Que vous soyez un dirigeant d'entreprise, un gestionnaire ou un parent au foyer, être capable de déléguer des responsabilités est une capacité importante pour vous rendre plus efficace. Cependant, déléguer peut être délicat: il faut être ferme, faire confiance à la personne à qui vous déléguez vos responsabilités. Cet article vous aidera à faire face à toutes les préoccupations que vous pourriez avoir au sujet de la délégation, puis vous guidera tout au long du processus de délégation du travail avec sagesse et respect.
Étape
Partie 1 sur 2: Entrez dans le bon état d'esprit
Étape 1. Mettez votre ego de côté
Le plus gros obstacle à la délégation est la phrase « Si vous voulez que quelque chose soit bien fait, vous devez le faire vous-même ». Vous n'êtes pas non plus la seule personne au monde à pouvoir faire les choses correctement. Vous êtes peut-être la seule personne à pouvoir faire les choses correctement à ce stade, mais si vous prenez le temps de former quelqu'un, ils pourraient aussi bien faire les choses. Qui sait, ils pourront peut-être le faire plus vite ou mieux que vous et ce n'est pas seulement quelque chose que vous devez accepter, mais même que vous devez demander.
Pensez de manière logique et réaliste – pouvez-vous faire ce travail vous-même ? Devez-vous travailler à mort pour équilibrer ce travail et vos propres responsabilités ? Si tel est le cas, vous devez être prêt à déléguer une partie de votre travail. Ne vous sentez pas honteux ou inadéquat simplement parce que vous avez besoin d'aide pour quelque chose – vous devenez en fait un travailleur plus efficace en obtenant de l'aide lorsque vous en avez besoin
Étape 2. Arrêtez d'attendre que quelqu'un vous propose de vous aider
Si vous êtes réticent à déléguer du travail, vous pouvez souffrir du syndrome du martyr léger – vous pouvez être débordé et vous vous demandez souvent pourquoi personne ne propose de vous aider. Soyez honnête avec vous-même: lorsque les gens proposent de vous aider, les refusez-vous simplement par politesse ? Vous demandez-vous secrètement pourquoi ils n'insistent pas ? Pensez-vous que, si vos positions étaient inversées, les aideriez-vous d'un cœur battant ? Si vous avez répondu « oui », vous devez vous entraîner à « prendre le contrôle » de votre situation. Avoir l'aide dont vous avez besoin – n'attendez pas qu'elle vous parvienne, car cela pourrait ne jamais arriver.
Beaucoup de gens oublient ce que les autres traversent, et il n'y a rien que vous puissiez faire pour les changer. Oubliez toute déception possible chez les personnes qui ne proposent pas d'aide; N'oubliez pas que c'est votre travail de parler de ce dont vous avez besoin
Étape 3. Ne regardez pas les demandes d'aide de manière négative
Beaucoup de gens se sentent mal à l'aise de demander de l'aide. Vous pouvez vous sentir coupable, comme si vous mettiez un fardeau sur quelqu'un d'autre, ou gêné, parce que vous pensez (pour une raison quelconque) que vous devriez être capable de tout gérer vous-même. Vous pouvez simplement vous sentir fier de la lutte et la voir comme la preuve que vous êtes un être humain noble (une autre manifestation du syndrome du martyr). Si vous voyez que demander de l'aide est une forme de faiblesse, vous devez l'oublier vite D'un autre côté: essayer de tout faire seul est un signe de faiblesse dans le sens où cela indique que vous n'avez pas une vision réaliste de vos capacités.
Étape 4. Apprenez à faire confiance aux autres
Si vous avez peur de déléguer parce que vous pensez que les autres ne peuvent pas faire aussi bien que vous, gardez deux choses à l'esprit: premièrement, presque tout le monde peut devenir bon dans quelque chose avec suffisamment de pratique, et deuxièmement, vous n'êtes peut-être pas doué pour tout.. Lorsque vous déléguez du travail, non seulement vous vous libérez du temps, mais vous donnez également à votre assistant l'occasion de mettre en pratique une nouvelle compétence ou d'effectuer une nouvelle tâche. Soyez patient – avec le temps, votre assistant sera probablement en mesure de faire le travail délégué aussi bien que vous. À moins que le travail que vous envisagez de déléguer soit très important, il peut être bon pour votre assistant de bien le faire au fil du temps. Si le travail est très important, réfléchissez-y à deux fois avant de le déléguer !
Même si vous êtes le meilleur pour faire le travail que vous envisagez de déléguer, sachez que déléguer le travail vous permet de faire d'autres choses avec votre temps. Si vous êtes le meilleur employé du bureau qui effectue un travail d'assemblage de disque dur assez monotone, mais que vous avez une présentation importante à préparer, vous pouvez laisser cette tâche à une partie interne. Il vaut mieux donner la priorité aux tâches difficiles – ne vous sentez pas mal à l'idée de déléguer des tâches simples et répétitives lorsque vous avez des choses plus importantes à faire
Partie 2 sur 2: Déléguer efficacement
Étape 1. Lancez la tâche
La première étape est la plus difficile, mais la plus importante. Vous devez avoir le courage de demander à quelqu'un de vous aider (ou si vous êtes le patron, demandez à quelqu'un de vous aider.) Ne vous sentez pas mal à ce sujet - tant que vous êtes poli, gentil et amical, vous ne soyez pas impoli juste pour demander de l'aide à quelqu'un d'autre. Essayez d'être amical et gentil tout en gardant votre demande sérieuse.
- Si vous n'êtes pas sûr de savoir comment amener quelqu'un d'autre à faire quelque chose pour vous, essayez de garder les choses courtes et douces. Dites quelque chose comme: « Hé, puis-je vous parler une minute ? Pouvez-vous m'aider à assembler l'énorme pile de disques durs qui viennent d'arriver. Je ne peux pas le faire moi-même parce que je ne suis pas au bureau aujourd'hui. Pouvez-vous aidez-moi ?" faites pression sur la personne, mais assurez-vous que son aide est nécessaire.
- Demandez et vous recevrez (probablement). N'ayez pas peur de déléguer parce que vous pensez que cela semblera impoli ou impressionnant. Regardez les choses de cette façon: que ressentez-vous lorsque les gens vous demandent de l'aide ? Vous sentez-vous blessé et offensé ? Ou voulez-vous (généralement) aider ? Peut-être avez-vous choisi ce dernier !
Étape 2. Ne prenez pas le rejet personnellement
Parfois, les gens ne peuvent tout simplement pas vous aider – une chose triste, mais vraie. Cela peut être dû à diverses raisons – la plus courante est que la personne à qui vous demandez de l'aide est très occupée par son travail. Ne le prenez pas trop personnellement – ce n'est pas parce que quelqu'un ne peut pas (ou ne veut pas) faire quelque chose pour vous à ce moment-là qu'il vous déteste. Généralement parce qu'ils sont occupés ou paresseux – rien de plus.
Si vous êtes rejeté, réfléchissez à vos options - généralement, vous pouvez insister poliment sur le fait que vous avez besoin de l'aide de cette personne (cela fonctionne généralement si vous êtes le patron ou une personne en position d'autorité), vous pouvez essayer de demander à quelqu'un d'autre, ou vous pouvez faire le travail lui-même. Si vous avez besoin d'aide, n'ayez pas peur de choisir la première option ou les deux
Étape 3. Déléguez des objectifs, pas des procédures
C'est la clé pour ne pas devenir le cauchemar d'un micro-manager. Établissez des normes claires pour les résultats que vous voulez et montrez à la personne comment, mais dites-lui qu'elle peut le faire comme elle le souhaite, à condition que ce soit bien fait et à temps. Donnez-leur suffisamment de temps non seulement pour apprendre, mais aussi pour expérimenter et innover. Ne les entraînez pas comme un robot; formez-les comme un être humain, quelqu'un qui s'adapte et s'améliore.
C'est aussi intelligent car cela prendra votre temps et réduira l'anxiété. Vous voulez utiliser le temps libre pour faire d'autres choses plus importantes, sans toujours vous soucier des progrès de votre assistant. N'oubliez pas que vous déléguez le travail pour réduire le stress – pas pour ajouter du stress
Étape 4. Préparez-vous à former votre assistant
Vous devriez toujours prévoir du temps pour apprendre à votre assistant comment effectuer la tâche déléguée, même si c'est une chose facile. N'oubliez pas qu'un processus qui vous semble direct et simple peut ne pas être aussi simple que pour quelqu'un qui ne l'a jamais fait auparavant. Soyez prêt non seulement à guider votre assistant dans le travail que vous lui avez délégué, mais soyez également patient avec toutes les questions qui pourraient survenir.
Considérez le temps que vous passez à former les sauveteurs comme un investissement judicieux à long terme. En réservant du temps pour bien enseigner à votre assistant, vous aurez du temps libre à l'avenir au lieu de passer du temps à corriger ses erreurs
Étape 5. Allouez suffisamment de ressources pour terminer la tâche
Vous pouvez disposer des ressources nécessaires pour effectuer la tâche, mais la personne affectée à la tâche peut ne pas être en mesure d'y accéder. Des éléments tels que des données protégées par mot de passe, des outils spéciaux et certains outils peuvent être essentiels pour faire le travail, alors assurez-vous que votre assistant a ce qu'il faut pour réussir.
Étape 6. Comprenez que votre assistant ne peut faire qu'une chose à la fois
Lorsque votre assistant vous aide, il ne fait pas ses responsabilités normales. N'oubliez pas que, comme vous, votre assistant peut avoir un emploi du temps chargé. Posez-vous la question: quel travail mettrait-il de côté ou déléguerait-il pour faire le travail de votre part ? Assurez-vous de connaître la réponse la prochaine fois que vous déléguez une tâche à quelqu'un.
Étape 7. Soyez patient
La personne que vous déléguez fera des erreurs lorsqu'elle apprendra à faire une nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d'apprentissage. Planifiez-le. Ne déléguez pas les tâches en supposant que la personne le fera parfaitement jusqu'à ce qu'elle ait un travail éprouvé. Si un travail ne se déroule pas comme prévu parce que votre collègue ne peut pas faire la tâche parfaitement, alors c'est votre faute, pas lui. Soyez une ressource pour votre assistant et le travail délégué peut être une expérience d'apprentissage pour lui, plutôt que d'effrayer les gens.
Lorsque vous formez quelqu'un à faire quelque chose, vous investissez. Au début, cela vous ralentira, mais à long terme, cela augmentera la productivité, en fonction de votre approche d'un comportement positif et réaliste
Étape 8. Préparez-vous aux ennuis
Faites un plan de sauvegarde et soyez prêt à agir si quelque chose ne va pas. Sachez ce qui se passera si un objectif ou une date limite est manqué. Des obstacles et des défis inattendus surgissent tout le temps, que vous soyez au bureau ou à la maison – la technologie peut parfois échouer. Faites croire à votre assistant que si quelque chose survient, vous le comprendrez et l'aiderez à respecter le délai - ne le laissez pas simplement dans une position difficile.
Faire cela est également intelligent dans un sens égoïste - si votre assistant a peur d'être blâmé, il passera plus de temps à combler ses lacunes qu'à faire son travail
Étape 9. Récompensez votre assistant s'il en est digne
Déléguer des tâches à quelqu'un est important si vous avez plus de responsabilités. Mais c'est contre-productif lorsque vous déléguez une tâche, laissez votre assistant travailler dur pour cela, puis obtenez le crédit vous-même. Appréciez et louez les efforts des autres qui travaillent en votre nom.
Assurez-vous que chaque fois que vous recevez un compliment pour votre travail qui a été aidé par quelqu'un d'autre, vous mentionnez également le nom de la personne qui vous a aidé
Étape 10. Dites « Merci
Quand quelqu'un fait quelque chose pour vous, il est important de remercier cette personne, de reconnaître l'importance de son aide et de faire savoir à l'aide qu'elle est appréciée. Sinon, vous aurez l'air ingrat, même si vous ne N'oubliez pas que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées.
