Les politiques et procédures écrites décrivent les lignes directrices, les règles, l'orientation et les principes de l'organisation. Généralement, les politiques et procédures sont incluses dans les manuels créés pour les employés. La rédaction des politiques et procédures commerciales dépend des objectifs de l'entreprise elle-même.
Étape
Partie 1 sur 5: Décrire les objectifs commerciaux
Étape 1. Faites une liste d'objectifs
En tant que gestionnaire ou propriétaire d'entreprise, vous connaissez les objectifs de l'entreprise. Tenez compte d'éléments tels que les objectifs de vente, les objectifs des employés et de la direction, ainsi que le poste que vous prévoyez d'occuper au cours des prochaines années.
- Essayez de vous fixer des objectifs qui ne sont pas seulement spécifiques, mais aussi atteignables et dignes d'efforts. Par exemple, fixez des objectifs financiers qui sont à votre portée et fixez des objectifs de performance des employés qui peuvent être atteints en suivant les politiques et procédures que vous définirez.
- Une fois que vous avez défini vos objectifs, assurez-vous que vous êtes prêt à vous engager en tant que propriétaire ou gestionnaire d'entreprise. L'établissement d'objectifs est une première étape importante dans l'élaboration de politiques et de procédures. Ensuite, non moins important est de se conformer.
Étape 2. Écrivez une liste de tâches et de procédures
Pensez aux événements quotidiens et aux tâches de votre entreprise. Notez chaque travail qui doit être effectué chaque jour pour que l'entreprise fonctionne bien.
Tenez compte des éléments suivants: Quelles tâches nécessitent une description ou une direction formelle ? Quelles procédures doivent être effectuées de manière cohérente de la même manière? Au lieu de vous concentrer sur un travail manuel qui ne nécessite pas beaucoup d'instructions, concentrez-vous sur des tâches plus importantes
Étape 3. Énumérez les problèmes et les solutions possibles
Des politiques sont élaborées pour s'assurer que tout se passe bien et que les employés et les gestionnaires ont des normes de performance. Réfléchissez aux problèmes qui pourraient survenir en l'absence d'une politique. De cette façon, vous pouvez penser aux politiques dont vous avez besoin.
Lorsque vous pensez à un problème potentiel, recherchez un aperçu rapide de la façon de résoudre ou de résoudre le problème. Pensez aux problèmes liés aux activités commerciales quotidiennes, telles que les finances, les interactions entre les employés et les clients, ainsi que le comportement et les attitudes des employés
Partie 2 sur 5: Rédaction de politiques commerciales
Étape 1. Répertoriez les catégories de stratégie
Après avoir examiné les différents problèmes possibles qui doivent être résolus avec la politique, réfléchissez aux catégories de chacun. Par exemple, utilisez des catégories telles que la sécurité, l'horaire, le comportement, la rémunération, les avantages, les vacances ou les congés et la discrimination.
Plus tard, lors de la compilation du manuel, les politiques déjà séparées en catégories vous aideront à organiser le manuel et ses sections. Les catégories vous aident également à décider ce qui est le plus important et peuvent les décomposer plus en détail
Étape 2. Utilisez le format de contour pour décomposer les différentes politiques sous chaque catégorie
Le modèle vous permet d'approfondir les aspects de chaque politique ou catégorie et d'ajouter des termes et des spécifications au fur et à mesure. Utilisez des nombres pour trier chaque section ou catégorie.
Commencez par un bref aperçu. Ensuite, après avoir écrit toutes les idées initiales, vous pouvez revenir au plan et ajouter ou étendre au fur et à mesure que vous changez
Étape 3. Réfléchissez aux conséquences appropriées pour les violations des politiques
Les politiques permettent aux entreprises de fonctionner correctement et servent également de normes auxquelles les employés et la direction doivent adhérer. Les politiques servent également de documents écrits décrivant comment traiter les problèmes ou les violations des politiques. Ceci est particulièrement important quand et si une action est nécessaire pour résoudre le problème.
Lorsqu'elles sont écrites dans des documents officiels, les politiques peuvent couvrir les droits et obligations juridiques des employés et de l'entreprise. La politique comprend des informations sur les droits des personnes handicapées en matière d'emploi, les impôts et les interdictions de discrimination et de harcèlement sur le lieu de travail. Assurez-vous de saisir les informations conformément à la loi en vigueur
Étape 4. Établissez une politique claire sur le licenciement
Si vous devez licencier un employé pour avoir enfreint une politique, c'est cette politique écrite qui servira de preuve si l'employé estime qu'il a été licencié injustement. Assurez-vous de consacrer une section à la discussion des règles de licenciement.
Vous devez également créer une politique d'embauche. Par exemple, une vérification des antécédents avant l'embauche d'un candidat ou une période d'essai après l'embauche d'un employé et avant qu'il ne devienne un employé permanent. Assurez-vous de créer et de décrire des termes clairs
Étape 5. Utilisez un langage actif clair
Écrivez clairement toutes les politiques de manière à ce qu'elles ne soient pas mal interprétées ou mal comprises. S'il y a une autre interprétation, envisagez de la réécrire dans une autre langue.
Par exemple, n'écrivez pas « Un congé de maladie supplémentaire peut être accordé dans certaines circonstances ». Au lieu de cela, écrivez « Un congé de maladie supplémentaire n'est approuvé qu'avec l'autorisation explicite du responsable de service »
Partie 3 sur 5: Procédures de rédaction
Étape 1. Déterminez quels travaux nécessitent des procédures détaillées
Tous les travaux ou incidents ne nécessitent pas d'instructions détaillées. Hiérarchisez les tâches ou les procédures qui doivent être effectuées de manière cohérente, telles que la paie ou la planification.
Au moment de décider quelles procédures nécessitent des détails, considérez les questions suivantes: La procédure a-t-elle été longue ou compliquée ? Quelles sont les conséquences en cas d'erreur de mise en œuvre ? Des changements importants récents ont-ils été mis en œuvre? Cette procédure nécessite-t-elle des documents importants ou volumineux ? Les employés sont-ils souvent désorientés par la procédure ?
Étape 2. Rassemblez les informations nécessaires pour chaque procédure
Avant de décrire la procédure, vous devez connaître toutes les étapes et leurs aspects. Tenez compte des questions des employés qui ont été soulevées et des problèmes que vous avez pu rencontrer.
Même si vous avez toutes les informations, vous devrez toujours vous en tenir aux bases de la procédure elle-même. Réfléchissez à ce dont les lecteurs ou les employés ont besoin pour comprendre et exécuter la procédure
Étape 3. Utilisez toutes les informations pour rédiger une procédure claire
Utilisez la langue active. Essayez d'éviter les mots longs et redondants. Assurez-vous de ne pas utiliser un langage difficile à comprendre, y compris un jargon que les employés ne connaissent peut-être pas.
Par exemple, au lieu d'écrire « Les reçus de paie déchirés par le personnel doivent être conservés dans le fichier financier », utilisez le langage suivant: « Conserver les reçus de paie déchirés dans le fichier financier »
Partie 4 sur 5: Comprendre la légalité
Étape 1. Entrez une section sur la politique anti-discrimination
Tous les propriétaires d'entreprise doivent se conformer aux politiques anti-discrimination qui ont été établies par le gouvernement. Assurez-vous d'inclure des informations sur la politique ainsi que les attentes que tous les employés s'y conforment.
Des informations sur l'égalité des chances en matière d'emploi devraient également être incluses dans la politique, ainsi que dans la loi sur le droit au travail des personnes handicapées et la politique sur le harcèlement
Étape 2. Assurez-vous que votre police est légale
Vous devez vous assurer que toutes les politiques établies sont justes et conformes à la loi. Il existe de nombreuses ressources que vous pouvez utiliser pour savoir si votre police est conforme à la loi applicable.
Vous pouvez également demander à un conseiller juridique d'étudier les politiques que vous avez rédigées avant de les appliquer aux employés. En tant que propriétaire d'entreprise, avoir un conseiller juridique que vous pouvez consulter régulièrement est très bénéfique
Étape 3. Demandez aux employés de signer des projets de politiques et de procédures
Les nouveaux employés doivent être invités à accepter et à signer les documents de politique et de procédure, et recevoir une copie pour référence. De plus, tout changement doit être signé à nouveau par tous les employés. Cela permet de s'assurer qu'ils sont tous liés par la politique en cas d'action en justice à entreprendre par les deux parties à l'avenir.
Les mineurs ne peuvent légalement conclure des contrats. Si vous embauchez des employés de moins de 18 ans, assurez-vous qu'ils ont l'autorisation écrite d'un tuteur pour conclure un contrat, car le parent ou le tuteur peut légalement annuler le contrat
Partie 5 sur 5: Compilation du manuel
Étape 1. Organisez les informations dans un ordre logique
Commencez par les points les plus gros, puis continuez avec les plus petits. Par exemple, au lieu de commencer par la catégorie de rémunération, commencez le manuel par le processus d'embauche ou la catégorie d'éligibilité.
- Envisagez d'ouvrir un manuel avec une description des objectifs de l'entreprise comme vous l'avez décrit plus tôt. Rédigez un ou deux paragraphes clairs et unifiés qui résument le manuel, ce que les employés peuvent attendre de l'entreprise et ce que l'entreprise attend des employés.
- Utilisez le plan pour créer des sous-catégories dans le manuel. Faites une table des matières lorsque vous avez terminé afin que chaque information soit facile à trouver.
Étape 2. Utilisez une image, un graphique ou un diagramme
Il y a des gens qui sont plus visuels, donc les diagrammes, les graphiques ou les images du manuel peuvent aider différents types d'employés à comprendre les concepts. Les images peuvent simplifier les procédures et les politiques.
Par exemple, vous pouvez créer un graphique ou un tableau répertoriant divers titres et leurs fonctions. Vous pouvez également utiliser un tableau de questions et réponses que les employés peuvent utiliser comme référence si nécessaire
Étape 3. Fournissez des manuels à tous les employés pour y accéder facilement
Idéalement, les nouveaux employés reçoivent une copie du manuel lorsqu'ils sont embauchés, et les anciens employés reçoivent une nouvelle copie lorsqu'il y a une révision. Envisagez de demander à tous les employés de signer un contrat indiquant qu'ils comprennent tous les points décrits dans le manuel et qu'ils l'acceptent.
