Parfois, la direction de l'entreprise demande aux employés de faire leurs propres rapports de performance. De cette façon, les propriétaires d'entreprise peuvent avoir une idée de la façon dont les employés évaluent leur propre travail. Si on vous demande de faire le rapport, ne vous inquiétez pas. Profitez de cette occasion pour démontrer votre succès au travail en rendant compte de l'avancement de votre travail, de vos réalisations et de vos performances du mieux que vous le pouvez.
Étape
Partie 1 sur 3: Préparation à la rédaction d'un rapport
Étape 1. Assurez-vous d'abord du format de rapport utilisé par l'entreprise
Les formats de rapport de performance varient selon les besoins. Certaines entreprises demandent que les rapports soient envoyés par e-mail. D'autres sociétés déterminent la politique de préparation des rapports en fonction de certains critères pour une discussion plus approfondie.
- Si l'entreprise fournit un format standard, créez un rapport selon ce format. Suivez les directives du mieux que vous pouvez afin de fournir un rapport complet afin de ne pas avoir l'air bâclé. Parfois, les entreprises demandent aux employés de remplir des formulaires ou de préparer des rapports écrits sous forme d'essais.
- Essayez de déterminer ce qu'il faut déclarer avant la date limite de soumission du rapport. De cette façon, vous pouvez rapporter toutes les réalisations pour une année selon les critères spécifiés. Assurez-vous que votre performance répond aux critères spécifiés.
Étape 2. Ne précipitez pas le rapport
Afin d'afficher les meilleures performances, essayez de préparer des rapports avec une bonne grammaire et sans fautes de frappe. Vous devez préparer plusieurs brouillons, puis choisir le meilleur.
- Prenez les demandes de l'entreprise au sérieux car les résultats de l'évaluation des postes constitueront une partie importante de l'historique de travail de chaque employé. S'il y a certains records dans votre historique de travail et que vous devez rivaliser avec d'autres employés, le rapport de performance sera décisif.
- Rédigez un bref rapport de performance dans un style linguistique professionnel. Pour créer un rapport concis, résumez toutes vos meilleures réalisations au cours de l'année afin que votre rapport ne fasse pas plus de deux pages, au lieu de décrire chaque élément en détail. Priorisez les performances que vous considérez comme les plus importantes et fournissez des preuves à l'appui. Cependant, choisissez les informations vraiment utiles car personne ne veut lire un rapport de 30 pages.
Étape 3. Prenez l'habitude de bien coiffer tout en travaillant
Pour faciliter la rédaction d'un rapport, collectez d'abord tous les documents importants. C'est une bonne idée de commencer à collecter des documents au début de l'année.
- Joindre plusieurs documents démontrant la réussite des travaux, pourvu qu'ils soient dans le format déterminé par l'entreprise. Choisissez le bon échantillon de document pour afficher les meilleures performances. Préparez également les objectifs qui ont été fixés lors de l'évaluation précédente.
- Recueillez des notes de suggestions et de commentaires de la part de vos supérieurs lorsque vous effectuez une évaluation de progrès à mi-année (si l'entreprise effectue une évaluation). Les informations que vous obtenez tout au long de l'année peuvent être utilisées lors de la création de rapports pour rendre les informations que vous présentez plus spécifiques et plus utiles.
Étape 4. Sachez ce que l'entreprise attend de vous
Avant de commencer à rédiger un rapport, vous devez être en mesure de répondre à la question: « Qu'est-ce que l'entreprise attend de vous ? » Demandez à votre patron si vous ne connaissez pas la réponse. Essayez de comprendre la relation entre l'évaluation des performances et les objectifs que vous devez atteindre pour que les objectifs de l'entreprise puissent être atteints.
- Créez des rapports de performance basés sur des descriptions de poste afin de pouvoir les rédiger systématiquement. Cependant, assurez-vous d'abord que l'une des descriptions de poste a changé et que tous les objectifs de travail sont répertoriés dans les descriptions de poste.
- Décrivez chaque tâche en fonction des actions que vous devez entreprendre, puis expliquez que vous avez réussi à atteindre les objectifs demandés par l'entreprise. Pour cela, vous avez droit à une explication de ce que l'entreprise attend de vous. Sinon, les évaluations de performance ont tendance à être subjectives et à conduire à des critiques infondées.
Partie 2 sur 3: Écrivez des informations correctes dans le rapport
Étape 1. Informez les meilleures réalisations
Ne faites pas de rapports de performance médiocres. Profitez de cette occasion pour signaler toutes les tâches que vous avez accomplies avec les meilleurs résultats. Dites-moi tout et soyez fier de vos réalisations !
- Signalez d'abord les meilleures réalisations qui ont le plus d'impact sur les performances de l'entreprise, en particulier les éléments importants qui soutiennent la réalisation des objectifs de l'entreprise et qui ont été discutés lors de la dernière évaluation des performances. Ne décrivez pas tout le travail que vous avez fait en un an.
- Cependant, essayez de transmettre les informations de manière polie et professionnelle. Utilisez des mots positifs et n'insultez pas ou ne rabaissez pas vos collègues. Concentrez-vous sur vos propres performances.
- N'oubliez pas de rapporter les réalisations au début de la période à évaluer. Les employés sont généralement plus concentrés sur les choses qu'ils font à la fin de la période.
Étape 2. Révélez les avantages tangibles de votre travail
N'importe qui peut faire un rapport contenant des clichés et des choses banales, mais un rapport sera de meilleure qualité s'il est étayé par des preuves réelles.
- Présentez des faits spécifiques, des chiffres, des dates et d'autres données à l'appui. Par exemple: si vous travaillez en tant que gestionnaire de compte de médias sociaux pour une entreprise, fournissez un rapport sous forme de données quantitatives (nombre de comptes qui ont cliqué sur « J'aime », ont laissé des commentaires, etc.). Recherchez d'autres données qui peuvent augmenter votre crédibilité.
- Comparez vos réalisations avec les buts et objectifs de l'entreprise pour montrer que vous êtes un employé digne.
Étape 3. Dressez la liste et discutez des objectifs de travail
Vous devez préparer un rapport très précis qui servira de base à la détermination des objectifs de travail pour l'année suivante. Transmettez également un plan de développement personnel, à savoir les choses que vous voulez réaliser.
- Expliquez comment atteindre cet objectif. Dressez la liste des objectifs que vous devez atteindre en fonction des résultats de l'évaluation des performances menée au début de la période et de la façon dont vous les avez atteints.
- Notez également dans le rapport si on vous demande de faire une tâche en dehors de la description de poste ou si vous prenez l'initiative de travailler davantage.
Étape 4. Discutez de vos compétences de base
En général, l'entreprise a déterminé les compétences de base que chaque employé doit avoir pour bien travailler. Informez et expliquez cela en détail.
- Montrez que votre compétence est supérieure aux normes fixées par l'entreprise.
- Utilisez le mot « compétence » selon les termes standards de l'entreprise pour prouver qu'il existe une corrélation concrète entre vos réalisations et les objectifs de l'entreprise. Décrivez votre performance dans les mêmes termes.
Étape 5. Évaluez judicieusement
Avant de subir une évaluation de performance, on vous demandera peut-être de vous évaluer. Afin de déterminer la valeur correcte, vous devez comprendre ce que cela signifie.
- Un A est généralement attribué aux employés qui font preuve de leadership et sont capables d'apporter des changements au sein de l'entreprise. La note B est généralement attribuée aux employés dont les performances dépassent l'objectif et dont le comportement est exemplaire.
- Une note de C est généralement attribuée aux employés qui atteignent les objectifs et se comportent bien. La valeur de D indique que la performance est inférieure à la cible et est considérée comme insatisfaisante. La valeur de E reflète une mauvaise performance parce que les employés ne travaillent pas bien. Recherchez des informations complètes pour assurer la définition de chaque valeur et comment déterminer la valeur selon les règlements de l'entreprise.
Étape 6. Compilez le rapport du mieux que vous le pouvez
Parfois, les entreprises demandent aux employés de rédiger des rapports de performance dans un certain ordre. Si non spécifié, générez le rapport dans l'ordre suivant:
- Commencez par une phrase d'ouverture positive et convaincante. Cette phrase est la partie la plus importante du rapport annuel de performance.
- Après cela, notez vos réalisations ainsi que des données justificatives détaillées. Pour chaque réalisation, posez la question « pourquoi ? » De cette façon, vous pouvez prouver que votre contribution est pertinente et digne de respect. Ne faites jamais un rapport de performance avec des mots négatifs.
- S'il y a des objectifs qui ne sont pas atteints ou certains aspects que vous devez améliorer, ne les écrivez pas à la fin du rapport afin que le début et la fin du rapport contiennent des choses positives. La dernière partie du rapport est la partie la plus importante car elle est la plus facile à retenir. Alors, énumérez les choses que vous devez améliorer au milieu du rapport.
Partie 3 sur 3: Utiliser les bons mots
Étape 1. Concentrez-vous sur la création d'un rapport décrivant votre propre performance au travail
Comme nous le savons, vous avez créé ce rapport parce qu'on vous a demandé de vous évaluer. Cependant, beaucoup de gens incluent des choses négatives et parlent d'autres personnes.
- N'utilisez pas les rapports de performance en légitime défense. Soyez positif du mieux que vous pouvez, par exemple en disant: « J'établis toujours un programme de réunion après avoir discuté avec des collègues, des collègues et des clients parce que j'apprécie vraiment leur temps et leur activité. Apprécier le temps peut donner une impression positive et montrer un état d'esprit sage.
- Ne discutez pas avec les autres car ce rapport n'a pas pour but de critiquer le travail ou la personnalité des autres.
- Vous n'avez pas non plus à vous comparer aux autres lorsque vous rapportez des réalisations. Expliquez ce que vous avez fait sans faire tomber des collègues qui n'ont pas atteint le même niveau de performance.
Étape 2. Écrivez une critique constructive de vos faiblesses
Un rapport qui ne contient que les bonnes choses peut sembler irréaliste, mais vous devez être très prudent lorsque vous reconnaissez des erreurs.
- Donnez-vous une critique dans une section séparée pour montrer votre sincérité face à ce problème. Par exemple: « Je donne tellement la priorité au travail et je veux obtenir les meilleurs résultats que je pense que je me soucie moins de mes collègues. Je vais continuer à améliorer mes compétences en communication pour résoudre ce problème. Ces déclarations peuvent donner une image positive de l'auteur (un perfectionniste qui se concentre sur le travail est une bonne chose) et montre la capacité d'être conscient de ses propres faiblesses.
- Mentionnez les aspects qui doivent être améliorés. Ne remplissez pas tout le rapport avec des plans d'amélioration. Concentrez-vous sur l'explication des réalisations, mais vous devez énumérer certains aspects qui doivent être améliorés ou améliorés. Cependant, ne vous critiquez pas trop car vous serez perçu comme un manque de confiance en vous.
- Démontrer un état d'esprit positif en présentant des plans d'amélioration. Soyez positif et orienté vers l'action. Décrivez votre plan avec des mots constructifs. Au lieu de simplement raconter une histoire sur votre échec, dites que vous voulez vous améliorer sur un certain aspect et quelles actions vous allez entreprendre.
Étape 3. Proposez des opportunités de développement de carrière
Si vous souhaitez avoir la chance d'assister à une formation ou d'être invité à une réunion, un rapport de performance est un excellent moyen de le transmettre. Ne proposez pas de compensation par le biais de ce rapport.
- Partagez également vos réflexions sur la réalisation de projets innovants bénéfiques pour l'entreprise.
- Essayez de savoir pourquoi votre patron vous a demandé de faire un rapport, s'il fallait discuter avec les autres, déterminer la répartition des primes, etc.
Étape 4. Utilisez des phrases complètes
De nombreux employés essaient d'écrire autant d'informations que possible afin que les rapports semblent désordonnés. Ne laissez pas votre rapport ressembler à une note brouillée.
- Par exemple, évitez d'utiliser l'expression « contenu révisé » car elle est trop courte. C'est une bonne idée d'utiliser des phrases complètes pour expliquer le sujet dont vous discutez ou pour transmettre des informations point par point.
- En plus de votre supérieur immédiat, votre rapport peut être lu par quelqu'un d'autre, par exemple par un responsable de niveau supérieur. Par conséquent, vous devez fournir des informations claires et détaillées, au lieu de supposer que tout le monde sait déjà ce que vous essayez de dire ou de faire.
Étape 5. Soyez positif et honnête
Même s'il y a des choses qui doivent être corrigées, vous pouvez les faire arriver plus tard. Concentrez-vous sur l'avenir, pas sur les échecs passés.
- Ne dégagez pas une impression négative, plaintive, grincheuse ou arrogante. Montrez une attitude positive, soyez capable de travailler en équipe et expliquez vos réalisations avec humilité.
- S'il y a des choses que vous n'aimez pas dans l'entreprise, ne les notez pas dans le rapport. Profitez de cette occasion pour prouver pourquoi l'entreprise a besoin de vous.
Étape 6. Prouvez-le, ne vous contentez pas de parler
Essayez de fournir des informations spécifiques dans votre rapport, pas seulement des déclarations générales.
- Par exemple: au lieu de dire: « Je suis un employé fiable. Je suis arrivé au bureau et je suis arrivé à l'heure à la salle de réunion. vous feriez mieux de fournir des données de présence précises et des preuves spécifiques que vous êtes digne de respect.
- Fournissez des preuves (y compris des chiffres) pour étayer les déclarations générales afin de rendre votre rapport plus utile et crédible.
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Des astuces
- Faites des rapports à l'avance. Ne tergiversez pas jusqu'à ce que vous manquiez de temps.
- Montrez une attitude positive!
- Relisez le rapport de performance de l'année dernière afin de vous souvenir clairement des objectifs et des cibles de travail que vous vous êtes fixés.
Avertissement
- Ne faites pas semblant ou ne mentez pas.
- Ne fournissez pas d'informations négatives sur les collègues dans les rapports de performance.
