Vous devez avoir traité avec des banques, des compagnies d'assurance, des agences gouvernementales, des employeurs d'entreprises ou même des écoles. Si c'est le cas, vous devez persuader quelqu'un de faire ou de vous aider à faire quelque chose. Comment rédiger une lettre persuasive ou persuasive qui produit des résultats ? Voici quelques idées clés à utiliser dans votre lettre de persuasion.
Étape
Partie 1 sur 4: Se préparer à écrire une lettre
Étape 1. Stimulez les bonnes idées
Avant d'écrire une lettre, dites ce que vous voulez, pourquoi vous la voulez, les raisons pour lesquelles elle devrait être adoptée, ainsi que les arguments contre. Mettre l'accent sur toutes les idées disponibles peut vous aider à rédiger la lettre et à bien comprendre votre position sur le sujet.
- Commencez par ceci: je veux persuader « mes lecteurs » d'être mon « objectif ». Remplacez « mes lecteurs » par ce que vous voulez persuader et « mon objectif » par ce que vous les persuadez de faire.
- Une fois que ce qui précède est clair et sans équivoque, demandez-vous: pourquoi ? Énumérez les raisons pour lesquelles vous voulez que vos lecteurs fassent ce que vous voulez.
- Après avoir cartographié les raisons, triez-les en fonction du niveau le plus important. Mettez tous les détails importants dans une colonne, puis les moins importants dans une autre. Cela vous aidera à vous concentrer sur les points les plus pertinents et les plus saillants.
Étape 2. Connaissez vos objectifs
Assurez-vous de savoir exactement ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin. Que veux-tu accomplir? Comment ce bureau doit-il agir ?
Lors de la définition des objectifs, pensez à toutes les solutions possibles que vous pouvez proposer
Étape 3. Apprenez à connaître vos lecteurs
Analyser et comprendre vos lecteurs vous aidera à décider comment formuler votre lettre. Si possible, décidez si le lecteur sera d'accord avec vous, en désaccord ou neutre. Cela vous aidera à décider du poids à attribuer à chaque côté de votre argument.
- Essayez de trouver une personne à qui vous pouvez vous adresser dans la lettre. Qui sont-ils, quel pouvoir ont-ils pour vous aider ? Vont-ils simplement ignorer votre plainte ? Comment les saluer ? Sont-ils dans des postes supérieurs ou fonctionnels? Parlez selon leur position.
- Essayez de découvrir les croyances et les préjugés des lecteurs sur votre sujet. Quels types de différends pourraient survenir entre vous et vos lecteurs ? Comment présenter un contre-argument de manière respectueuse ?
- Découvrez ce que les lecteurs sont préoccupés par votre sujet. Ont-ils des fonds limités à dépenser? Sont-ils directement concernés par votre sujet ? De combien de temps disposent-ils pour examiner votre document ?
- Pensez au type de preuves dont vos lecteurs auront besoin dans un argument pour les persuader.
Étape 4. Recherchez le sujet
Une lettre de persuasion efficace contient des preuves et des informations factuelles qui appuient la position. Assurez-vous de considérer plusieurs points de vue. Ne vous contentez pas de rechercher votre point de vue; Mentionnez également les opinions opposées et les faits qui les entourent.
- Utilisez des faits, une logique, des statistiques et des preuves anecdotiques pour étayer vos affirmations.
- Ne dites pas immédiatement que l'opposition a tort. Au lieu de cela, soyez respectueux lorsque vous expliquez pourquoi votre position est plus forte et mérite votre attention.
Partie 2 sur 4: Formatage des lettres
Étape 1. Utilisez le format de bloc
Les lettres commerciales ont un format spécial. Si le format est soigné et correct, cela ne changera en rien l'opinion des lecteurs. Cependant, si le format est incorrect et désordonné, ils vous feront une mauvaise impression et seront potentiellement jetés.
- Commencez par utiliser des paragraphes en blocs à double interligne.
- Aligner à gauche chaque paragraphe; en d'autres termes, n'indentez pas les paragraphes comme dans la prose ou les essais.
- Laissez un interligne après chaque paragraphe.
- Utilisez une police standard, généralement Times New Roman ou Arial, taille 12.
Étape 2. Adressez correctement l'en-tête
Commencez par taper votre adresse dans le coin supérieur gauche. Ne mettez pas votre nom – écrivez seulement le nom de la rue, la ville, la région et le code postal. Vous pouvez également inclure un numéro de téléphone et une adresse e-mail, chacun sur une ligne distincte. Si vous habitez au Royaume-Uni, l'adresse doit être écrite à droite. Complétez une ligne.
- Tapez la date. Écrivez la date complète, le nom du mois et l'année. Complétez une ligne.
- « 4 juin 2013 »
- Écrivez le nom et l'adresse du destinataire. Essayez de trouver une partie spécifique à qui envoyer la lettre. Complétez une ligne.
Étape 3. Commencez la lettre par une salutation ou une salutation
Habituellement sous la forme du mot "Cher" suivi du nom de la personne à qui s'adresse. Assurez-vous d'avoir correctement orthographié le nom lorsque vous l'avez tapé. Le nom ici doit être le même que le nom écrit sur l'en-tête de l'adresse.
- Lorsque vous saluez quelqu'un, utilisez le titre ou le rang correct (Pak/Madam/Dr./etc) suivi du nom de famille. Si vous n'êtes pas sûr du nom qu'une femme préfère s'appeler, écrivez simplement « Mademoiselle ».
- Suivez toujours après cela avec un deux-points.
- Complétez une ligne entre la salutation et le premier paragraphe.
- "Cher Dr. Brun:"
Étape 4. Fermez la lettre avec une déclaration de clôture
Réfléchissez et considérez le ton de votre essai lorsque vous choisissez une déclaration de clôture. Des dictons comme « Merci » sont assez courants, tandis que d'autres formes comme « Salutations » sont plus intimes. Décidez si vous voulez que votre lettre de motivation soit formelle ou intime. Quel que soit votre choix, le premier mot doit être en majuscule, tandis que le mot suivant est en clair. Suivez la fermeture avec une virgule.
- Choisissez le mot « Avec respect » si vous voulez qu'il soit plus formel. « Salutations », « Salutations », « Merci » ou « Sincèrement » sont des remarques de clôture standard pour les e-mails professionnels. Alors que les mots « Salutations », « Salutations » ou « À bientôt » semblent plus détendus et intimes.
- Sautez les 4 lignes suivantes pour laisser de la place à votre signature avant de taper votre nom.
- "Merci,"
Partie 3 sur 4: Écrire des lettres
Étape 1. Concis et concis
Une lettre ou une persuasion convaincante doit être concise et polie. Les personnes occupées lisent rarement des lettres de plus d'une page ou lorsque le ton est dur. Ne soyez pas des mots trop fleuris. Essayez d'utiliser des phrases claires et soignées. Ne présentez pas d'informations déformées et inutiles, y compris des anecdotes.
- Évitez les phrases trop longues. Assurez-vous d'utiliser des phrases déclaratives fortes. Votre écriture doit être concise, concise, précise et facile à lire.
- Ne faites pas trop glisser les paragraphes. N'entassez pas trop d'informations pour que le lecteur perde tout intérêt, s'éloigne de l'essentiel ou rende votre point difficile à comprendre. Tenez-vous-en aux informations pertinentes et modifiez les paragraphes chaque fois que vous souhaitez transmettre une nouvelle idée ou un nouveau point.
Étape 2. Exprimez votre point principal dans les premières phrases
Commencez par une phrase d'ouverture amicale, puis allez droit au but. Énoncez votre besoin (le but principal de la rédaction de la lettre) dans les deux premières phrases.
Ce paragraphe ne peut comporter que 2 à 4 phrases
Étape 3. Soulignez l'importance de votre demande dans le deuxième paragraphe
Dans ce paragraphe, résumez votre préoccupation, votre demande ou votre réclamation. À ce stade, vous n'avez fourni aucune raison, aucun soutien ou points principaux spécifiques; à ce stade, vous expliquez pleinement votre position, les paramètres de la préoccupation ou de la demande et les raisons pour lesquelles il est suffisamment important d'agir.
N'oubliez pas de garder le corps de la lettre logique, poli et factuel. Évitez un langage trop émotionnel, n'exigez pas d'action ou ne parlez pas durement contre la personne ou l'entreprise à qui la lettre est adressée, ou l'opposition
Étape 4. Soutenez votre candidature dans le paragraphe suivant
Les prochains paragraphes devraient pouvoir justifier votre position en fournissant des informations générales et détaillées. Assurez-vous que ces informations sont logiques, factuelles, raisonnées, pratiques et légitimes. Ne fondez pas votre demande uniquement sur des émotions, des croyances ou des désirs personnels. N'ennuyez pas le lecteur avec de longues histoires; aller à l'essentiel rapidement et avec précision. Il existe plusieurs stratégies différentes que vous pouvez utiliser pour atteindre cet objectif:
- Fournissez des extraits de statistiques et de faits pour attirer la sympathie et la logique des lecteurs. Assurez-vous que les statistiques et les faits proviennent de sources crédibles et respectables, et que vous utilisez également les données avec sincérité, sans les sortir de leur contexte.
- Suggérez des citations d'experts sur le sujet, qui soutiennent votre position ou réfutent l'opposition. Ces experts doivent être des personnalités respectées dans leur domaine et avoir en effet les qualifications appropriées pour avoir un avis sur le sujet en discussion.
- Présentez les raisons pour lesquelles votre demande devrait être acceptée. Forcer les gens à faire ce que vous voulez n'est pas une technique de persuasion efficace, mais si vous expliquez pourquoi vous pensez que quelque chose doit être fait, cela peut les aider à changer d'avis. Expliquez la situation actuelle et pourquoi elle devrait changer.
- Présentez les détails, les spécifications et les limites de votre poste et de votre candidature. Discutez des efforts qui ont été faits auparavant, concernant l'application, ou même s'il n'y a pas ou pas d'action à ce sujet.
- Donnez des exemples de témoignages qui se rapportent à votre position. Pensez à d'autres preuves qui pourraient être présentées pour expliquer pourquoi votre position est importante.
- N'oubliez pas de limiter ce que vous pouvez et voulez inclure dans un paragraphe. Expliquez clairement votre point et votre situation. N'allez pas trop loin avec trop de détails, mais incluez tous les points importants. Choisissez uniquement les statistiques, les experts et les témoignages les plus pertinents.
Étape 5. Appelez l'opposition
L'un des moyens de persuasion ou de persuasion les plus efficaces est de faire appel à l'opposition. Vous devez être capable de prévoir les objections, objections ou questions des lecteurs, afin de pouvoir y répondre dans la lettre. Trouvez votre terrain d'entente avec l'opposition ou soutenez fermement votre propre position.
- Assurez-vous de reconnaître publiquement les différences entre votre position et l'opposition. Ne le cachez pas, car cela affaiblirait votre argumentation. Mettez l'accent sur vos valeurs communes, vos expériences et vos problèmes avec l'opposition.
- Évitez les déclarations accusatrices. Cela rendra la lettre trop émotive et affaiblira votre attrait logique. Une attitude trop négative et accusatrice empêchera également l'opposition d'accepter votre point de vue.
Étape 6. Fermez la lettre en réaffirmant votre candidature
Réitérez votre demande ou votre opinion à la fin de la lettre. C'est le paragraphe où vous présentez une solution ou plaidez pour une action. Dites au lecteur que vous donnerez suite à cette correspondance par téléphone, par courriel ou en personne.
- Terminez la lettre par une phrase forte qui aidera à persuader le lecteur de prendre votre parti, ou au moins de voir plus clair de votre point de vue.
- Proposez vos propres solutions ou aides. Acceptez un compromis ou rencontrez-vous au milieu. Montrez que vous avez fait ou êtes prêt à gérer la situation.
Partie 4 sur 4: Mettre la touche finale
Étape 1. Vérifiez s'il y a des erreurs
Les erreurs de grammaire, de prononciation et d'orthographe des mots donneront une mauvaise impression. Vous voulez que le lecteur se concentre sur votre idée et votre demande, pas sur la faute de frappe. Relisez votre lettre plusieurs fois avant de l'envoyer. Lisez-le à haute voix pour entendre à quoi cela ressemble.
Si nécessaire, demandez à quelqu'un de vérifier votre écriture pour les fautes d'orthographe (ou utilisez la fonction de vérification orthographique du logiciel)
Étape 2. Mettez votre propre signature
Si vous préférez envoyer des lettres par la poste à l'e-mail, vous devrez signer. Il personnalise et certifie votre lettre.
Étape 3. Fournissez des copies de votre lettre officielle à d'autres parties clés, si nécessaire
Si quelqu'un d'autre dans l'entreprise ou l'organisation cible doit également lire votre lettre, fournissez-lui une copie. Cela signifie imprimer et envoyer plus d'une lettre, avec les signatures originales.
Étape 4. Gardez une copie pour vous-même
Conservez toujours une copie de vos lettres et prenez des notes personnelles, avec des notes sur quand la lettre a été envoyée et à qui. Prenez note du suivi que vous avez fait jusqu'à ce que le problème soit résolu.
Des astuces
- Restez dans le sujet. Veillez à ne pas ajouter d'informations aléatoires sans rapport avec le problème dont vous discutez. Tenez-vous-en aux faits pertinents et restez simple. Utilisez ces faits pour être plus descriptif.
- Utilisez des puces au milieu du paragraphe uniquement si vous êtes absolument sûr et clair sur les étapes, les actions ou les recommandations.
- Adaptez vos puces au type d'entreprise ou d'organisation cible. Les institutions à but non lucratif ont une façon de penser différente de celle des grandes entreprises.
- Écrivez sous la forme écrite indonésienne standard. Il ne s'agit pas de textos ou de médias sociaux; mais une lettre formelle. L'utilisation de sténographie, d'argot et d'émoticônes peut vous faire ignorer.
- Ne traitez pas vos lecteurs comme s'ils vous devaient quelque chose et vous vous sentez alors en droit de poursuivre. Rassurez-les tout en gardant le ton de la lettre amical et professionnel.
