Un plan de travail est un ensemble d'objectifs et de processus qui peuvent aider une équipe et/ou une personne à atteindre cet objectif. En lisant un plan de travail, vous pouvez mieux comprendre l'ampleur d'un projet. Qu'ils soient utilisés sur le lieu de travail ou dans le milieu universitaire, les plans de travail vous aident à garder les projets organisés. Grâce à un plan de travail, vous décomposez le processus en petites tâches légères tout en sachant ce que vous voulez accomplir. Apprenez à créer un plan de travail afin d'être mieux préparé pour votre prochain projet.
Étape
Étape 1. Décidez à quoi sert votre plan de travail
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous élaborons un plan de travail. Fixez-vous cet objectif à l'avance afin de bien vous préparer pour le projet. N'oubliez pas que la plupart des plans de travail sont valables pour une certaine période, par exemple 6 mois ou 1 an.
- Au bureau, un plan de travail aide votre patron à savoir sur quels projets vous allez travailler au cours des prochains mois. Votre patron a généralement besoin de ces informations après une évaluation annuelle des performances ou lorsque votre équipe travaille sur un projet majeur. Un plan de travail peut également être le résultat d'une séance de planification stratégique que l'entreprise fait au début d'un nouvel exercice calendaire ou fiscal.
- Dans le monde académique, les plans de travail peuvent être utilisés par les étudiants pour travailler sur de grands projets, ou par les enseignants pour concevoir un programme par semestre.
- Pour les projets personnels, un plan de travail vous donne une idée de ce que vous comptez faire, comment vous allez le faire et quand vous comptez le terminer.
Étape 2. Rédigez une introduction et un contexte
Pour un plan de travail professionnel, vous devez rédiger une introduction et un contexte. Votre patron ou gestionnaire obtiendra les informations dont il a besoin pour comprendre le plan de travail. D'un autre côté, les plans de travail académiques n'ont généralement pas besoin d'une introduction et d'un contexte.
- L'introduction doit être courte et intéressante. Rappelez à votre patron pourquoi vous avez élaboré ce plan de travail. Présentez-lui un projet sur lequel vous travaillerez pendant un certain temps.
- L'arrière-plan doit souligner pourquoi vous avez créé le plan de travail. Vous pouvez le faire, par exemple, en présentant des détails ou des statistiques du dernier rapport, en identifiant les problèmes qui doivent être résolus ou d'autres raisons basées sur les commentaires et les commentaires que vous avez reçus lors de vos travaux sur des projets précédents.
Étape 3. Définir les objectifs et les cibles
Les objectifs et les cibles sont deux choses interdépendantes. Dans le plan de travail, les deux conduisent à l'atteinte de résultats. La différence est que les objectifs sont généraux, tandis que les cibles sont plus spécifiques.
- Les objectifs sont l'image globale de votre projet. Notez les résultats finaux que vous attendez du plan de travail. Assurez-vous que la couverture est large. Par exemple, supposons que vous vouliez terminer un travail de recherche ou apprendre à écrire.
- Les cibles doivent être spécifiques et tangibles. En d'autres termes, vous devriez pouvoir rayer les étapes de votre liste d'objectifs une fois que vous les avez terminées. Trouver des sources pouvant être interrogées pour votre document de recherche est un bon exemple de cible.
- Si les cibles existantes sont trop diverses, vous pouvez les décomposer en court, période moyen, et terme longue. Par exemple, l'objectif à court terme de l'entreprise d'augmenter le nombre d'audiences de 30 % en trois mois est différent de l'objectif à long terme de renforcer la visibilité de la marque sur les réseaux sociaux pendant un an.
- Les cibles sont généralement écrites dans des phrases actives en utilisant des verbes d'action avec des significations spécifiques. Par exemple, « planifier », « écrire », « améliorer » et « mesurer ». Évitez les verbes au sens vague tels que « apprendre », « comprendre » et « connaître ».
Étape 4. Élaborer un plan de travail avec des cibles « SMART »
SMART est un acronyme couramment utilisé pour rechercher des résultats plus tangibles et réalisables dans les plans de travail.
- Spécifique signifie détaillé. Qu'allons-nous faire exactement pour qui ? Décrivez la population que vous servirez et toutes les actions spécifiques que vous utiliserez pour les aider.
- Mesurable signifie mesurable. L'objectif est-il quantitatif et mesurable ? Pouvez-vous calculer le résultat? Avez-vous planifié les travaux pour que « les niveaux de santé en Afrique du Sud s'améliorent en 2012 » ? Ou bien, le structurez-vous de telle sorte que « le nombre de cas d'infection par le VIH/SIDA chez les nouveau-nés en Afrique du Sud diminue de 20 % d'ici 2020 » ?
- Réalisable signifie réalisable. Pouvez-vous le compléter dans le temps imparti avec les ressources à votre disposition ? Compte tenu de toutes les limitations qui existent, votre cible doit être réaliste. Augmenter les ventes de 500% est logique si votre entreprise est petite. Augmenter les ventes de 500 % est un objectif presque impossible pour une entreprise qui a dominé le marché.
- Pertinent est lié aux intérêts. La cible aura-t-elle un impact sur l'objectif ou la stratégie que vous souhaitez ? Bien qu'important pour la santé générale, est-il vrai que mesurer la taille et le poids des élèves du secondaire peut directement entraîner des changements dans les procédures de santé mentale ? Assurez-vous que vos objectifs et vos méthodes de travail ont un lien clair et intuitif.
- Limité dans le temps est limité dans le temps. Quand l'objectif a-t-il été atteint et/ou quand saviez-vous que vous l'aviez atteint ? Déterminez la date de fin du projet. Mentionnez également, le cas échéant, quel type de résultat final aurait pu entraîner la fin prématurée de votre projet, avec tous les résultats obtenus.
N'oubliez pas qu'un nombre de base doit être spécifié pour calculer le changement. Si vous ne savez pas combien de nouveau-nés en Afrique du Sud sont infectés par le VIH/SIDA, comment pouvez-vous vous assurer que le nombre de cas est réduit de 20 % ?
Dans certaines situations, vous devrez peut-être consulter un expert pour vous assurer que les objectifs de votre plan de travail sont réalisables
Étape 5. Énumérez les ressources dont vous disposez
Dans cette liste, notez tout ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et vos cibles. Les ressources prennent diverses formes, selon l'objet de votre plan de travail.
- Les ressources du bureau comprennent les budgets financiers, les employés, les consultants, les bâtiments ou les pièces et les livres. Vous pouvez joindre un budget détaillé si le plan de travail est plus formel.
- Les ressources dans le milieu universitaire comprennent l'accès aux bibliothèques; des documents de recherche tels que des livres, des journaux et des revues; ordinateur et accès Internet; ainsi que des professeurs ou d'autres personnes qui peuvent vous aider lorsque vous avez des questions.
Étape 6. Reconnaître les limitations existantes
Les limites sont des obstacles qui peuvent entraver vos efforts pour atteindre vos objectifs et vos cibles. Par exemple, lorsque vous effectuez des travaux de recherche à l'école ou au collège, votre emploi du temps s'avère trop serré et vous ne pouvez donc pas bien faire vos recherches et écrire. Par conséquent, votre limite est un horaire chargé. Essayez d'éliminer d'autres engagements au cours du semestre afin de pouvoir terminer votre plan de travail efficacement.
Étape 7. Qui est responsable ?
La responsabilité est un élément essentiel d'un bon plan. Qui est responsable de l'exécution de chaque tâche ? Même s'il y a une équipe travaillant sur une tâche, une personne doit être responsable de s'assurer que la tâche est terminée à temps.
Étape 8. Rédigez une stratégie
Observez votre plan de travail, puis décidez comment vous utiliserez vos ressources tout en surmontant les contraintes pour atteindre vos objectifs et cibles.
- Rédigez une liste détaillée des actions. Identifiez ce qui doit se passer chaque jour ou chaque semaine pour atteindre vos objectifs. Énumérez également les actions que les autres membres de l'équipe devraient entreprendre. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet ou un calendrier personnel pour organiser ces informations.
- Faites un calendrier. Bien que vous puissiez établir un horaire de travail provisoire, des événements ou des situations imprévues peuvent survenir de temps à autre. Par conséquent, faites de la place dans votre emploi du temps pour éviter les retards.
Des astuces
- Définissez des jalons si votre projet est de grande envergure. Les jalons sont des points le long d'un projet qui mettent en évidence la réalisation de certains objectifs. Vous pouvez également le considérer comme un point de réflexion, lorsque vous observez à quel point le processus a progressé et en même temps assurez-vous qu'il ne s'écarte pas du plan de travail.
- Créez un plan de travail qui vous convient. Il peut être détaillé, il peut être étendu, selon vos souhaits ou vos besoins. Vous pouvez écrire sur une feuille de papier ou avec un logiciel professionnel, en utilisant des images et des couleurs. Utilisez ce qui est le plus naturel et efficace pour vous.
