Les mémos sont généralement utilisés pour transmettre certaines informations à un groupe de personnes, par exemple sur les activités, les politiques ou les ressources disponibles, et pour leur demander de prendre des mesures. Le mot « mémorandum » signifie quelque chose dont il faut se souvenir ou auquel il faut prêter attention. Vous pouvez rédiger un bon mémo facile à comprendre en étudiant ces conseils.
Étape
Partie 1 sur 4: Écrire des têtes de mémo
Étape 1. Tapez « MEMORRANDUM » en haut du papier pour rédiger un mémo
D'abord, expliquez que ce document est un mémorandum. Écrivez le mot « MEMORDUM » à 3 cm du bord supérieur du papier en caractères gras comme première ligne. Ce mot peut être placé au centre ou à gauche de la plus grande lettre.
Sautez deux lignes vides avant d'écrire la ligne suivante
Étape 2. Notez correctement le nom du destinataire du mémo
Étant donné que le mémo est un moyen formel de communication commerciale, le destinataire doit également être officiellement répertorié. Notez le nom complet et le titre du destinataire de la note.
Si cette note est adressée à tout le personnel, écrivez: « À: Tous les employés »
Étape 3. Notez également les autres destinataires dans la ligne « CC »
La ligne « CC » (qui signifie Copie de courtoisie) est utilisée pour écrire le nom de la ou des personnes qui recevront une copie du mémo, pas celle à qui le mémo sera envoyé. Le nom indiqué dans la ligne « CC » est la partie qui doit être informée de la politique ou du problème décrit dans le mémo.
Étape 4. Écrivez votre nom dans la ligne « De »
Le nom de l'auteur et de l'expéditeur du mémo doit figurer dans l'en-tête du mémo. Écrivez votre nom complet et votre titre dans cette ligne.
Étape 5. Entrez la date
Notez la date de préparation du mémo en entier avec le format date, mois, année. Par exemple: « Date: 9 décembre 2015 » ou « 9/12/2015 ».
Étape 6. Déterminez le sujet du mémo et écrivez-le sur une ligne distincte avec le titre « À propos »
Le sujet du mémo vous donnera une idée de ce qui est discuté dans le mémo. Choisissez un sujet précis mais bref.
Par exemple, au lieu d'écrire « Fourmis » comme sujet, choisissez quelque chose de plus spécifique, par exemple: « Le problème des fourmis au bureau »
Étape 7. Connaissez bien le format de l'en-tête du mémo
L'en-tête du mémo doit se trouver en haut à gauche. Vous pouvez utiliser des lettres majuscules ou minuscules pour les mots « À: », « De: », « Date: » et « À propos de: ».
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L'en-tête du mémo ressemblera à l'exemple suivant:
À: Nom et titre du destinataire
De: Votre nom et titre
Date: Date de rédaction du mémo
Objet: sujets traités dans le mémo (utilisez des caractères gras ou une certaine couleur pour les choses que vous jugez importantes).
- Lorsque vous écrivez un en-tête de mémo, placez un espace après les deux points pour le rendre plus net.
- Lorsque vous avez terminé d'écrire l'en-tête du mémo, sautez une ligne avant de continuer à écrire le mémo pour séparer l'en-tête du mémo du corps du mémo.
Partie 2 sur 4: Rédaction du corps du mémo
Étape 1. Considérez le public qui recevra le mémo
Afin d'écrire un mémo qui incite les gens à lire et à répondre, vous devez déterminer le style, la longueur et la formalité de votre explication dans le corps du mémo en fonction du public qui le lira. Pour cela, vous devez savoir qui va recevoir et lire ce mémo.
- Découvrez quelles sont les priorités et les préoccupations du destinataire de la note.
- Essayez d'anticiper les questions que les lecteurs du mémo poseront. Soutenez votre explication en fournissant des exemples, des preuves ou d'autres informations qui pourraient influencer le lecteur.
- En tenant compte du public qui lira le mémo, vous pouvez transmettre les bonnes informations ou opinions dans le mémo.
Étape 2. Ne faites pas de salutation formelle
Le mémo n'a pas besoin de commencer par un message d'accueil comme « Cher M. Anwar ». Au lieu de cela, écrivez simplement une phrase d'ouverture pour expliquer le sujet que vous souhaitez couvrir.
Étape 3. Énoncez le problème ou le problème dans le premier paragraphe
Décrivez brièvement le contexte de l'action que vous souhaitez entreprendre. Comme pour la soumission d'un énoncé de thèse, expliquez le sujet et donnez les raisons pour lesquelles cette action est importante. Vous pouvez utiliser cette phrase d'introduction comme résumé ou résumé d'un mémo.
En règle générale, la section d'ouverture doit être rédigée en un seul paragraphe
Étape 4. Par exemple, au début du mémo, vous pourriez écrire:
« À compter du 1er janvier 2016, PT XYZ mettra en œuvre une nouvelle politique de protection de la santé. Tous les salariés et les membres de leur famille bénéficieront chaque mois des prestations de santé de classe 1 du BPJS ».
Étape 5. Décrivez le contexte du problème que vous avez soulevé dans la note
Les lecteurs peuvent avoir besoin d'informations sur le contexte du problème que vous présentez. Expliquez brièvement le contexte et dites seulement ce qui est important.
Le cas échéant, continuez à rédiger le mémo expliquant pourquoi vous souhaitez que cette politique s'applique. Par exemple, écrivez: « Le gouvernement a publié un règlement selon lequel chaque entreprise est tenue d'enregistrer les employés et les membres de leur famille en tant que participants BPJS Kesehatan »
Étape 6. Soutenez votre plan en fournissant une explication dans la section de discussion
Décrivez brièvement l'action que vous allez entreprendre. Fournissez des preuves et des raisons logiques pour appuyer votre proposition. Commencez par transmettre les informations les plus importantes, puis fournissez des faits spécifiques ou à l'appui. Indiquez les avantages que le lecteur retirera de l'action que vous proposez ou le préjudice qui se produira si cette action n'est pas entreprise.
- Si vous souhaitez créer un mémo plus long, présentez également des graphiques, des listes ou des tableaux pertinents et convaincants.
- Pour les notes plus longues, vous pouvez fournir un titre court décrivant le contenu de chaque section. Par exemple, au lieu de créer le titre « Politique », écrivez « Nouvelle politique pour tous les employés ». Faites en sorte que le titre soit précis et court afin que les éléments importants du mémo puissent être immédiatement connus du lecteur.
Étape 7. Suggérez des actions à entreprendre par le lecteur
Par le biais d'un mémo, vous demandez aux autres d'agir sur un problème spécifique, qu'il s'agisse d'une annonce sur un nouveau produit, d'une nouvelle politique sur les notes de frais ou d'une déclaration sur la façon dont l'entreprise résout un problème. Expliquez les mesures à prendre dans un paragraphe ou une phrase de conclusion.
- Par exemple, écrivez: « Tous les employés doivent utiliser le nouveau système comptable à compter du 1er mars 2016 ».
- Fournissez également des preuves à l'appui de votre proposition.
Étape 8. Fermez le mémo en fournissant un résumé positif et encourageant
Le dernier paragraphe doit décrire la prochaine étape qui pourrait résoudre le problème. Transmettre également un message de soutien sur la solidarité organisationnelle.
- Vous pouvez dire: « Je suis prêt à discuter plus avant de cette proposition et à mettre en œuvre la décision sur laquelle nous nous sommes mis d'accord ».
- Ou, vous pouvez fermer le mémo en écrivant: « Nous sommes très enthousiastes à l'idée d'ajouter une ligne de production. Nous pensons que ce plan développera l'entreprise et assurera la continuité de nos activités ».
- Fermez le mémo avec juste une phrase ou deux.
Partie 3 sur 4: Fin du mémo
Étape 1. Connaissez bien le format du mémo
Utilisez le format mémo standard pour une lecture plus facile. Tapez le mémo en police Times New Roman ou Arial, taille 12 avec des marges de 3 cm à gauche, à droite et en bas.
Utilisez un format de paragraphe aligné à gauche. Ignorez les deux lignes vides à la fin du paragraphe et n'avez pas besoin de laisser d'espace au début du paragraphe
Étape 2. Vérifiez votre mémo
Relisez et modifiez le mémo pour vous assurer qu'il est correct, clair, concis et convaincant. Assurez-vous d'utiliser le bon style d'écriture. Éliminez les termes scientifiques inutiles ou le jargon.
- Vérifiez à nouveau s'il y a encore des erreurs d'orthographe, de grammaire et de discussion. Faites attention à écrire les noms, les dates et les chiffres.
- Assurez-vous que votre mémo est suffisamment court et éliminez les informations redondantes.
Étape 3. Initialisez à côté de votre nom
Le mémo n'a pas besoin d'être signé, mais vous devez le parapher avec un stylo à bille en tête du mémo juste à côté de votre nom. Les initiales indiquent que vous avez approuvé cette note.
Étape 4. Utilisez du papier avec du papier à en-tête
Il existe des papiers à lettre imprimés avec du papier à en-tête spécialement conçu pour les mémos ou qui utilisent simplement du papier à lettre ordinaire.
Si vous avez créé le mémo sur un ordinateur (et l'avez envoyé par courrier électronique), créez votre propre en-tête à l'aide du programme Word avec le logo de l'entreprise et les coordonnées affichées. Utilisez ce modèle de mémo pour les futures soumissions de mémo
Étape 5. Décidez comment envoyer le mémo
Choisissez la meilleure façon de distribuer le mémo. Vous pouvez l'imprimer et le partager ou l'envoyer par e-mail.
Pour envoyer des mémos par e-mail, vous pouvez convertir le mémo d'un document Word en HTML ou en PDF et l'envoyer en pièce jointe d'un e-mail
Partie 4 sur 4: Utilisation de modèles de mémo
Étape 1. Recherchez un modèle de mémo
Les mémos peuvent être créés à l'aide de modèles, au lieu de les créer à partir de zéro. Pour cela, recherchez de bons modèles de mémo sur Internet, par exemple dans Microsoft Word. Les formats utilisés sont généralement presque les mêmes, mais la taille, la longueur et la conception de la police peuvent varier.
- Téléchargez le modèle qui correspond le mieux à vos besoins.
- Assurez-vous de lire les règles avant d'utiliser des modèles de n'importe quel site Web.
Étape 2. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur
Après avoir cliqué sur le bouton de téléchargement, le modèle sera soit directement téléchargé sur votre ordinateur, soit vous devrez effectuer plusieurs étapes. Si le résultat est un fichier compressé, vous devez d'abord décompresser ce fichier, puis l'ouvrir dans Microsoft Word.
Nous vous recommandons d'utiliser la dernière version du programme Microsoft Word afin de ne pas rencontrer de problèmes et ce modèle fonctionnera bien pour vous. Si vous utilisez toujours une version antérieure du programme Microsoft Word, mettez-la à jour avant de télécharger des fichiers
Étape 3. Définissez votre propre en-tête
Tous les modèles peuvent être modifiés. Chaque partie du modèle de mémo peut être personnalisée selon vos besoins. Par exemple, ajoutez un logo et une marque d'enregistrement au modèle dans la section en-tête. Cliquez sur la section en-tête pour saisir les informations sur l'entreprise.
Étape 4. Remplissez les champs du modèle dans l'en-tête du mémo
Vous devez remplir les champs « À », « De », « CC » et « À propos ». Soyez prudent lorsque vous remplissez chaque champ afin de ne pas vous tromper, vous tromper ou vous tromper dans cette section.
Étape 5. Tapez votre message
Écrivez l'introduction, le contexte, la discussion et le résumé dans le corps du mémo. Vous pouvez rédiger des mémos sous forme de liste pour transmettre des informations point par point.
- Utilisez le même format de modèle pour garder tous les paragraphes du mémo bien organisés avec les bonnes marges et tailles de police.
- Vous pouvez utiliser le modèle de mémo pour afficher le tableau, si nécessaire. Cela peut être plus utile, surtout si le mémo préparé dans une liste ou dans un autre format semble bâclé ou difficile à lire.
- N'oubliez pas de supprimer les mots déjà présents dans le modèle. Vérifiez à nouveau attentivement avant d'envoyer.
Étape 6. Vérifiez également les pieds de ferraille
Le pied du mémo se trouve en bas du mémo qui est généralement utilisé pour fournir des informations supplémentaires, par exemple pour écrire les informations de votre entreprise ou votre numéro de téléphone. Vérifiez soigneusement que toutes ces informations sont saisies correctement. Bien sûr, vous souhaitez envoyer un bon mémo sans informations de contact incorrectes ou informations manquantes.
Étape 7. Ajustez l'affichage
L'un des avantages que vous pouvez obtenir du modèle est la possibilité de changer la couleur du document. L'affichage du mémo peut être adapté à la personnalité et le rendre plus attrayant. De plus, vous pouvez choisir la couleur qui convient le mieux à la situation actuelle pour la rendre plus accrocheuse, mais toujours professionnelle.
Étape 8. Enregistrez le mémo en tant que nouveau document
Assurez-vous de conserver une copie de ce fichier mémo afin qu'il y ait une sauvegarde numérique comme preuve de toutes les communications commerciales que vous avez eues.
Étape 9. Enregistrez ce modèle pour pouvoir l'utiliser à nouveau
Chaque fois que vous devez créer un mémo avec un sujet légèrement différent, remplacez les informations qu'il contient par le sujet du mémo que vous souhaitez envoyer. En plus de gagner du temps, vous pouvez créer des mémos dans un format cohérent pour qu'ils paraissent professionnels. De cette façon, les lecteurs seront plus attentifs et liront attentivement le mémo que vous envoyez.
Des astuces
- Ne donnez pas trop de raisons. Vous devez expliquer pourquoi certaines mesures doivent être prises, mais n'en faites pas trop.
- Les explications/informations écrites dans le mémo doivent être présentées brièvement.
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