ATTN. est une abréviation de l'expression « Attention » et est largement utilisée dans les e-mails et la correspondance pour indiquer qui est le destinataire de la lettre. Comment utiliser ATTN. il est préférable dans la correspondance par courrier électronique de l'inclure dans la section sujet. De cette façon, le destinataire sait immédiatement à qui le message a été envoyé et est plus susceptible de faire lire votre e-mail par la bonne personne.
Étape
Méthode 1 sur 3: Liste de l'ATTN. dans l'e-mail
Étape 1. Commencez par écrire l'ATTN
dans la rubrique sujet. Dans certaines situations, comme une demande d'emploi, vous n'avez qu'un e-mail générique d'une entreprise, mais vous souhaitez une attention particulière de la part d'une personne ou d'un service spécifique. La meilleure façon de le faire est d'écrire dans la section sujet "ATTN. Joko Suryono".
Sinon, si vous n'avez pas de nom de contact, vous pouvez écrire "ATTN. HRD" ou "ATTN. Département commercial"
Étape 2. Incluez d'autres informations importantes dans la section sujet
En plus d'attirer l'attention de certaines personnes ou groupes, vous devez ajouter un peu d'informations liées au contenu de votre email pour augmenter les chances que votre email soit ouvert et lu.
Par exemple, vous pouvez écrire « ATTN. Joko Suryono Hal: Position de marketing de contenu »
Étape 3. Commencez le corps de votre e-mail avec ATTN
lorsque la section sujet est pleine. Vous pouvez inclure l'ATTN dans le corps de l'e-mail ou dans la pièce jointe du document. De cette façon, vous indiquez à qui vous vous attendez à ce que le message soit livré et vous pouvez utiliser la section objet pour expliquer le but de l'e-mail. Cette méthode peut être utilisée si vous répondez à l'e-mail de quelqu'un dont la partie objet est déjà remplie.
- Par exemple, vous pouvez commencer le corps de l'e-mail en écrivant « ATTN. Suryo Kuncoro"
- Vous pouvez inclure l'ATTN. dans la section Objet et également dans le corps de l'e-mail.
Méthode 2 sur 3: Déterminer quand utiliser ATTN. dans l'e-mail
Étape 1. Utilisez ATTN
si vous n'avez pas l'adresse e-mail de la personne que vous recherchez. Si vous ne connaissez pas l'adresse e-mail directe de la personne ou du service que vous souhaitez contacter, vous pouvez envoyer un e-mail à l'adresse de contact indiquée sur le site Web de l'entreprise. Entrez ensuite l'ATTN. avec le nom de la personne ou du service attendu dans la section sujet.
Étape 2. Utilisez ATTN
pour la communication interne. Inclure ATTN. lorsque vous rédigez une note interne qui concerne un certain nombre de personnes, votre groupe ou votre service, mais nécessite une attention particulière de la part d'une ou deux personnes. De cette façon, vous transmettez l'information à tout le monde tout en montrant à qui elle est prioritaire.
Vous pouvez écrire « ATTN. Mirna Salim Hal: Sales Target », mais envoyez l'e-mail à toute l'équipe de vente
Méthode 3 sur 3: S'assurer que votre e-mail attire l'attention
Étape 1. Écrivez le sujet dans la section sujet
L'inclusion d'un sujet dans la section Objet est très importante pour que votre e-mail attire l'attention et que le destinataire soit informé du contenu de l'e-mail. Les e-mails qui ne contiennent pas d'objet sont susceptibles d'être supprimés ou perdus dans la boîte aux lettres, ou de renvoyer les destinataires car ils doivent ouvrir l'e-mail pour savoir ce qu'il contient.
Étape 2. Gardez le sujet court
La plupart des boîtes aux lettres électroniques n'affichent que 60 caractères de la section Objet et les téléphones portables seulement 25 à 30 caractères. En conséquence, vous devez écrire suffisamment de sujets. N'oubliez pas de noter d'abord les informations les plus importantes.
Formes abrégées telles que « ATTN ». et « Choses » facilitent l'ajout d'informations dans la section sujet
Étape 3. Écrivez quelque chose d'intéressant
Les boîtes aux lettres sont généralement inondées de spam et de promotions et de nombreuses personnes suppriment ces e-mails avant qu'ils ne soient ouverts. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas personnellement, vous devez rendre votre e-mail intéressant. Vous pouvez attirer l'attention du destinataire en écrivant quelque chose d'intéressant ou de créatif dans la section sujet.
- Vous pouvez écrire « Je ne veux rien de vous » si vous essayez d'atteindre quelqu'un que vous admirez mais que vous n'avez jamais rencontré, comme un auteur préféré ou quelqu'un que vous admirez dans votre secteur.
- Vous pouvez également écrire « Gagnez plus d'argent en élargissant votre clientèle » si vous essayez de créer un réseau commercial et que vous souhaitez que vos e-mails soient ouverts.
Étape 4. Incluez les détails importants
Vous devez inclure des informations relatives au corps de l'e-mail. Si vous écrivez un e-mail à un collègue au sujet d'un projet, incluez le nom du projet dans la section objet afin que votre collègue sache et puisse prioriser votre e-mail si nécessaire.
- Vous pouvez écrire « réponse nécessaire ». Ainsi, votre Email est susceptible d'être une priorité.
- Alternativement, écrivez une « petite question p.: réunion de l'après-midi » pour attirer l'attention car il semble que votre e-mail sera facile à répondre.
