Pour déplacer une liste ou un tableau de données de Word vers Excel, vous n'avez pas besoin de déplacer des données individuelles dans les cellules d'une feuille de calcul Excel (feuille de calcul). Vous pouvez simplement formater correctement votre document dans Word, puis le document entier peut être importé dans Excel en quelques clics.
Étape
Méthode 1 sur 2: Conversion de listes
Étape 1. Comprenez comment le document Word sera converti
Pour importer un document dans Excel, certains caractères sont utilisés pour déterminer quelles données entreront dans les cellules de la feuille de calcul Excel. En effectuant quelques étapes de formatage avant l'importation, vous pouvez contrôler l'apparence de la feuille de calcul et minimiser la quantité de formatage manuel à effectuer. Ceci est particulièrement utile si vous importez une longue liste d'un document Word dans Excel.
Cette méthode fonctionne mieux lorsqu'il y a plusieurs entrées dans la liste, chacune avec un format similaire (une liste d'adresses, de numéros de téléphone, d'adresses e-mail, etc.)
Étape 2. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs de formatage dans le document
Avant de commencer le processus de conversion, assurez-vous que chaque entrée est formatée de la même manière. Vous devez corriger les erreurs de ponctuation ou réorganiser les entrées qui ne correspondent pas. Cela permet de garantir le bon déroulement du processus de transfert de données.
Étape 3. Affichez les caractères de mise en forme dans le document Word
En affichant des caractères de format normalement masqués, vous pouvez déterminer la meilleure façon de séparer chaque entrée. Vous pouvez afficher les caractères de mise en forme en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer les marques de paragraphe dans l'onglet Accueil ou en appuyant sur Ctrl+⇧ Maj+*.
La plupart des listes ont une marque de paragraphe à la fin de chaque ligne, ou à la fin d'une ligne, ou dans une ligne vide entre les entrées. Vous utiliserez ce signe pour saisir le caractère distinctif des cellules dans Excel
Étape 4. Remplacez les marques de paragraphe entre les entrées pour supprimer les espaces supplémentaires
Excel utilisera des espaces entre les entrées pour définir les lignes, mais vous devez les supprimer à ce stade pour faciliter le processus de formatage. Ne vous inquiétez pas, vous le rajouterez bientôt. Cette étape fonctionne mieux si vous avez une marque de paragraphe à la fin de l'entrée et une marque dans l'espace entre les entrées (deux espaces consécutifs).
- Appuyez sur Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
- Tapez ^p ^p dans le champ Rechercher. C'est le code pour deux marques de paragraphe consécutives. Si chaque entrée est une seule ligne et qu'il n'y a pas de lignes vides entre les deux, utilisez un seul ^p.
- Saisissez le caractère délimiteur dans le champ Remplacer. Assurez-vous que ce caractère n'est pas un caractère du document, tel que ~.
- Cliquez sur Remplacer tout. Vous remarquerez que ces entrées se combinent, mais laissez-le tranquille tant que le caractère délimiteur est au bon endroit (entre chaque entrée)
Étape 5. Séparez chaque entrée dans des colonnes distinctes
Maintenant, les entrées apparaissent dans des lignes séparées. Vous devez spécifier les données qui apparaîtront dans chaque colonne. Par exemple, si chaque entrée dans la première ligne est un nom, dans la deuxième ligne est une adresse postale et dans la troisième ligne est un pays et un code postal, procédez comme suit:
- Appuyez sur Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
- Supprimez l'une des marques ^p dans le champ Rechercher.
- Remplacez le caractère du champ Remplacer par une virgule,.
- Cliquez sur Remplacer tout. Cela remplacera les symboles de paragraphe restants par un séparateur de virgules, qui séparera chaque ligne en une colonne.
Étape 6. Modifiez le caractère délimiteur pour terminer le processus de formatage
Une fois que vous avez terminé les deux étapes Rechercher et remplacer ci-dessus, la liste ne ressemblera plus à une liste. Ils seront tous sur la même ligne et auront une virgule entre chaque donnée. L'étape Rechercher et remplacer renverra les données dans un formulaire de liste mais aura toujours des virgules qui définissent les colonnes.
- Appuyez sur Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
- Entrez ~ (ou le caractère que vous avez choisi au début) dans le champ Rechercher.
- Entrez ^p dans le champ Remplacer.
- Cliquez sur Remplacer tout. Cela rendra toutes les entrées dans des groupes individuels séparés par des virgules.
Étape 7. Enregistrez le fichier en tant que fichier texte brut
Le format de saisie est terminé et vous pouvez enregistrer ce document sous forme de fichier texte. Ceci est fait pour qu'Excel puisse lire et analyser vos données afin qu'elles apparaissent dans les bonnes colonnes.
- Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Enregistrer sous.
- Cliquez sur le menu déroulant Type de fichier et sélectionnez Texte brut.
- Nommez le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
- Si la fenêtre Conversion de fichier apparaît, cliquez sur   OK;.
Étape 8. Ouvrez le fichier dans Excel
Étant donné que le fichier est enregistré en texte brut, vous pouvez l'ouvrir dans Excel.
- Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Ouvrir.
- Cliquez sur le menu déroulant Excel Tous les fichiers et sélectionnez Fichiers texte.
- Cliquez sur Suivant > dans la fenêtre Assistant d'importation de texte.
- Sélectionnez Virgule dans la liste Délimiteur. Vous pouvez voir comment les entrées seront séparées dans l'aperçu en bas. Cliquez sur Suivant >.
- Sélectionnez le format de données pour chaque colonne, puis cliquez sur Terminer.
Méthode 2 sur 2: Conversion de tableaux
Étape 1. Créez un tableau dans Word, puis saisissez-y des données
Pour obtenir une liste de données dans Word, vous pouvez la convertir en un format de tableau, puis copier le tableau dans Excel. Si vos données sont déjà sous forme de tableau, passez à l'étape suivante.
- Sélectionnez tout le texte à convertir en tableau.
- Cliquez sur l'onglet Insertion, puis sur le bouton Tableau.
- Sélectionnez Convertir le texte en tableau.
- Saisissez le nombre de lignes par ligne de données dans la colonne Nombre de colonnes. S'il y a des lignes vides entre chaque ligne de données, ajoutez une au total de la colonne.
- Cliquez sur   OK;.
Étape 2. Vérifiez le format du tableau
Word créera un tableau en fonction de vos paramètres. Vérifiez que le tableau est correct.
Étape 3. Cliquez sur le petit bouton + qui apparaît dans le coin supérieur gauche du tableau
Ce bouton apparaît lorsque vous passez votre souris sur le tableau. Cliquer sur ce bouton sélectionnera toutes les données du tableau.
Étape 4. Appuyez sur
Ctrl+C pour copier des données. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Copier dans l'onglet Accueil.
Étape 5. Ouvrez Excel
Une fois les données copiées, vous pouvez ouvrir Excel. Si vous souhaitez placer les données dans une feuille de calcul existante, ouvrez la feuille de calcul. Placez le curseur dans la cellule que vous souhaitez faire la cellule en haut à gauche du tableau.
Étape 6. Appuyez sur
Ctrl+V pour coller des données.
Chacune des cellules du tableau Word sera placée dans une cellule distincte de la feuille de calcul Excel.
Étape 7. Séparez toutes les colonnes restantes
Selon le type de données que vous importez, vous devrez peut-être effectuer un formatage supplémentaire. Par exemple, si vous importez des adresses de ville, des codes de pays et des codes postaux qui se trouvent dans une cellule, vous pouvez les diviser automatiquement dans Excel.
- Cliquez sur les en-têtes de colonne que vous souhaitez diviser. Cette étape sélectionnera la colonne entière.
- Sélectionnez l'onglet Données et cliquez sur le bouton Texte en colonnes.
- Cliquez sur Suivant > puis sélectionnez Virgule dans la colonne Délimiteurs. Si vous utilisez l'exemple ci-dessus, cette étape séparera la ville du code du pays et du code postal.
- Cliquez sur Terminer pour enregistrer les modifications.
- Sélectionnez les colonnes qui doivent encore être divisées, puis répétez ce processus. Sélectionnez Espace et non virgule comme délimiteur. Cette étape séparera le code du pays du code postal.
