De nombreuses entreprises demandent à leurs employés de faire des rapports de réussite au travail en s'évaluant afin qu'ils puissent rendre compte de ce qu'ils ont fait sur une certaine période. Si vous travaillez en tant que preneur de notes de réunion, vous pouvez également être invité à faire le rapport. Cet article explique comment préparer un bon rapport de performance car il joue un rôle important dans la détermination du succès ou de l'échec de votre carrière.
Étape
Partie 1 sur 3: Comprendre le format du rapport sur les réalisations au travail
Étape 1. Commencez à préparer le rapport en rédigeant un bref résumé de vos réalisations
En haut du rapport, présentez un résumé des informations que vous avez soumises pour donner une image globale de votre rendement au travail.
- Par exemple: Vous travaillez pour une organisation à but non lucratif et votre patron vous demande de faire un rapport de performance. Rapportez brièvement dans un paragraphe toutes les tâches accomplies, par exemple: vous avez organisé des activités qui sont bénéfiques pour le propriétaire de l'organisation, avez réussi à vous faire reconnaître dans l'industrie et avez établi des relations avec des partenaires commerciaux.
- N'incluez pas de choses spécifiques dans le résumé car vous n'avez besoin de présenter que des informations importantes pour donner un aperçu des réalisations professionnelles en général. À titre indicatif, les rapports doivent être présentés en 2 pages, à moins que l'employeur ne spécifie un format différent. Assurez-vous d'abord si vous devez faire un rapport selon un certain format.
Étape 2. Fournissez des faits justificatifs détaillés
Pour étayer chaque information du résumé présenté au début du rapport, notez les détails selon les instructions suivantes:
- Utilisez un format de liste. Préparer des rapports pour chaque activité séparément. Incluez l'activité comme titre du rapport suivi d'une description de l'activité sous le titre. Par exemple: l'activité que vous faites est « Préparation et exécution de l'événement ».
- Sous le titre, dressez une liste en utilisant des chiffres ou des lettres pour décrire brièvement et précisément l'événement que vous organisez, y compris son objectif et ses avantages pour soutenir la réalisation de la mission de l'organisation.
Étape 3. Créez un rapport dans un format standard pour lui donner un aspect professionnel
Ne présentez pas de rapports aléatoires. Au lieu de cela, préparez un rapport soigneusement dactylographié dans une police professionnelle en utilisant du papier de format standard.
- Mettez le titre du rapport au milieu du papier en caractères gras afin que l'information soit bien organisée.
- En haut du rapport, écrivez la date à laquelle le rapport a été complété. Incluez également le nom, le titre et le titre de la personne qui a préparé le rapport.
Étape 4. Journalisez pendant la période de rapport
Il vous sera plus facile de compiler des rapports si vous prenez immédiatement des notes lorsque les activités sont en cours.
- Préparez un cahier ou un dossier pour enregistrer les réalisations du travail sur une certaine période. Cela vous permettra de préparer plus facilement des rapports si votre patron vous le demande.
- Si cela n'est pas fait, les réalisations importantes au début de la période de référence peuvent être oubliées.
Partie 2 sur 3: Fournir un contenu de qualité
Étape 1. Décrivez l'objectif que vous souhaitez atteindre et les attentes professionnelles auxquelles vous devez répondre
Rappelez aux lecteurs qu'au début de la période de rapport, il y a un objectif que vous souhaitez atteindre. Assurez-vous que vous connaissez les objectifs de l'organisation et la contribution au travail qui est attendue de vous. Si vous ne le savez pas encore, demandez à l'employeur ce qu'il en est.
- Ensuite, expliquez que vous avez atteint votre objectif en fournissant des données réelles. Faites un rapport qui présente une comparaison des données entre la cible et sa réalisation.
- Par exemple: Vous avez réussi à lever plus de fonds que prévu et cette réalisation est une chose positive pour les investisseurs et les employeurs. Cependant, les résultats de ce travail ne peuvent pas être considérés comme un succès et il est difficile de déterminer à quel point votre succès est élevé s'il n'y a pas de données de comparaison.
Étape 2. Incluez des informations visuelles dans le rapport
Joignez des tableaux ou des graphiques qui permettent aux lecteurs de visualiser plus facilement les données que vous présentez.
- Gardez à l'esprit que les lecteurs occupés ne survolent généralement que les rapports. Parfois, les moyens visuels sont capables de transmettre des informations plus efficacement.
- Cependant, ne présentez pas trop de graphiques. Choisissez 1-2 graphiques qui peuvent expliquer des informations importantes.
Étape 3. Concentrez-vous sur « VOITURE »
CAR signifie: Défi (défi), Action (action), Résultats (résultats). Vous pouvez faire un rapport systématique sur l'accomplissement du travail en discutant de ces trois choses.
- Déterminez les défis auxquels vous faites face. Décrivez les mesures que vous avez prises pour surmonter les défis et quels en ont été les résultats. Par exemple: en tant que gérant de restaurant, écrivez dans un rapport: « Défi: les files d'attente s'allongent aux heures de pointe au dîner et les clients qui se plaignent sont en hausse de 10 %. Action: demander à 1 serveur de commencer à travailler 1 heure plus tôt pour améliorer la qualité de service aux heures de pointe. Résultat: les clients qui se sont plaints sont passés à 2 personnes ou ont diminué de 80% ».
- Faites un rapport en fournissant des informations spécifiques. Des réalisations non mesurables, par exemple: « Je suis capable de bien travailler en équipe » ne servent à rien car tout le monde peut dire la même chose. Ainsi, vous devez être capable de montrer la relation entre les résultats et les problèmes à résoudre et de rendre compte des performances en fournissant des données et des informations spécifiques.
Étape 4. Décrivez la méthodologie que vous avez utilisée
Si vous devez collecter des données pour rédiger un rapport, décrivez brièvement la méthodologie de collecte de données que vous appliquez.
- Informer le lecteur des raisons du choix de la méthode d'enquête, de ses avantages et de ses résultats. Expliquez également pourquoi la méthode est considérée comme crédible. En poursuivant le scénario du restaurant dans l'exemple ci-dessus, expliquez pourquoi vous utilisez les données des plaintes des clients comme méthode d'enquête.
- Incluez la date ou la période de l'enquête et ce que vous aimeriez gagner de l'enquête.
Étape 5. Concentrez-vous sur le rapport sur les réalisations du travail
Pour que les informations du rapport restent centrées sur les réalisations professionnelles, pensez à ce dont vous étiez le plus fier au cours de la période de rapport, par exemple: être capable de calmer un invité anxieux ou de former un subordonné. Ne donnez pas d'informations trop détaillées au lecteur.
- Une autre façon est d'utiliser la méthode « STAR », qui signifie: Situation (problème), Tâche (tâche), Action (action), Résultats (résultat). Décrivez brièvement la situation dans laquelle vous vous trouviez, la tâche que vous deviez accomplir, les mesures que vous avez prises pour accomplir la tâche et les résultats que vous avez obtenus. Tout comme la méthode « CAR », le but est de montrer la relation entre « problème » et « résultat » et d'expliquer comment y parvenir.
- Concentrez-vous sur la création de rapports capables de montrer les éléments suivants: difficulté, privilège, priorité, haute visibilité, délais, innovation, description de poste et l'impact de votre travail sur l'organisation.
- Par exemple: indiquez dans le rapport que le chiffre d'affaires annuel des employés était de 35 % lorsque vous avez été promu directeur d'agence. Une fois que vous avez mené des enquêtes de satisfaction des employés, encadrez les employés et organisé des réunions hebdomadaires avec l'ensemble du personnel, le taux de rotation du personnel tombe à 15 %. Cet exemple montre que le rapport de réussite n'a pas besoin d'utiliser de longues phrases tant que le lecteur peut comprendre correctement la relation.
Étape 6. Expliquez les mérites de votre action
Ne vous contentez pas de livrer les résultats. Vous devez également expliquer pourquoi la réalisation est bénéfique pour l'organisation.
- Par exemple: Vous avez une réunion avec le personnel. Expliquez ce qu'est le suivi et ses avantages pour l'organisation ? Réfléchissez bien à ce que vous voulez signaler. Si ce n'est pas utile, vous devez signaler d'autres travaux.
- Si la réunion avec le personnel est en mesure d'augmenter la motivation au travail afin que l'absentéisme des employés s'améliore et économise de l'argent aux propriétaires d'entreprise. C'est le résultat d'un travail jugé utile.
Étape 7. Vérifiez le rapport avant de le soumettre
Les objectifs de rédaction de rapport n'ont pas été atteints si vous soumettez un rapport contenant de nombreuses erreurs et des formats de rédaction non professionnels.
- Vérifiez la grammaire, la ponctuation et l'orthographe des mots. Enregistrez votre rapport pour 1 nuit, puis relisez-le le matin. Ne faites pas de rapports de dernière minute.
- Imprimez le rapport sur papier et vérifiez s'il y a autre chose qui doit être corrigé. Parfois, nos yeux sont si fatigués de regarder un écran d'ordinateur pendant trop longtemps que les erreurs sont ignorées.
Partie 3 sur 3: Utiliser les bons mots
Étape 1. Dites des choses négatives de manière positive
S'il y a un objectif qui n'est pas atteint, il vaut mieux ne pas le signaler. Au lieu de garder le lecteur concentré sur cela, essayez de l'informer d'une autre manière.
- Décrivez les résultats de travail insatisfaisants en utilisant des phrases positives, par exemple en concentrant l'explication sur les mesures concrètes que vous prendrez pour résoudre le problème, au lieu de blâmer les autres ou de trouver des excuses.
- Ne blâmez pas les autres. Concentrez-vous sur l'explication des actions que vous avez prises et montrez que vous êtes une personne positive. Partagez des choses que vous ou votre équipe avez bien faites. Concentrez les rapports sur le travail dont vous pouvez être fier.
Étape 2. Présentez des chiffres et utilisez des métriques dans les rapports
Si vous êtes capable de présenter des données très précises, vos réalisations professionnelles seront plus crédibles. Complétez les informations que vous transmettez avec quelque chose de mesurable comme preuve à l'appui.
- Les mots superlatifs qui sont beaucoup utilisés, par exemple: « meilleur » ou « fiable » sont moins utiles. Tout le monde peut dire « Ma performance au travail a été très bonne cette année ».
- Souvenez-vous de cette phrase: « Prouvez-le, ne vous contentez pas de parler ! » Au lieu de dire aux autres que cette année vous avez été capable de faire du bon travail, montrez ce que vous avez bien fait en détail avec des données et des mesures. Ne vous contentez pas de dire que vous pouvez établir de bonnes relations avec les clients. Au lieu de cela, citez les résultats d'une enquête de satisfaction client, joignez une lettre que vous avez reçue d'un client et fournissez des données sur la réduction du nombre de clients se plaignant.
- Présenter des nombres. Dire que vous êtes capable de diriger plusieurs membres du personnel est inutile si les lecteurs ne savent pas combien de personnes vous avez dans votre personnel. Présentez les données sous forme numérique afin que les lecteurs sachent combien de personnes vous appelez « beaucoup » et expliquez une description du travail que vous avez effectué.
Étape 3. Dites la vérité dans tous les cas
N'exagérez pas et ne mentez pas. Vous aurez de gros ennuis si vous vous faites prendre.
- Même si c'est totalement involontaire, vous aurez de gros ennuis si vous mentez. Vous vous sentirez en insécurité et votre cheminement de carrière sera bloqué.
- Faites une auto-évaluation honnête pour signaler vos forces et vos faiblesses telles qu'elles sont. Essayez de surmonter les lacunes de manière positive.
Étape 4. Reconnaître le travail des autres
Les cours de rédaction de rapports d'affaires et d'ingénierie suggèrent que vous n'utilisez pas le mot « je », mais il peut être utilisé dans les rapports de performance dans certains cas.
- Par exemple: si vous déclarez: « J'ai embauché 100 employés », n'oubliez pas d'expliquer que votre succès est soutenu par les contributions d'autres personnes ou par l'équipe.
- Vous obtiendrez une valeur supplémentaire si vous n'êtes pas arrogant. Disposez différentes phrases de manière à ce qu'elles ne commencent pas toujours par le mot « je ».
Des astuces
- N'utilisez jamais de mots qui expriment la colère dans un rapport de performance. Vous ferez bonne impression si vous êtes toujours positif.
- Utilisez des mots professionnels. N'utilisez pas de style de langage informel.
