Excel est idéal pour les tableaux et les données, mais comment pouvez-vous l'utiliser et le structurer pour qu'il réponde à vos besoins ? L'outil de tri vous permet de trier rapidement les colonnes avec différents formats, ou vous pouvez créer vos propres formats pour plusieurs colonnes et types de données. Utilisez la fonction Trier pour organiser vos données et les rendre plus faciles à comprendre et à utiliser.
Étape
Partie 1 sur 3: Tri par ordre alphabétique ou par numéro
Étape 1. Sélectionnez vos données
Vous pouvez cliquer et faire glisser (cliquer et faire glisser) pour sélectionner la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer le tri, ou vous pouvez cliquer sur une cellule de la colonne pour activer cette cellule et laisser Excel trier les données automatiquement.
Toutes les données d'une colonne doivent être classées selon leur type à trier (exemple: texte, nombres, dates)
Étape 2. Recherchez le bouton Trier
Ce bouton est situé sur l'onglet Données de la section Trier et filtrer. Pour trier rapidement, utilisez les boutons « AZ↓ » et « AZ↑ ».
Étape 3. Triez vos colonnes en cliquant sur le bouton approprié
Lorsque vous triez des nombres, vous pouvez les trier du plus bas au plus élevé ("AZ↓") ou du plus haut au plus bas ("AZ↑"). Lorsque vous triez du texte, vous pouvez le trier par ordre alphabétique ("AZ↓") ou dans l'ordre alphabétique inverse ("AZ↑"). Lorsque vous triez des dates ou des heures, vous pouvez les trier du plus ancien au plus récent ("AZ↓") ou du plus ancien au plus ancien ("AZ↑").
S'il existe une autre colonne contenant des données en plus de la colonne que vous triez, une fenêtre de question apparaîtra vous demandant si vous souhaitez saisir les données pour le tri. Le résultat de l'ordre est toujours basé sur la colonne que vous avez sélectionnée, mais les données à côté de cette colonne suivront l'ordre en fonction des données de la colonne sélectionnée
Étape 4. Problème avec la colonne qui ne triera pas
Si vous rencontrez un message d'erreur lorsque vous essayez de trier, la cause la plus courante est un problème de formatage des données.
- Si vous triez des nombres, assurez-vous que toutes les cellules sont formatées en nombres et non en texte. Les chiffres peuvent être accidentellement « importés » ou lus sous forme de texte à partir de certains programmes ou applications de comptabilité.
- Si vous triez du texte, des erreurs peuvent provenir de la présence d'espaces ou d'un formatage incorrect des données.
- Si vous triez par date ou par heure, le problème vient généralement du format des données. Pour qu'Excel puisse trier par date, vous devez vous assurer que toutes vos données sont formatées en tant que dates.
Partie 2 sur 3: Trier par plusieurs critères
Étape 1. Sélectionnez vos données
Supposons que vous ayez une feuille de calcul avec une liste de noms de clients et leurs villes. Ensuite, vous souhaitez trier les villes par ordre alphabétique, puis trier chaque client par ordre alphabétique également au sein de chaque ville. Vous pouvez le faire en créant un tri personnalisé.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Trier
Il est situé dans la section "Trier et filtrer" de l'onglet Données. Une fenêtre apparaîtra, vous permettant de créer une séquence spécifique avec différents critères.
Si votre colonne a des en-têtes dans la première cellule, par exemple « Ville » et « Nom », assurez-vous de cocher la case Mes données ont des en-têtes dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de tri qui apparaît plus tôt
Étape 3. Effectuez vos premiers réglages
Cliquez sur le menu Trier par pour sélectionner la colonne souhaitée. Dans cet exemple, vous allez d'abord trier la ville, alors sélectionnez la colonne appropriée dans le menu.
- Dans le menu "Trier sur", sélectionnez "Valeurs".
- Organisez l'ordre "A à Z" ou "Z à A" à votre guise.
Étape 4. Effectuez le deuxième réglage
Cliquez sur le bouton Ajouter des niveaux. Cela ajoutera un paramètre supplémentaire en dessous du premier paramètre. Sélectionnez la deuxième colonne (Nom de la colonne dans cet exemple), puis ajustez les paramètres (pour une lecture plus facile, choisissez le même menu de paramètres que dans le premier paramètre).
Étape 5. Cliquez sur OK
Votre liste sera triée en fonction des paramètres que vous avez définis précédemment. Vous pouvez voir les villes triées par ordre alphabétique et les noms de clients triés par ordre alphabétique dans chaque ville.
Cet exemple est un exemple simple et ne comprend que deux colonnes. Cependant, vous pouvez créer des séquences complexes et inclure plusieurs colonnes si vous le souhaitez
Partie 3 sur 3: Trier par couleur de cellule ou par lettre
Étape 1. Sélectionnez vos données
Vous pouvez cliquer et faire glisser (cliquer et faire glisser) pour sélectionner la colonne sur laquelle vous souhaitez trier, ou vous pouvez cliquer sur une cellule de la colonne pour rendre cette cellule active et laisser Excel trier les données automatiquement.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Trier
Il se trouve dans l'onglet Données de la section "Trier et filtrer". La fenêtre Trier apparaît. Si vous avez une autre colonne contenant des données à côté de la colonne que vous avez sélectionnée, il vous sera demandé si vous souhaitez saisir ces données.
Étape 3. Sélectionnez "Couleur de la cellule" ou "Couleur de la police" dans le menu "Trier par"
Cela vous permettra de sélectionner la première couleur que vous souhaitez trier.
Étape 4. Choisissez la couleur que vous souhaitez trier en premier
Dans le menu Commande, vous pouvez utiliser le menu « déroulant » pour sélectionner la couleur que vous souhaitez mettre en premier ou en dernier dans la commande. Vous ne pouvez choisir que la couleur qui est dans la colonne.
Il n'y a pas de "par défaut" ou de paramètre par défaut pour le tri des couleurs. Vous devez prendre les dispositions vous-même
Étape 5. Ajoutez une autre couleur
Vous devrez ajouter d'autres paramètres pour chaque couleur que vous triez. Cliquez sur Ajouter un niveau pour ajouter des paramètres. Sélectionnez la couleur suivante que vous souhaitez trier, puis définissez les ordres d'arrangement dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les faire.
Assurez-vous que chaque commande de configuration est la même pour chaque paramètre. Par exemple, si vous triez de haut en bas, assurez-vous que dans le menu Ordre pour chaque paramètre, vous sélectionnez En haut
Étape 6. Cliquez sur OK
Chaque paramètre prendra effet individuellement et les colonnes seront triées en fonction de la couleur que vous avez définie.
Des astuces
- Essayez de trier les données d'une manière différente; Différents points de vue peuvent montrer différents aspects de l'information présentée.
- Si votre feuille de calcul contient des sommes, des moyennes ou d'autres informations récapitulatives sous les informations que vous souhaitez trier, veillez à ne pas les trier également.
