L'assistant d'absence du bureau ou « à l'extérieur » de Microsoft Outlook vous permet de configurer des réponses automatiques qui sont envoyées aux personnes qui vous contactent lorsque vous êtes inactif ou absent du bureau. La fonctionnalité Absent du bureau est uniquement disponible pour les utilisateurs de compte Microsoft Exchange. Cependant, même les utilisateurs à domicile sans compte Exchange peuvent toujours créer des modèles « d'absence du bureau » et créer des règles pour le programme afin qu'Outlook puisse envoyer des réponses automatiquement.
Étape
Méthode 1 sur 4: Outlook 2013 et 2010
Étape 1. Cliquez sur le menu « Fichier », puis sélectionnez « Infos » dans le menu latéral de gauche
Étape 2. Sélectionnez « Réponses automatiques (absence du bureau) »
La boîte de dialogue « Réponses automatiques » s'ouvrira ensuite.
Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez les étapes décrites dans la quatrième méthode de cet article pour configurer des réponses automatiques sur des comptes non-Exchange
Étape 3. Cochez l'option "Envoyer des réponses automatiques"
Étape 4. Cochez l'option « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire », puis sélectionnez l'heure de début (« Heure de début ») et l'heure de fin (« Heure de fin ») souhaitées
Par exemple, si vous prévoyez de prendre des vacances de deux semaines, sélectionnez la durée de vos vacances.
Étape 5. Cliquez sur l'onglet « À l'intérieur de mon organisation », puis saisissez un message automatisé qui sera envoyé aux collègues (dans le même bureau ou la même entreprise) qui souhaitent vous contacter
Étape 6. Cliquez sur l'onglet « En dehors de mon organisation », puis rédigez un message automatisé qui sera envoyé aux personnes extérieures à votre organisation ou à votre bureau qui souhaitent vous contacter
Par exemple, écrivez un message expliquant que vous êtes occupé et demandez à l'expéditeur du message de poser des questions et de discuter des problèmes avec d'autres contacts au bureau.
Étape 7. Cliquez sur « OK »
Les personnes qui vous envoient des e-mails lorsque vous n'êtes pas au bureau recevront un message automatisé que vous créez.
Méthode 2 sur 4: Outlook 2007
Étape 1. Cliquez sur le menu « Outils », puis sélectionnez « Assistant d'absence du bureau »
La boîte de dialogue "Out of Office Assistant" s'ouvrira.
Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez les étapes décrites dans la quatrième méthode de cet article pour configurer des réponses automatiques sur des comptes non-Exchange
Étape 2. Cochez l'option "Envoyer les réponses automatiques d'absence du bureau"
Étape 3. Cochez l'option « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire », puis sélectionnez l'heure de début (« Heure de début ») et l'heure de fin (« Heure de fin ») souhaitées
Par exemple, si vous prévoyez vous absenter du bureau pendant une journée, choisissez une date appropriée (votre date de congé ou votre date de non-présentation, par exemple).
Étape 4. Cliquez sur l'onglet « Dans mon organisation », puis saisissez la réponse automatique que vous souhaitez envoyer aux collègues (du même bureau ou de la même entreprise) qui souhaitent vous contacter
Par exemple, expliquez que vous n'êtes pas au bureau pendant une journée et que le responsable sera responsable de votre travail pendant votre absence.
Étape 5. Cliquez sur l'onglet « En dehors de mon organisation », puis saisissez un message automatisé que vous souhaitez envoyer aux personnes extérieures à votre organisation ou à votre bureau qui souhaitent vous contacter
Étape 6. Cliquez sur « OK »
Les personnes qui vous envoient des e-mails lorsque vous n'êtes pas au bureau recevront un message automatisé que vous créez.
Méthode 3 sur 4: Outlook 2003
Étape 1. Cliquez sur le menu "Outils", puis sélectionnez "Out of Office Assistant"
La boîte de dialogue "Out of Office Assistant" s'ouvrira.
Si cette option n'est pas disponible, vous utilisez peut-être un compte non-Exchange. Suivez les étapes décrites dans la quatrième méthode de cet article pour configurer des réponses automatiques sur des comptes non-Exchange
Étape 2. Cochez l'option "Je suis actuellement absent du bureau"
Étape 3. Écrivez le message que vous souhaitez envoyer automatiquement aux personnes qui vous contactent dans le champ "Répondre automatiquement une seule fois à chaque expéditeur avec le texte suivant" à l'écran
Les personnes qui vous envoient un e-mail recevront des réponses automatiques jusqu'à ce que vous retourniez au travail.
Étape 4. Cliquez sur « OK »
Toutes les parties qui vous contactent par e-mail recevront un message automatique « Absent du bureau » pour une durée indéterminée, ou jusqu'à ce que vous répétiez la première étape de cette méthode et sélectionnez « Je suis actuellement au bureau ».
Méthode 4 sur 4: Compte non-échange
Étape 1. Exécutez Microsoft Outlook sur l'ordinateur personnel
Étape 2. Cliquez sur le menu « Accueil » et sélectionnez « Nouvel e-mail »
Étape 3. Tapez la réponse que vous souhaitez envoyer automatiquement aux personnes qui vous contactent dans le corps du message
Plus tard, ce message est utilisé comme modèle « absence du bureau ».
Étape 4. Cliquez sur le menu "Fichier" et sélectionnez "Enregistrer sous"
La boîte de dialogue « Enregistrer sous » s'ouvrira ensuite.
Étape 5. Sélectionnez « Modèle Outlook » dans le menu déroulant « Enregistrer en tant que type »
Étape 6. Tapez le nom du modèle de message, puis cliquez sur « Enregistrer »
Ce modèle peut désormais être utilisé chaque fois que vous ne pouvez pas être contacté par e-mail sur votre compte Outlook personnel.
Étape 7. Cliquez sur « Accueil », sélectionnez « Règles » et sélectionnez « Gérer les règles et les alertes »
Pour que le modèle soit automatiquement envoyé aux expéditeurs de messages lorsque vous n'êtes plus en contact, vous devez créer une règle qui demande à Outlook de répondre automatiquement aux lettres reçues à l'aide du modèle.
Étape 8. Sélectionnez « Nouvelle règle », puis sélectionnez « Appliquer les règles aux messages que je reçois » dans la section « Commencer à partir d'une règle vide »
Étape 9. Cliquez sur « Suivant », puis sélectionnez à nouveau « Suivant » pour créer une règle
Étape 10. Cochez l'option « répondre à l'aide d'un modèle spécifique » sous « Que voulez-vous faire avec le message ? ”.
Étape 11. Cochez l'option « un modèle spécifique » dans la section « Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée) »
Étape 12. Sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans le menu déroulant « Rechercher dans »
Étape 13. Sélectionnez un modèle prédéfini à utiliser comme réponse automatique « absent du bureau », puis sélectionnez « Ouvrir »
Étape 14. Cliquez sur « Suivant », puis ajoutez des exceptions si nécessaire
Par exemple, vous pouvez transférer les e-mails d'un expéditeur particulier vers un autre compte de messagerie.
Étape 15. Cliquez sur "Suivant", puis saisissez le nom de la règle de réponse automatique qui a été créée
Étape 16. Cliquez sur « Terminer »
Toute personne qui vous envoie un e-mail recevra un message automatique du modèle que vous créez.
