Diverses choses vous obligent parfois à annuler un rendez-vous, par exemple parce que vous êtes confronté à une urgence, coincé dans des embouteillages ou que vous gérez mal votre emploi du temps. Vous pouvez vous sentir inquiet lorsque vous réfléchissez à la manière de notifier l'annulation, mais les personnes introuvables peuvent comprendre si vous les informez dès que possible. Établissez un nouveau calendrier de rendez-vous lorsque vous le contactez ou lorsque l'occasion se présente. Pour qu'il se sente à l'aise, proposez-lui de vous rencontrer dans un endroit proche de son domicile ou de son bureau.
Étape
Partie 1 sur 2: Annulation polie de rendez-vous
Étape 1. Contactez la personne disparue dès que possible
Vous ennuyez les autres si vous retardez l'annulation de votre rendez-vous jusqu'à la dernière minute. Le lui dire à l'avance montre que vous le respectez et que vous appréciez le temps qu'il vous a préparé.
Étape 2. Vous informer personnellement par téléphone si vous annulez un rendez-vous très proche
Vous devez appeler pour aviser en personne si vous annulez le rendez-vous le même jour. Annuler un rendez-vous soudainement pour que l'autre personne se sente ennuyée peut sembler impoli si vous le lui faites savoir par e-mail, SMS ou quelqu'un d'autre.
Étape 3. Présentez des excuses sincères
Même si vous le leur dites à l'avance, assurez-vous qu'ils sachent que vous êtes désolé d'avoir dû annuler votre rendez-vous. Peut-être qu'il est déçu que vous ayez annulé votre rendez-vous, même s'il a déjà annulé d'autres plans pour vous voir.
- Présentez des excuses brèves et directes, par exemple: « Désolé, je ne peux pas venir demain. »
- N'utilisez pas de mots ambigus et ne dites pas que vous « pouvez » ne pas tenir votre promesse. Racontez les nouvelles honnêtement et directement.
Étape 4. Expliquez brièvement pourquoi vous avez annulé le rendez-vous
Si la raison est logique, par exemple, parce que le véhicule est tombé en panne ou que vous êtes malade, dites-lui de quoi il s'agit. Si la raison est difficile à accepter, par exemple parce que vous avez oublié de prendre rendez-vous ou que vous avez accidentellement pris un rendez-vous en double, donnez une raison générale, par exemple: « Désolé, j'ai un besoin urgent. »
- Vous n'avez pas besoin de donner des raisons détaillées même si vous dites la vérité. Expliquer longuement donne l'impression que vous voulez couvrir quelque chose.
- Ne dites pas: « J'ai des choses plus importantes à faire » ou une autre excuse similaire.
- Ne mentez pas, car la relation sera en difficulté s'il est révélé que vous n'êtes pas honnête.
Étape 5. Assurez-vous qu'il sait que vous appréciez son temps
Dites clairement que vous appréciez sa volonté de prendre du temps pour vous et que vous êtes vraiment désolé qu'il ait dû annuler le rendez-vous parce que vous comprenez qu'il est occupé et qu'il a pris le temps de vous rencontrer.
Ceci est particulièrement crucial si vous prenez rendez-vous avec des personnes avec qui vous avez besoin d'aide, comme des professeurs ou des clients
Partie 2 sur 2: Définition d'un horaire de remplacement
Étape 1. Demandez-lui sa volonté de modifier l'horaire de la réunion lorsque vous donnez la nouvelle
En plus de réduire les tracas d'avoir à le recontacter pour prendre rendez-vous, cette étape montre que vous avez vraiment envie de le voir. Lorsque vous appelez ou envoyez un e-mail, terminez en disant que vous aimeriez prendre un autre rendez-vous si cela ne le dérange pas.
Étape 2. Vérifiez votre emploi du temps et notez le temps disponible pour le rencontrer
Vous pouvez suggérer un horaire de rendez-vous, mais essayez d'adapter votre emploi du temps à son emploi du temps. Proposez plusieurs autres options d'horaire, puis demandez des commentaires.
Par exemple, dites-lui: « Mon emploi du temps n'est pas rempli les lundis du matin au soir, les jeudis de 13h à 17h et les vendredis après 14h, mais si tu ne peux pas, j'ajusterai l'horaire
Étape 3. Suggérez que la réunion se tienne dans un endroit proche de son domicile ou de son bureau
En compensation de l'annulation d'un rendez-vous, c'est une bonne idée d'organiser un rendez-vous dans un endroit qu'il peut facilement atteindre, comme à son bureau ou à un certain endroit où il passe en rentrant chez lui.
Vous pouvez également suggérer une réunion via Skype ou Google Hangouts s'il est très occupé ou hors de la ville
Étape 4. Déterminez un calendrier de remplacement que vous pouvez respecter
Après avoir annulé le premier rendez-vous, ne laissez pas le deuxième rendez-vous être annulé à nouveau. En plus d'être plus ennuyeux et inconfortable, cela peut nuire à votre réputation. Avant de convenir d'un horaire de remplacement, vérifiez soigneusement votre horaire et assurez-vous de pouvoir rencontrer vos rendez-vous selon le nouvel horaire.
Par exemple, vous n'avez pas de rendez-vous en décembre, mais généralement, vous avez beaucoup d'activités avant la nouvelle année. Donc, ne remplissez pas ce temps avec un calendrier de remplacement
Étape 5. Enregistrez le nouveau calendrier de réunions convenu
S'il y a un calendrier de remplacement, notez-le sur l'ordre du jour. Notez également votre emploi du temps sur un morceau de papier et placez-le dans un endroit facilement visible comme rappel.
Étape 6. Remerciez-les de leur compréhension et de leur patience lorsque vous les/le rencontrez
Ouvrez la conversation en le remerciant (ou les) d'avoir accepté d'annuler le rendez-vous. Vous n'avez plus à vous excuser. Au lieu de cela, montrez que vous appréciez son temps en appréciant l'opportunité de changer l'horaire.
Des astuces
- Autant que possible, n'annulez pas les réunions programmées car cela peut nuire à la réputation et aux relations avec d'autres personnes.
- Avant de conclure un contrat avec une personne qui fournit un service payant, comme un consultant, vérifiez si vous annulez votre rendez-vous avec elle.
