Access est une interface de gestion de base de données qui permet aux utilisateurs d'importer une ou plusieurs parties d'une base de données Excel dans le système afin qu'ils puissent trouver des correspondances entre ou dans leurs champs (champs). Étant donné qu'un seul fichier Access peut contenir plusieurs feuilles de calcul Excel, ce programme est également idéal pour rassembler ou analyser de grandes quantités d'informations de feuille de calcul Excel dans Access. Vous avez juste besoin de faire quelques étapes clés.
Étape
Partie 1 sur 3: Préparation à l'importation d'Excel dans Access
Étape 1. Ouvrez les deux programmes sur l'ordinateur
Vous devrez acheter et télécharger un plan Microsoft Office qui inclut Excel et Access. Vous ne pouvez le faire que via le site Web de Microsoft.
- Une fois le téléchargement du programme terminé, cliquez sur "Démarrer" dans Windows et sélectionnez "Tous les programmes".
- Cliquez sur « Microsoft Office » et sélectionnez « Accès » (ou « Excel ») dans le menu déroulant. Peut-être que la feuille de calcul Excel a été envoyée par courrier électronique ou téléchargée à partir d'un site. Le fichier ouvrira un programme Office sur votre ordinateur.
Étape 2. Nettoyez la feuille de calcul Excel avant de l'importer dans Access
Pour vous faciliter la tâche, nous vous recommandons de suivre quelques étapes simples avant d'importer le fichier Excel dans Access. La clé est que les données entre les feuilles de calcul à importer doivent être cohérentes.
- C'est une bonne idée de s'assurer que la première ligne de la feuille de calcul Excel contient les en-têtes de colonnes (ou les noms de cellules) et peut être comprise clairement et facilement. Par exemple, pour une colonne contenant des noms de personnes, nous vous recommandons de donner le titre de colonne « Nom ». Fournissez des en-têtes clairs et précis pour faciliter la correspondance des en-têtes de colonne d'une feuille Excel à une autre.
- Access vous permet de lier deux champs ou plus entre plusieurs feuilles de calcul. Supposons que vous ayez une feuille de calcul Excel contenant des informations sur la paie. Cette feuille de calcul contient le prénom et le nom, l'adresse et le montant du salaire de la personne. Supposons que vous souhaitiez faire correspondre une feuille dans Access à une deuxième feuille Excel contenant des informations concernant une campagne de contribution financière. Cette deuxième feuille contient le nom, l'adresse et le don de la personne. Access vous permet de faire correspondre un en-tête de colonne à un autre. Par exemple, vous pouvez lier les titres des noms pour voir les personnes portant le même nom apparaître dans les deux bases de données.
- Scannez la feuille Excel pour vous assurer que chaque type de données est traité de la même manière et nettoyez-le avant de l'importer dans Access. C'est ce qu'on appelle un « relationnel » dans Access. Par exemple, si votre feuille de calcul de paie contient le prénom, le nom et l'initiale du deuxième prénom dans une colonne, mais que la deuxième feuille de calcul ne contient que les prénoms dans des colonnes distinctes, Access n'affichera pas les correspondances. Les en-têtes de colonne/champ doivent correspondre exactement.
Étape 3. Divisez les informations en colonnes dans Excel
Pour contourner ce problème, les informations doivent être divisées en colonnes dans Excel afin qu'elles ne se traduisent pas par « aucune correspondance » dans Access.
- Par exemple, vous pouvez diviser le prénom, l'initiale du deuxième prénom et le nom de famille afin qu'ils aient chacun leur propre colonne. Si la deuxième feuille de calcul a été structurée de la même manière, lorsque vous liez, par exemple, le nom de famille avec le nom de famille dans Access, les résultats de la correspondance s'affichent pour les mêmes noms.
- Pour diviser une colonne dans Excel, mettez en surbrillance la colonne contenant les informations que vous souhaitez diviser. Cliquez sur les données "données" sur la barre d'outils dans le programme Excel. Cliquez sur "texte en colonnes". Généralement, vous choisirez l'option " délimité ". Cliquez sur suivant (suivant).
Étape 4. Continuez à utiliser l'assistant pour diviser les colonnes convergentes
Vous êtes maintenant prêt à exécuter le processus de division des informations concaténées dans une colonne en plusieurs colonnes.
- Choisissez comment « délimiter » les données dans la colonne. C'est-à-dire que chaque information dans une colonne est séparée par quelque chose. Généralement, ce séparateur est un espace, une virgule ou un point-virgule. Souvent, ces informations sont simplement séparées par des espaces. Par exemple, dans l'exemple suivant, disons que le nom "Budi A. Dodo" apparaît dans une colonne. Le prénom (Budi) et les initiales A. sont séparés par des espaces. Le nom de famille de Dodo et les initiales A. sont également séparés par des espaces. Alors, choisissez un espace dans l'assistant délimité.
- Cliquez sur suivant, puis terminez (terminé). Le programme séparera Budi, A. et Dodo en trois colonnes. Vous pouvez ensuite donner à ces nouvelles colonnes de nouveaux titres pour indiquer le type d'informations qu'elles contiennent (Nom, Prénom, etc.) Il est préférable de créer d'abord quelques colonnes vides à droite des données fractionnées afin que les données soient poussées à une nouvelle colonne vide (au lieu de -au lieu d'écraser les colonnes qui contiennent déjà des informations).
Partie 2 sur 3: Importation d'Excel dans Access
Étape 1. Ouvrez le programme Access sur votre ordinateur
Allez dans le menu du programme informatique. allez dans le menu Démarrer, sélectionnez Microsoft Office et cliquez sur Microsoft Access. Vous devez ouvrir une nouvelle base de données Access vierge pour pouvoir importer Excel.
- Sélectionnez "base de données de bureau vierge" pour créer une nouvelle base de données dans le programme Access.
- Donnez-lui un nouveau nom si vous le souhaitez. Cliquez sur "créer" (créer).
Étape 2. Importez la feuille de calcul Excel dans Access
L'étape suivante consiste à faire glisser la feuille de calcul Excel (une ou plusieurs) dans la base de données Access.
- Cliquez sur "Données externes" dans la barre d'outils une fois dans le gestionnaire de base de données Access. Sélectionnez "Excel". Dans certaines versions d'Access, cette fonction peut être trouvée en cliquant sur "fichier" dans la barre d'outils et "Obtenir des données externes".
- Lorsque " nom de fichier " apparaît, cliquez sur " parcourir " pour trouver la feuille Excel sur votre ordinateur.
- Ne cochez pas la case « importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle ». Ce paramètre est prédéfini par défaut.
- Lorsque vous trouvez la feuille de calcul que vous souhaitez importer sur votre ordinateur, cliquez dessus. Cliquez sur OK". Cette étape vous mènera à l'assistant d'importation d'Excel dans Access.
Partie 3 sur 3: Utilisation de l'assistant pour terminer le processus d'importation
Étape 1. Suivez les étapes de l'assistant qui apparaît dans Access
Pour terminer le processus d'importation de feuille de calcul, suivez les étapes de l'assistant.
- Sélectionnez la feuille de calcul dans la feuille de calcul Excel que vous souhaitez importer. Cependant, parfois, les gens créent plusieurs pages dans une feuille de calcul Excel, qui peuvent être consultées en cliquant sur les étiquettes au bas de la feuille de calcul. Si tel est le cas, vous devez indiquer à l'assistant Access la feuille de calcul sélectionnée. Cliquez sur Suivant.
- La page suivante comporte une boîte qui demande si la première ligne de la feuille Excel a des en-têtes de colonne. Cela signifie que les lignes de la feuille de calcul qui représentent les données de chaque colonne (par exemple, nom de famille, adresse, salaire, etc.) doivent être nettoyées en premier pour s'assurer que la première ligne est l'en-tête de colonne. Ensuite, cochez « oui que la première ligne contient des en-têtes de colonnes » (oui, la première ligne contient des en-têtes de colonnes). C'est le moyen le plus simple. Cliquez sur Suivant.
- Si votre première ligne ne contient aucun en-tête de colonne, la page suivante vous demandera si vous souhaitez nommer ce que l'on appelle des " champs " dans Access (ce sont des en-têtes de colonne). Si vous n'avez pas rempli chacun de ces champs avec des noms clairs et faciles à retenir avant l'importation (recommandé), faites-le ici.
Étape 2. Terminez le processus d'importation
Il reste quelques étapes dans le processus d'importation. La page suivante de l'assistant vous demandera si vous souhaitez identifier la clé primaire.
- Cette étape n'est pas obligatoire, mais peut être effectuée. La clé primaire signifie que le programme informatique attribuera un numéro unique à chaque ligne d'information. Cette étape peut être utile plus tard lors du tri des données. Cliquez sur Suivant.
- L'écran de fin de l'assistant comporte un espace contenant le nom initial. Vous pouvez renommer la feuille Excel importée (le fichier deviendra un « tableau » dans Access sur le côté gauche de la page une fois l'importation terminée).
- Cliquez sur " importer ", puis cliquez sur " fermer ". Vous verrez un tableau sur le côté gauche de l'écran. La feuille est maintenant importée dans Access.
- Si vous souhaitez lier plusieurs ensembles de données, répétez ce processus avec une ou plusieurs autres feuilles de calcul. Vous êtes maintenant prêt à faire correspondre les données de la feuille dans Access.
Avertissement
- Si le fichier Excel provient d'une version d'Office autre qu'Access, le processus d'importation peut être un peu difficile.
- Encore une fois, nous soulignons que vous devez nettoyer la feuille de calcul avant de l'importer. Une des raisons est d'analyser l'existence de problèmes dans les données.
- Conservez toujours une copie de la feuille de calcul d'origine afin que ce processus n'ait pas à être répété si vous faites une erreur.
- Vous ne pouvez pas importer plus de 255 cellules/boîtes dans Access.
