Toutes les entreprises, grandes ou petites, doivent surveiller toutes leurs transactions. Il existe de nombreux systèmes logiciels financiers simples à vendre, mais vous devez tout de même bien comprendre le fonctionnement des transactions comptables. Vous saisirez toutes les transactions commerciales, telles que la réception de revenus ou le paiement de factures, dans un journal comptable semblable à un grand livre. Ici, vous êtes tenu de collecter diverses catégories appelées comptes, et enregistrerez sur un débit ou un crédit (selon l'augmentation ou la diminution). Des exemples seront donnés plus loin. Les fabricants de logiciels de comptabilité suivent également cette formule dans la création de leurs programmes, mais le processus a été simplifié pour les utilisateurs occasionnels.
Étape
Partie 1 sur 3: Saisie des transactions
Étape 1. Rassemblez tous les documents concernant les transactions commerciales
Ces documents comprennent généralement les reçus des fournisseurs, les factures de services publics (comme l'eau et l'électricité), les notes de crédit émises aux clients, les déclarations fiscales, les chèques émis et les informations sur la paie. Vérifiez que chaque facture et chaque paiement reçu sont exacts et vérifiés avant d'enregistrer le journal comptable. Assurez-vous que tout a été reconnu par le superviseur ou le propriétaire de l'entreprise avant d'entrer des transactions dans le système.
Étape 2. Configurez différents comptes ou catégories pour chaque type de transaction
Comptes enregistrés, par exemple Trésorerie, Inventaire, Dépenses, etc. Considérez ces comptes comme des pages séparées dans un cahier ou une ligne d'articles répertoriés dans un budget personnel. Configurez les types de compte suivants:
- Le compte de ventes, ou de revenus, enregistre toutes les ventes aux clients.
- Un compte de dépenses enregistre tout l'argent qu'une entreprise dépense, par exemple pour exploiter une installation commerciale, fabriquer des produits et vendre des produits.
- En outre, les entreprises sont également tenues d'enregistrer leurs actifs, tels que la trésorerie, les créances (ventes impayées) et les immobilisations corporelles telles que les bâtiments et l'équipement.
- Un compte de passif enregistre tout l'argent que l'entreprise emprunte à des parties externes, tels que les prêts bancaires, les dettes commerciales (par exemple aux fournisseurs) et les salaires à payer (salaires déjà dus aux employés mais non payés).
- Ces grandes catégories sont généralement subdivisées en comptes spécifiques plus petits.
Étape 3. Déterminez si le compte est débité ou crédité
Il est important de se rappeler que chaque transaction implique des comptes de débit et de crédit et que le nombre total de débits et de crédits doit être le même. Par exemple, lorsque vous recevez un paiement d'un client, vous enregistrez les espèces comme débit et les comptes clients comme crédit. Lorsque vous payez pour la publicité, vous enregistrez les dépenses de publicité sur un débit et l'argent sur un crédit.
- Enregistrez toute augmentation des dépenses, des actifs (comme la trésorerie et l'équipement) et des comptes de dividendes en tant que débits et enregistrez les diminutions en tant que crédits. Dans d'autres comptes, tels que les passifs et les revenus, les augmentations sont enregistrées en tant que crédits et les diminutions sont enregistrées en tant que débits. Ce système comptable a sa propre logique et commence à se souvenir tout en utilisant votre logique pour déterminer les causes de "l'augmentation" et de la "diminution" des comptes.
- Gardez à l'esprit que les nombres qui sont journalisés sur les débits et les crédits peuvent ne pas être les mêmes, mais les totaux doivent être les mêmes. Par exemple, si un client paie un produit en partie en espèces et en partie à crédit, deux comptes sont journalisés au débit, à savoir Cash et Accounts Receivable. Alors que le compte qui est journalisé à crédit n'en est qu'un, à savoir Ventes.
- Tous les systèmes informatiques faciliteront l'enregistrement des journaux comptables en saisissant tous les comptes à leur place correcte dans le journal.
- Vous devrez peut-être créer un nouveau nom de compte dans le journal si vous avez une transaction extraordinaire telle qu'une vente d'actions ou un achat de terrain.
Étape 4. Vérifiez au moins deux fois toutes les transactions comptables saisies dans le journal
Chaque transaction apparaîtra dans sa propre catégorie: par exemple, débit d'un côté du journal, et le montant doit être égal au montant qui apparaît au crédit du journal.
Par exemple, vous enregistrerez une transaction de paiement de facture d'électricité en saisissant les comptes créditeurs au débit de 500 000 Rp et les espèces de 500 000 Rp au crédit. assurez-vous d'inclure le numéro du reçu et une brève description dans la section des notes
Étape 5. Déplacez périodiquement les comptes du journal vers le grand livre général
Le grand livre est une collection de tous vos comptes. Par exemple, il existe des pages pour chaque catégorie d'espèces, de créances, de dettes, de dépenses, etc. dans votre grand livre. Ensuite, vous pourrez voir le montant total pour chaque compte sur une période de temps.
- Un grand livre enregistre les informations par compte, contrairement à un journal qui enregistre les transactions. En d'autres termes, une transaction qui est déplacée vers le grand livre sera à au moins deux endroits (comptes) dans le grand livre.
- Par exemple, les encaissements des clients sur les ventes seraient enregistrés dans le journal comme une seule transaction et comptabiliseraient les espèces au débit et les revenus à crédit. lorsqu'elles sont transférées au grand livre, ces écritures sont enregistrées dans des emplacements distincts: comptes de caisse et de revenus. De cette façon, vous pouvez voir comment les transactions affectent chaque compte individuel.
- Les enregistrements dans le grand livre général doivent être datés afin que la source de la transaction puisse être identifiée. Certains comptables incluent également un numéro de référence, par exemple sous la forme d'un numéro de série, afin que les transactions puissent être facilement suivies dans le journal.
Partie 2 sur 3: Équilibrer les transactions comptables
Étape 1. Équilibrez le grand livre général avant de fermer chaque fois que vous entrez une opération comptable
Préparer des balances de vérification et d'autres rapports pour s'assurer que les chiffres et les comptes enregistrés pour chaque transaction sont corrects. Quel que soit le nombre de transactions enregistrées, le total des débits doit être égal au total des crédits.
Si vous prenez des notes manuellement ou avec un programme informatique, tous les numéros des débits et crédits seront additionnés, quelle que soit la catégorie. Le montant total des débits et des crédits doit être le même
Étape 2. Vérifiez les erreurs dans la balance de vérification
Si les débits ne correspondent pas aux crédits, vous devrez trouver des erreurs dans vos écritures de journal. En fait, des erreurs peuvent toujours se produire même si les montants de débit et de crédit sont les mêmes, par exemple en raison d'un double enregistrement ou de transactions saisies sur un mauvais compte.
- Par exemple, lorsque vous recevez un paiement d'un client, il se peut que vous ayez enregistré des espèces mais que vous ayez oublié d'enregistrer les comptes clients, de sorte que le journal donne l'impression que les comptes clients sont toujours impayés. Ainsi, le montant au débit sera différent du crédit.
- Dans certains cas, vous devrez peut-être retracer les enregistrements jusqu'à l'entrée initiale dans le journal pour trouver des erreurs. C'est pourquoi la date de la transaction et/ou le numéro de référence doivent être enregistrés dans le journal afin d'en faciliter la traçabilité.
Étape 3. Exécutez des rapports pour le compte de résultat, le bilan et le rapport de changement de capital
Ces rapports financiers peuvent être réalisés manuellement ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité. C'est à partir de ces rapports que vous obtenez une image complète de votre entreprise.
- Par exemple, le compte de résultat soustraira le revenu gagné par les dépenses engagées pendant une certaine période de temps, et à partir de ce rapport, vous savez que l'entreprise a réalisé un profit ou une perte.
- Le bilan présente tous les actifs et passifs de la société. Les actifs de la société comprennent la trésorerie, l'équipement, les terrains et les comptes débiteurs. Les passifs comprennent les comptes créditeurs et les effets à payer.
- Si vous avez versé des dividendes (récompenses) à des actionnaires au cours de périodes précédentes, vous aurez également besoin d'un état des variations des capitaux propres. Ce rapport indique le montant des bénéfices générés (pas les revenus nets) moins les dividendes versés. Les bénéfices non répartis représentent les bénéfices qui sont réinvestis dans l'entreprise.
Partie 3 sur 3: Tenir des registres détaillés des opérations comptables
Étape 1. Incluez une brève description de chaque transaction entrée dans le journal
Par exemple, « paiements de publicité télévisée en espèces, février 2016 ». Ainsi, le montant, la cause et le processus d'enregistrement de chaque transaction seront plus clairs.
Étape 2. Conservez une sauvegarde de votre journal des transactions
Des sauvegardes doivent être effectuées en cas d'erreurs ou de questions futures. La documentation de tous les enregistrements peut être classée en entrant un certain nombre d'enregistrements et la date d'un journal dans un seul paquet. Tout le monde devrait pouvoir rechercher des écritures dans le grand livre général, puis accéder facilement à la documentation de sauvegarde
Étape 3. Conservez des copies papier de tous les documents pendant au moins un an
Cela comprend les écritures de journal et les grands livres, ainsi que toutes les factures et autres documents de transaction. Tous ces documents sont requis pour des raisons d'audit et fiscales.
Étape 4. Conservez la documentation électroniquement pendant au moins sept ans
Numérisez vos documents papier, dans les deux sens, et rangez-les dans deux boîtiers électroniques: un pour le stockage au bureau et un autre pour une utilisation en cas d'urgence. Il y a toujours la possibilité que les impôts des sociétés soient vérifiés au cours des dernières années, donc ces documents doivent être conservés.
Des astuces
- Équilibrez votre journal tous les jours. Surveillez toutes les erreurs et corrigez-les immédiatement. Ceci est si important qu'il devient l'une des premières leçons pour les étudiants en comptabilité.
- Offrir une formation polyvalente aux employés afin que la compréhension du système comptable et la façon de saisir les transactions puissent être connues de plus d'un employé.
