Dire non à une demande peut être difficile, surtout si la personne qui fait la demande est votre patron. Même si vous faites de votre mieux pour faire tout ce que votre patron vous demande, il y a des moments où vous ne pouvez pas et devez dire non. Réfléchissez à vos raisons et comprenez ce que vous voulez dire avant de rencontrer votre patron. Au lieu de dire « non » catégoriquement, essayez de proposer des suggestions alternatives positives.
Étape
Partie 1 sur 3: Préparation des réponses
Étape 1. Rédigez une liste des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas faire de demande
Si votre patron vous demande d'effectuer un travail supplémentaire ou d'accepter une mission lorsque vous n'avez pas le temps ou que la tâche ne fait pas partie de votre description de poste, il est utile d'énumérer les raisons pour lesquelles vous devriez dire non à la tâche. Réfléchissez au problème calmement et rationnellement et énumérez les raisons. Ces notes vous aideront à préparer une réponse à votre patron.
- Il y a des raisons simples pour lesquelles vous ne pouvez pas faire une tâche, comme un engagement à prendre soin de vos enfants ou à planifier des vacances.
- Si vous n'êtes pas sûr que la mission vous convient, vérifiez votre description de poste.
- Si vous avez déjà une lourde charge de travail et que vous ne pouvez pas accepter un autre emploi, vous devez bien réfléchir à la manière de gérer cela.
Étape 2. Analysez vos priorités de travail
Si votre horaire de travail pose problème et que vous n'êtes pas sûr de pouvoir assumer des tâches supplémentaires, essayez d'analyser vos priorités. Considérez une nouvelle affectation avec une autre et évaluez si vous pouvez déplacer le travail existant. Le simple fait de dire « Je n'ai pas le temps » peut amener votre patron à remettre en question votre efficacité et votre efficience, donc si le temps est un problème, vous devez montrer que vous pouvez hiérarchiser les tâches et les terminer à temps.
- Faites une liste de choses à faire et triez-la par priorité et échéance.
- Faites une estimation de la durée de chaque tâche et voyez s'il y a une chance que vous puissiez travailler sur une nouvelle.
- Créez des documents clairs et nets qui peuvent être utilisés lorsque vous parlez à vos supérieurs.
- C'est une façon de "montrer" à votre patron que vous ne pouvez pas faire ce qu'on vous demande, et pas seulement de "dire".
Étape 3. Mettez-vous à la place du patron
Avant de parler à votre patron, il est important que vous essayiez de vous mettre à sa place et de le comprendre ainsi que les priorités de l'entreprise. Comprendre la motivation de votre patron vous aidera à formuler une meilleure réponse. Si vous n'exécutez pas une tâche spécifique parce qu'elle est susceptible de coûter considérablement aux revenus de l'entreprise, vous avez besoin d'un argument très persuasif et d'une alternative pour que l'entreprise ne perde pas ses revenus.
- Si vous souhaitez simplement reprogrammer une réunion en raison d'un engagement antérieur, réfléchissez à l'impact de cette reprogrammation sur votre patron.
- Essayer de vous mettre à sa place vous aidera à anticiper la façon dont votre patron vous répondra.
Étape 4. Pensez à la langue à utiliser
Utiliser le bon ton de voix et le bon langage pour dire non sans dire non est important. N'oubliez pas qu'il est important de toujours utiliser un langage neutre et d'éviter de changer la situation. Il ne s'agit pas de vous ou de votre patron, ou de la relation que vous entretenez, que ce soit une bonne ou une mauvaise relation. Indiquez toujours l'entreprise et la façon d'obtenir les meilleurs résultats pour l'entreprise.
- Dites quelque chose de neutre et objectif comme: « Si je fais ce devoir, je n'aurai pas le temps de terminer le rapport principal de cette semaine ».
- Évitez les réponses subjectives et personnelles. Ne dites pas "Je ne peux pas le faire, c'est trop de travail pour moi".
Partie 2 sur 3: Parler au patron
Étape 1. Trouvez le bon moment pour le patron
Avant de parler à votre patron, vous devez trouver le bon moment pour lui. Vous ne voulez certainement pas le voir à un moment stressant ou occupé. Vous avez peut-être une bonne idée de sa façon de travailler, mais vérifiez si possible son emploi du temps quotidien sur l'ordinateur. Vous devriez lui demander s'il a du temps libre parce que vous voulez discuter de quelque chose, selon la culture et les coutumes de votre bureau.
- Ayez une conversation privée si votre situation professionnelle vous permet de parler seul avec votre patron.
- Faites attention à la pression de travail et au style de travail de votre patron. Si c'est quelqu'un qui aime être actif le matin, essayez de lui parler avant le déjeuner.
- Si vous savez qu'il vient toujours en premier, vous pouvez venir tôt un matin pour le voir avant l'arrivée des autres employés.
Étape 2. Parlez clairement et avec concision
Lorsque vous parlez à votre patron, il est important de faire passer votre message rapidement et de ne pas éviter les ennuis. Vous devez vous assurer de faire passer votre message de manière claire et concise. Ne tournez pas en rond parce que votre patron pensera que vous perdez votre temps et vous perdrez la sympathie du patron.
- Évitez de dire « oui, mais… » parce que le patron peut simplement entendre « oui » et penser que vous pouvez faire le travail, si vous pouvez mieux gérer votre temps.
- Au lieu d'utiliser des mots négatifs comme « mais », essayez d'utiliser des mots plus positifs.
- Par exemple, au lieu de dire « Je sais que vous m'avez demandé de faire ce rapport, mais j'ai beaucoup d'autres travaux à faire », essayez de dire quelque chose comme « J'ai une idée pour réorganiser la charge de travail sur ce projet ».
Étape 3. Décrivez votre état
Il est très important que vous expliquiez les raisons clairement et efficacement. Si vous ne pouvez pas argumenter solidement, votre patron ne comprend probablement pas pourquoi vous ne pouvez pas faire le travail. Par exemple, si on vous demande de faire quelque chose en dehors de votre description de poste, vous devez l'expliquer et être prêt à expliquer votre description de poste, si nécessaire. Ne révélez pas immédiatement votre description de poste, mais soyez prêt à l'expliquer.
- Si le temps est un problème, vous avez besoin d'une raison réelle et indéniable pour laquelle vous ne pouvez pas accomplir la tâche à accomplir.
- Révéler d'autres travaux en cours et prioritaires. Dites quelque chose comme: « J'ai une date limite pour terminer mon rapport de printemps la semaine prochaine, donc cette tâche pourrait être un frein. »
- Essayez de souligner que si votre patron réaffecte la tâche à quelqu'un d'autre, cela profitera à cette personne et à l'entreprise en soulignant que le travail que vous faites est plus important.
- Expliquez votre situation clairement et directement, mais jamais de manière conflictuelle ou émotionnelle.
Étape 4. Ne le laissez pas trop longtemps
Si vous découvrez tout de suite que vous ne pouvez pas effectuer une certaine tâche ou que cela ne vous convient pas, n'attendez pas trop longtemps pour planifier une conversation avec votre patron. Si vous le laissez faire, il est plus difficile de réorganiser le travail qui reste à faire à temps. Si vous attendez jusqu'à la dernière minute, il est presque impossible de respecter la date limite. Votre patron ne sympathisera pas avec vous.
Partie 3 sur 3: Offrir des propositions alternatives positives
Étape 1. Proposez de réaligner vos priorités
Lorsque vous parlez à votre patron, il est important de ne pas dire « non » d'emblée si vous pouvez l'éviter. Au lieu de cela, essayez de trouver des moyens de proposer des alternatives positives qui ne vous obligent pas à faire une tâche que vous sentez que vous ne pouvez pas faire. Un bon moyen de le faire est de proposer à votre patron de vous aider à réorganiser vos priorités. En faisant cela, vous montrerez à votre patron que vous voulez travailler de la manière la plus productive possible, et il sera clair que la charge de travail n'est pas constante.
- Prenez des notes de votre travail exceptionnel et du temps qu'il vous a fallu pour terminer chaque tâche pour prouver que vous y avez réfléchi.
- Demander au patron en disant « Pouvez-vous m'aider à réorganiser mes priorités ? » montrera que vous voulez l'impliquer dans la gestion de votre travail.
- Cela montrera que vous appréciez leur opinion et que vous cherchez de l'aide pour travailler plus efficacement.
Étape 2. Recommandez un collègue
Une autre façon de suggérer des alternatives positives à simplement dire non est de recommander un collègue qui pourrait prendre en charge du travail supplémentaire. Cela montrera que vous avez réfléchi à la tâche et à qui est le mieux adapté pour cela. Votre patron sera impressionné que vous ayez pensé à lui et au besoin de l'entreprise de faire le travail et de ne pas s'inquiéter du surmenage.
- Montrer que vous avez un bon jugement et donner la priorité aux besoins de l'entreprise permettra à votre patron de se fier plus facilement à votre jugement la prochaine fois.
- Cela montrera également que vous comprenez ce qui se passe au bureau et que vous êtes intéressé par le développement de vos collègues.
Étape 3. Proposez un nouvel arrangement de travail
Si vous avez beaucoup de travail à terminer dans les heures convenues, cela pourrait être l'occasion de parler à votre patron de la possibilité de prendre de nouvelles dispositions de travail. Par exemple, si vous devez effectuer de longs trajets domicile-travail qui réduisent votre productivité, vous pouvez suggérer de travailler à domicile un jour par semaine, réduisant ainsi le temps de trajet.
- Si vous pensez qu'un modèle de travail plus flexible vous permettra de vous adapter plus facilement aux exigences du lieu de travail, n'hésitez pas à en parler.
- Pensez toujours à la culture de votre lieu de travail et à la question de savoir si travailler de manière plus flexible est une idée viable.
- Réfléchissez à toutes les propositions avant de les soumettre. Ne proposez pas d'idées qui ne sont pas tout à fait claires.
Avertissement
- Si votre patron vous demande de faire quelque chose d'illégal, vous avez le droit de dire non. Contactez les autorités.
- Soyez calme et parlez sur un ton de voix normal.
