Un certificat de travail (ou lettre de vérification d'emploi) est une correspondance formelle généralement écrite par un employeur à la partie requérante, dans le but de valider les antécédents professionnels de l'employé. Un certificat de travail est généralement requis pour demander un prêt, louer une propriété, postuler pour un nouvel emploi ou pour d'autres raisons de vérifier les antécédents professionnels. Lorsque vous rédigez un certificat de travail, expliquez qui vous êtes, fournissez un résumé honnête des tâches de l'employé et vérifiez le poste. Ce certificat doit utiliser du papier à en-tête professionnel et fournir les coordonnées et la signature. Lisez les instructions ci-dessous pour savoir comment faire un certificat de travail complet et précis.
Étape
Partie 1 sur 2: Se préparer à rédiger un certificat de travail
Étape 1. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous rédigez un certificat de travail
Le contenu et le ton de la langue de la lettre dépendent du destinataire. Pour les institutions financières, utilisez un langage professionnel et incluez des informations financières (par exemple, salaires, commissions, augmentations et primes). D'un autre côté, si vous rédigez un certificat de travail pour un employé qui postule pour un nouvel emploi, le ton du langage peut être plus informel et vous pouvez ne pas inclure d'informations financières.
En comprenant son objectif et sa portée, vous pouvez rédiger une lettre qui correspond aux besoins du destinataire
Étape 2. Pensez à qui devrait l'écrire
Normalement, un certificat de travail est rédigé par un superviseur. Dans cette situation, l'employé vous demandera, en tant qu'employeur, de rédiger une lettre d'emploi à des fins spécifiques. D'autre part, les employés peuvent rédiger une lettre d'attestation de travail pour eux-mêmes. Dans cette situation, en tant qu'employé, vous l'écrirez vous-même, puis demanderez au patron de le signer ou de le modifier au besoin. Dans la mesure du possible, l'employeur doit l'écrire au nom de l'employé, et non l'inverse.
- Si vous êtes le patron qui écrit des lettres aux employés, vous pouvez les structurer selon vos propres spécifications et contrôler les messages qu'elles contiennent. De plus, en tant qu'employeur, la lettre que vous écrivez est considérée comme authentique et honnête. Cependant, le principal obstacle est le temps que cela prend. En tant que patron, bien sûr, vous avez un emploi du temps chargé, alors que la préparation de cette lettre prendra du temps. Pour cette raison, les certificats de travail sont généralement courts et concis, vous ne perdez donc pas trop de temps, surtout si vous l'avez déjà fait.
- Si vous êtes un employé qui écrit vous-même, vous pouvez déterminer quelles informations transmettre aux destinataires et n'avez pas à trouver le temps de partager des idées avec votre patron. De plus, le patron n'est pas non plus alourdi par le temps qu'il faut lui prévoir pour l'écrire (si vous l'écrivez vous-même, le patron peut être content car il n'a pas à le faire lui-même). Cependant, le patron doit toujours signer et il est possible qu'il hésite à le faire après avoir lu le contenu de votre lettre. Si c'est le cas, vous devez soit le réécrire, soit le persuader de l'écrire lui-même pour vous.
Étape 3. Rassemblez les informations nécessaires
Une fois que vous connaissez le destinataire et qui rédigera la lettre, vous devez rassembler les informations requises dans la lettre.
- Si vous êtes le patron, parlez à l'employé pour voir ce qu'il veut inclure. Discutez qui est le destinataire, quel est le but de la lettre, quelles spécifications doivent être incluses et quand elle doit être envoyée.
- Si vous êtes un employé et que vous écrivez la lettre vous-même, toutes les informations nécessaires sont déjà là, mais vous devriez d'abord parler à votre patron et lui demander quel type de lettre il attend. Cela garantit que vous écrivez une lettre conforme aux spécifications de l'employeur et obtient sa signature.
Partie 2 sur 2: Rédaction d'un certificat d'emploi
Étape 1. Utilisez le papier à en-tête de l'entreprise
Rédigez un certificat de travail sur le papier à en-tête officiel de l'entreprise. Si vous êtes un patron, ce papier est gratuit. Si vous êtes un employé, demandez d'abord si vous pouvez les utiliser. L'en-tête officiel de l'entreprise certifiera votre lettre et fera croire au destinataire en son contenu.
Si vous n'avez pas de papier à en-tête officiel, vous pouvez utiliser un ordinateur pour créer des en-têtes de lettre. L'en-tête doit contenir le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de l'entreprise. Fournissez également des informations sur l'auteur de la lettre (et le titre) et la date à laquelle la lettre a été écrite
Étape 2. Adressez la lettre au destinataire aussi précisément que possible
Si vous connaissez le nom du destinataire, adressez-le directement à la personne concernée. Si vous ne savez pas qui la lira, adressez-la à l'organisation, avec une ligne d'objet décrivant le contenu de la lettre.
- Par exemple, si vous connaissez l'adresse et le nom du destinataire, écrivez-le juste en dessous de l'en-tête. Suivez-le avec une salutation appropriée, telle que "Cher [M. Sudirman]."
- Si vous ne savez pas à qui la lettre est adressée, envoyez-la au service approprié avec une ligne d'objet décrivant le contenu de la lettre. Par exemple, pour une lettre à une institution financière dans le but d'obtenir un prêt, vous pouvez envoyer une lettre à votre succursale locale avec comme objet la mention « Description de l'employé pour la demande de prêt ». Poursuivez avec une salutation telle que « À qui de droit ».
Étape 3. Décrivez qui vous êtes
Dans le premier paragraphe du corps, expliquez qui vous êtes et le but de la rédaction de la lettre. Indiquez votre poste, votre ancienneté et depuis combien de temps vous connaissez l'employé qui a demandé le certificat. Si vous êtes un employé qui s'écrit vous-même, continuez à écrire comme si la lettre venait de votre patron car c'est lui qui la signera.
Par exemple, "Je m'appelle Budi Jatmiko et je suis directeur adjoint du marketing et des ventes chez PT. ABC. Je travaille chez PT. ABC depuis 12 ans et je connais cet employé depuis sept ans. Au cours des trois dernières années, j'ai été le supérieur direct de l'employé
Étape 4. Fournissez la vérification
Le prochain paragraphe de contenu résume l'emploi de l'employé, y compris la date de début de l'emploi, le titre, si l'emploi est temporaire ou permanent, et si l'employé y travaille toujours. Ce paragraphe fournit des informations financières sur les employés si nécessaire.
- Par exemple, « Cette lettre est une confirmation que l'employé travaille bien ici. Il a travaillé chez PT. ABC pendant sept ans, depuis le 7 septembre 2003. Il occupe le poste de directeur adjoint des ventes, qui est un poste permanent chez PT. ABC. Jusqu'au 7 janvier 2011, il occupe toujours ce poste chez PT. ABC."
- Autre exemple: « Cette lettre confirme que le salarié a travaillé chez PT. ABC pendant sept ans. La personne concernée a travaillé chez PT. ABC du 7 septembre 2003 au 7 janvier 2011. Il occupait le poste de directeur commercial adjoint chez PT. ABC. Il a travaillé en tant qu'employé permanent pendant sept ans chez PT ABC avec un salaire de 35 millions d'IDR par mois."
Étape 5. Résumez les fonctions de l'employé
Ce paragraphe décrit les fonctions de l'employé, qui sont très nécessaires dans le certificat de travail pour les employés qui postulent pour d'autres emplois. Même si le certificat de travail n'est pas une lettre de recommandation, il n'y a rien de mal à inclure une évaluation positive de l'employé. Ces informations supplémentaires amélioreront votre réputation en tant qu'employeur et aideront les employés à trouver de nouveaux emplois, une propriété ou des prêts.
Par exemple, « Les fonctions d'un employé chez PT. ABC sont les suivantes: Responsable de la vente de radiateurs dans la zone de Bogor et ses environs. Il occupe un poste de direction et est chargé de motiver une équipe de sept à neuf personnes. Il doit assurer satisfaction des clients, résoudre les plaintes des clients et rendre compte de l'évolution des ventes tous les trois mois au siège social."
Étape 6. Évitez les informations sensibles ou illégales sur les employés
Il existe des dispositions sur ce qui peut être inclus dans les références d'emploi et autres déclarations aux employeurs potentiels. Il est stipulé que vous ne pouvez inclure des informations sur les employés qu'avec l'autorisation appropriée. Il existe également une règle selon laquelle vous pouvez divulguer toute information sur l'employé en question tant qu'elle est honnête et de bonne foi. Avant de divulguer des informations sensibles, assurez-vous de vérifier ce qui est acceptable et approprié à inclure, conformément à la pertinence sociale et à la loi applicable.
Étape 7. Fournissez vos coordonnées
Le dernier paragraphe doit inclure vos coordonnées (employeur). Cette information est requise si le destinataire a des questions. Assurez-vous d'indiquer que le destinataire peut vous contacter.
Par exemple, "Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter au (021) 21215555 ou à [email protected]."
Étape 8. Signez et soumettez
Une fois la lettre rédigée, terminez-la par une salutation de clôture, signez-la et remettez-la à l'employé qui l'a demandée ou postez-la vous-même au destinataire.
- Fermez la lettre avec le message d'accueil "Sincèrement".
- Mettez votre signature, ainsi que votre nom complet et votre fonction.
- Ajoutez un tampon officiel ou de vérification généralement utilisé par les entreprises pour ce type de lettre.
Des astuces
- Certains processus de demande de visa exigent que vous écriviez le poste que l'employé occupera, si un visa est accordé. Vous devrez peut-être expliquer l'importance du travail de l'employé qui demande le visa.
- Certains employeurs demandent à l'employé de rédiger une lettre qu'il signera ensuite. Si vous demandez aux employés d'écrire les leurs, assurez-vous de les lire attentivement avant de signer.
- Certaines entreprises ont une personne spécifique affectée à la vérification des travaux, et il existe également des entreprises qui ont un modèle spécifique. En cas de doute, renseignez-vous auprès du service des ressources humaines.
Avertissement
- Saisissez les informations financières uniquement lorsque l'employé le demande. Si vous êtes un employé et que vous écrivez vous-même la lettre, vous pouvez saisir autant d'informations que nécessaire.
- N'entrez pas d'informations personnelles sur les employés à moins qu'ils ne le permettent.
- Si le salarié qui a demandé le certificat de travail ne travaille plus avec vous, ne donnez pas les raisons de votre départ même s'il n'y a pas de cas ou de problème.
