Le choix du bon format de lettre dépend principalement du type de lettre que vous souhaitez écrire et à qui vous l'adressez. Le format de lettre que vous pouvez utiliser lorsque vous écrivez à un ami sera très différent du format utilisé pour écrire des lettres formelles. De plus, le format traditionnel de la lettre envoyée par la poste est différent du format utilisé pour l'e-mail. Continuez votre lecture pour en savoir plus sur la façon de formater correctement une lettre que vous pouvez utiliser pour écrire votre prochaine lettre.
Étape
Méthode 1 sur 4: Formater une entreprise ou une lettre formelle
Étape 1. Écrivez votre nom et votre adresse en haut de votre lettre
Incluez les adresses, les villes, les provinces et les codes postaux en blocs, alignés à gauche et à simple interligne.
- La ville, la province et le code postal sont écrits sur une ligne, tandis que les adresses sont écrites sur une ligne distincte.
- Si vous envoyez une lettre avec du papier à en-tête contenant déjà ces informations, ignorez cette étape. N'incluez pas l'adresse de retour deux fois.
Étape 2. Écrivez la date juste en dessous de votre adresse
Écrivez la date à laquelle la lettre a été écrite ou la date à laquelle la lettre a été complétée, c'est à vous de décider.
- La date est écrite à gauche, de la même manière que l'adresse qui se trouve juste au-dessus.
- Écrivez la date au format « mois-jour-année ». Écrivez le mois avec des lettres, mais utilisez des chiffres pour écrire le jour et l'année. Par exemple: 9 février 2013.
Étape 3. Laissez une ligne vide entre la date et la partie suivante de la lettre
Cela séparera l'adresse de la section suivante, ce qui la rendra plus facile à lire.
Étape 4. Notez la ligne de référence, si nécessaire
Si la lettre est écrite avec une référence à un point particulier, cela peut aider le lecteur à écrire une ligne de référence qui commence par « Re: »
- Les lignes de référence sont écrites alignées à gauche et essaient de se composer d'une seule ligne.
- Notez la ligne de référence lorsque vous répondez à des lettres, des offres d'emploi ou des demandes d'informations.
- Si vous écrivez une ligne de références, laissez une ligne vide après celle-ci pour séparer la ligne de référence du reste de la lettre.
Étape 5. Notez l'adresse du destinataire
Notez le nom et le titre du destinataire, ainsi que le nom de l'entreprise, l'adresse, la ville, l'état et le code postal.
- Toutes ces informations sont alignées à gauche et à simple interligne. Le nom du destinataire est écrit sur une ligne distincte, ainsi que le titre, le nom de l'entreprise et l'adresse postale du destinataire. La ville, la province et le code postal sont écrits sur une seule ligne.
- Si vous envoyez une lettre dans un autre pays, écrivez le nom du pays en lettres majuscules sur une ligne séparée sous l'adresse du destinataire.
- Adressez la lettre à une personne en particulier, si possible, et écrivez le nom de la personne avec un titre approprié tel que « Mr » ou « Mère ». Si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, vous n'avez pas besoin d'écrire le titre.
- Laissez une ligne vide sous l'adresse complète du destinataire.
Étape 6. Commencez le corps de votre lettre par une salutation polie
Un message d'accueil commun commence généralement par « Cher Monsieur », suivi du titre et du nom de famille du destinataire. Mettez une virgule après le nom de famille du destinataire.
- Les salutations sont écrites alignées à gauche.
- Si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, vous pouvez vous adresser au destinataire par son nom complet ou écrire le titre du poste du destinataire suivi de son nom de famille.
- Laissez une ligne vide après le message d'accueil.
Étape 7. Écrivez une ligne d'objet, si vous le souhaitez
Écrivez la ligne d'objet en majuscules sous le message d'accueil, aligné à gauche.
- Gardez la ligne d'objet courte mais descriptive. Essayez de n'avoir qu'une seule ligne.
- Il convient de noter que ce n'est pas conventionnel et ne doit pas être utilisé fréquemment.
- N'incluez pas de ligne d'objet si vous avez déjà inclus une ligne de référence.
- Laissez une ligne vide après la ligne d'objet si vous incluez une ligne d'objet.
Étape 8. Commencez le corps de la lettre par une brève introduction expliquant le but de votre lettre
Les paragraphes de la lettre sont écrits alignés à gauche mais le début de chaque paragraphe est écrit en retrait.
Étape 9. Suivez l'introduction de la lettre avec le corps le plus long de la lettre
Cette section doit expliquer le but de la lettre et inclure également une conclusion résumant tout ce qui est écrit dans la lettre.
Écrivez brièvement le corps de la lettre. Chaque paragraphe est à interligne simple, mais laissez une ligne vide entre chaque paragraphe et après le dernier paragraphe
Étape 10. Terminez votre lettre par une salutation de clôture polie
Des exemples de salutations de clôture polies incluent « Sincèrement », « Salutations » ou « Merci ». N'oubliez pas d'écrire la salutation finale alignée à gauche et suivie d'une virgule.
Seule la première lettre du premier mot du message de clôture est en majuscule
Étape 11. Suivez le message de clôture avec votre nom
Cependant, laissez trois lignes vides sous le message de clôture avant d'écrire votre nom complet, suivi de votre intitulé de poste sur la ligne ci-dessous.
Étape 12. Énumérez les pièces jointes à la toute fin de votre lettre
Si vous joignez une pièce jointe, écrivez « Pièces jointes » / « Pièce jointe » une ligne sous votre nom et votre titre et notez toutes les pièces jointes qui sont incluses avec la lettre.
- Notez que ce n'est pas obligatoire si vous n'incluez aucune pièce jointe.
- Les pièces jointes sont alignées à gauche et à simple interligne.
Étape 13. Entrez les initiales de la dactylo, si vous le souhaitez
Si quelqu'un d'autre tape la lettre et que vous dictez, indiquez le prénom et le nom de la dactylo tout en bas de votre lettre, une ligne en dessous de la pièce jointe.
Étape 14. Signez la lettre après l'impression
Signez la lettre avec un stylo entre le message de clôture et votre nom. Signer une lettre avec un stylo montre au destinataire que vous prenez votre temps pour lui envoyer cette lettre et que cela est important.
Méthode 2 sur 4: Formater une lettre à un ami proche ou à un parent (lettre personnelle)
Étape 1. Notez la date
Incluez la date à laquelle la lettre a été écrite ou la date à laquelle la lettre a été complétée en haut à droite de la lettre.
- Écrivez la date au format « mois-jour-année ». L'écriture du mois en lettres est généralement le format standard, mais pour ce type de lettre, vous pouvez écrire la date entière en chiffres.
- La date est écrite alignée à droite.
Étape 2. Écrivez une salutation amicale
Le message d'accueil « Cher » reste le message d'accueil le plus couramment utilisé, mais, selon votre relation avec le destinataire, vous pourrez peut-être écrire le nom du destinataire sans aucune formalité.
- Les salutations sont écrites alignées à gauche et suivies d'une virgule.
- Lorsque vous écrivez à un ami ou à un collègue, vous ne pouvez généralement écrire que son prénom. Par exemple: « Chère Jeanne ».
- Pour une lettre encore plus personnelle, vous pouvez remplacer « Cher » par un message d'accueil décontracté tel que « Bonjour », « Salut » ou « Hey ».
- Si vous écrivez à un parent ou à une personne que vous devez vraiment respecter, indiquez le titre personnel et le nom de famille du destinataire. Par exemple: « Chère Mme Roberts »
- Laissez une ligne vide entre le message d'accueil et le texte principal de la lettre.
Étape 3. Écrivez l'introduction, le corps/le corps et la conclusion du texte principal de votre lettre
L'introduction et la conclusion ne doivent comporter qu'un court paragraphe chacune, mais le corps de la lettre est généralement beaucoup plus long.
- Le texte principal de la lettre est aligné à gauche, mais la première ligne de chaque paragraphe est en retrait.
- L'intégralité du texte principal de la lettre est à interligne simple. Vous ne laissez généralement pas de paragraphes entre les paragraphes dans une lettre personnelle, mais vous pouvez le faire si cela rend votre lettre plus facile à lire.
- Laissez une ligne vide après la dernière phrase de votre texte principal pour séparer le texte principal du message de clôture.
Étape 4. Fermez avec un message de clôture approprié
"Sincèrement" est encore assez couramment utilisé, même pour les lettres personnelles. Si la lettre est assez décontractée, cependant, vous pouvez inclure une salutation de clôture moins conventionnelle. Essayez quelque chose comme « À plus tard ! ou "A plus tard !" si vous écrivez à un ami proche.
- Mettez une virgule après le message de clôture, mais ne tapez pas votre nom après.
- La salutation finale est écrite parallèlement à l'en-tête.
Étape 5. Signez votre lettre
Signez votre lettre sous le salut de clôture. Habituellement, votre nom est écrit à la main plutôt qu'imprimé sur une imprimante.
Si vous vous appelez habituellement par des prénoms avec le destinataire de la lettre, vous pouvez simplement écrire votre prénom et en finir. Cependant, si le destinataire ne sait pas qui vous êtes de par votre prénom, assurez-vous d'inclure également votre nom de famille
Méthode 3 sur 4: Formater un e-mail officiel ou professionnel
Étape 1. Commencez par rédiger une description courte mais précise de l'objectif de votre e-mail
Cette description se trouve dans l'objet de votre e-mail, pas dans le corps de l'e-mail.
Si votre email a été attendu par le destinataire de l'email, cette description ne peut être qu'une référence au sujet en cours de discussion. Si cet e-mail n'est pas attendu, rédiger une description peut être un peu difficile. Le but de la rédaction d'une description est de permettre aux lecteurs de deviner de quoi parle votre e-mail lorsqu'ils ouvrent et lisent votre e-mail. Cela signifie que la description doit motiver vos lecteurs à ouvrir et à lire votre e-mail
Étape 2. Commencez à rédiger l'e-mail avec une salutation formelle
Il commence généralement par « Cher » et est suivi du titre officiel du destinataire de l'e-mail ou de la société à laquelle vous envoyez un e-mail.
- Adressez la lettre à un destinataire spécifique si possible. Évitez d'envoyer des lettres à des destinataires anonymes. Utilisez « À qui de droit » uniquement s'il n'y a pas d'autre option.
- En fait, la ponctuation la plus appropriée à utiliser après un message d'accueil est toujours un deux-points. Cependant, de nos jours, la plupart des gens utilisent une virgule après le message d'accueil dans la rédaction d'e-mails officiels.
- Si vous ne savez pas si vous souhaitez saluer le destinataire avec « Maman » ou « Père », écrivez simplement le nom complet du destinataire.
- Laissez une ligne vide après la salutation formelle.
Étape 3. Rédigez le texte principal de la lettre, en le gardant court mais informatif
Comme tout type de lettre, le texte principal doit inclure une introduction, un corps et une conclusion. Gardez toutes les parties, y compris les parties du corps, aussi courtes et précises que possible.
- Le texte principal est aligné à gauche.
- Le début de chaque paragraphe n'a pas besoin d'être en retrait.
- Le texte principal est à interligne simple, mais laissez une ligne blanche entre chaque paragraphe et après le dernier paragraphe.
Étape 4. Utilisez une salutation de clôture polie
Tapez « Sincèrement » ou une autre salutation de clôture tout aussi polie, après le texte principal de votre lettre et faites-le suivre d'une virgule.
- N'oubliez pas d'écrire la salutation de fermeture alignée à gauche et seule la première lettre du premier mot de la salutation est en majuscule.
- D'autres salutations formelles de clôture qui peuvent être utilisées incluent « Merci », « Salutations » et « Salutations ».
Étape 5. Tapez votre nom juste en dessous du message de clôture
Contrairement aux lettres écrites/imprimées sur papier, vous ne pourrez pas signer vos e-mails avec un stylo.
Votre nom est aligné à gauche
Étape 6. Écrivez vos coordonnées en bas
Laissez une ligne vide après votre nom, puis saisissez votre adresse physique, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre site Web ou blog si vous en avez un.
Toutes les informations sont écrites alignées à gauche et à simple interligne. Chaque information de contact est tapée sur une ligne distincte
Méthode 4 sur 4: Formatage des e-mails pour les amis
Étape 1. Commencez par rédiger une description brève mais précise de l'objet de votre e-mail dans la section Objet de l'e-mail
Cette description permet aux destinataires de connaître en un coup d'œil l'objet de votre e-mail avant de l'ouvrir et leur donne suffisamment d'informations pour qu'ils puissent deviner de quoi parle votre e-mail.
Étape 2. Commencez par écrire une salutation polie ou une salutation dans la section texte de l'e-mail
Vous pouvez écrire n'importe quelle salutation polie que vous aimez, telle que "Cher". Suivez ceci avec le nom du destinataire.
- Les salutations sont écrites alignées à gauche.
- Si vous écrivez à un ami proche, vous pouvez laisser le message d'accueil complètement à l'écart et commencer simplement par son prénom suivi d'une virgule.
- Laissez une ligne vide entre le message d'accueil et le corps de votre e-mail.
Étape 3. Saisissez le corps de votre e-mail
Comme tous les types de lettres, le corps de votre e-mail doit inclure une introduction, un corps et une conclusion. Cependant, si vous écrivez un e-mail à un ami proche, ce type de format peut ne pas être nécessaire.
Étape 4. Terminez votre e-mail par un message de clôture
Lorsque vous fermez un e-mail pour un ami, le message de clôture n'a pas besoin d'être formel, mais il doit être un signe que votre e-mail se termine.
Si vous écrivez à un ami très proche, vous pouvez parfois terminer votre e-mail par votre nom au lieu d'écrire un message de clôture
Des astuces
- Il convient de noter qu'il existe de légères différences entre les lettres officielles aux États-Unis et les lettres officielles au Royaume-Uni (UK). Au Royaume-Uni, l'adresse de retour et la date sont alignées à droite et la ligne d'objet, le cas échéant, est centrée. De plus, la date est écrite au format « jour-mois-année » et une virgule est écrite après le message d'accueil, pas un deux-points.
- Si vous n'aimez pas le format décrit ici, parfois appelé format bloc, vous pouvez également utiliser le format bloc modifié et le format semi-bloc. Ces formats contiennent essentiellement les mêmes informations, et seuls les emplacements sont différents.
