Le calcul proportionnel du salaire d'un employé est simple et en général, il vous suffit de déterminer la fraction de la période de salaire normale pour laquelle l'employé travaille, puis de payer le montant approprié. Les méthodes de rémunération journalière et de rémunération par période ci-dessous sont légales en vertu de la loi fédérale américaine. Les résultats seront les mêmes si l'employé perçoit un salaire hebdomadaire et sont généralement très proches si l'employé perçoit un salaire mensuel.
Étape
Méthode 1 sur 2: Méthode du salaire quotidien
Étape 1. Déterminez le salaire annuel avant impôts
Commencez par le salaire annuel officiel de l'employé. Ne vous inquiétez pas des impôts pour l'instant; le salaire sera déduit à la fin de cette section.
Étape 2. Divisez le salaire annuel par le nombre de semaines travaillées dans une année
C'est le montant d'argent que les employés gagnent en une semaine. Utilisez votre salaire annuel avant impôts et autres déductions.
- Pour les salariés à temps plein dans une année, le nombre de semaines travaillées est de 52.
- Par exemple, un employé qui gagne 30 000 $ par an gagne 30 000 52 = 576,92 $ par semaine.
Étape 3. Divisez le salaire hebdomadaire par le nombre de jours travaillés dans une semaine
C'est le salaire journalier ou le montant d'argent qu'un employé gagne chaque jour ouvrable.
Poursuivant notre exemple, un employé avec un salaire hebdomadaire de 576,92 travaille 5 jours par semaine. Son salaire quotidien est de 576,92 5 = 115,38 $ par jour
Étape 4. Multipliez le résultat par le nombre de jours ouvrables
Comptez le nombre de jours que l'employé a travaillé pendant la période de paie pour laquelle vous calculez la proportion. Multipliez ce nombre par le salaire journalier que vous avez calculé ci-dessus.
Si dans notre exemple l'employé travaillait 3 jours durant la période de calcul proportionnel, il recevrait 115,38 x 3 = 346,14 $
Étape 5. Retenez les impôts comme d'habitude
N'oubliez pas que les paiements proportionnels de salaire sont calculés normalement, à savoir le revenu imposable. Cela signifie que vous devez déduire un pourcentage de votre revenu pour les impôts sur le revenu et les charges sociales, tout comme vous le feriez pour un salaire normal. Si l'employé a un compte de retraite (410k, etc.) ou d'autres dispositions spéciales de déduction, incluez également ces déductions.
Si vous êtes aux États-Unis, consultez notre article sur la retenue d'impôt fédéral pour plus d'informations. Des taxes d'état supplémentaires peuvent également être incluses
Étape 6. Indemniser les anciens employés pour les jours de vacances non utilisés
Si un employé quitte l'entreprise avec des jours de congé accumulés restants, l'employeur est généralement tenu par la loi de payer l'employé pour la journée. Utilisez la même méthode pour calculer le montant payé par jour:
- Si l'employé a accumulé 6 jours de congé restants, il doit gagner 115,38 (son salaire quotidien) additionnels par jour, soit le total est de 115,38 x 6 = 692,28 $.
- Retenue d'impôt sur ce montant.
Méthode 2 sur 2: Méthode du pourcentage de période
Étape 1. Notez le salaire annuel de l'employé avant impôts
Il s'agit de la première étape pour déterminer les gains de l'employé pendant la période d'emploi partiel. Utilisez son salaire officiel, pas le montant reçu après impôts.
Étape 2. Déterminez le montant du revenu pour chaque période de paie
Il s'agit du montant que l'employé gagne chaque jour de paie. Si aucune information n'est disponible, calculez en fonction de la fréquence à laquelle les employés sont payés:
-
Salaire mensuel → diviser le salaire annuel par
Étape 12.
-
semi-mensuelle (deux fois par mois), → diviser par
Étape 24.
-
bihebdomadaire (toutes les deux semaines) → diviser par
Étape 26.
- Hebdomadaire → diviser par 52
- Par exemple, un employé qui gagne 50 000 $ et reçoit un salaire mensuel gagne 50 000 12 = 4 166,67 $ par mois.
Étape 3. Déterminez la fraction de jours travaillés pendant la période de paie partielle
Regardez la période de paie spécifique que vous proportionnez et calculez ce qui suit:
- Notez le nombre de jours ouvrables (au niveau de salaire que vous calculez).
- Diviser le nombre de jours ouvrables dans la période de paie. Comptez bien. Ne présumez pas que chaque période de paie a le même jour ouvrable.
- Par exemple, un salarié ne travaille que 14 jours en septembre, alors qu'il doit normalement travailler 22 jours. La fraction de la journée de travail est 14/22.
Étape 4. Multipliez cette fraction par le montant des gains pour chaque période de paie
Les résultats indiqueront le montant que vous devez payer à l'employé.
Par exemple, un employé gagnant 4 166,67 $ par mois qui n'a travaillé que 14 des 22 jours ouvrables en septembre recevrait un salaire de 4 166,67 x 14/22 = $2.651, 52 calculé proportionnellement.
Étape 5. Retenue d'impôt
Calculez les déductions fiscales, les déductions pour pension et les autres déductions que vous effectuez normalement pour l'employé sur les chèques de paie réguliers.
Étape 6. Payez l'indemnité de congé non utilisée restante à l'ancien employé
Dans ce cas, l'employeur est généralement tenu par la loi d'encaisser les jours de vacances non utilisés. Payez le salaire normal de l'employé cette fois en utilisant la même méthode de calcul du salaire proportionnel que ci-dessus.
- Par exemple, si notre employé dans l'exemple ci-dessus a accumulé sept jours de congé, il doit recevoir un paiement supplémentaire de 4 166,67 x 7/22 = $1.325, 76.
- Cette indemnité est également taxée, tout comme un salaire normal.
Des astuces
- Pour les employés horaires, vous n'avez pas besoin d'utiliser l'une des méthodes ci-dessus. Il suffit de multiplier le salaire horaire par le nombre d'heures travaillées pendant la période de paie partielle. Payez ce montant horaire aux employés, puis déduisez les impôts comme d'habitude.
- La rémunération des heures supplémentaires est calculée normalement pour les salaires qui sont calculés proportionnellement.
- N'oubliez pas que certains États ont leurs propres impôts sur le revenu en plus des impôts fédéraux. Étant donné que les salaires calculés proportionnellement sont également imposables, vous devrez également les déduire pour déterminer le salaire de l'employé. Cliquez ici pour une liste des états sans impôt sur le revenu (il n'y en a que 7).
Avertissement
- Aux États-Unis, les salaires des employés exonérés d'impôt ne peuvent être calculés proportionnellement que dans des conditions spécifiques, le plus souvent lorsque l'emploi de l'employé commence ou se termine au milieu de la période de paie. Vous ne pouvez pas déduire son salaire en raison des heures travaillées réduites.
- Les patrons ont été contestés (sans succès) devant les tribunaux pour avoir choisi une méthode qui se traduit par moins d'argent à la masse salariale. Le meilleur moyen est peut-être d'utiliser une méthode pour calculer les salaires des employés proportionnellement.
