La comptabilité, l'enregistrement des détails des transactions financières, est un processus critique nécessaire au succès des grandes et petites entreprises. Les grandes entreprises ont généralement de grands services comptables avec de nombreux employés (et travaillent en étroite collaboration avec des cabinets d'audit), tandis que les petites entreprises peuvent n'avoir qu'un seul employé comptable. Pendant ce temps, les entreprises dirigées par une seule personne doivent gérer la comptabilité de manière indépendante. Que vous essayiez de gérer vos propres finances ou que vous soyez intéressé à travailler dans la comptabilité, apprendre les bases de la comptabilité peut vous aider.
Étape
Partie 1 sur 4: Développer des compétences en comptabilité
Étape 1. Comprenez la différence entre la tenue de livres et la comptabilité
Les termes tenue de livres et comptabilité sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, les compétences et les responsabilités des deux sont différentes. Le comptable enregistre généralement les détails de la vente. Sa tâche principale est de s'assurer que chaque roupie gagnée et utilisée par la société cotée en bourse, tandis que le comptable est responsable de la préparation et de l'analyse des états financiers et de la vérification des registres financiers pour garantir l'exactitude et l'exactitude des rapports.
- Les teneurs de livres et les comptables travaillent souvent ensemble pour fournir un service complet à l'entreprise.
- La différence entre les deux est marquée par un diplôme professionnel, une certification officielle ou une organisation professionnelle.
Étape 2. Prenez l'habitude de créer des feuilles de calcul dans Excel
Microsoft Excel ou d'autres tableurs sont très utiles pour les comptables car ils peuvent aider à surveiller les chiffres à l'aide de graphiques ou effectuer des calculs pour créer des rapports financiers. Si vous ne connaissez que les bases, vous pouvez toujours apprendre à passer au niveau intermédiaire ou expert dans la création de feuilles de calcul, de tableaux et de graphiques.
Étape 3. Lisez le livre comptable
Visitez une bibliothèque locale pour emprunter un livre de comptabilité ou achetez un livre au magasin de votre choix. Recherchez des livres sur les bases de la comptabilité écrits par des personnes expérimentées, car ils fournissent généralement des informations fiables.
- « Introduction to Accounting » de Pru Marriott, JR Edwards et Howard J Mellett est un livre couramment utilisé et est considéré comme bon pour les personnes qui souhaitent avoir une connaissance générale de la comptabilité ainsi que pour les étudiants qui souhaitent explorer la comptabilité.
- "College Accounting: A Career Approach" de Cathy J. Scott est un livre souvent utilisé au collège pour les cours de comptabilité et de gestion financière. Ce livre propose également un CD-ROM de comptabilité Quickbooks utile pour les comptables débutants.
- « États financiers: un guide étape par étape pour comprendre et créer des rapports financiers » par Thomas R. Ittelson est un livre d'introduction populaire sur les états financiers qui peut être utilisé pour les débutants intéressés par la comptabilité.
Étape 4. Suivez un cours de comptabilité
Vous pouvez rechercher des cours près de chez vous ou suivre un cours de comptabilité en ligne gratuit. Essayez le site Coursera ou d'autres plateformes éducatives qui proposent des cours gratuits dispensés par les meilleurs professionnels de la comptabilité.
Partie 2 sur 4: Pratiquer les principes de base de la comptabilité
Étape 1. Comprendre le système de comptabilité double
Les comptables font deux entrées ou plus pour chaque transaction financière. Une opération peut être enregistrée comme une augmentation du nombre dans certains comptes et une diminution du nombre dans d'autres comptes. Par exemple, une entreprise accepte le paiement de marchandises vendues à crédit. Ce paiement est enregistré en plus du compte de trésorerie et en diminution du compte débiteurs (consommateurs à payer à l'entreprise). Les additions et soustractions enregistrées doivent être égales (au montant des ventes).
Étape 2. Entraînez-vous à enregistrer les débits et les crédits
Le système de double comptabilité enregistre les transactions sous forme de débits et de crédits. Les deux termes décrivent l'addition ou la soustraction de certains comptes en raison de transactions. L'utilisation de ces termes est relativement facile si vous gardez deux choses à l'esprit:
- Débit signifie enregistrer sur le côté gauche du compte T (compte T estimé) et crédit signifie que vous devez utiliser le côté droit. T-account est un journal T-Account Estimation standard dont les côtés verticaux sont utilisés pour enregistrer la taille de la transaction.
- Actif=Dette+Capitaux propres. C'est l'équation comptable. Plantez-le dans votre tête. Cette équation est un guide pour déterminer les positions débit et crédit d'une transaction. Pour la partie « Actifs », le débit signifie l'addition et le crédit signifie la soustraction. Pour la partie « Dette + Capitaux propres », le débit signifie la soustraction et le crédit signifie l'addition.
- Débiter un compte qui comprend un actif (comme un compte de trésorerie) revient à ajouter de la trésorerie. Cependant, le débit d'un compte qui comprend de la dette (comme un compte courant à payer) signifie une réduction de la dette.
- Entraînez-vous à saisir divers types de transactions dans le système de comptabilité double, comme l'émission de factures d'électricité ou la réception de paiements des consommateurs.
Étape 3. Créez et maintenez un journal général
Un journal général est un support d'enregistrement des transactions avec un système de comptabilité multiple. Chaque opération (débit et crédit) est enregistrée à partir des comptes correspondants dans le journal général. Ainsi, pour les opérations de paiement de factures en espèces, vous devez effectuer une écriture au crédit sur le compte de caisse et une écriture au débit sur le compte de charges. Ce processus devient plus simple si vous utilisez un programme de comptabilité, mais reste relativement facile à faire manuellement.
Étape 4. Différencier les opérations de trésorerie et d'exercice
Une transaction en espèces se produit lorsqu'un client achète des bonbons dans un magasin et que vous recevez immédiatement de l'argent. Les transactions d'exercice traitent des éléments tels que les crédits, les factures, les factures, et non les paiements directs en espèces. Les transactions en comptabilité d'exercice enregistrent également des actifs incorporels tels que le goodwill.
Partie 3 sur 4: Étudier les états financiers
Étape 1. Savoir comment les états financiers sont préparés
Les états financiers décrivent la situation financière actuelle et la performance financière de l'entreprise au cours d'une période comptable. Les états financiers sont préparés sur la base des informations contenues dans le journal général. A la fin de la période comptable, chaque compte est calculé pour constituer un bilan. Le total des débits et des crédits doit être équilibré. S'ils sont déséquilibrés, le comptable doit réexaminer le solde de chaque compte et apporter des ajustements ou des corrections si nécessaire.
Lorsque tous les comptes sont ajustés et appropriés, le comptable peut saisir les informations récapitulatives dans les états financiers
Étape 2. Apprenez à créer un compte de résultat
Le compte de résultat est un principe de base de la comptabilité. Ce rapport enregistre les bénéfices de l'entreprise sur une période allant d'une semaine à un an. Le compte de résultat est déterminé par deux facteurs: les revenus et les dépenses de l'entreprise.
- Le revenu est l'entrée d'argent provenant de la vente de biens ou de services sur une période de temps, bien que cela ne signifie pas nécessairement que l'argent est réellement versé sur une certaine période. Le revenu peut prendre la forme d'opérations en espèces ou d'exercice. Si les provisions sont incluses dans le compte de résultat, cela signifie que le revenu d'une semaine ou d'un mois donné tient compte des factures et des factures envoyées ou reçues au cours de cette période, même si l'argent n'a pas été reçu. Le compte de résultat montre le niveau de rentabilité de l'entreprise, pas combien d'argent l'entreprise a reçu au cours d'une certaine période.
- Les dépenses sont l'utilisation de l'argent par l'entreprise à quelque fin que ce soit, comme le coût des achats de matériaux ou les salaires des employés. Comme les revenus, les dépenses sont également déclarées lorsque les dépenses sont effectuées, et non lorsque l'entreprise distribue littéralement de l'argent ou paie.
- Le principe d'appariement en comptabilité oblige les entreprises à apparier les dépenses et les revenus connexes dans la mesure du possible afin de déterminer le niveau réel de rentabilité de l'entreprise au cours d'une certaine période. Dans une entreprise prospère, ce processus n'est qu'une image d'une relation de cause à effet. Par exemple, une augmentation des ventes augmentera les revenus et les dépenses professionnelles de l'entreprise, comme une augmentation du besoin d'acheter des stocks pour les magasins et des commissions de vente.
Étape 3. Faites un bilan
Contrairement au compte de résultat qui décrit la situation financière à une certaine période, le bilan est un instantané des finances de l'entreprise à un certain moment. Le bilan comporte trois éléments importants: l'actif, le passif, le capital (actionnaires ou propriétaires de l'entreprise) à un moment donné. Considérez le bilan comme une équation qui exprime l'actif d'une entreprise égal à la dette plus les capitaux propres. En d'autres termes, votre propriété se compose de ce que vous avez emprunté et de ce qui vous appartient.
- Les actifs sont la propriété de l'entreprise. Considérez les actifs comme l'ensemble des ressources de l'entreprise, telles que les véhicules, l'argent liquide, les stocks et l'équipement que l'entreprise possède à un moment donné. Les actifs peuvent être corporels (usines, équipements) et incorporels (brevets, marques, fonds de commerce).
- Les comptes créditeurs sont tous les prêts (ou passifs) qu'une entreprise doit au moment de la rédaction du bilan. La dette comprend les emprunts à payer, l'argent à payer pour les stocks achetés à crédit et les salaires impayés des employés.
- Le capital est la différence entre l'actif et la dette. Le capital est souvent assimilé à la « valeur comptable » d'une entreprise. Si l'entreprise entre dans la catégorie des grandes entreprises, le capital peut être détenu par des actionnaires; si l'entreprise n'appartient qu'à une seule personne, le capital inscrit au bilan est le capital détenu par cette personne.
Étape 4. Rédigez un état des flux de trésorerie
Essentiellement, ce rapport décrit comment les entreprises utilisent et dépensent l'argent, y compris les activités d'investissement et de financement sur une certaine période de temps. Ce rapport est préparé à partir des informations du bilan et du compte de résultat pour la même période.
Partie 4 sur 4: Apprendre les principes comptables
Étape 1. Suivez les principes comptables généralement reconnus (PCGR)
En Indonésie, les PCGR sont appelés « Normes de comptabilité financière » créées par le Conseil des normes de comptabilité financière. Les principes et hypothèses utilisés pour guider les pratiques comptables afin d'assurer la transparence et l'intégrité des transactions financières sont les suivants:
- Le principe de l'entité économique exige qu'un comptable qui travaille pour une entreprise individuelle (une entreprise détenue par une seule personne) sépare les transactions commerciales des transactions personnelles du propriétaire de l'entreprise.
- L'hypothèse d'unité monétaire est un accord selon lequel l'activité économique enregistrée doit être exprimée dans certaines unités monétaires. Par conséquent, la comptabilité n'enregistre que les activités qui peuvent être quantifiées en roupies.
- L'hypothèse de période de temps est un accord selon lequel les rapports de transaction doivent être basés sur une période de temps spécifique et cette période doit être enregistrée avec précision. Cette période est généralement courte: au moins un an bien que de nombreuses entreprises utilisent une période d'une semaine. Le rapport doit préciser le début et la fin de la période de rapport. Il ne suffit pas d'inclure la date de génération du rapport; un comptable doit préciser dans le rapport si le rapport représente une semaine, un mois, un trimestre financier ou une année.
- Le principe du coût ou le principe du coût historique signifie que les enregistrements sont effectués sur la base de la valeur de l'argent lorsque la transaction a lieu sans tenir compte de l'inflation.
- Le principe de divulgation complète exige des comptables qu'ils fournissent toutes les informations financières pertinentes aux parties intéressées, en particulier aux investisseurs et aux créanciers. Les informations doivent être présentées dans le corps des états financiers ou dans les notes à la fin du rapport.
- Le principe de continuité d'exploitation ou le principe de continuité des activités suppose que l'entreprise survivra à l'avenir. Ce principe oblige les comptables à fournir toutes les informations sur certains changements ou défaillances qui se produiront à l'avenir. Si un comptable pense qu'une entreprise fait faillite, il est tenu de fournir cette information aux investisseurs et aux autres parties intéressées.
- Le principe d'appariement demande aux comptables d'apparier les dépenses aux revenus dans tous les états financiers.
- Le principe de reconnaissance des revenus est un principe qui stipule que les revenus doivent être enregistrés lorsque les transactions sont terminées, et non lorsque l'argent est réellement payé.
- L'importance relative est un guide qui donne aux comptables la liberté d'évaluer de manière professionnelle si les transactions avec un certain montant d'argent sont importantes pour être incluses dans le rapport. Ce principe ne signifie pas que les comptables sont autorisés à fournir des rapports inexacts. Le principe de matérialité donne aux comptables la liberté, par exemple, d'arrondir la valeur de la transaction à la plus petite roupie dans les états financiers.
- Le conservatisme ou le conservatisme est un principe qui conseille à un comptable de déclarer les pertes potentielles (en fait, c'est une obligation), mais le comptable n'est pas autorisé à déclarer les gains potentiels en tant que gains réels. Ceci est fait pour empêcher les investisseurs d'avoir une image inexacte de la situation financière de l'entreprise.
Étape 2. Suivez les réglementations et normes nationales et/ou internationales
Les entreprises aux États-Unis ont des règlements établis par le Financial Accounting Standards Board, tandis que l'Indonésie a des règlements établis par le Financial Accounting Standards Board. Ces conseils ont des règles et des normes qui visent à garantir que les parties intéressées disposent d'informations fiables et exactes et que les comptables travaillent de manière éthique et honnête. Le concept de cadre du FASB peut être consulté sur le site Web du FASB et les normes de comptabilité financière peuvent être obtenues sur le site Web de l'Institut indonésien des comptables.
Étape 3. Suivez les pratiques couramment suivies dans l'industrie
Vous trouverez ci-dessous les attentes qu'un comptable a des autres comptables pour façonner la pratique générale de la comptabilité:
- Les principes de fiabilité, de vérifiabilité et d'objectivité exigent qu'un comptable déclare des chiffres sur lesquels d'autres comptables seraient probablement d'accord s'ils étaient exposés aux mêmes informations. Ce principe est mis en œuvre afin de maintenir la dignité de la profession comptable et d'assurer que les transactions futures seront menées de manière juste et honnête.
- Le principe de cohérence exige des comptables qu'ils mettent en œuvre des pratiques et des procédures cohérentes lors de la préparation des états financiers. Si une entreprise modifie ses hypothèses de flux de trésorerie, les comptables de l'entreprise ont l'obligation de déclarer le changement.
- Le principe de comparabilité ou de comparabilité oblige les comptables à suivre certaines normes, telles que les PCGR ou SAK, pour s'assurer que les états financiers d'une entreprise peuvent être comparés aux états financiers d'autres entreprises.
