Les heures de travail sont un élément important pour faire une offre de projet lucratif et déterminer le coût du travail effectué. Étant donné que la main-d'œuvre représente une grande partie de la plupart des travaux contractuels, une estimation et un rapport précis des heures de travail sont essentiels au succès de votre entreprise.
Étape
Partie 1 sur 2: Estimation des heures de travail pour l'appel d'offres de projet
Étape 1. Divisez le projet en composants
La première partie du calcul des heures travaillées pour un travail consiste à diviser le projet en composants plus petits. Ensuite, estimez le nombre d'heures qu'il faudra pour terminer chaque composant. Ces composantes doivent être désignées en fonction du type de main-d'œuvre impliquée. Si vous construisez un complexe d'appartements, vous aurez besoin de main-d'œuvre pour l'excavation, la construction, l'électricité, la plomberie, etc. Assurez-vous d'estimer chaque composante qui fait partie du projet.
Étape 2. Déterminez le type de main-d'œuvre nécessaire
Le type de main-d'œuvre dépend fortement des tâches à accomplir. Vous n'avez pas besoin d'un contremaître pour chaque travail. Des tâches simples peuvent être effectuées par des assistants ou des stagiaires. Ce processus de détermination est plus difficile pour les emplois qui impliquent un mélange de différents types de main-d'œuvre, allant du simple au complexe.
Étape 3. Estimez le temps nécessaire pour terminer chaque composant
Une fois que vous avez déterminé les composants et le type de main-d'œuvre pour chaque composant, estimez le nombre total d'heures de travail nécessaires pour terminer chaque étape du début à la fin. N'incluez pas les pauses. Le nombre d'heures travaillées doit refléter le temps que le travail est consacré à l'achèvement d'une étape.
- Si vous connaissez bien le type de travail pour chaque étape, essayez d'utiliser des projets antérieurs comme référence pour estimer le temps de travail. Par exemple, si vous savez qu'il faut dix heures à un travailleur pour installer quatre nouvelles fenêtres, ou 2,5 heures par fenêtre, votre projet actuel n'est peut-être pas très différent.
- Si une étape de votre projet implique un autre type de main-d'œuvre, non une fois que vous vous êtes familiarisé, faites des recherches pour préparer vos heures de travail estimées. selon le projet, vous pouvez trouver des informations précieuses sur Internet ou d'autres entrepreneurs. Vous pouvez également utiliser les services d'un consultant qui connaît le type de main-d'œuvre dont vous avez besoin. Un consultant peut vous aider à estimer les heures de travail nécessaires pour terminer une étape particulière.
- Tenez également compte de facteurs tels que le degré de difficulté du travail lors de l'établissement des estimations. Si la fenêtre de votre futur projet est au 7e étage et que la fenêtre travaillée dans le projet précédent est au premier étage, augmentez le ratio heures par fenêtre pour tenir compte de cette différence.
- Inclure des estimations pour le temps consacré aux tâches administratives requises par le contrat.
Étape 4. Incluez les heures du superviseur
Vous pouvez également inclure les heures de projet pour le contremaître ou le responsable, qui dirigera une équipe de travailleurs et gérera les rapports détaillés et la conformité au calendrier du projet. Certains projets peuvent employer plus d'un superviseur ou contremaître et gérer les différentes composantes du projet. D'autres projets peuvent utiliser plusieurs niveaux de supervision différents. Vous pouvez avoir un contremaître pour gérer les travailleurs dans les différentes composantes d'un projet et un superviseur principal qui gère tous les contremaîtres.
Étape 5. Utilisez vos estimations pour préparer un calendrier de projet
Votre client déterminera le délai de réalisation du projet. Peut-être que le client vous demandera de préciser combien de temps il vous faudra pour terminer le projet. Vous pouvez utiliser des étapes et des heures calculées pour développer un calendrier de projet. Déterminez les composants qui peuvent être complétés simultanément et les composants qui doivent être complétés par étapes (la sortie d'un processus devient l'entrée du processus suivant). Si vous savez quand chaque étape doit être terminée, vous pouvez diviser le nombre d'heures nécessaires pour terminer une étape par la journée de travail de 8 heures sur la période du projet. Vous pourrez peut-être allonger ou raccourcir le calendrier du projet en ajoutant ou en réduisant la main-d'œuvre. Plus vous avez de travailleurs, plus une étape peut être complétée rapidement.
- Certains projets nécessitent plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine pour terminer les étapes dans les délais. Ils ont besoin d'heures supplémentaires qui doivent être incitées.
- Par exemple, si vous disposez d'un mois pour construire les fondations d'une nouvelle maison et que vous savez que la construction des fondations nécessite 1 000 heures par main-d'œuvre, divisez 1 000 par la journée de travail de 8 heures dans un mois pour déterminer la quantité de travail nécessaire pour terminer cette étape à l'heure exacte (1000 heures de travail de projet / 20 jours ouvrables dans un mois = 50 heures par jour; 50 heures par jour / 8 heures par main-d'œuvre = 6,25 main-d'œuvre requise.)
- Soyez réaliste quant au nombre de travailleurs employés au cours de la période spécifiée. Il serait irréaliste d'avoir besoin de 7 électriciens pour terminer l'installation du circuit en une semaine, selon la disponibilité des électriciens dans votre région. Vous devrez peut-être prolonger le délai pour répondre à la disponibilité de la main-d'œuvre pour votre projet.
- Si vous prévoyez de terminer plusieurs étapes en même temps, vous devrez diviser la main-d'œuvre pour terminer chaque étape.
Étape 6. Préparez et soumettez votre offre
Ajoutez les heures travaillées pour chaque main-d'œuvre nécessaire afin d'avoir le total des heures travaillées pour chaque type de main-d'œuvre. Si vous n'avez besoin que d'un seul type de main-d'œuvre, veuillez combiner toutes les heures du projet en un seul nombre. Si vous avez besoin de différents types de main-d'œuvre, votre offre doit préciser le nombre d'heures travaillées pour chaque type de main-d'œuvre. Nous vous recommandons d'inclure tous les coûts de main-d'œuvre, y compris les taxes et les avantages. Certains contrats peuvent spécifier un taux de salaire minimum pour chaque type de main-d'œuvre. Incluez également toute majoration (partie bénéficiaire) que vous souhaitez facturer.
Par exemple, disons que vous avez été sélectionné pour installer une nouvelle cuisine pour une maison de taille moyenne. Vous devrez diviser le projet en plusieurs étapes, comprenant des travaux de plomberie, d'électricité et de construction générale. Votre offre doit refléter le nombre total d'heures travaillées pour les travaux d'électricien, de plombier et de construction générale, ainsi que les taux de salaire pour chaque type de main-d'œuvre
Étape 7. Ajustez les heures de travail estimées au fur et à mesure de l'avancement du projet
Étant donné que les estimations de temps ne sont que des estimations, vous devez mettre à jour les estimations au fur et à mesure que le projet progresse. Vous devrez peut-être facturer le client en fonction des heures réellement travaillées de l'équipe, vous devez donc fournir périodiquement des estimations à jour des heures travaillées. Cela évite au client d'être surpris par la surexploitation des heures de travail.
- Incluez un "fudge factor", qui est l'augmentation du temps approximatif due à l'inconnu. La quantité de facteur de fudge dépend de la complexité du travail, de la disponibilité de la main-d'œuvre, de la dépendance à l'égard d'agents externes et de la relation d'un processus à un autre.
- La plupart des entrepreneurs expliquent que leurs offres sont des estimations. Les heures réellement travaillées varieront et les clients paieront en fonction des heures réellement travaillées au fur et à mesure de l'avancement du projet. Cependant, il est possible que le client veuille payer un montant forfaitaire basé sur des estimations et ne pas payer pour les heures réellement travaillées. Portez une attention particulière à tous les termes du contrat qui indiquent cet accord, car dans un accord comme celui-ci, l'entrepreneur doit estimer les coûts avec soin.
- Si le client va payer sur la base des heures réellement travaillées, n'oubliez pas que votre offre reflète des estimations, et vous ne devriez pas facturer des heures travaillées beaucoup plus élevées à moins qu'il n'y ait une raison impérieuse et prouvable. Si vous rencontrez un problème et qu'il est confirmé que vous dépassez vos heures de travail estimées, informez le client pour éviter les malentendus
- Faites un accord écrit qui indique le travail qui est le plus susceptible d'apparaître et qui est en dehors de la portée du travail. Incluez des processus pour l'identification et l'approbation de ces changements, tels que les permis et la documentation requise.
Partie 2 sur 2: Déclaration des heures de travail pour les travaux contractuels
Étape 1. Recueillez des informations sur votre effectif
Assurez-vous que les fichiers des employés de tous les employés de votre projet sont exacts et maintenez-les à jour. Cela comprend les registres de paie et tous les documents juridiques. Si vous utilisez des ingénieurs, des électriciens, des plombiers ou d'autres travailleurs agréés, vous devrez conserver une preuve de leurs dossiers de certification actifs. Il est nécessaire pour la plupart des travaux d'ingénierie et de construction de savoir si la main-d'œuvre est contractée par l'État. Vous avez la responsabilité de vous assurer que tous ceux qui travaillent pour vous sont correctement certifiés, y compris les sous-traitants.
- Vous pouvez payer un salaire de non-employé pour travailler sur un projet. Ces sous-traitants travaillent pour vous, l'entrepreneur, et vous facturez leurs salaires au client. Même si le sous-traitant n'est pas votre employé, ses informations de certification doivent être collectées et conservées dans un dossier. En tant qu'entrepreneur, il est de votre responsabilité de vous assurer que toutes les personnes travaillant sur le projet possèdent les qualifications appropriées, sauf indication contraire dans le contrat.
- Les contrats gouvernementaux nécessitent généralement des informations supplémentaires sur les employés et les sous-traitants pour assurer la conformité à la Loi. Cela comprend des rapports sur l'origine ethnique et les taux de salaire pour s'assurer qu'il n'y a pas de pratiques discriminatoires. Si vous avez un contrat avec le gouvernement, lisez attentivement et suivez toutes les instructions concernant le recrutement et les rapports pour éviter les problèmes de salaire.
Étape 2. Surveillez le temps de travail
Afin de pouvoir produire des rapports précis aux clients, vous avez besoin d'une méthode de suivi des heures de travail des employés travaillant sur le projet. Vous pouvez utiliser une pointeuse ou une feuille de temps, mais ces enregistrements doivent être vérifiés pour garantir leur exactitude. En fonction du contrat convenu, vous pouvez être amené à effectuer des audits périodiques et à prouver la validité du nombre d'heures travaillées déclaré
- Une façon de garantir l'exactitude des rapports sur le temps de travail consiste à placer un superviseur sur chaque employé ou groupe d'employés. À la fin de chaque semaine, lorsque l'employé soumet la carte de pointage, le superviseur peut examiner et signer la carte, pour prouver qu'elle est correcte. Cela empêche les employés d'ajouter des heures travaillées fictives.
- Vous pouvez également essayer d'utiliser un système de carte de temps de travail électrique pour surveiller le temps de travail des employés. Assurez-vous que le système est bien contrôlé pour éviter toute utilisation abusive. Si le rapport des heures travaillées est discutable, vous devez être en mesure de le prouver.
- Les clients gouvernementaux sont tenus par la loi de collecter toutes les informations avant de payer les entrepreneurs, car les salaires sont payés à partir des impôts. Le niveau de surveillance lors de la communication des échéanciers des projets du gouvernement sera très élevé. Suivez attentivement et en détail toutes les instructions de déclaration, comme convenu.
Étape 3. Envoyez régulièrement des rapports sur les salaires du travail aux clients
Votre contrat doit préciser à quelle fréquence vous devez déclarer le nombre d'heures travaillées au client afin de recevoir un salaire. Lors de la soumission de ce rapport, vous transférerez les informations de vos fiches de paie et de vos documents de pointage vers un rapport spécifique au client qui compare le nombre d'heures facturées avec les heures travaillées estimées au moment de l'offre. S'il y a un écart important entre le nombre estimé et réel d'heures travaillées, vous devez être en mesure de fournir une explication solide au client.
Étape 4. Utilisez des notes pour préparer des estimations pour votre prochain projet
À la fin du projet, vos informations de suivi des heures de travail seront inestimables car elles fournissent des détails sur la durée pendant laquelle des travaux spécifiques sont terminés. Vous pouvez utiliser ces données pour faire des estimations, telles que le nombre d'heures travaillées par nombre de carreaux installés ou le temps d'attente après le nivellement du ciment humide. Ces informations amélioreront vos futures offres et assureront la rentabilité de votre entreprise.
