La plupart des parents doivent contacter l'enseignant de leur enfant au moins une fois par année scolaire pour diverses raisons, qu'il s'agisse de demander un congé pour cause de maladie ou même de discuter des problèmes d'un enfant. La plupart des enseignants utilisent le courrier électronique, ce qui rend le processus de correspondance plus facile et plus rapide, mais vous pouvez également écrire des lettres ou des notes. Avec la bonne lettre ou le bon e-mail, vous pouvez établir une communication ouverte et solide avec l'enseignant de votre enfant.
Étape
Méthode 1 sur 2: Envoi d'un e-mail
Étape 1. Sachez quand envoyer un e-mail
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir contacter l'enseignant de votre enfant, des présentations à la discussion de sujets plus sérieux. Voici quelques raisons courantes de contacter l'enseignant de votre enfant:
- Présentez-vous lorsque vous déménagez ou lorsque votre enfant commence à étudier dans une nouvelle école.
- Discutez du problème.
- Demandez le travail ou les progrès de l'enfant.
- Demandez à rencontrer.
- Informez l'enseignant d'un problème particulier, comme les besoins particuliers d'un enfant ou des problèmes familiaux.
- Demandez la permission lorsque l'enfant est absent pour cause de maladie ou d'autres besoins.
Étape 2. Rassemblez les informations dont vous avez besoin pour écrire un e-mail complet et professionnel à l'enseignant
Une information complète rendra la communication plus efficace et montrera que vous respectez l'enseignant et que vous prenez les problèmes discutés au sérieux.
- Demandez à votre enfant le nom de l'enseignant ou recherchez le nom de l'enseignant sur le site Web de l'école.
- Préparez des copies des documents nécessaires, tels que le diagnostic du médecin et les documents de placement de l'enfant si votre enfant a des besoins spéciaux.
Étape 3. Créez un premier brouillon de l'e-mail en utilisant les informations que vous avez recueillies
Les brouillons vous permettent de décrire complètement votre problème. Lorsque vous avez terminé, relisez votre brouillon, puis modifiez-le si nécessaire.
- Évitez d'écrire votre adresse e-mail dans le champ "À", afin de ne pas envoyer accidentellement un brouillon d'e-mail.
- Gardez votre brouillon aussi court et concis que possible.
- Rédigez des e-mails sur un ton personnel, poli et professionnel.
- Présentez-vous. Indiquez le nom de votre enfant et expliquez pourquoi vous avez écrit l'e-mail. Par exemple, "Chère Mme Jasmin, je m'appelle Ros et je suis le parent d'Upin et d'Ipin. J'écris cette lettre parce que je me rends compte qu'Upin a du mal à suivre les mathématiques."
- Faites en sorte que le cœur de l'e-mail soit long de 1 à 3 paragraphes, en indiquant le problème que vous souhaitez résoudre. Vous pouvez également demander des moyens de soutenir votre enfant de manière constructive.
- Fermez l'e-mail en disant merci et incluez vos coordonnées pour une consultation plus approfondie. Par exemple, « Merci pour votre attention. Le professeur peut me contacter par e-mail ou au +628123456789. J'espère que le problème d'Upin pourra être résolu rapidement avec votre aide. »
Étape 4. Faites l'e-mail sur une note positive
Lorsque vous rédigez un brouillon, gardez le ton de votre e-mail aussi positif que possible. Vous pouvez rapidement vous irriter lorsque vous traitez les problèmes de votre enfant, mais le maintien d'un ton positif et proactif dans les e-mails peut ouvrir un dialogue ouvert et productif avec l'enseignant de votre enfant.
- Évitez d'utiliser un langage accusateur chez l'enseignant de votre enfant.
- Utilisez des mots comme « obtenez-le », « coopérer » et « parler ».
- Utilisez des adjectifs comme « positif » et « proactif ».
- Reliez les mots dans des phrases telles que "Selon Upin, il a des difficultés à apprendre les mathématiques. Nous voulons savoir comment changer cela et comment nous pouvons aider l'enseignant à améliorer les capacités d'Upin."
Étape 5. Soyez honnête lorsque vous écrivez des e-mails
Les enfants sont des créatures honnêtes, et les mensonges dans votre lettre peuvent sortir de la langue de votre propre enfant. Écrivez l'e-mail aussi honnêtement que possible, mais gardez un ton professionnel à l'e-mail.
Allez droit au cœur du sujet. Par exemple, « Je dois travailler dans un musée et je veux emmener mon fils étudier. Y a-t-il des devoirs qu'il doit terminer avant de retourner à l'école vendredi ? »
Étape 6. Relisez et modifiez votre e-mail
Après avoir rédigé un brouillon de l'e-mail, réfléchissez au contenu et au ton de l'e-mail, puis modifiez-le si nécessaire. La modification d'un e-mail vous permet d'ajouter ou de supprimer le corps de l'e-mail, ainsi que de rechercher des fautes d'orthographe, de ponctuation et de grammaire.
- Assurez-vous que l'e-mail révisé contient un message d'accueil, un corps de lettre et une clôture honnêtes et proactifs.
- Lisez la lettre à haute voix pour vous aider à repérer les erreurs ou les phrases qui pourraient sembler blâmables.
- Envisagez de demander l'aide d'un partenaire, d'un ami ou d'un expert en éducation pour lire votre lettre. La personne à qui vous demandez de l'aide pourra peut-être vous suggérer de rendre votre lettre plus forte ou plus professionnelle.
Étape 7. Après avoir modifié le brouillon, rédigez un message de clôture et un salut amical et professionnel, pour rendre l'enseignant de votre enfant plus réceptif à la lettre
Les messages de clôture et les salutations amicales ouvrent également la voie à une réponse constructive.
- Écrivez des salutations avec le surnom de l'enseignant de votre enfant. Par exemple, "jasmin madame", suivi d'une virgule.
- Évitez d'utiliser le prénom de l'enseignant, sauf si l'enseignant l'a déjà rencontré et propose de l'appeler par son prénom.
- Terminez par "Salutations", suivi d'une virgule. Vous pouvez également écrire « Nous espérons que cette lettre attirera votre attention, madame, merci », pour attendre une réponse de l'enseignant de votre enfant.
- Indiquez votre nom et vos coordonnées.
Étape 8. Joignez la documentation appropriée, en fonction de votre e-mail, pour référence à l'enseignant de votre enfant
Les références aideront l'enseignant de votre enfant à comprendre votre problème.
Préparez un fichier de référence dans un format facile à ouvrir
Étape 9. Notez l'adresse e-mail de l'enseignant à laquelle envoyer l'e-mail
Vérifiez le site Web de l'école de votre enfant pour vous assurer que l'adresse e-mail est correcte.
- E-mail d'autres parties intéressées, telles que les conjoints ou d'autres enseignants autorisés.
- Pensez à vous inclure sur BCC pour vous assurer que l'e-mail est livré.
Étape 10. Modifiez le brouillon final de l'e-mail en lisant le brouillon une fois de plus avant de l'envoyer
L'édition évitera d'oublier certaines informations, ou des erreurs dans l'email.
Étape 11. Donnez à l'enseignant de votre enfant le temps de répondre
Les enseignants sont des créatures occupées, ils peuvent donc ne pas toujours être en mesure de répondre ou de prêter attention à vos e-mails tout de suite. Attendez un peu avant de rappeler le professeur.
- Notez la date si vous avez besoin d'une réponse rapide.
- Renvoyez la lettre ou l'e-mail si votre e-mail n'a pas reçu de réponse après une semaine.
Méthode 2 sur 2: Envoi de lettres écrites
Étape 1. Sachez quand envoyer une lettre écrite
Les lettres écrites sont plus personnelles que les e-mails et sont nécessaires dans certains cas. Vous voudrez peut-être envoyer une lettre écrite lorsque:
- Pour dire merci.
- Présentez-vous brièvement.
- Demandez la permission lorsque votre enfant est malade ou incapable d'aller à l'école.
Étape 2. Écrivez la lettre aussi soigneusement que possible pour que l'enseignant de votre enfant la lise
Assurez-vous que votre écriture est facile à lire.
- Si votre écriture est mauvaise, écrivez lentement, afin que votre écriture soit plus claire.
- Évitez d'écrire avec des crayons ou des stylos qui s'estompent facilement. Utilisez de préférence un stylo à bille.
- Envisagez de rédiger sur un ordinateur, puis d'écrire votre lettre à la main. Les brouillons vous permettent de réfléchir plus clairement à ce que vous voulez écrire.
- Si vous le souhaitez, écrivez la lettre sur l'ordinateur, imprimez-la, puis signez la lettre.
Étape 3. Écrivez votre lettre
Si vous choisissez d'écrire la lettre manuellement, suivez le même processus que la rédaction de l'e-mail à l'étape précédente. Cependant, si la chose dont vous voulez parler n'est pas trop sérieuse, comme une note de remerciement, vous n'avez pas besoin d'écrire un brouillon plusieurs fois.
- Utilisez de la bonne papeterie si vous en avez une. Sinon, utilisez du papier propre et non froissé.
- Écrivez la date sur la lettre.
- Écrivez une salutation sous la date, par exemple « Mlle Jasmin », suivie d'une virgule.
- Utilisez les mêmes éléments que les éléments de courrier électronique de l'étape précédente et assurez-vous que votre lettre est courte et concise. Par exemple, « Mlle Jasmin, je suis Ros, la mère d'Upin et d'Ipin. Merci d'avoir aidé Upin à comprendre les mathématiques. Après l'école, elle pose souvent à Mme Jasmin des questions qu'elle ne comprend pas. S'il y a quelque chose que je peux aider Upin comprend mieux., s'il vous plaît faites le moi savoir. Merci. Ros."
- Signez votre lettre, puis écrivez votre nom si nécessaire.
Étape 4. Vérifiez votre lettre avant de l'envoyer pour éviter les erreurs, les informations manquantes ou l'encre fanée et les parties illisibles
Réécrivez la lettre si vous trouvez une erreur fatale
Étape 5. Envoyez la lettre
Vous pouvez envoyer une lettre de plusieurs manières, selon la formalité de la lettre ou l'urgence, par exemple:
- Par la poste. Assurez-vous de mentionner le nom de l'enseignant sur la lettre et d'inclure l'adresse de l'école dans votre lettre.
- Envoyé par moi-même. Envoyez votre propre lettre à l'école. Le personnel de l'école le remettra à l'enseignant de votre enfant.
- Par votre enfant. Vous pouvez aussi laisser une lettre à votre enfant, mais il risque d'oublier de la donner. Si vous le souhaitez, vous pouvez glisser la lettre dans l'uniforme scolaire de votre enfant.
