Le courrier électronique est l'une des formes de communication les plus courantes dans le monde moderne. Savoir comment vous présenter aux autres par e-mail peut améliorer votre carrière et votre réseau. La rédaction d'un e-mail d'introduction concis et clair augmentera les chances que l'e-mail soit lu et que le lecteur interagisse avec vous. Évitez certaines des erreurs les plus courantes pour vous assurer que votre e-mail se démarque des autres.
Étape
Méthode 1 sur 3: Démarrer l'e-mail avec force
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Étape 1. Assurez-vous que l'objet de l'e-mail est clair
Les destinataires doivent connaître le contour de l'e-mail avant même de l'ouvrir. Assurez-vous qu'il est bref; car les choses longues peuvent se compliquer. Pour un e-mail d'introduction, vous pouvez écrire "Introduction - Votre nom".
- Assurez-vous d'abord d'écrire le sujet! L'erreur qui arrive souvent est d'oublier d'écrire sur l'e-mail.
- Les appareils mobiles n'affichent généralement qu'environ 25 à 30 caractères dans le sujet, alors assurez-vous de le garder court.
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Étape 2. Ouvrez avec un message d'accueil professionnel
Ne commencez pas par "Bonjour" ou "Salut". Salutations comme celle-ci seulement si vous connaissez déjà la personne. Commencez par les bonnes salutations professionnelles. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire.
- "À Mlle/Monsieur/Madame" - Si vous n'êtes pas du tout sûr de l'état matrimonial de la femme destinataire, utilisez toujours Miss pour être plus poli.
- "Aux personnes intéressées" - Ce message d'accueil ne doit être utilisé que si vous n'êtes pas sûr de qui recevra le message.
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Étape 3. Présentez-vous
La première phrase doit vous présenter au destinataire. Cela leur permet d'associer le nom avec le reste du message électronique.
- "Moi …"
- Donnez le titre si disponible. Si vous avez plusieurs diplômes, sélectionnez simplement le plus important ou le plus pertinent.
Méthode 2 sur 3: Garder les e-mails concis
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Étape 1. Expliquez comment vous pouvez obtenir l'adresse e-mail du destinataire
Dites aux destinataires comment vous avez trouvé leurs coordonnées. Cela aide à montrer que vous suivez le bon chemin pour les atteindre.
- "Votre chef de bureau m'a donné cette adresse e-mail"
- "J'ai trouvé cette adresse e-mail sur votre site Web"
- "Untel et untel ont dit que je devrais t'appeler"
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Étape 2. Parlez de la dernière fois que vous vous êtes vu (le cas échéant)
Éveiller la mémoire de quelqu'un créera plus d'engagement.
- "Nous avons parlé brièvement à la conférence la semaine dernière"
- "Nous avons parlé au téléphone hier"
- "J'ai vu votre présentation le…"
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Étape 3. Partagez des intérêts communs
Cela vous aide à entrer en contact avec vos destinataires et rend votre courrier électronique professionnel moins guindé. Pour déterminer les intérêts communs, vous pouvez faire une petite recherche sur le destinataire de l'e-mail. Consultez également Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Assurez-vous de dire où vous avez trouvé cet intérêt commun, sinon vous pourriez être considéré comme un harceleur.
- Si possible, conservez le contenu de l'e-mail lié à une entreprise qui se rapporte à un intérêt commun, comme quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle partagée que vous souhaitez partager.
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Étape 4. Donnez les raisons pour lesquelles vous souhaitez vous connecter
N'attendez pas trop longtemps pour aller au cœur de l'e-mail. Personne ne lira un e-mail quelques paragraphes plus loin avant d'en arriver au but de votre e-mail. Expliquez clairement et de manière concise ce que vous voulez et pourquoi vous contactez la personne. Si vous demandez des conseils ou faites une autre demande, assurez-vous que la demande est bien gérée, surtout s'il s'agit de votre premier contact.
- « Je souhaite en savoir plus sur… »
- "J'aimerais vous rencontrer pour discuter…"
- "Je veux votre avis sur…"
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Étape 5. Assurez-vous que votre e-mail se concentre sur un sujet
Un e-mail de travers fera perdre tout intérêt au destinataire ou oubliera pourquoi vous avez envoyé l'e-mail. Gardez votre e-mail d'introduction simple et ne demandez qu'une seule chose au destinataire.
Méthode 3 sur 3: Fin de l'e-mail
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Étape 1. Remerciez le destinataire pour son temps
La lecture d'un e-mail dans son intégralité prend du sérieux, alors assurez-vous de remercier le destinataire d'avoir pris le temps de le lire. Cette simple courtoisie améliorera considérablement l'humeur du destinataire et augmentera vos chances d'obtenir une réponse.
- "Je vous remercie d'avoir pris le temps de lire cet e-mail."
- « Merci d'avoir pris du temps sur votre emploi du temps pour lire ceci. »
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Étape 2. Préparez un appel à l'action
Demandez au destinataire de répondre à un e-mail, d'appeler, de réfléchir à votre proposition ou à toute autre chose pour l'impliquer. Une autre façon d'augmenter le lien est de poser des questions.
- "Appelle-moi quand tu as du temps libre"
- « Retrouvons-nous pour déjeuner bientôt »
- "Qu'en pensez-vous…?"
- "J'attends avec impatience votre réponse"
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Étape 3. Terminez l'e-mail
Lorsque vous terminez un e-mail professionnel, assurez-vous de dire merci de manière concise. Une simple salutation finale gardera l'e-mail professionnel mais exprimera toujours votre gratitude.
- "Salutations",
- "Merci",
- "Bien à vous",
- Évitez de dire « Salutations et salutations », « Cordialement », « Santé ! », « Salutations de paix », « Merci pour votre considération ».
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Étape 4. Inclure la signature
Si vous n'avez pas configuré votre service de messagerie pour inclure une signature, assurez-vous de terminer l'e-mail avec votre nom, votre titre et vos coordonnées. Ne surchargez pas cette section avec cinq numéros de téléphone, deux adresses e-mail et trois sites Web. Restez simple pour que le destinataire connaisse le meilleur moyen de renouer avec vous. Évitez d'inclure des citations dans votre signature.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Étape 5. Vérifiez l'orthographe de l'e-mail
Avant de cliquer sur le bouton « Envoyer », prenez le temps de lire votre e-mail plusieurs fois et de corriger les erreurs que vous trouverez. Cet e-mail sera probablement votre premier contact avec le destinataire, alors assurez-vous de laisser la meilleure impression. Les fautes d'orthographe et de grammaire rendront instantanément vos e-mails beaucoup moins professionnels.