Le courrier électronique est l'une des formes de communication les plus courantes dans le monde moderne. Savoir comment vous présenter aux autres par e-mail peut améliorer votre carrière et votre réseau. La rédaction d'un e-mail d'introduction concis et clair augmentera les chances que l'e-mail soit lu et que le lecteur interagisse avec vous. Évitez certaines des erreurs les plus courantes pour vous assurer que votre e-mail se démarque des autres.
Étape
Méthode 1 sur 3: Démarrer l'e-mail avec force
Étape 1. Assurez-vous que l'objet de l'e-mail est clair
Les destinataires doivent connaître le contour de l'e-mail avant même de l'ouvrir. Assurez-vous qu'il est bref; car les choses longues peuvent se compliquer. Pour un e-mail d'introduction, vous pouvez écrire "Introduction - Votre nom".
- Assurez-vous d'abord d'écrire le sujet! L'erreur qui arrive souvent est d'oublier d'écrire sur l'e-mail.
- Les appareils mobiles n'affichent généralement qu'environ 25 à 30 caractères dans le sujet, alors assurez-vous de le garder court.
Étape 2. Ouvrez avec un message d'accueil professionnel
Ne commencez pas par "Bonjour" ou "Salut". Salutations comme celle-ci seulement si vous connaissez déjà la personne. Commencez par les bonnes salutations professionnelles. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire.
- "À Mlle/Monsieur/Madame" - Si vous n'êtes pas du tout sûr de l'état matrimonial de la femme destinataire, utilisez toujours Miss pour être plus poli.
- "Aux personnes intéressées" - Ce message d'accueil ne doit être utilisé que si vous n'êtes pas sûr de qui recevra le message.
Étape 3. Présentez-vous
La première phrase doit vous présenter au destinataire. Cela leur permet d'associer le nom avec le reste du message électronique.
- "Moi …"
- Donnez le titre si disponible. Si vous avez plusieurs diplômes, sélectionnez simplement le plus important ou le plus pertinent.
Méthode 2 sur 3: Garder les e-mails concis
Étape 1. Expliquez comment vous pouvez obtenir l'adresse e-mail du destinataire
Dites aux destinataires comment vous avez trouvé leurs coordonnées. Cela aide à montrer que vous suivez le bon chemin pour les atteindre.
- "Votre chef de bureau m'a donné cette adresse e-mail"
- "J'ai trouvé cette adresse e-mail sur votre site Web"
- "Untel et untel ont dit que je devrais t'appeler"
Étape 2. Parlez de la dernière fois que vous vous êtes vu (le cas échéant)
Éveiller la mémoire de quelqu'un créera plus d'engagement.
- "Nous avons parlé brièvement à la conférence la semaine dernière"
- "Nous avons parlé au téléphone hier"
- "J'ai vu votre présentation le…"
Étape 3. Partagez des intérêts communs
Cela vous aide à entrer en contact avec vos destinataires et rend votre courrier électronique professionnel moins guindé. Pour déterminer les intérêts communs, vous pouvez faire une petite recherche sur le destinataire de l'e-mail. Consultez également Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Assurez-vous de dire où vous avez trouvé cet intérêt commun, sinon vous pourriez être considéré comme un harceleur.
- Si possible, conservez le contenu de l'e-mail lié à une entreprise qui se rapporte à un intérêt commun, comme quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle partagée que vous souhaitez partager.
Étape 4. Donnez les raisons pour lesquelles vous souhaitez vous connecter
N'attendez pas trop longtemps pour aller au cœur de l'e-mail. Personne ne lira un e-mail quelques paragraphes plus loin avant d'en arriver au but de votre e-mail. Expliquez clairement et de manière concise ce que vous voulez et pourquoi vous contactez la personne. Si vous demandez des conseils ou faites une autre demande, assurez-vous que la demande est bien gérée, surtout s'il s'agit de votre premier contact.
- « Je souhaite en savoir plus sur… »
- "J'aimerais vous rencontrer pour discuter…"
- "Je veux votre avis sur…"
Étape 5. Assurez-vous que votre e-mail se concentre sur un sujet
Un e-mail de travers fera perdre tout intérêt au destinataire ou oubliera pourquoi vous avez envoyé l'e-mail. Gardez votre e-mail d'introduction simple et ne demandez qu'une seule chose au destinataire.
Méthode 3 sur 3: Fin de l'e-mail
Étape 1. Remerciez le destinataire pour son temps
La lecture d'un e-mail dans son intégralité prend du sérieux, alors assurez-vous de remercier le destinataire d'avoir pris le temps de le lire. Cette simple courtoisie améliorera considérablement l'humeur du destinataire et augmentera vos chances d'obtenir une réponse.
- "Je vous remercie d'avoir pris le temps de lire cet e-mail."
- « Merci d'avoir pris du temps sur votre emploi du temps pour lire ceci. »
Étape 2. Préparez un appel à l'action
Demandez au destinataire de répondre à un e-mail, d'appeler, de réfléchir à votre proposition ou à toute autre chose pour l'impliquer. Une autre façon d'augmenter le lien est de poser des questions.
- "Appelle-moi quand tu as du temps libre"
- « Retrouvons-nous pour déjeuner bientôt »
- "Qu'en pensez-vous…?"
- "J'attends avec impatience votre réponse"
Étape 3. Terminez l'e-mail
Lorsque vous terminez un e-mail professionnel, assurez-vous de dire merci de manière concise. Une simple salutation finale gardera l'e-mail professionnel mais exprimera toujours votre gratitude.
- "Salutations",
- "Merci",
- "Bien à vous",
- Évitez de dire « Salutations et salutations », « Cordialement », « Santé ! », « Salutations de paix », « Merci pour votre considération ».
Étape 4. Inclure la signature
Si vous n'avez pas configuré votre service de messagerie pour inclure une signature, assurez-vous de terminer l'e-mail avec votre nom, votre titre et vos coordonnées. Ne surchargez pas cette section avec cinq numéros de téléphone, deux adresses e-mail et trois sites Web. Restez simple pour que le destinataire connaisse le meilleur moyen de renouer avec vous. Évitez d'inclure des citations dans votre signature.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Étape 5. Vérifiez l'orthographe de l'e-mail
Avant de cliquer sur le bouton « Envoyer », prenez le temps de lire votre e-mail plusieurs fois et de corriger les erreurs que vous trouverez. Cet e-mail sera probablement votre premier contact avec le destinataire, alors assurez-vous de laisser la meilleure impression. Les fautes d'orthographe et de grammaire rendront instantanément vos e-mails beaucoup moins professionnels.
