Microsoft Access est un programme de création de bases de données qui permet à quiconque de créer et de gérer des bases de données. Ce programme convient aux petits projets aux grandes entreprises, et fonctionne de manière très visuelle. Cela le rend excellent pour la saisie de données, car vous n'avez pas à travailler avec des tableaux ou des feuilles de calcul. Découvrez les premières étapes ci-dessous pour commencer à tirer le meilleur parti de Microsoft Access.
Étape
Partie 1 sur 6: Création d'une nouvelle base de données
Étape 1. Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez "Nouveau"
Une base de données est un endroit où vos données sont stockées sous diverses formes. Vous pouvez choisir de créer une base de données vide ou de choisir parmi un modèle existant.
- Une base de données vide est la base de données Access standard et est recommandée pour une utilisation locale. La création d'une base de données locale inclura une table.
- Les bases de données Web sont conçues pour être compatibles avec les périphériques Web Access. La création d'une base de données Web comprendra une table.
- Les modèles sont des bases de données qui ont été conçues pour diverses utilisations. Choisissez un modèle si vous ne voulez pas perdre de temps à concevoir la base de données.
Étape 2. Nommez la base de données
Une fois que vous avez sélectionné le type de base de données, donnez-lui un nom qui reflète son contenu. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec de nombreuses bases de données différentes. Entrez le nom de votre base de données dans la case "Nom du fichier". Sélectionnez "Créer" pour créer un nouveau fichier de base de données.
Partie 2 sur 6: Ajout de données à la base de données
Étape 1. Déterminez la meilleure structure pour vos données
Si vous créez une base de données vide, vous devrez réfléchir à la manière d'organiser vos données et d'ajouter des structures de données appropriées. Il existe différentes manières de formater et d'interagir avec vos données dans Access:
- Tableaux - Les tableaux sont le principal moyen de stocker des données dans votre base de données. Les tableaux peuvent être comparés à des feuilles de calcul dans Excel: les données sont organisées en colonnes et en tableaux. Par conséquent, l'importation de données à partir d'Excel et d'autres programmes de traitement de nombres est un processus simple.
- Formulaires - Les formulaires sont un moyen d'ajouter des données à votre base de données. Bien que vous puissiez ajouter des données à la base de données directement dans des tableaux, l'utilisation de formulaires accélérera la saisie visuelle des données.
- Rapports - Les rapports sont utiles pour résumer et afficher les données de votre base de données. Les rapports sont utilisés pour analyser les données et répondre à des questions spécifiques, telles que le montant des bénéfices réalisés ou l'emplacement du plus grand nombre de clients. Les rapports sont conçus pour être imprimés.
- Requête - La requête est la façon dont vous recevez et triez les données. Vous pouvez l'utiliser pour afficher des entrées spécifiques de différentes tables. Vous pouvez également utiliser des requêtes pour ajouter et mettre à jour des données.
Étape 2. Créez votre première table
Si vous démarrez une base de données vide, vous commencerez avec une table vide. Vous pouvez commencer à saisir des données dans ce tableau, soit manuellement, soit en les copiant à partir d'une autre source.
- Chaque donnée doit être stockée dans sa propre colonne (champ), tandis que les données doivent être placées dans sa propre ligne. Par exemple, les données de chaque client sont stockées dans une ligne, tandis que les champs disponibles sont des informations différentes sur ce consommateur (prénom, nom, adresse e-mail, etc.)
- Vous pouvez nommer les étiquettes de colonne pour vous permettre de connaître plus facilement le nom de chaque champ. Double-cliquez sur l'en-tête de colonne pour le renommer.
Étape 3. Importez des données d'autres sources
Si vous souhaitez importer à partir d'un fichier ou d'un emplacement pris en charge, vous pouvez configurer Access pour qu'il accepte les informations et les ajoute à votre base de données. Ceci est utile pour recevoir des données de serveurs Web ou d'autres sources partagées.
- Cliquez sur l'onglet Données externes
- Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez importer. Dans la section "Importer et lier", vous verrez plusieurs options pour les types de données. Vous pouvez cliquer sur Plus pour voir plus d'options. ODBC signifie Open Database Connectivity et inclut des bases de données telles que SQL.
- Parcourir les emplacements de données. Si les données se trouvent sur le serveur, vous devez saisir l'adresse du serveur.
- Dans la fenêtre suivante, sélectionnez "Spécifiez comment et où vous souhaitez stocker les données dans la base de données actuelle". Sélectionnez « OK ». Suivez les étapes pour importer vos données.
Étape 4. Ajoutez une autre table
Vous voudrez stocker différents enregistrements dans différentes bases de données. Cela rendra votre base de données fluide. Par exemple, vous pouvez avoir une table d'informations client et une autre table pour les informations de commande. Vous pouvez ensuite lier la table d'informations client à la table d'informations de commande.
Dans la section "Créer" de l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton "Tableau". Une nouvelle table apparaîtra dans votre base de données. Vous pouvez saisir des informations de la même manière que dans le premier tableau
Partie 3 sur 6: Gérer les relations entre les tables
Étape 1. Comprenez le fonctionnement des serrures
Chaque table aura une clé primaire unique pour chaque entrée. Initialement, Access crée une colonne ID dont le nombre augmente à chaque entrée. Cette colonne servira de "clé primaire". Les tables peuvent également avoir des champs de « clé étrangère », qui sont des champs liés à d'autres tables de la base de données. Les champs liés auront les mêmes données.
- Par exemple, dans la table Commandes, vous pouvez avoir un champ ID client pour enregistrer ce que le client a commandé. Vous pouvez créer une relation pour ce champ avec le champ ID dans la table Clients.
- L'utilisation de relations entre les tables contribuera à la cohérence, l'efficacité et la facilité d'accès à vos données.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Outils de base de données, puis cliquez sur le bouton Relations dans la section Relations
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec un aperçu de toutes les tables de la base de données. Chaque champ sera affiché sous le nom de chaque table.
Vous devez créer un champ pour "clé étrangère" avant de créer une relation. Par exemple, si vous souhaitez utiliser l'ID client dans la table Commandes, créez un champ nommé Client dans la table et laissez le champ vide. Assurez-vous que le format est le même que le champ vers lequel vous créez un lien (par exemple, les nombres)
Étape 3. Faites glisser le champ que vous souhaitez utiliser comme clé étrangère vers le champ que vous avez créé pour la clé étrangère
Cliquez sur Créer dans la fenêtre qui apparaît pour définir la relation entre les champs. Une ligne apparaîtra entre les deux tables reliant les deux champs.
Cochez la case "Enforce Referential Integrity" lors de la création d'une relation. Cela signifie que si les données sont modifiées dans un champ, les données des autres champs changeront également. Cela rendra vos données plus précises
Partie 4 sur 6: Création d'une requête
Étape 1. Comprendre le rôle des requêtes
Les requêtes sont des actions qui vous permettent d'afficher, d'ajouter et de modifier rapidement des données dans une base de données. Il existe de nombreux types de requêtes, allant de simples recherches à la création de nouvelles tables basées sur des données existantes. Les requêtes sont importantes dans la génération de rapports.
Les requêtes sont divisées en deux types principaux: Sélection et Action. La première requête extrait les données de la table et peut les calculer, tandis que la seconde peut ajouter, modifier et supprimer des données de la table
Étape 2. Utilisez l'assistant de requête pour créer une requête Sélection de base
Si vous souhaitez utiliser une requête Sélection de base, utilisez l'assistant de requête pour vous guider à travers les étapes. Vous pouvez accéder à l'assistant de requête à partir de l'onglet Créer. Cela vous permet d'afficher des champs spécifiques d'une table.
Création d'une requête de sélection avec des critères
Étape 1. Ouvrez la conception de requête
Vous pouvez utiliser des critères pour réduire votre requête Sélection et afficher uniquement les informations dont vous avez besoin. Pour commencer, cliquez sur l'onglet Créer et sélectionnez Conception de requête.
Étape 2. Sélectionnez votre table
La boîte Afficher le tableau s'ouvrira. Double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Fermer.
Étape 3. Ajoutez les champs dans lesquels les données seront extraites
Double-cliquez sur chaque champ de la table que vous souhaitez ajouter à la requête. Le champ sera ajouté à la liste Conception.
Étape 4. Ajoutez des critères
Vous pouvez utiliser différents types de critères, tels que du texte ou des fonctions. Par exemple, si vous souhaitez afficher un prix supérieur à 50 $ dans le champ Prix, saisissez
=50
sur les critères. Si vous souhaitez afficher uniquement les clients du Royaume-Uni, saisissez
Royaume-Uni
dans la zone Critères.
Vous pouvez utiliser plusieurs critères dans chaque requête
Étape 5. Cliquez sur "Exécuter" pour voir le résultat
Ce bouton se trouve dans l'onglet Conception. Les résultats de votre requête seront affichés dans la fenêtre. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
Création d'une requête de sélection avec des paramètres
Étape 1. Ouvrez la conception de requête
La requête avec paramètres vous permet de définir les données que vous souhaitez recevoir à chaque fois que vous exécutez une requête. Par exemple, si vous disposez d'une base de données de clients de différentes villes, vous pouvez utiliser une requête avec des paramètres pour demander pour quelle ville vous souhaitez afficher les données.
Étape 2. Créez une requête Sélection et définissez la table
Ajoutez les champs pour lesquels vous souhaitez récupérer des données dans la requête en double-cliquant sur l'aperçu du tableau.
Étape 3. Ajoutez des paramètres dans la section Critères
Les paramètres sont marqués avec des caractères "" autour d'eux. Le texte entre parenthèses sera affiché sur la requête qui apparaît lors de l'exécution de la requête. Par exemple, pour demander la saisie d'une ville, cliquez sur la cellule Critères du champ Ville et saisissez
[Quelle ville?]
Vous pouvez terminer les paramètres par ? ou:, mais pas avec ! ou
Étape 4. Créez une requête avec de nombreux paramètres
Vous pouvez utiliser plusieurs paramètres pour créer un espacement personnalisé dans les résultats de votre requête. Par exemple, si votre champ préféré est Date, vous pouvez obtenir des résultats entre des dates spécifiques en tapant code>Entre[Date de début:] Et [Date de fin:]. Vous recevrez deux invites lorsque vous exécuterez la requête.
Création d'une requête de création de table
Étape 1. Cliquez sur l'onglet Créer et sélectionnez Conception de requête
Vous pouvez utiliser une requête pour récupérer des données spécifiques d'une table existante et créer une nouvelle table avec ces données. Ceci est très utile si vous souhaitez diviser une partie spécifique de votre base de données ou créer un formulaire pour une partie spécifique de la base de données. Vous allez d'abord créer une requête Select standard.
Étape 2. Sélectionnez la table dont vous souhaitez récupérer les données
Double-cliquez sur les tableaux. Vous pouvez sélectionner plusieurs tables à la fois si nécessaire.
Étape 3. Sélectionnez le champ dont vous souhaitez récupérer les données
Double-cliquez sur chaque champ que vous souhaitez ajouter à partir de l'aperçu du tableau. Ce champ sera ajouté à votre liste de requêtes.
Étape 4. Définissez les critères
Si vous souhaitez spécifier certaines données dans un champ, utilisez la section Critères pour les définir. Consultez la section « Créer une requête de sélection avec des critères » pour plus de détails.
Étape 5. Testez votre requête pour vous assurer que les résultats correspondent à vos besoins
Avant de créer votre table, exécutez une requête pour vous assurer qu'elle récupère les données correctes. Ajustez les critères et les champs jusqu'à ce que vous obteniez les bonnes données.
Étape 6. Enregistrez la requête en appuyant sur Ctrl+S
La requête apparaîtra dans le cadre de navigation à gauche de l'écran. Cliquez sur la requête pour la sélectionner à nouveau et cliquez sur l'onglet Conception.
Étape 7. Cliquez sur "Créer une table" dans la section "Type de requête"
Une fenêtre apparaîtra demandant un nouveau nom de table. Entrez un nom de table et cliquez sur OK.
Étape 8. Cliquez sur Exécuter
Votre nouvelle table sera créée en fonction de la requête que vous avez créée. Le tableau apparaîtra dans le cadre de navigation à gauche de l'écran.
Création d'une requête d'ajout
Étape 1. Ouvrez la requête qui a été créée précédemment
Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour ajouter des données à une table existante à partir d'une autre table. Ceci est utile si vous devez ajouter des données à une table que vous avez créée via une requête de création de table.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Ajouter dans l'onglet Conception
Cela ouvrira la fenêtre Ajouter. Sélectionnez la table à laquelle vous souhaitez ajouter des données.
Étape 3. Modifiez vos critères de requête comme vous le souhaitez
Par exemple, si vous créez une table avec les critères "2010" dans le champ "Année", remplacez-la par l'année que vous souhaitez ajouter, par exemple "2011".
Étape 4. Définissez où vous souhaitez ajouter les données
Assurez-vous de définir les champs corrects pour chaque colonne à laquelle vous ajoutez des données. Par exemple, en utilisant les modifications ci-dessus, les données doivent être ajoutées à la zone Année de la ligne « Ajouter à ».
Étape 5. Exécutez la requête
Cliquez sur "Exécuter" dans l'onglet Conception. La requête sera exécutée et les données seront ajoutées à la table. Vous pouvez ensuite ajouter un tableau pour vérifier si les données ont été saisies correctement.
Partie 5 sur 6: Création et utilisation de formulaires
Étape 1. Sélectionnez la table pour laquelle vous souhaitez créer le formulaire
Les formulaires vous permettent d'afficher les données dans chaque champ, de vous déplacer entre les entrées et de créer de nouvelles entrées rapidement et facilement. Les formulaires sont très importants si vous saisissez des données sur une longue période, car de nombreuses personnes trouvent qu'il est plus facile à utiliser que les tableaux.
Étape 2. Cliquez sur le bouton Formulaire dans l'onglet Créer
Cela créera automatiquement un formulaire basé sur les champs de la table. Access crée des champs de taille suffisante, mais vous pouvez redimensionner et déplacer des éléments sur le formulaire à volonté.
- Si vous ne souhaitez pas que certains champs apparaissent sur le formulaire, vous pouvez cliquer avec le bouton droit et sélectionner Supprimer.
- Si votre table a une relation, une ligne de données apparaîtra sous chaque entrée qui affiche les données liées. Cela vous permet de modifier plus facilement les données liées. Par exemple, chaque vendeur de votre base de données peut avoir des données client liées à son entrée.
Étape 3. Accédez à votre formulaire
Les boutons directionnels en bas sont utiles pour se déplacer entre les entrées. Les cases du formulaire seront remplies avec vos données au fur et à mesure que vous vous déplacerez entre les entrées. Vous pouvez utiliser les boutons dans le coin pour passer au premier ou au dernier enregistrement.
Étape 4. Cliquez sur le bouton Feuille de données pour utiliser le tableau
Ce bouton se trouve en haut à gauche, et vous permettra de commencer à modifier le contenu de vos données avec le formulaire.
Étape 5. Modifiez les entrées que vous avez effectuées
Vous pouvez modifier le texte de la zone entière pour chaque entrée afin de modifier les données existantes dans le tableau. Les modifications apportées apparaîtront immédiatement sur la table et les données liées.
Étape 6. Ajoutez une nouvelle entrée
Cliquez sur le bouton "Ajouter un enregistrement" près des boutons de navigation pour créer une nouvelle entrée à la fin de la ligne. Vous pouvez utiliser des cases pour saisir des données dans des cases vides du tableau. C'est un moyen simple d'ajouter des informations, au lieu d'utiliser une vue sous forme de tableau.
Étape 7. Enregistrez le formulaire lorsque vous avez terminé
Assurez-vous d'enregistrer le formulaire en appuyant sur Ctrl + S afin de pouvoir y accéder ultérieurement. Le formulaire apparaîtra dans le cadre de navigation à gauche de l'écran.
Partie 6 sur 6: Faire un rapport
Étape 1. Sélectionnez une table ou une requête
Les rapports vous permettront d'afficher un résumé de vos données. Les rapports sont souvent utilisés pour les rapports de paie et de livraison, et peuvent être personnalisés pour n'importe quelle utilisation. Les rapports récupèrent les données des tables ou des requêtes que vous avez créées.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Créer
Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez créer. Il existe plusieurs façons de faire des rapports que vous pouvez faire. Access peut générer automatiquement des rapports pour vous et vous pouvez également créer des rapports personnalisés.
- Rapport - Cela générera un rapport automatique avec toutes les données de votre source. Il n'y a pas de regroupement de données ici, mais pour les petites bases de données, ce type de rapport peut convenir à vos besoins.
- Rapport vierge - Cela créera un rapport vierge que vous pourrez remplir à volonté. Vous pouvez choisir parmi les champs disponibles pour créer un rapport personnalisé.
- Assistant de rapport - L'assistant de création de rapport vous guidera tout au long du processus de création de rapport, vous permettant de sélectionner et de regrouper les données et de formater les données.
Étape 3. Sélectionnez la source de données pour votre rapport vierge
Si vous choisissez de générer un rapport vierge, vous devez sélectionner la source de données. Tout d'abord, cliquez sur l'onglet Organiser et sélectionnez Feuille de propriétés. Ou, vous pouvez également appuyer sur Alt+Entrée.
Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la source d'enregistrement. Une liste de vos tables et requêtes apparaîtra. Sélectionnez une table ou une requête et vos options seront sélectionnées pour le rapport
Étape 4. Ajoutez des champs à votre rapport
Une fois que vous avez les sources, vous pouvez ajouter des champs à votre rapport. Cliquez sur l'onglet "Format", puis sur "Ajouter un champ existant". Une liste de champs apparaîtra sur la droite.
- Cliquez et faites glisser les champs que vous souhaitez ajouter au cadre de conception. L'entrée apparaîtra sur votre rapport. Lorsque vous ajoutez des champs supplémentaires, ils seront définis automatiquement avec les champs existants.
- Vous pouvez modifier la taille d'un champ en cliquant sur son coin et en le faisant glisser avec la souris.
- Supprimez un champ du rapport en cliquant sur son titre et en appuyant sur Supprimer.
Étape 5. Regroupez vos rapports
Le regroupement vous permet de traiter rapidement les informations des rapports, car les données associées sont déjà organisées. Par exemple, vous pouvez regrouper les ventes par région ou par vendeur. Le regroupement vous permet de faire exactement cela.
- Cliquez sur l'onglet Conception, puis sur "Grouper et trier".
- Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans le champ que vous souhaitez regrouper. Sélectionnez "Groupe activé" dans le menu.
- Une tête sera créée pour le groupe. Vous pouvez personnaliser les titres d'en-tête pour étiqueter les groupes.
Étape 6. Enregistrez et partagez le rapport
Une fois votre rapport terminé, vous pouvez l'enregistrer et le partager ou l'imprimer comme n'importe quel autre document. Utilisez les rapports pour partager des rapports de performance avec des investisseurs, des informations de contact sur les travailleurs, et plus encore.
Des astuces
Microsoft Access s'ouvre en mode "Backstage View", qui fournit des options de menu vous permettant d'ouvrir une base de données, de créer une nouvelle base de données ou d'accéder à des commandes pour modifier votre base de données
Avertissement
Certaines fonctionnalités d'Access ne sont pas toujours disponibles, selon le type de base de données que vous créez. Par exemple, vous ne pouvez pas partager une base de données de bureau sur le Web et certaines fonctionnalités de bureau telles que le nombre de requêtes ne sont pas disponibles sur la base de données Web
== Source ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
