L'analyse des coûts est l'un des quatre types d'évaluation économique (en plus de l'analyse coûts-avantages, de l'analyse coût-efficacité et de l'analyse coût-utilité). Comme son nom l'indique, l'analyse des coûts se concentre sur les coûts de mise en œuvre d'un programme, quel que soit le résultat principal. L'analyse des coûts est une première étape importante avant d'entreprendre toute autre évaluation économique pour déterminer la pertinence ou la fiabilité d'un projet.
Étape
Partie 1 sur 3: Définition des objectifs et de la portée
Étape 1. Sachez pourquoi une analyse des coûts est nécessaire
La portée de l'analyse des coûts dépendra de ces raisons, donc avant d'examiner la portée de l'analyse, vous devez vous assurer que les résultats de l'analyse des coûts répondront à votre question principale.
- Si vous effectuez une analyse des coûts uniquement pour préparer un budget ou un plan pour l'avenir, la portée se situe généralement uniquement au niveau de l'organisation.
- D'un autre côté, dans un but plus étroit et spécifique, comme déterminer la faisabilité et le coût d'un service particulier, cela peut nécessiter une analyse des coûts plus étroite qui ne vise que certains services.
Étape 2. Identifiez votre point de vue sur l'analyse des coûts
En plus de la raison pour laquelle vous avez besoin d'une analyse des coûts, vous devez également savoir « de qui » les coûts doivent être analysés. Cela détermine les données à collecter et comment les classer.
- Par exemple, vous souhaitez peut-être calculer le coût de l'offre d'un service particulier à un client. Si c'est le cas, examinez les coûts de son point de vue et tenez compte du montant des frais de service facturés (ou seront facturés), du transport jusqu'à l'emplacement et des autres coûts.
- Si vous voulez juste connaître le coût d'un programme, vous regarderez généralement les dépenses de l'entreprise. Vous pouvez également examiner les coûts d'opportunité, par exemple si l'offre d'un programme vous empêche d'en offrir un autre.
Étape 3. Diversifier les programmes offerts
La façon dont vous décrivez le programme déterminera comment la répartition des coûts sera analysée. Si l'organisation gère des programmes facilement identifiables, la division est clairement visible. Pour les programmes qui se chevauchent ou qui partagent les mêmes ressources, déterminez comment les séparer.
- Les programmes qui se chevauchent peuvent être regroupés dans une certaine mesure, au lieu d'être évalués séparément. Choisissez la manière la plus logique en fonction des opérations de l'organisation et essayez de travailler le plus efficacement possible.
- Pour déterminer si les programmes doivent être désagrégés, examinez les services offerts par chaque programme, les ressources nécessaires pour fournir les services et à qui les services sont fournis. Si 2 de 3 de ces facteurs sont les mêmes dans les deux programmes liés, vous pouvez les combiner dans une analyse de coûts.
Étape 4. Déterminez la période que vous souhaitez évaluer
La façon dont vous classez et calculez les coûts dépend de la période pour laquelle les coûts sont analysés, comme à long terme (plusieurs mois ou années) ou à court terme (plusieurs semaines ou une seule fois).
- Par exemple, si vous essayez de déterminer la faisabilité d'un service particulier, déterminez d'abord combien il en coûterait pour produire ce service. Vous effectuerez une analyse des coûts à long terme pour déterminer si l'organisation peut se permettre les coûts du service.
- Il est généralement préférable de choisir une période qui vous permettra d'obtenir des données de revenus précises, plutôt que de simples estimations. Ceci est utile si vous prévoyez d'utiliser l'analyse des coûts comme base d'une évaluation économique plus poussée.
Partie 2 sur 3: Classification des coûts
Étape 1. Examinez les rapports d'analyse des coûts précédents, si possible
Si l'organisation a déjà effectué une analyse des coûts, appliquez la même méthode ou une méthode similaire de classification des coûts. De cette façon, les deux rapports peuvent être comparés, ce qui les rend plus utiles au fil du temps.
Vous pouvez également essayer de consulter les analyses de coûts effectuées par des organisations similaires ou offrant les mêmes services
Étape 2. Énumérez tous les coûts directs du programme évalué
Les coûts directs comprennent les salaires et les avantages des membres de l'équipe, les matières premières et les fournitures, ainsi que tout mobilier ou équipement nécessaire. Selon le type de programme ou de service offert, vous pouvez également encourir des frais de contrat, de licence ou d'assurance.
- Les coûts directs sont des coûts spécifiquement engagés pour des programmes ou des services qui sont évalués dans une analyse des coûts. Ces frais ne sont pas partagés avec d'autres programmes.
- Les frais généraux, tels que les services publics (y compris l'eau et l'électricité), peuvent être des coûts directs si le programme ou le service a son propre emplacement.
Étape 3. Coûts indirects
Les coûts indirects comprennent les dépenses administratives générales ou les salaires et indemnités de gestion, les installations, l'équipement et tout autre élément auquel un autre programme ou service contribue. Ce qui est classé comme un coût indirect dépendra de la façon dont vous séparez les programmes ou services offerts par l'organisation.
En particulier, lors du calcul d'un programme ou d'un service distinct, vous devez imputer ces coûts indirects
Étape 4. Organisez les coûts pour refléter le but de l'analyse
Le rapport d'analyse des coûts devrait en fin de compte être utile à l'organisation. Au lieu de vous fier à de grandes catégories financières, choisissez des catégories qui reflètent avec précision les objectifs de l'analyse des coûts.
Les catégories standard peuvent être les frais de personnel, les frais d'exploitation et les frais de démarrage. Dans chaque catégorie, identifiez les coûts qui sont classés comme coûts directs et indirects
Partie 3 sur 3: Calcul des coûts
Étape 1. Recueillir des rapports et des informations financières
Pour chaque type de coût qu'il est prévu d'inclure dans l'analyse, notez les sources de données nécessaires pour pouvoir calculer les coûts associés. Si vous souhaitez estimer les coûts, créez une liste de rapports contenant les informations nécessaires afin que vous puissiez faire des estimations fiables.
- Utilisez autant que possible les informations sur les coûts réels. Cela augmentera la fiabilité et l'utilité de votre analyse des coûts.
- Pour les estimations, recherchez des sources fiables qui peuvent être appliquées aussi étroitement que possible. Par exemple, si vous devez estimer le salaire, utilisez le taux moyen des employés d'une ville plutôt que le taux national.
Étape 2. Faites le total des coûts directs du programme
En utilisant les informations qui ont été recueillies, additionnez les dépenses pour les salaires, l'équipement, les matières premières et les autres coûts directement liés au programme à l'étude. Étendre ces coûts sur la période analysée.
- Si vous effectuez une analyse des coûts à long terme, calculez d'abord les coûts directs sur une base hebdomadaire ou mensuelle, puis étendez-les.
- Lorsque vous calculez les frais de personnel, assurez-vous d'inclure le coût (ou la valeur) des avantages offerts aux employés travaillant dans le programme connexe.
Étape 3. Attribuez les coûts indirects au programme analysé
Pour répartir les coûts indirects, déterminez comment chaque coût peut être réparti entre plusieurs programmes. Après cela, calculez la proportion des coûts dans les programmes connexes.
Par exemple, disons que vous allouez le salaire du directeur des ressources humaines. Puisque ce directeur est responsable du personnel du programme, il est naturel que son salaire soit divisé en fonction du nombre d'employés du personnel. Si vous avez un total de 10 employés et que 2 sont délégués au programme ou au service à l'étude, vous pouvez allouer 20 pour cent du salaire du directeur au programme dans une analyse des coûts
Étape 4. Calculez la dépréciation de l'actif
Si les immobilisations de l'organisation, y compris le mobilier ou l'équipement, doivent être utilisées pour mettre en œuvre le programme ou fournir le service évalué, l'amortissement de l'actif doit être inclus dans le coût total du programme ou du service.
Le calcul de l'amortissement peut être difficile. Si vous n'êtes pas expérimenté dans l'amortissement d'actifs, nous vous recommandons de faire appel aux services d'un comptable
Étape 5. Tenez compte des coûts cachés
Selon l'organisation et le programme évalués, il peut y avoir des coûts supplémentaires qui n'apparaissent pas sur le budget ou l'historique financier. Incluez ces estimations de coûts dans l'analyse afin que les résultats soient plus crédibles.
- Par exemple, si vous effectuez une analyse des coûts d'un programme pour une fondation, les coûts cachés pourraient inclure la valeur estimée des heures de bénévolat travaillées, des matières premières données ou de l'espace donné.
- Les coûts cachés peuvent également inclure les coûts d'opportunité. Par exemple, le lancement d'un programme peut affecter la capacité d'une organisation à offrir d'autres programmes.
Étape 6. Tirez des conclusions sur la base de vos découvertes
Revenez à votre objectif d'effectuer une analyse des coûts et déterminez les mesures à prendre. Vous pouvez également inclure des projections ou des estimations des coûts futurs associés au programme ou au service.
- Au minimum, votre analyse des coûts fournira un chiffre réel pour le coût de fonctionnement d'un programme ou d'un service particulier.
- Votre analyse des coûts peut également soulever de nouvelles questions, indiquant qu'une analyse plus approfondie est nécessaire avant de prendre une décision finale.
