Peut-être avez-vous besoin de rédiger un rapport d'événement pour évaluer le succès d'un événement en comparant les résultats avec ses objectifs. Ce rapport est requis par l'entreprise ou la personne qui organise l'événement pour déterminer si des modifications doivent être apportées. Il existe plusieurs façons de s'assurer qu'un rapport d'événement réussi est bien rédigé. Vous en aurez besoin si vous organisez un autre événement !
Étape
Partie 1 sur 3: Compilation des rapports d'événements
Étape 1. Déterminez le style et le format de la présentation pour chaque public
Les rapports d'événements peuvent être agrafés, agrafés, sous forme de fichiers PDF, de présentations PowerPoint, etc.
- Assurez-vous que le rapport d'événement est organisé en sections claires. Vous devez déterminer comment comparer les résultats de l'événement à ses objectifs. Résumez les principaux résultats des événements réalisés.
- Personnalisez les rapports d'événements en fonction des besoins et des intérêts de chaque sponsor et public. Considérez les objectifs des sponsors. Dans une certaine mesure, les sponsors sont le public clé pour les rapports d'événements. Ils veulent évaluer l'éligibilité de l'événement parrainé. Assurez-vous donc de savoir ce qu'ils veulent et ce qui les intéresse le plus.
- Personnalisez les rapports d'événements pour répondre également à des besoins spécifiques concernant des événements et des sponsors uniques. N'écrivez pas un rapport comme s'il s'adressait à un type de public. Les cadres supérieurs et les directeurs financiers constituent également un autre public pour votre rapport d'événement.
Étape 2. Créez un processus pour surveiller les informations nécessaires tout au long de l'événement
Vous ne pouvez pas vous fier uniquement à la mémoire.
- Surveillez les informations clés avant, pendant et après l'événement pour créer des rapports plus précis et surtout plus efficaces. Cette méthode vous permet également de compiler des rapports selon un calendrier.
- Envisagez de mener une collecte de données continue avec l'aide de plusieurs personnes, si nécessaire (y compris des stagiaires). En substance, le signalement ne doit pas attendre la fin de l'événement.
Étape 3. Résumez le rapport aux points principaux
L'un des problèmes avec les rapports d'événements est qu'ils ont tendance à couvrir peu de choses à l'ordre du jour ou à se concentrer sur des déclarations douces. Ne fais pas ça. C'est une bonne idée de mettre en évidence les points essentiels de manière claire et analytique.
- Sélectionnez certaines parties importantes de l'événement à discuter plus en détail. Trouvez les trois choses qui se sont déroulées avec le plus de succès et les trois points qui ont le plus surpris.
- Ne remplissez pas le rapport avec des détails sans importance, tels que le menu du déjeuner ou un résumé détaillé de l'intégralité de la présentation principale. Vous devez inclure les choses qui sont importantes.
Partie 2 sur 3: Mettre le bon contenu dans le rapport
Étape 1. Rédigez un résumé
Le rapport d'événement doit inclure un aperçu qui est une version abrégée du rapport complet. Considérez le résumé comme une introduction au rapport de l'événement.
- Vous pouvez créer deux rapports, un résumé créé pour les personnes intéressées par le résultat de l'événement et un rapport plus détaillé pour les personnes impliquées dans la préparation, l'exécution et le parrainage de l'événement.
- Dans le résumé, vous devez discuter et vous concentrer sur les objets et les résultats clés. Le résumé doit être court, juste une page ou deux. Le rapport doit résumer les éléments clés de l'événement et inclure une brève interprétation des données
Étape 2. Incluez des aides visuelles approfondies dans vos rapports
Les rapports sont souvent plus efficaces lorsqu'ils incluent des graphiques qui illustrent des tendances statistiques, plutôt que de simplement rapporter un tas de chiffres au lecteur.
- Si l'événement comprend un nouveau produit, nous vous recommandons d'inclure une photo de ce produit. Les photos qui montrent le moment pendant l'événement peuvent aider le lecteur du rapport à se faire une idée de l'événement qui se déroule. Essayez de prendre des photos montrant l'implication du sponsor à l'événement à documenter dans le rapport. Encore une fois, cette tâche ne peut pas attendre la fin de l'événement.
- Vous pouvez également inclure des échantillons, des reproductions et d'autres exemples qui se produisent sur place. Déclarez le nombre de personnes qui ont reçu des coupons sponsorisés, etc. Documenter l'exposition sur site et hors site générée par l'événement, dans les médias, auprès du public, pour les sponsors.
Étape 3. Documentez toutes les publicités et l'exposition médiatique
Nous vous recommandons d'évaluer la comparaison des médias résultants avec les objectifs affichés de l'événement.
- Concentrez-vous sur les annonces imprimées et les articles qui incluent le nom et l'annonce du commanditaire, en plus du nombre de distributions de journaux quotidiens et d'évaluations d'annonces.
- Documentez les publicités télévisées, les annonces publiques, les valeurs des grilles tarifaires et des grilles de notation, ainsi que la couverture médiatique.
- N'oubliez pas la documentation radio, les annonces sur les cartes de tarifs, les notes pour la publicité et les promotions, les rapports d'audit, etc.
Étape 4. Inclure un énoncé du but de l'événement
Vous devrez établir un lien entre les objectifs de l'événement et le résultat, alors assurez-vous d'inclure un rappel de la mission et des objectifs originaux de l'événement.
- Vous pouvez inclure une liste de programmes d'événements. Vous devriez également discuter de qui seront les principaux participants pendant l'événement. Cependant, soyez bref.
- Assurez-vous de passer beaucoup de temps à vous inscrire et à discuter des résultats clés spécifiques de l'événement et à les faire correspondre avec les résultats enregistrés. Soyez réaliste et n'adoucissez pas les choses qui ne fonctionnent pas comme elles le devraient.
Étape 5. Incluez les informations financières du rapport d'événement
Vous devez fournir une discussion détaillée du budget de fonctionnement de l'événement et des dépenses réelles. Assurez-vous d'inclure une comparaison de votre budget avec les dépenses réelles, ainsi que de mettre en évidence certaines des choses qui se sont bien passées et les domaines qui doivent être améliorés
- Vous devez également détailler tous les coûts, y compris les coûts des activités de marketing et de promotion, les dépenses de personnel et les coûts de parrainage. Nous vous recommandons de créer un budget détaillé. Les directeurs financiers et les cadres supérieurs voudront voir des preuves pour étayer vos conclusions en matière de dépenses.
- Incluez les calculs de revenus, par exemple pour les billets, les sponsors et les expositions. Cependant, assurez-vous de comparer les revenus réels avec les prévisions.
Étape 6. Incluez des statistiques pertinentes pour le lecteur
Ne laissez pas votre rapport être rempli d'informations intéressantes. Le nombre de personnes qui ont assisté à l'événement est l'une des données que vous devez inclure. Nous vous recommandons de fournir des données mesurables dans les rapports.
- Statistiques et autres données connexes pouvant être incluses, telles que le nombre de ventes et le nombre de visiteurs sur un stand particulier. Le rapport d'événement sera plus crédible si les données fournies sont complètes. Inclure des informations concernant les participants/visiteurs. Incluez les données démographiques, le nombre de visiteurs et les résultats de la recherche sur les visiteurs (par exemple, les habitudes d'achat).
- Indiquez le nombre de personnes qui ont répondu aux campagnes sponsorisées, ainsi que les dons aux organisations à but non lucratif. Documenter l'impact économique et la participation des employés.
Étape 7. Incluez des éléments qualitatifs qui contextualisent les données
Votre rapport doit inclure des statistiques, mais vous aurez également besoin de citations de personnes pour fournir des commentaires liés au contexte.
- Recueillez les commentaires et les réactions des participants et des membres de l'équipe de l'événement afin que l'évaluation du succès de l'événement ne vienne pas uniquement des rédacteurs des rapports d'événement. Cela rend votre rapport plus crédible.
- Envisagez également d'inclure la recherche par des tiers. La valorisation de l'exposition médiatique est un exemple de ce que les tiers peuvent rechercher.
- Valeur de l'espace et préparation de l'événement. Vous devriez prendre le temps d'évaluer l'efficacité du site et de la préparation du point de vue d'une autre personne. Discutez de l'utilisation de l'espace pour des conférences, des événements, etc.
Partie 3 sur 3: Remplir le rapport d'événement
Étape 1. Faites un rapport d'événement à temps
Essayez de rédiger et de publier le rapport dès que possible après l'événement. Assurez-vous de programmer cela sur votre calendrier pour vous assurer qu'il est à l'heure. Certaines personnes recommandent de publier le rapport 30 jours après l'événement, mais d'autres soutiennent que le rapport devrait être publié quelques jours seulement après l'événement.
- Chaque fois que la date limite est, assurez-vous de ne pas la manquer. Peut-être rédigez-vous un rapport d'événement pour une agence qui est demandé par un client particulier. Faites attention à toutes les demandes.
- Essentiellement, votre public s'attend à un rapport complet et opportun. Alors, créez des rapports à la hauteur des attentes et n'attendez pas trop longtemps pour devenir obsolètes.
Étape 2. Examinez votre rapport d'événement
Assurez-vous que le rapport d'événement utilise une bonne grammaire et qu'il est exempt de fautes d'orthographe, de ponctuation et d'autres erreurs.
- Assurez-vous que vos réponses ne sont pas superficielles. En règle générale, vous devez utiliser la technique d'écriture « montrez, ne dites pas ». Cela signifie que vous devez fournir des exemples spécifiques pour étayer les points généraux soulevés dans le rapport.
- N'oubliez pas votre auditoire et assurez-vous que la rédaction du rapport semble formelle et professionnelle. Les rapports d'événements ne sont pas des documents informels; ce document est important pour déterminer la faisabilité de l'obtention de l'événement, il doit donc faire autorité.
Des astuces
- Prenez plus de photos que nécessaire. Plus il y a de choix, mieux c'est.
- Lorsque vous collectez des citations de dirigeants et de planificateurs, ne leur adressez pas directement. Ce sont des gens qui sont toujours là longtemps après la fin de l'événement. Il est préférable de poser d'abord votre question aux personnes présentes dans la foule, car elles seront les premières à partir. De plus, ne dérangez pas l'orateur ou le responsable de l'événement s'il est occupé. Ils pourront être interrogés plus tard.
- Lorsque vous collectez des citations, maintenez la conversation normale et continuez à poser des questions naturellement jusqu'à ce que l'autre personne soit prête à s'exprimer.
- Recueillez plus de devis que vous n'en avez besoin. Le plus, le mieux.
- Une bonne photo peut montrer comment l'événement s'est déroulé ou comment les gens ont réagi à l'événement.
- Essayez de prendre des photos qui montrent une vue d'ensemble de l'événement dans son ensemble, y compris des photos de la foule et des orateurs dans une image pour montrer aux lecteurs l'ampleur de l'événement.
