Tout le monde a dû être déçu parce qu'ils ont acheté ou commandé quelque chose mais n'ont pas obtenu ce qu'ils voulaient. Des incidents comme celui-ci ne valent parfois pas la peine d'être inquiétés, mais il y a des moments où déposer une plainte est la bonne chose à faire. Si vous souhaitez déposer une plainte, vous devez vous assurer que la plainte porte ses fruits, qu'il s'agisse d'un remboursement, d'un article de remplacement ou d'excuses. Lisez le guide ci-dessous pour apprendre comment faire une plainte moins émotionnelle mais fructueuse.
Étape
Méthode 1 sur 2: Lancer une plainte
Étape 1. Assurez-vous que votre plainte est entendue
Si vous avez l'impression que vous n'obtenez pas ce que vous voulez ou que vous êtes mal traité, vous devriez en parler afin que votre problème puisse être résolu. Soyez prêt à être un peu arrogant et à défendre votre argument. Si vous ne vous faites pas entendre, il y a de fortes chances que votre plainte soit tout simplement ignorée.
Étape 2. Déposez une plainte immédiatement
Déposez une plainte alors que l'incident est encore frais dans votre mémoire et que les personnes impliquées sont toujours sur les lieux. Si vous attendez et le faites plus tard, porter plainte deviendra un peu plus difficile. Essayez de déposer une plainte le même jour que le jour de l'incident ou de l'incident. Si ce n'est pas possible, faites-le dans la même semaine ou le même mois. En gros, le plus tôt sera le mieux.
Étape 3. Trouvez quelqu'un qui peut vraiment vous aider
Ne soyez pas le seul à vous en prendre aux agents de bord, car vous manquerez votre vol de transit. L'hôtesse de l'air n'y peut rien et vous aggravez la situation. Au lieu de vous plaindre immédiatement à la première personne que vous rencontrez, pensez d'abord à votre situation et à qui peut faire quelque chose pour résoudre votre problème, ou au moins vous mettre en contact avec quelqu'un qui peut vous aider.
- De nombreux magasins ont un service d'information ou d'assistance avec un employé qui est toujours disponible pour vous aider en cas de problème. Avant de vous plaindre immédiatement au caissier du magasin, cherchez d'abord s'il y a une personne plus appropriée à qui vous adresser directement.
- Vous pouvez commencer par la personne qui fait l'enregistrement ou le serveur du restaurant qui vous sert. Mais ces personnes ne peuvent généralement vous aider que pour des problèmes mineurs. Si votre problème est plus important que les insectes dans votre soupe ou si vous souhaitez restaurer des meubles cassés, vous devrez peut-être en parler au gérant du magasin.
- Si vous appelez le service client, assurez-vous d'avoir une réclamation à faire et demandez à parler à la bonne personne.
Étape 4. Décrivez le problème et la solution souhaitée
Lorsque vous avez trouvé la bonne personne à qui parler, expliquez clairement la situation ou votre plainte et quelle est la solution souhaitée. Si vous souhaitez être remboursé, veuillez préciser le montant. Si le problème est le service et que vous voulez une explication, dites-le. Les personnes qui écoutent votre plainte peuvent résoudre le problème plus facilement si vous pouvez l'expliquer complètement et spécifiquement.
- Donnez le nom de la personne à qui vous parlez et présentez-vous également. Une introduction formelle est un excellent moyen d'amener l'autre personne à arrêter ce qu'elle fait et à vous écouter attentivement. "Bonjour, M. Arif, je suis Budi. Comment ca va? Écoutez, ce n'est pas la faute de Pak Arif, mais… »
- Parlez-lui comme s'il était un confident et que vous vouliez lui dire un secret. Commencez par lui dire que vous ne le blâmez pas personnellement pour le problème ou l'erreur, mais que vous seriez très heureux s'il pouvait vous aider à le résoudre.
Étape 5. Souriez
On ne peut plus insister sur ce point. On ne vous appellera jamais sourire trop souvent. Les gens sont plus susceptibles de répondre à quelqu'un qui sourit. Vous êtes assuré d'obtenir une réponse plus gentille et plus douce lorsque vous souriez.
Étape 6. Ne soyez pas émotif
Ne continuez pas indéfiniment et expliquez à quel point vous êtes en colère à cause de cela. N'élevez pas la voix et ne faites pas de gestes de colère. La clé pour obtenir ce que vous voulez de cette situation est de faire en sorte que la personne qui reçoit votre plainte vous aide à trouver une solution en votre faveur. Si vos actions semblent menaçantes, vous avez moins de chances d'obtenir ce que vous voulez.
- Contrôlez votre langage corporel et vos expressions faciales afin de paraître calme et alerte. Ne faites pas de gestes et d'expressions comme rouler des yeux, croiser les bras et autres gestes qui suggèrent que vous êtes sur le point de perdre votre sang-froid.
- Attend patiemment. Pour récupérer votre argent, obtenir des excuses ou toute autre demande, vous devrez peut-être attendre que le représentant du service client obtienne l'autorisation de son superviseur. Créer plus de tension en étant impatient est un comportement impoli et inapproprié. Attendez calmement et patiemment pendant que votre problème est résolu.
Étape 7. Remerciez la personne qui a pris le temps de travailler avec vous
Si vous parvenez à obtenir ce que vous voulez, un sincère merci est indispensable. Si vous n'obtenez pas ce que vous voulez, vous devrez décider si vous devez déposer une autre plainte ou non.
Assurez-vous de vous souvenir et/ou d'enregistrer le nom de la personne ou du représentant qui a reçu la plainte pour que cette personne sache que vous êtes sérieux et qu'elle pourrait être tenue responsable plus tard
Méthode 2 sur 2: Faire d'autres plaintes
Étape 1. Notez les détails
Si vous avez décidé qu'il est temps que cette plainte implique une personne plus compétente dans l'entreprise, commencez par noter tous les détails et détails de l'incident en question. Notez la date, le montant d'argent dépensé et toute information pertinente à l'incident. Notez le nom de l'employé ou du responsable du service client qui a reçu votre plainte et décrivez la conversation et les résultats que vous en avez tirés.
Étape 2. Écrivez une lettre de plainte officielle
Trouvez l'adresse ou l'e-mail de l'entreprise qui reçoit et traite les plaintes. Écrivez une lettre amicale mais ferme sur ce qui s'est passé et quelle serait votre solution. Soyez clair sur tout et demandez une réponse dans un certain délai - généralement, une semaine est le meilleur délai. Incluez vos coordonnées et quand vous pouvez être joint.
- Le courrier électronique est généralement le moyen le plus rapide de contacter quelqu'un par écrit. Mais vous pouvez aussi imprimer votre lettre et l'envoyer par la poste.
- Conservez une trace de la correspondance à ce sujet à partir de ce point.
- Si vous êtes satisfait de la réponse que vous avez reçue, écrivez une lettre de remerciement et indiquez que votre problème a été résolu. Si vous n'obtenez pas de réponse ou si la réponse vous semble insignifiante et inappropriée, continuez à vous plaindre et à plus grande échelle.
Étape 3. Envoyez un courriel au PDG de l'entreprise
N'ayez pas peur de déposer une plainte auprès d'une entreprise de haut niveau si vous ne pouvez vraiment pas entrer en contact ou si vous ne pouvez pas obtenir ce que vous voulez de l'employé ou du responsable de l'entreprise. Si les erreurs de l'entreprise sont si graves qu'elles vous mettent en danger, le PDG de l'entreprise doit certainement le savoir. Être persistant. Envoyez un e-mail au PDG de l'entreprise chaque semaine jusqu'à ce que vous obteniez une réponse.
Étape 4. Publiez sur Facebook ou Twitter
Cela devient un moyen de plus en plus efficace d'attirer l'attention des entreprises difficiles à contacter ou à atteindre. Créez une publication ou un tweet expliquant ce qui s'est passé et demandant de l'aide. Assurez-vous que le compte Facebook ou Twitter de l'entreprise peut le voir (avec des tags ou des mentions, par exemple). Étant donné que votre plainte est transmise à un forum public, vous obtiendrez probablement une réponse très rapidement.
- N'utilisez pas cette méthode avant d'avoir essayé de contacter l'entreprise personnellement, mais en vain.
- Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous ne dénigrez pas l'entreprise dans les forums publics. Assurez-vous que votre message ou tweet est calme et direct. Ne vous moquez pas.
Étape 5. Demandez de l'aide à un conseiller
Si vous sentez vraiment que le problème auquel vous êtes confronté est grave et que l'entreprise vous prive des droits que vous méritez, trouvez une personne extérieure qui peut vous aider à résoudre le problème que vous rencontrez. Si se plaindre seul ne fonctionne pas, les résultats seront peut-être différents s'il y a de l'aide de l'extérieur.
Des astuces
- Décrivez votre problème clairement et brièvement.
- Soyez toujours poli.
- Le sourire.
- Faites-vous des amis ou des alliés, pas des ennemis.
- Reste calme.
- N'utilisez pas d'argot ou de langage populaire
- Décrivez également la solution que vous souhaitez.
