Il y a des moments où vous devez passer un appel téléphonique important, peut-être pour demander à quelqu'un de vous rencontrer ou de commercialiser quelque chose. Si vous n'avez pas l'habitude de parler au téléphone, il peut être difficile d'entamer une conversation. La clé d'une conversation téléphonique réussie est de s'assurer que les deux parties sont à l'aise afin d'avoir une discussion facile.
Étape
Partie 1 sur 3: Faire un plan
Étape 1. Déterminez quel est votre objectif
Avant de décrocher le récepteur, vous devez savoir à quoi il sert. Par exemple, si vous appelez quelqu'un que vous aimez, l'objectif peut être de lui demander de vous rencontrer. En téléphonie d'entreprise, le but est de vendre des biens ou des services. Pensez à ce que vous attendez de la conversation.
- Essayez de garder vos objectifs spécifiques. Cela vous rendra plus préparé.
- Dans certains cas, le but d'une conversation téléphonique peut être plus général. Par exemple, appeler une entreprise pour se renseigner sur ses services sans savoir ce qui vous intéresse vraiment. Les informations que vous obtenez plus tard aident à déterminer ce dont vous avez besoin ou ce que vous voulez.
Étape 2. Sachez à qui vous allez parler
Lorsque vous appelez une personne en particulier que vous ne connaissez pas, essayez d'abord de connaître ses antécédents. De cette façon, vous savez à peu près à quoi vous attendre de la conversation. Par exemple, si vous voulez parler au PDG d'une entreprise, il peut être très occupé et ne pas avoir beaucoup de temps. Si vous appelez quelqu'un qui est timide, vous devrez peut-être parler davantage.
- Pour un téléphone professionnel, visitez le site Web de l'entreprise où travaille la personne que vous souhaitez appeler. Vous y trouverez le titre et peut-être une biographie qui vous donnera une petite idée.
- Pour les appels privés, demandez les informations de la personne à un ami qui la connaît également.
Étape 3. Notez quelques points de conversation
Une fois que vous savez ce que vous voulez et qui vous allez appeler, c'est une bonne idée de prendre quelques notes. Vous pouvez écrire des puces pour vous assurer que votre question est posée. Avec une liste, vous n'oubliez jamais quelque chose d'important.
- Vous devrez peut-être également décrire la conversation. Le contour devra peut-être être adapté à la réponse de l'autre personne, mais il s'agit essentiellement d'un guide si vous êtes nerveux.
- Pensez à combien de temps vous allez parler. Il est préférable de supposer que le temps n'est pas long. Alors, concentrez-vous sur le sujet important dont vous voulez parler.
Partie 2 sur 3: Démarrer une conversation
Étape 1. Dites bonjour et présentez-vous
Tout d'abord, vous devez dire un message d'accueil, tel que « bonjour » ou « bonjour ». De nos jours, de nombreuses personnes utilisent des récepteurs automatiques, mais vous devez toujours vous présenter à moins que l'autre personne à l'autre bout du fil ne vous salue par votre nom. Si vous appelez quelqu'un que vous connaissez bien, il suffit de mentionner son nom. Dans d'autres situations, fournissez plus d'informations afin que l'autre personne puisse vous identifier.
- Pour les salutations, vous pouvez également utiliser "Bonjour", "Bon après-midi" ou "Bonsoir".
- Sur un téléphone professionnel, indiquez également le nom de votre entreprise. Par exemple, "Bonjour, je suis Anisa Dewi de Mahkota Advertising."
- Pour les appels privés à votre béguin, vous devrez peut-être mentionner où vous l'avez rencontré. Par exemple: « Bonjour, c'est Mahesa. Nous nous sommes rencontrés au gymnase la semaine dernière."
- Si vous appelez un ami d'un ami, indiquez le nom de cet ami. Par exemple: « Bonjour, voici Lisa. Je suis l'ami d'Erik. Je pense qu'il a déjà dit que j'appellerais."
- Si vous appelez pour vous renseigner sur une offre d'emploi, indiquez d'où vous avez obtenu l'information. Par exemple, « Bonjour, je m'appelle Nurani Rahman. J'aimerais me renseigner sur le poste qui a été annoncé dans le journal d'hier.
- Si vous souhaitez simplement demander des informations générales à une entreprise, il n'est pas nécessaire de citer des noms. Vous pouvez simplement dire « Bonjour, je suis intéressé par le service de stockage que vous proposez ».
Étape 2. Demandez si c'est le bon moment pour parler
Si vous voulez que la conversation téléphonique soit un succès, assurez-vous que l'autre personne est aussi concentrée que vous. C'est pourquoi vous devez lui demander s'il a le temps avant de commencer la conversation. Si la réponse est oui, veuillez commencer à parler. Si la réponse est occupée ou sur le point de partir, trouvez une autre heure.
- S'il n'est pas prêt à parler lorsqu'il est appelé, fixez une autre heure avant de raccrocher. Vous pouvez dire: « Puis-je rappeler cet après-midi ? 3 heures, peut-être ?"
- S'il veut rappeler, indiquez un jour et une heure où vous le pouvez. Dites: « Je peux parler demain matin. Peut-être vers 10 ?
Étape 3. Commencez par les plaisanteries
Si vous appelez pour demander ou vendre quelque chose, n'allez pas droit au but tout de suite. L'autre personne pourrait bientôt se désintéresser. Au lieu de cela, essayez de commencer par une introduction telle qu'une petite discussion sur la météo.
- Cependant, ne mâchez pas vos mots trop longtemps. L'autre personne peut s'impatienter.
- Si vous connaissez la personne à qui vous parlez, dites quelque chose de plus personnel sur un sujet qui l'intéresse. Par exemple, s'il est fan de football, dites: « Il y a eu un match de Persebaya hier soir, n'est-ce pas ?
- Si vous ne le connaissez pas intimement, optez pour des plaisanteries générales. Par exemple: « Il a fait très chaud ces derniers temps. J'ai l'impression que l'année dernière, la saison sèche n'a pas été aussi chaude que celle-ci.
Étape 4. Discutez des points de conversation
Une fois que vous et l'autre personne êtes plus à l'aise et détendus, allez au cœur de la conversation. Parlez de façon succincte et concise, car vous semblerez peu sûr de vous si vous vous promenez.
- Tout en créant une impression de confiance, assurez-vous d'être poli lorsque vous demandez quelque chose à l'autre personne.
- Si vous parlez trop longtemps sans vous arrêter, l'autre personne peut cesser de prêter attention. Alors faites une pause et demandez des commentaires si vous avez quelque chose à dire.
- Ne pas manger ni mâcher de gomme en parlant. Le son qu'il produit donnera l'impression que vous n'êtes pas sérieux.
Partie 3 sur 3: Faire des réglages
Étape 1. Trouvez un endroit calme
Bien sûr, vous voulez que l'appel téléphonique se termine bien. Alors, créez un environnement propice à la conversation, dans un endroit calme. Minimisez le bruit de fond afin de ne pas avoir à demander à l'autre personne de répéter ce qu'elle dit ou de crier pour qu'elle vous entende.
- Le meilleur endroit pour appeler est une pièce vide avec une porte fermée. Vous êtes assuré de pouvoir parler calmement.
- Si vous devez appeler dans un bureau en plein air et que vous entendez la voix de vos collègues, essayez d'appeler lorsque le bureau est un peu calme. Par exemple, lors d'une pause déjeuner ou en fin de journée quand tout le monde est rentré à la maison.
- Dans la mesure du possible, évitez les appels téléphoniques importants dans les lieux publics, tels que les restaurants ou les magasins. Les lieux publics sont généralement pleins de distractions et trop encombrés. Si vous devez appeler lorsque vous êtes à l'extérieur, trouvez un endroit calme, comme une ruelle devant les toilettes d'un restaurant ou un couloir vide dans un magasin.
Étape 2. Vérifiez le signal
Aujourd'hui, de nombreuses personnes utilisent les téléphones portables comme téléphone principal. Si tel est le cas, assurez-vous que le signal de votre téléphone portable est fort afin que vous puissiez être sûr que la qualité sonore sera bonne. Cherchez un endroit qui offre un signal fort. S'il n'y a pas de signal, vous devrez peut-être utiliser une ligne fixe.
- La qualité sonore des téléphones fixes est généralement meilleure que celle des téléphones portables. Donc, si c'est absolument essentiel, utilisez une ligne fixe autant que possible, surtout si vous allez appeler un parent malentendant.
- Si vous utilisez un téléphone portable, tenez-le de manière à ce que le microphone intégré capte votre voix sans difficulté. Les appels importants ne doivent pas utiliser un haut-parleur.
Étape 3. Assurez-vous que vous êtes à l'aise
Avant de commencer à appeler, assurez-vous que vous êtes prêt à vous concentrer pleinement sur la conversation. Par exemple, préparez-vous pour ne pas avoir à aller aux toilettes et fournissez un verre pour ne pas avoir à vous lever si vous avez soif. C'est une bonne idée d'avoir un mouchoir à portée de main au cas où vous auriez besoin d'éternuer au téléphone.
Décidez si vous êtes plus à l'aise pour parler assis ou debout. Si vous êtes nerveux, vous pouvez peut-être vous calmer en faisant une petite promenade
Des astuces
- Si vous êtes nerveux, vous avez peut-être besoin d'entraînement. Demandez à un ami ou à un membre de votre famille d'agir comme la personne que vous appelez.
- Si vous appelez des personnes en privé ou à titre social, vous pouvez commencer par envoyer un message indiquant: « Pourriez-vous prendre une minute pour parler au téléphone ? » Il peut être plus réceptif s'il sait que vous allez l'appeler.
- Essayez de créer une attitude positive. Même si la personne à qui vous parlez ne peut pas voir, sourire en parlant rendra votre voix enthousiaste et positive.
- Prononcez les mots correctement. Essayez de faire comprendre à l'autre personne ce que vous dites sans difficulté.
- Faites attention à la vitesse de votre discours. Les mots trop rapides sont parfois difficiles à saisir.
