Si vous vous sentez submergé par les tâches quotidiennes, avoir un emploi du temps vous aidera à être plus productif, efficace et organisé. Expérimentez avec un cahier, un agenda ou une application pour gérer votre temps et respectez la méthode qui, selon vous, fonctionne le mieux. Assurez-vous de définir des résultats réalistes et privilégiez un équilibre entre responsabilité et temps libre. Pour rester sur la bonne voie, faites de la planification une partie de votre routine et récompensez-vous chaque fois que vous parvenez à cocher une tâche sur votre liste de tâches.
Étape
Partie 1 sur 3: Faire un calendrier
Étape 1. Notez l'heure à laquelle vous effectuez des activités de routine
Tenez un journal de l'heure à laquelle vous vous préparez le matin, faites votre lessive du matin, allez faire les courses, répondez aux e-mails, faites le ménage et effectuez d'autres tâches de routine. Parcourez-le pendant une semaine et notez-le dans un cahier, une feuille de calcul ou une application Bloc-notes.
- En suivant votre routine pendant une semaine entière, vous serez en mesure d'estimer le temps que vous devez allouer à certaines tâches.
- Peut-être que vous trouverez un moyen d'être plus productif. Par exemple, vous constaterez peut-être que vous avez passé 10 heures à jouer à un jeu vidéo et que vous devriez passer plus de temps à étudier.
Étape 2. Essayez de créer un emploi du temps à l'aide de divers outils, des cahiers aux agendas en passant par les applications
Profitez d'une variété de méthodes manuscrites ou numériques lors de la première configuration d'un horaire. Si vous souhaitez commencer avec une feuille vierge, utilisez un bloc-notes ou une application Bloc-notes. Si vous souhaitez utiliser une feuille qui inclut la date et le créneau horaire, utilisez un agenda ou une application de calendrier.
- Choisissez une méthode qui vous convient. Si vous n'aimez pas le papier, utilisez une application numérique. Si l'écriture manuscrite vous aide à rester concentré, utilisez un crayon et un cahier.
- Vous saurez ce que vous aimez et n'aimez pas lorsque vous utilisez le programme. Lorsque vous trouvez la bonne méthode, continuez à l'utiliser. Rassemblez toutes vos tâches en un seul endroit, qu'il s'agisse d'un bloc-notes, d'une tâche ou d'une application.
Étape 3. Notez la date et le jour si nécessaire
Si la date et le jour ne sont pas disponibles sur votre appareil, écrivez-les simplement en haut de la page de planification. Utilisez une page pendant seulement 1 jour afin de pouvoir vous concentrer sur la tâche en cours. Prenez des notes supplémentaires si nécessaire.
- La liste des jours sur votre emploi du temps vous aidera à garder une trace des activités qui ont lieu un jour donné, comme les cours de musique les lundis et mercredis.
- Si vous utilisez un cahier simple, profitez de la page de gauche pour l'ordre de l'emploi du temps, puis notez vos priorités quotidiennes et autres notes sur la page de droite.
Étape 4. Saisissez d'abord les activités définies
Des leçons, des réunions régulières et d'autres tâches définies forment le contour de votre emploi du temps. Commencez par remplir une colonne d'activité fixe telle que "08.30 - Introduction à la psychologie" ou "16.00 - Cours de yoga".
- Si vous utilisez un cahier ou une feuille de calcul vierge, placez un créneau horaire à gauche de la page en utilisant un intervalle de temps toutes les 30 minutes. Cette méthode sera très utile. Donnez à chacun un créneau horaire afin qu'il y ait suffisamment d'espace pour ajouter des notes sous un devoir.
- Si vous utilisez un agenda ou une application de planification, un créneau horaire est généralement disponible.
Partie 2 sur 3: Calendrier
Étape 1. Faites une liste de tâches sur une feuille de papier séparée
Il est facile d'inclure des tâches routinières, mais l'organisation du temps qui vous reste ne l'est pas. Commencez par noter tout ce que vous devez remplir sur une feuille de papier vierge ou sur un nouveau document sur votre téléphone ou votre ordinateur. indiquer la priorité de la tâche en écrivant un chiffre ou une lettre à côté de la tâche.
- Par exemple, écrivez 1 (ou A) à côté des tâches les plus importantes. Ce sont les tâches que vous devrez d'abord inclure dans votre emploi du temps. Écrivez 2 (ou B) à côté des tâches de priorité moyenne, et 3 (ou C) pour les tâches de faible priorité.
- Lorsque vous écrivez une tâche sur votre calendrier, vous pouvez marquer le niveau de priorité à côté ou simplement ajouter un astérisque ou un point d'exclamation à côté des tâches prioritaires.
- Si vous prévoyez une semaine, utilisez une liste de tâches hebdomadaire. Écrivez une tâche quotidienne si vous voulez faire un programme pour une journée.
Étape 2. Planifiez vos tâches les plus importantes aux moments où vous vous sentez le plus productif
Commencez à remplir votre emploi du temps avec les tâches les plus importantes. Estimez le temps qu'il vous faudra pour terminer chaque tâche et planifiez les tâches prioritaires pour les moments où vous êtes le plus énergique et sans distraction. Pour mettre en évidence les tâches prioritaires, ajoutez un astérisque, soulignez ou surlignez à l'aide du surligneur.
- Par exemple, si vous vous sentez plus productif le matin, planifiez les projets importants avant le déjeuner. L'organisation des fichiers et la suppression des e-mails peuvent être effectuées ultérieurement.
- Essayez de faire une estimation de temps raisonnable. N'essayez pas de chronométrer vos devoirs ou votre rencontre avec un client très court, disons 30 minutes, alors que vous savez qu'une heure devrait être une heure.
- Après avoir saisi les tâches les plus importantes, il est temps de passer aux tâches plus simples, comme se laver ou faire les courses.
Étape 3. Incluez des détails qui vous aident à vous rappeler quoi faire
Lorsque vous saisissez un devoir, incluez des informations spécifiques afin que vous puissiez vous souvenir de la signification du devoir. Si vous ne prenez que de brèves notes, telles que "Réunion" ou "Rechercher des données", vous aurez du mal à vous souvenir de ce que cela signifie.
- Si vous devez assister à une réunion, indiquez également l'heure, le lieu et les participants à la réunion. Vous pouvez également ajouter des puces aux devoirs de réunion.
- N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'écrire un essai complet pour chaque devoir. Entrez simplement les détails requis pour ne pas vous tromper en le lisant.
Étape 4. Notez les heures de début et de fin de chaque tâche
Quel que soit l'outil que vous utilisez pour planifier, les applications ou le Bloc-notes, noter les heures de début et de fin vous aidera à respecter l'horaire de toutes les activités de la journée. Vous aurez une idée de ce que sera votre journée de demain et où vous serez à un moment donné.
- Par exemple, vous devez peut-être faire un aperçu de 9h30 à 10h30, prendre des cours de 11h00 à 12h15, déjeuner à 12h30 et assister à des réunions de 13h00 à 13h45.
- N'oubliez jamais de régler judicieusement l'heure estimée. Faites attention aux notes que vous prenez en retraçant le passé pour pouvoir estimer avec précision combien de temps il vous faudra pour accomplir une tâche.
Étape 5. Prenez également du temps pour le plaisir, la famille et la détente
Vous ne pouvez pas être productif tout le temps. Alors, prenez du temps pour les gens que vous aimez, sortez dehors et amusez-vous. Si vous êtes le genre de personne qui oublie souvent de se reposer, il est important d'inclure des rappels pour se détendre et s'amuser.
Par exemple, saisissez des entrées telles que « Mardi, 18h30 - Dîner avec Mme Raras et Tanaya (fin du travail 17h45 !) » ou « Samedi, 12h00 - Emmenez Aurora au parc. »
Étape 6. Laissez 25% de votre temps inactif
Vous aurez du mal à affiner votre emploi du temps si vous le remplissez avec plusieurs tâches en séquence. Mieux encore, prenez le temps de gérer les interruptions ou les retards. Un espacement d'au moins 15 minutes entre chaque tâche est un excellent moyen d'effectuer tout changement de temps dans votre plan.
- si vous devez vous rendre quelque part, ajoutez toujours 10 à 15 minutes (voire plus, selon l'endroit où vous habitez) juste au cas où vous seriez coincé dans les embouteillages.
- Même si vous n'êtes pas en retard ou qu'il n'y a pas de distractions, vous pouvez utiliser le temps supplémentaire pour vous reposer, faire de l'exercice ou même effectuer des tâches supplémentaires.
Partie 3 sur 3: S'en tenir à un horaire
Étape 1. Définissez votre emploi du temps à la même heure chaque jour
Si vous définissez un horaire à heure fixe, cette activité fera partie de votre routine quotidienne. Vous pouvez consulter votre liste de choses à faire pendant votre café du matin ou la veille. Il vous suffit de faire de la planification des activités une habitude quotidienne.
Il peut être plus facile de planifier un horaire hebdomadaire le dimanche soir, puis de faire des ajustements et d'établir un horaire quotidien chaque soir ou matin
Étape 2. Enregistrez votre emploi du temps où vous pouvez le voir
Que ce soit dans votre cahier, vos tâches ou votre application, assurez-vous toujours que votre emploi du temps est facile à transporter. Si vous touchez rarement à votre emploi du temps, vous aurez du mal à respecter cet objectif de timing.
- Si vous utilisez l'application, installez et synchronisez votre compte avec tous les appareils électroniques que vous utilisez. Essayez d'utiliser un ordinateur de bureau ou un widget d'écran d'accueil pour épingler des tâches sur l'écran principal d'un appareil électronique.
- L'installation d'un tableau blanc ou d'un calendrier dans l'espace de travail sera très utile. Notez des informations faciles à comprendre en un coup d'œil, telles que les dates importantes et les objectifs hebdomadaires.
Étape 3. Marquez les tâches terminées pour rester motivé
C'est simple, mettre une coche à côté d'une tâche terminée est très amusant. Donner ces notes apportera une certaine satisfaction car vous avez réussi à progresser tout en essayant de rester responsable.
Il n'y a pas lieu de paniquer si vous ne parvenez pas à terminer toutes les tâches. Si quelque chose d'inattendu se produit, révisez l'horaire et faites-en une priorité le lendemain
Étape 4. Récompensez-vous lorsque vous avez terminé toutes les tâches
Lorsqu'une récompense est attendue, les tâches semblent plus faciles à accomplir, en particulier celles ennuyeuses. Par exemple, si votre journée est pleine de présentations, de réunions et de délais, récompensez-vous avec une pause supplémentaire, une crème glacée ou une autre récompense simple.
En plus d'un petit cadeau pour célébrer l'achèvement d'une tâche, préparez-vous un gros cadeau après une journée bien remplie. Passez plus de temps dans la baignoire, jouez à des jeux vidéo, regardez des films ou pratiquez une activité préférée
Étape 5. Utilisez des applications de productivité pour bloquer les distractions
Si vous avez tendance à surfer sur le Web ou à accéder aux médias sociaux, téléchargez une application comme StayFocused ou Focusbar. Ces types d'applications bloquent les sites Web qui apparaissent et vous distraient pendant les heures que vous avez allouées pour le travail.
C'est encore plus utile si vous gardez votre téléphone dans votre poche ou votre sac plutôt que sur votre bureau. De cette façon, vous pouvez toujours l'utiliser quand vous en avez besoin, mais relativement sans distraction en le gardant hors de vue
Étape 6. Prévoyez des pauses régulières pour éviter la fatigue
Un emploi du temps serré sans pauses sera fatiguant et déclenchera même potentiellement la procrastination. Évidemment, vous ne pouvez pas faire de votre mieux si vous vous traitez de cette façon. Prenez des congés pour que le travail soit plus gérable tout en rafraîchissant le corps et l'esprit.
- Par exemple, profiter du week-end pour terminer diverses affaires ménagères est une bonne chose. Cependant, si vous tondez la pelouse, faites la lessive et nettoyez la maison le samedi, programmez le dimanche pour plus de repos.
- Chaque soir, prévoyez un moment de détente pendant 1 à 2 heures avant de vous coucher. Utilisez ce temps pour lire un livre divertissant, vous baigner dans la baignoire ou écouter de la musique relaxante.
Des astuces
- Organisez toutes vos tâches sur un seul calendrier, que ce soit dans le Bloc-notes, les tâches à faire ou une application. Vous serez confus si les différentes tâches sont réparties sur différents horaires.
- Restez flexible, écrivez au crayon et révisez votre emploi du temps au besoin. Ne paniquez pas lorsque la réalité ne se déroule pas comme prévu.
- Profitez du temps restant. Au lieu d'aller sur les réseaux sociaux pour passer 15 minutes avant une réunion, essayez d'effectuer vos tâches quotidiennes par tranches. Vous pouvez également profiter de ce temps pour manger des aliments sains, vous étirer ou faire de la marche rapide.
- Incluez les distractions possibles dans votre emploi du temps, mais faites de votre mieux pour les contourner. Si quelqu'un vous rend visite au travail ou si vous devez décrocher le téléphone, dites « Désolé, je ne peux discuter qu'une minute » ou « Merci pour la question, mais je suis désolé, je pourrai y répondre plus tard."
- Ne tardez pas ! Les tâches continueront à s'accumuler si vous continuez à les ignorer et votre emploi du temps deviendra de plus en plus difficile à travailler.
- Si vous ne pouvez pas travailler dans les délais, ne vous découragez pas. Modifiez-le un peu en fonction de votre situation et essayez de vous y tenir autant que possible.
