pourrait s'agir de votre patron qui appelle sur le téléphone portable de votre collègue ! J'ai reçu un appel disant: « Hé, qu'est-ce que c'est ? » peut donner une impression négative et non sérieuse.
Étape 2. Concentrez-vous sur la conversation
Soyez vraiment "dans" la conversation. Arrêtez tout ce que vous faites et prenez un peu de temps pour vous préparer.
- Mettez le visage que vous souhaitez projeter avant de décrocher le téléphone. Vous ferez une différence si vous souriez, froncez les sourcils ou si vous vous ennuyez parce que l'appelant peut l'entendre dans votre ton de voix.
- Essayez de ne pas cliquer sur quoi que ce soit sur Internet ou de vous distraire lorsque vous êtes en communication. Si vous n'écoutez pas, l'appelant peut le découvrir.
Étape 3. Nommez-vous d'abord
En situation professionnelle, la procédure de réception d'un appel commence par l'indication de votre nom et de l'entreprise pour laquelle vous travaillez: « Bonjour, merci d'avoir contacté PT. A B C. Avec Danse. Quelque chose que je puisse aider ?"
- Si l'appel entrant provient de l'intérieur de l'entreprise, et que vous le savez, vous pouvez l'accepter en indiquant votre service et votre nom: « Bonjour, avec les finances, dansez ici. Quelque chose que je puisse aider ?" Ce message d'accueil montrera que l'appelant est connecté à la bonne personne et que vous êtes prêt à l'aider. Gardez votre ton de voix amical afin que l'appel soit plus agréable pour les deux parties.
- Dans de nombreuses situations de bureau, il existe des directives pour prendre des appels que chaque employé doit suivre. Montrez toujours que vous êtes sincère, peu importe à quel point vos salutations sont stupides - les consommateurs seront en mesure de dire si vous avez l'air excité ou si vous lisez simplement ces salutations: « Bienvenue à la maison du tofu, la maison de tous les tofu ! » cela semblera ridicule si vous ne le dites pas avec conviction.
Étape 4. Acceptez-le avec le niveau de politesse approprié
Soyez patient, respectueux et agréable. Faites de votre mieux pour aider l'appelant. Essayez de ne pas parler avec trop de désinvolture jusqu'à ce que vous ayez compris qui vous appelle.
- Si l'appelant ne se présente pas, dites: « Puis-je savoir à qui je parle ? ». Il est important de savoir qui appelle au cas où vous deviez le rappeler ou le connecter à un autre téléphone. Cette expression permet également à l'appelant de savoir qu'il est traité avec politesse et qu'il est une personne importante. Il est important d'établir de bonnes relations de travail avec les personnes qui vous contactent plus d'une fois.
- Essayez de ne pas paraître impoli, même si vous êtes contrarié. N'oubliez pas que dans les situations de travail, vos paroles et vos actions reflètent l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous endommagez le nom de votre entreprise, votre entreprise peut échouer et votre patron ne le prendra pas à la légère.
Étape 5. Préparez-vous à prendre note du message
Si quelqu'un appelle pour parler à votre patron ou collègue, mais que vous êtes le seul à répondre à l'appel, demandez poliment qui appelle et demandez ce qui se passe. Écoutez attentivement et enregistrez autant d'informations pertinentes que possible:
- Si la personne à contacter ne peut pas répondre à l'appel, dites: « Désolé, mais Pak Bambang n'est pas dans son bureau en ce moment. Puis-je retirer le message ? »
- Assurez-vous de noter le nom, le numéro de téléphone et la raison de l'appel. Mesurez l'urgence de l'appel: l'appelant semble-t-il avoir des affaires à régler dans les deux prochaines heures ou dans une semaine ? S'il s'agit d'un appel professionnel important, vous devez traiter le problème aussi rapidement et efficacement que possible. Assurez-vous donc de faire passer le message dès que possible.
Étape 6. Méfiez-vous des appels qui recherchent des informations sur l'entreprise
Si vous ne reconnaissez pas l'appelant et qu'il vous demande des détails sur vous et un autre collègue, veillez à ne pas divulguer trop d'informations internes à votre entreprise.
- Même si l'appelant vous dit son nom et sa société, vous devez toujours faire attention à moins qu'il ne s'agisse d'un appelant de confiance. Si vous n'êtes pas sûr, remettez l'appel une minute et demandez conseil à votre collègue: « Avons-nous déjà eu affaire à M. Haris ? Il a posé beaucoup de questions sur le processus de travail et la capacité de cette entreprise, et je voulais m'assurer qu'il était une personne de confiance.
- Dans une situation professionnelle, dites « Je suis désolé, monsieur/madame. La politique de notre entreprise nous interdit de fournir de telles informations. Puis-je savoir pourquoi vous en avez besoin ? » et faites votre jugement sur la personne à partir de là.
Méthode 2 sur 3: Réception d'appels téléphoniques privés
Étape 1. Personnalisez les salutations en fonction de la personne qui appelle
Si vous savez qui vous appelle, en fonction du nom au téléphone et de votre expérience, veuillez vous adresser à la personne comme si vous la rencontriez en personne. Si vous ne savez pas qui appelle, prenez l'appel de manière plus formelle et attendez que l'appelant dise ce qu'il voulait dire.
- Pour le message d'accueil standard internationalement accepté, dites « Bonjour ? ». Décrochez le téléphone d'une voix légèrement élevée à la fin de votre message d'accueil, comme une tonalité interrogative. "Bonjour?" Cela permettra à l'appelant de répondre à votre message d'accueil et, dans la plupart des cas, expliquera pourquoi il a appelé.
- Si votre ami vous appelle, dites bonjour avec désinvolture: « Hé, Jono ! Comment ça va mon gars?"
- Si votre superviseur, une connaissance ou un employeur potentiel vous appelle, accueillez-le plus poliment, mais avec un peu de familiarité: « Bonjour, M. Sungkar. Comment vas-tu?"
- Si vous ne savez pas qui vous appelle, dites quelque chose d'aussi simple que « Bonjour ? »
Étape 2. Après avoir dit « Bonjour ?
, attendez la réponse. Lorsque vous dites « Bonjour ? », vous demandez à l'appelant de se présenter. Jetez un œil à l'exemple ci-dessous (vos mots gras, et les mots de l'appelant sont en italique:
- "Bonjour?"
- « Salut, Jono, c'est Tono.
- « Oh, salut Tono ! Pourquoi, mon pote ?
- "Non, je voulais juste te demander si tu as un événement ce soir ? Je veux regarder le film "Star Wars", ici."
- « Voudriez-vous regarder « Star Wars » ! C'est fou si vous ne le faites pas !"
Étape 3. Créez votre message d'accueil
Au fur et à mesure que vous devenez plus expérimenté dans la réception d'appels téléphoniques, vous pouvez commencer à développer des modèles de salutation et des phrases que vous utilisez encore et encore.
- Envisagez de vous identifier avec une salutation telle que: « Bonjour, c'est Jono » ou « Jono est là ».
- Envisagez de faire preuve de créativité avec des variantes informelles de « Hello ? Ce message d'accueil informel convient pour recevoir des appels d'amis et de connaissances non professionnelles.
Étape 4. Configurez la messagerie vocale à utiliser lorsque vous ne pouvez pas prendre d'appels
N'importe qui, des amis à la famille en passant par votre patron, entendra probablement votre message vocal de temps en temps, alors assurez-vous de l'enregistrer poliment et sans plus tarder. Éloignez-vous des farces ou des farces à moins que vous ne soyez sûr que seuls vos amis appelleront.
- Dites: « Ceci est la messagerie vocale de Jono. Désolé, je ne peux pas décrocher le téléphone maintenant. Veuillez laisser un message et je vous rappellerai dès que possible.”
- Envisagez de configurer des enregistrements vocaux familiaux si vous utilisez une ligne fixe. Dites: « Bonjour, c'est avec la famille Jono. Désolé, nous ne pouvons pas décrocher le téléphone pour le moment. S'il vous plaît laissez un message et nous vous rappellerons dès que possible!”. Vous pouvez vous amuser avec ces enregistrements familiaux: essayez de faire parler tous les membres de votre famille en même temps ou demandez aux membres de votre famille de prononcer une partie du message individuellement.
- Envisagez de demander à l'appelant de fournir des détails sur lui-même, plutôt que de simplement lui demander de laisser un message: « Veuillez indiquer votre nom, votre numéro de téléphone et l'objet de votre appel, et je vous rappellerai dès que possible. » Cette méthode plus spécifique est plus adaptée à votre numéro de téléphone qui reçoit généralement beaucoup d'appels professionnels.
Méthode 3 sur 3: Réception d'appels téléphoniques de numéros inconnus
Étape 1. Pensez à qui pourrait vous appeler
Si vous attendez un appel de quelqu'un (une nouvelle connaissance, votre organisation ou un employeur potentiel), prenez l'appel avec une pensée. Évaluez si l'appel est un peu plus formel ou moins formel, mais choisissez d'être formel, juste au cas où.
- Répondez poliment et semi-formellement, dans ce cas. Des salutations simples comme « Bonjour ? » peut être utilisé. Vous n'avez pas besoin de vous identifier directement – si l'appelant vous connaît personnellement ou a votre nom sur la liste, il peut demander: « Bonjour, puis-je parler à Jono ? »
- Si l'appel indique « inconnu » ou « bloqué », vous n'avez pas à répondre à l'appel. Décrochez le téléphone, si vous préférez, ou attendez de voir si l'appelant a laissé un message sur la messagerie vocale ou non. Vous pouvez le rappeler si vous avez des affaires importantes.
Étape 2. Méfiez-vous des appels indiscrets
Si vous recevez un appel et que l'appel s'avère idiot et offensant, il s'agit probablement d'un simple appel de farce. Certains appelants curieux sont généralement vulgaires et évidents, mais d'autres appelants curieux essaieront de vous faire croire que l'appel est très important. Traitez les appelants curieux de la même manière que vous traitez les intimidateurs: si vous vous taisez et suivez leurs hargnes, ils auront l'impression d'avoir gagné. Il peut être utile de se taire et de faire semblant d'être pris au piège, si vous pouvez deviner qui appelle. Certaines compagnies de téléphone aux États-Unis proposent des services de suivi des appels: si vous composez *69 après avoir raccroché, le service de messagerie automatisé enverra des informations publiques sur le dernier numéro qui vous a appelé.
Étape 3. Méfiez-vous des télévendeurs
Si vous recevez un appel d'un numéro inconnu et que la personne qui vous appelle commence à poser des questions sur vous, il essaie peut-être de récupérer votre argent.
- Les télévendeurs appellent des dizaines de personnes chaque jour, et la plupart d'entre eux ne sont pas intéressés par ce que le télévendeur vend. Ne vous sentez pas coupable en disant: « Merci, mais je ne suis pas intéressé. Bon après-midi", puis raccrochez le téléphone. Ne perdez pas votre temps et votre temps.
- Si vous ne souhaitez pas recevoir d'appels de cette entreprise, demandez au télévendeur d'inscrire votre numéro sur sa liste « Ne pas appeler ». La plupart des entreprises feront ce que vous voulez et elles ne vous dérangeront plus.
- Si vous êtes intéressé par ce que le télévendeur vend, veuillez répondre à l'appel et écouter la tonalité. N'oubliez pas que plus vous leur répondez longtemps, plus ils essaieront de vous vendre leur produit !
- S'il veut vous parler ou parler à un autre membre de votre famille, demandez-lui d'indiquer son nom et son organisation avant de dire quoi que ce soit - de peur que vous ne donniez trop d'informations au télévendeur ! S'il est secret et ne révèle pas son identité, gardez cela à l'esprit, vous n'êtes pas obligé de répondre.
Des astuces
- "Bonjour?" est le message d'accueil numéro un. Votre message d'accueil sera toujours poli en disant « Bonjour ? », que l'appelant soit un ami, un amoureux, une mère, un patron, un policier local ou un étranger.
- « Identifiant de l'appelant » peut être utile. Si vous pouvez savoir qui appelle avant de décrocher, vous serez mieux préparé pour l'appel.
- " Quoi ?" ou "Hein ?" Ce n'est pas une bonne façon de prendre un appel, même si vous n'aimez pas l'appelant ou si vous êtes de mauvaise humeur. Soyez poli lorsque vous êtes en communication.
