La gestion d'événements est une expérience formidable, qu'il s'agisse d'une fête privée, d'un événement d'entreprise, pour la famille et les amis, ou d'un mariage et d'autres événements formels. Ce travail est très difficile à faire, mais aussi très satisfaisant. Vous pouvez vraiment faire la différence pour les personnes impliquées, qui apprécieront votre hospitalité et vos efforts pour organiser une fête d'anniversaire, des anniversaires, le mariage lui-même ou toute autre célébration. Les étapes ci-dessous vous apprendront à être un bon gestionnaire d'événements, à fournir des suggestions de dépannage et à éviter tous les problèmes grâce à une planification minutieuse.
Étape
Partie 1 sur 5: Maîtriser les bases
Étape 1. Déterminez les objectifs et les cibles que vous souhaitez atteindre
Tout cela semble trop logique, mais vous devez l'écrire pour savoir quelle taille de salle fonctionnera le mieux, le budget adéquat, le but de l'événement, le nombre (ou le type) d'invités et les stratégies à suivre pour votre événement spécifique. Quel est le résultat final idéal ? Que veux-tu accomplir?
- Une fois que vous avez décidé quel événement vous allez organiser (célébration, collecte de fonds, éducation, ventes, proposition, etc.), réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous le faites. Connaître votre motivation peut vous aider à rester concentré et énergique.
- Fixer des objectifs peut également vous aider à atteindre le bon objectif. Vous ne pouvez pas continuer à essayer d'atteindre un objectif indéterminé ! Lorsque vous n'avez que 40 000 000 IDR, 00 et que vous souhaitez atteindre 50 000 000 IDR, 00, ciblez ce montant et vous serez aidé à atteindre la ligne d'arrivée.
Étape 2. Sélectionnez la date et l'heure
Ces deux facteurs sont les plus importants dans la planification d'événements. Ne choisissez pas une date et une heure qui empêcheront beaucoup de monde d'y assister ou tous vos efforts de planification d'événements seront vains. Aussi, évitez de placer ces deux éléments trop loin du présent – voire trop près – ou vos invités oublieront votre événement et feront d’autres projets. Ne soyez pas touché par le syndrome Boucle d'or lors de la gestion d'événements !
Idéalement, informez les clients deux semaines à l'avance. De cette façon, ils ont le temps de faire des plans et vous pouvez leur rappeler une ou deux fois de plus avant que le moment ne soit venu. Envoyez les invitations à des événements quelques semaines à l'avance si possible
Étape 3. Choisissez un endroit
Après avoir déterminé le type et l'heure de l'événement, pensez à l'endroit. Approchez-vous des emplacements potentiels en préparant les dates et ce dont vous aurez besoin. Quel type de bâtiment aimeriez-vous utiliser et comment l'espace serait-il aménagé ? Les invités seront-ils assis sur des bancs en rangées, des bancs ordinaires, une table à manger ou des tapis de pique-nique en plein air ? Les conditions météorologiques auront-elles un effet ? Y aura-t-il de la place pour danser, un podium de conférencier ou une scène ? Si c'est le cas, faites un plan pour vous assurer que le lieu que vous voulez est assez grand.
- Visitez toujours les sites potentiels à l'avance et dessinez une carte. Cette carte peut être utilisée comme « plan de guerre » et vous permet d'esquisser et d'attribuer de l'espace de table, des itinéraires de service pour la nourriture, des accès handicapés (si nécessaire) et des itinéraires de sortie de bâtiment, ainsi que la manière dont vous allez charger les différents équipements nécessaires. Vous devez également marquer l'emplacement des groupes électrogènes, des équipements externes tels que des réfrigérateurs, des machines à glaçons, des grils ou des cuisinières, etc. Étudiez également l'emplacement des prises de courant et des câbles (vous pouvez les recouvrir sous un tapis) et de tout autre élément pouvant présenter un danger pour la sécurité.
- Aurez-vous légalement besoin d'un permis du gouvernement local? Dans la plupart des cas, ce permis est requis pour ouvrir les bars, mais parfois aussi pour le bruit, l'accès et le stationnement des véhicules, les grandes constructions telles que les pavillons, les foules et à d'autres fins.
Étape 4. Déterminez le nombre de personnes à inviter
Combien de personnes pouvez-vous inviter en fonction du budget et du lieu ? Certains événements sont strictement limités à n'autoriser que les invités à y assister, ce qui facilite la planification, mais de nombreux autres peuvent autoriser des personnes supplémentaires, telles que des enfants, des conjoints ou des amis. Sachez également que plus vous avez d'invités, plus vous aurez besoin de membres d'équipage.
- Pour éviter les problèmes de logistique, assurez-vous qu'il y a toujours assez de place pour que les personnes puissent se déplacer dans l'invité.
- Dans les établissements plus anciens, ils désignent généralement le nombre d'invités par "pax", donc si vous voyez les mots "150 Pax" sur un bâtiment polyvalent, cela signifie que la capacité est de 150 invités.
Étape 5. Déterminez le budget
Idéalement, vous avez plusieurs personnes sur qui vous pouvez compter pour calculer combien d'argent vous aurez besoin pour cet événement. Allez-vous payer le personnel ? Louer du matériel et des lieux de réunion ? Fournir de la nourriture et des boissons ? Imprimer des brochures ou des cartes postales ? Déterminez un montant raisonnable et ajustez le plan en fonction de ce montant. Ne vous laissez pas dépasser votre budget si vous n'y êtes pas obligé.
Vous pouvez être dans une situation où il est possible d'obtenir des sponsors ou des dons, mais la plupart d'entre nous n'ont généralement pas cette chance. Si vous ne pouvez pas prévoir l'argent supplémentaire à venir, économisez autant que possible. Au lieu de faire appel à des services de restauration, organisez un événement-partage (les invités apportent leur propre nourriture). Vous pouvez toujours préparer de la nourriture, mais généralement tout ce que vous avez à faire est de fournir une table à manger, des ustensiles de cuisine et un réfrigérateur. Au lieu d'engager un photographe, photographiez votre propre événement. Soyez créatif en cas de besoin
Étape 6. Constituez une équipe
Mettez en place une équipe de service (même si cette équipe comprend des amis et des parents ou d'autres bénévoles) pour gérer les différentes sections pertinentes, même si vous ne gérez pas l'événement de manière professionnelle et n'organisez que de petits événements familiaux. L'essence d'une bonne gestion d'événements à grande échelle est d'amener les gens à diriger des domaines spécifiques et de s'assurer que tous les membres de l'équipe connaissent le grand plan.
Votre équipe doit être informée des questions importantes le plus tôt possible, comme toutes les autres équipes pour lesquelles vous payez et tous les invités que vous invitez. Informez chaque membre d'équipage de la tâche dès que possible et donnez-leur des options dans la mesure du possible. Essayez également d'avoir quelques personnes en attente - car il y aura toujours des problèmes mineurs dans tous les aspects de l'événement
Étape 7. Créez un agenda d'événement
Décidez de ce qui se passera lors de votre événement. Quand les orateurs commenceront-ils à parler ? Y aura-t-il des jeux, des activités ou des présentations à programmer? Combien de temps faut-il aux invités pour manger ? Définir un horaire détaillé pour les activités tout au long de la journée.
Laissez toujours une marge d'erreur; il n'y aura pas un seul événement dans ce monde qui puisse se dérouler exactement comme prévu à la minute près. Les gens arriveront en retard, les discours dureront plus longtemps, les files d'attente pour la nourriture ne se dérouleront pas facilement ou un million d'autres problèmes peuvent survenir. Donc, même si vous avez besoin de savoir ce qui se passe, comprenez que c'est juste pour aider à l'organisation et que rien n'est certain
Partie 2 sur 5: Exécution d'événements
Étape 1. Envoyez l'invitation
Sinon, comment les gens sauront-ils que vous organisez un événement ? Envoyez une invitation ! Ne l'ignorez pas. Les invitations sont le visage principal de votre événement. Les premières impressions de ce à quoi les gens peuvent s'attendre et les font décider s'ils doivent venir. Cette invitation doit être bonne.
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Considérez les invitations typiques – sous forme de cartes postales, de brochures, etc. Mais essayez également de ne pas utiliser de papier: envoyez des e-mails, des newsletters ou utilisez des sites comme Facebook, Twitter et Eventbrite pour envoyer des invitations, le nombre d'invités et des calendriers.
Correction: si vous voulez faire venir le plus de monde possible, utilisez Facebook et Twitter. Si vous essayez de le limiter aux invités VIP uniquement, évitez ces deux services, ou vous aurez des ennuis
Étape 2. Prenez note de ceux qui ont confirmé leur présence
Vous devrez compter à l'avance pour savoir combien et ce dont vous aurez besoin, alors prenez des notes ! Ce ne sont peut-être pas les chiffres qui apparaîtront, mais vous aurez tout de même un aperçu. Les sites conçus pour gérer les événements peuvent vous aider, même si vous pouvez également utiliser des feuilles de calcul Facebook et Excel.
Étape 3. Gérez ce que vous avez à louer
Avez-vous besoin de trouver, embaucher, réserver ou déléguer des tâches à des photographes, constructeurs, designers et décorateurs, conférenciers, sponsors, artistes ou groupes, chefs religieux ou officiels, danseurs ou événements de démonstration ? Tenez compte de tous ces aspects pour les sièges et la restauration afin de pouvoir leur préparer des repas et des tables si nécessaire.
- Allez-vous préparer de la nourriture et des boissons ? Si oui, quels membres de l'équipe superviseront la cuisson, le service et l'hygiène des aliments ? Quel genre de nourriture devriez-vous servir? Les clients peuvent-ils avoir des allergies, des besoins végétariens, du diabète, des besoins religieux tels que halal ou casher, sans gluten, etc. ? Y aura-t-il des bébés, des jeunes enfants ou des personnes âgées/blessées qui ne peuvent pas manger d'aliments solides ?
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Les aspects divertissement et logistique ont-ils été pris en charge ? Cette section peut parler d'équipements musicaux, de pavillons ou de tentes, ainsi que des effets décoratifs de la régie dont vous aurez besoin, tels que des microphones et des amplificateurs, des éclairages, des lignes électriques, des projecteurs et des écrans pour les diaporamas, des machines à fumée ou d'autres effets de scène magiques., tels que des miroirs, des bannières et des enseignes d'entreprise, etc.
Si vous engagez un sous-traitant pour gérer le divertissement, consultez-le pour vous assurer qu'il peut fournir et préparer l'équipement lui-même, en plus du lieu, de la scène et du calendrier de service. De cette façon, vous pouvez savoir quoi faire pour les aider
- Les prestataires de services de restauration, les fleuristes, les divertissements et autres personnes importantes ont besoin de beaucoup de temps pour se préparer. Les demandes soudaines coûteront généralement plus cher. De plus, s'ils ne peuvent pas tenir parole, vous aurez encore le temps de chercher des alternatives.
Étape 4. Trouvez quelqu'un qui sera l'hôte (MC)
Le MC n'a pas toujours à organiser l'ensemble de l'événement, mais il le guidera. Le MC est généralement un membre du groupe qui composera un discours, annoncera une série d'événements tels qu'un repas, une danse, des invités importants ou un divertissement. Communiquez fréquemment avec cette personne et tenez-la au courant.
Parfois, vous devrez peut-être être le MC. Si c'est le cas, votre tâche sera beaucoup plus difficile car vous devrez travailler jusqu'à ce que tout l'événement soit terminé. Configurez des chefs de groupe pour votre équipe de service afin que la plupart des tâches normales puissent leur être déléguées
Étape 5. Rassemblez l'équipement
Lorsque vous embauchez une équipe, vérifiez et assurez-vous qu'elle a les éléments nécessaires avec elle. Dans certains cas, ils peuvent seulement préparer eux-mêmes ou certains articles; Vous devrez peut-être vous procurer l'équipement dont ils ont besoin séparément. Vous pouvez louer, acheter ou même emprunter ces outils sur vos réseaux sociaux. Vérifiez la liste des nécessités, des serviettes à un système d'enceintes et des câbles de connexion.
La décoration est une partie importante de tout événement. Nappes, fleurs, cadeaux, bougies, ballons, banderoles ou fonds photo, tapis rouges, etc. doit toujours être bien planifié à l'avance
Étape 6. Répondre aux besoins de base
L'une des choses que beaucoup de débutants oublient est la supériorité des installations sur le lieu de l'événement. L'endroit dispose-t-il de suffisamment d'installations ? Citons par exemple les toilettes et douches, les parkings, l'accès facile pour les personnes handicapées, les vestiaires, les locaux de stockage et les cuisines, les évacuations d'eau, les caves à vin, l'accès à l'électricité, etc. Ainsi, vous pouvez anticiper les obstacles qui peuvent survenir.
Pensez aussi en dehors de l'événement: aurez-vous besoin de transport et d'hébergement pour les invités de l'extérieur de la ville/d'outre-mer, ou les délégués de l'hôtel ? Devez-vous réserver une place pour leur transport vers et depuis l'événement?
Étape 7. Sachez qui vous rencontrerez
Comprendre la hiérarchie sociale d'un événement - même s'il ne s'agit pas de votre événement - est essentiel pour savoir gérer n'importe quelle situation. Puisque les clients ont besoin de croire en vous, découvrez ces choses:
- Qui sont les principaux invités – cela est généralement facile à repérer lorsque l'événement est une célébration – par exemple, les mariés lors d'un mariage. Cependant, le client n'est pas toujours l'invité clé même s'il peut encore être classé comme l'une des parties du groupe. Ou, votre client peut même ne pas y assister du tout.
- Qui sont les invités qui sont le type d'invité hôte - ce sont des personnes qui agissent souvent en tant qu'hôtes à leurs tables respectives et ont tendance à être douées pour socialiser et motiver les autres invités. Ils sont utiles pour maintenir une atmosphère agréable et converser lorsque les choses deviennent calmes, encourager les gens à danser ou présenter les gens à d'autres invités pour de nouvelles amitiés. Ils sont également généralement fiables et utiles pour se tenir au courant des événements, car ils peuvent aider ou même servir de conférencier invité/MC en cas d'urgence. Ce sont des personnes comme celles-ci qui maintiennent le bon déroulement d'un événement au premier plan.
- Qui sont les invités de type pacificateurs ? Vous devez toujours garder ces personnes à l'esprit, car ce sont elles que vous chercherez à consulter en cas de problème. Vous les associerez également à la manipulation et au débat si nécessaire. Les invités de ce groupe sont généralement le chef de famille, le tuteur ou le chef de la sécurité.
- Qui est le décideur. Dans la plupart des cas, le décideur est vous-même en tant que responsable, mais lorsque vous devez consulter des invités sans impliquer un groupe clé (car ils se concentrent généralement sur le fait d'être de bons hôtes), découvrez qui vous devriez voir en cas d'urgence. En termes simples, cette personne paiera la facture de vos services, ou celui que vous appelez un « client ».
Partie 3 sur 5: Approche de la ligne d'arrivée
Étape 1. Apprenez à connaître le lieu
Avant le début de l'événement, vérifiez le lieu et décidez comment vous allez organiser les choses. Vous devrez peut-être spécifier des dispositions supplémentaires pour adapter le plan d'étage - par exemple en termes de câblage, d'éclairage, etc. Et si ces choses sont difficiles à trouver pour vous, les clients peuvent également vivre la même chose, alors pensez à l'aspect pratique !
Élaborez un plan de déploiement et des horaires dans la mesure du possible. Si quelque chose ne va pas, débarrassez-vous-en. Parlez au responsable du site et découvrez ce qu'il peut faire pour vous aider, et s'il existe des règles de zonage que vous devez suivre, en particulier en cas d'urgence
Étape 2. Pensez à préparer des cadeaux pour votre équipe
Les membres d'équipage travailleront dur. Pour montrer votre appréciation et maintenir vos performances, préparez un petit cadeau à offrir après la fin de l'événement. Boissons en bouteille, barres granola, chocolats, autres petits objets, tout ce qui vous convient, contribuera à leur garder le moral.
Pensez également à leur donner une broche ou un petit marqueur de fête pour qu'ils se sentent partie prenante de l'événement et s'en souviennent. Assurez-vous également qu'ils sont nourris et abreuvés ! L'équipe est une ressource que vous devriez pouvoir continuer à utiliser à l'avenir
Étape 3. Vérifiez toutes les équipes et les étrangers
Avant l'événement, assurez-vous que tout le monde est d'accord. Donnez à l'équipage des instructions claires sur la façon de se rendre sur le site et fournissez votre numéro de téléphone ou votre carte de visite afin qu'ils puissent appeler pour obtenir des instructions. Concluez en vous assurant que tout n'a pas de questions.
Assurez-vous que tout le monde est à l'aise avec la tâche. Certaines personnes peuvent ne pas vouloir dire cela, alors essayez de les lire. Ont-ils l'air confiant et confiant? Sinon, rassurez-les, revoyez les devoirs et posez quelques questions de base. En cas de doute, associez le sceptique à un partenaire plus compétent
Étape 4. Préparez votre liste de contacts et d'autres fichiers si nécessaire
Les paramètres personnels sont tout aussi importants que les arrangements d'événements. Si vous êtes toujours bien rangé, même si certaines choses se gâtent, tout ira bien. Mais, sinon, l'état de l'événement serait complètement ruiné. Voici quelques façons de vous préparer:
- Créez une feuille de contact avec des numéros de téléphone et des adresses. La pâtisserie pensait que c'était toi qui viendrait prendre la commande ? N'a pas d'importance. Appelez un membre de votre équipe qui habite près du magasin et demandez-lui de le récupérer sur le chemin du lieu de l'événement.
- Créez une liste de contrôle. Vous saurez quels articles, équipements et articles manquent encore en fonction des rapports d'équipe.
- Préparez la preuve de paiement et les besoins de facturation en conséquence. Plus vous êtes minutieux, moins vous aurez de problèmes à l'avenir.
Étape 5. Évitez les changements de dernière minute
Y aura-t-il des changements artistiques réguliers ? Les mariages sont généralement comme ça, le client souhaitant un changement de conception de dernière minute, alors assurez-vous de lui indiquer la date finale du changement. Habituellement, ce délai est de 1 semaine avant l'événement, pour garder les clients libres, mais vous êtes également protégé contre les modifications de dernière minute qui sont lourdes et coûteuses à effectuer.
Si les changements sont simples, petits ou basiques et pourraient utiliser les décorations déjà installées, essayez de ne pas refuser la demande du client autant que possible. Assurez-vous de répondre au mieux aux besoins du client lors d'un événement qui peut être très émouvant
Partie 4 sur 5: Gérer l'événement réel
Étape 1. Préparez tout
Soyez le premier à être sur place pour superviser les préparatifs. Assurez-vous que tout le monde se présente correctement et commencez à appeler s'ils ne le font pas. Aidez ceux qui ont besoin d'aide, indiquez ceux qui doivent être dirigés et mettez-vous de côté en cas de besoin. Évitez de vous blesser jusqu'à la fin de l'événement.
Vous vous sentirez un peu plus calme si vous avez une liste de contrôle. Préparez cette liste pour l'équipage, l'équipage extérieur, la décoration et l'installation, et l'équipement. Une fois que tout est vérifié, vous pouvez pousser un soupir de soulagement
Étape 2. Déléguez les tâches
N'ayez pas peur de le faire. Le principal facteur de stress lors d'un événement est le temps. Pour économiser de l'argent, soyez prêt à diviser le travail. Si quelqu'un ne travaille pas de manière optimale, donnez-lui une autre tâche qui lui convient mieux. Vous n'êtes pas un réparateur ou vous ne dépassez pas les limites; Vous ne faites que le travail qui est votre obligation.
Lorsque vous déléguez des tâches, soyez ferme mais poli. Dites: « John, j'ai besoin de vous ici maintenant pour aider à la restauration. Merci ». Votre équipe doit être passionnée par la gestion de l'événement. Assurez-vous que tout se passe bien en étant la figure de leader nécessaire
Étape 3. Soyez flexible
Cela signifie que vous devez vous assurer que tout se passe comme prévu et aider ou exécuter un plan de secours en cas de problème -- et être en mesure de l' accepter. Si vous commencez à être stressé, vous ne pourrez plus penser correctement. Lorsque l'esprit n'est pas clair, vous n'obtiendrez jamais de bons résultats. Ainsi, lorsque l'orateur prend dix minutes de trop et ignore vos signaux ou tente de le distraire, détendez-vous. Ajustez simplement la session de dessert, personne ne le remarquera. L'événement continuera également à se dérouler sans encombre.
Des problèmes arriveront toujours. Vous ne pouvez pas tout prévoir, et le plus tôt vous l'accepterez, mieux ce sera. Un gestionnaire d'événements calme et stable peut être très utile pour tout événement; mais si vous êtes tendu et pas calme, les événements peuvent mal se passer. Alors détendez-vous et suivez le courant – votre spectacle touche à sa fin
Étape 4. Informez tout le monde des derniers développements
Assurez-vous que le nombre et les besoins des invités sont toujours corrects le jour de l'événement et informez l'équipe de service de tout changement le plus tôt possible. Vous devez être la première paire d'yeux à remarquer si quelque chose ne va pas.
Consultez le client pour voir comment il se sent; il peut être excité, nerveux, inquiet, ennuyé ou épuisé et avoir des problèmes. Vous pouvez l'aider en étant compréhensif, en disant des mots gentils et en l'aidant concrètement. Prenez le temps de générer de l'enthousiasme pour les invités et l'équipe en cas de besoin
Étape 5. Faites votre travail
Faites confiance à l'équipe de service et respectez-la pour qu'elle fasse ce qu'elle veut – une fois que vous lui aurez donné des bases solides, tout ira bien. Proposez votre aide si nécessaire, mais ce membre de l'équipe doit être suffisamment expérimenté pour ne pas avoir besoin d'aide du tout. Voici quelques éléments que vous devez garder à l'esprit:
- Agir en tant que réceptionniste ou réceptionniste dans un premier temps. Rencontrez et saluez (si nécessaire) chaque invité à son arrivée. Transférez les rôles à MC lorsque l'événement commence. Ici, votre rôle de gestionnaire sera plus actif en résolvant les problèmes et en veillant à ce que tous les travaux en coulisse, tels que la préparation des aliments et le service, se déroulent comme prévu.
- Faites attention aux invités et restez en contact avec le MC. Faites-le en secret juste au cas où vous auriez besoin de changer vos plans.
- Gardez vos distances avec les invités clés - ce spectacle les concerne - mais assurez-vous de rester à portée de main en vous enregistrant à certains moments. Demandez-leur ce qu'ils pensent de l'émission, ainsi que les éventuels problèmes, demandes ou suggestions qu'ils ont.
Étape 6. Pour les événements marketing, préparez des souvenirs
Assurez-vous que tous les invités se souviennent des bons moments qu'ils ont passés. Vous voudrez peut-être même plus que des souvenirs heureux: comme des visites de sites Web, de futurs dons, des aspects du bouche à oreille, etc. Pour vous assurer que votre événement fait mouche, partagez des souvenirs. Qu'il s'agisse d'une photo, d'une affiche ou d'un stylo à bille, donner aux invités quelque chose pour leur rappeler l'événement est un excellent moyen de s'assurer qu'ils se souviendront de vous.
Étape 7. Félicitations après la fin de l'événement
La plupart des événements sont autonomes lorsqu'ils commencent, mais le travail acharné se situe dans la période de préparation, ce que personne ne réalise. Alors félicitez-vous car vous méritez d'être heureux !
Après l'événement, prenez le temps de rencontrer et de remercier le client. Il est recommandé d'offrir un cadeau approprié et sincère pour se souvenir de votre temps avec eux, car ce sont de petites attentions comme celles-ci qui enrichissent l'expérience et leur permettent de suggérer vos services à l'avenir. Si vous offrez des cadeaux lors d'un événement, des cadeaux après l'événement tels que des fleurs, des photos de moments préférés lors de leur événement (par exemple, coupe de ruban, point culminant du spectacle, cérémonie de remise des prix, baiser de mariage, souffler des bougies d'anniversaire, etc.) ou d'autres cadeaux peut être approprié
Étape 8. Nettoyez l'endroit et rentrez chez vous
Comme disent les mamans, "Laissez-le dans le même état que vous êtes venu", les principes qui s'appliquent aux lieux le sont aussi. Les choses doivent être laissées dans le même état qu'elles étaient avant que vous ne les abordiez - l'activité de gestion d'événements est une activité sensible qui n'a pas beaucoup de place à l'erreur. Faites donc savoir aux membres de votre équipe qu'il est temps de nettoyer le site et ne les laissez pas rentrer chez eux tant que tout n'est pas réglé. Vous devez également intervenir !
En plus d'être une bonne chose, cela vous évite également d'être facturé des factures plus chères. De nombreux endroits factureront un supplément pour le nettoyage s'ils en ont la possibilité. Alors, faites de votre mieux pour éviter les frais cachés
Étape 9. Terminez les opérations de changement, de paiement et remerciez toutes les parties concernées
Vous devrez peut-être organiser le retour du matériel loué ou emprunté et consulter le client au sujet de son expérience. Même si vous n'êtes pas payé, prenez le temps de les remercier et de leur dire que vous avez aimé organiser l'événement avec eux. Pouvez-vous échanger des cartes de visite entre vous ?
Merci aussi aux membres d'équipage ! Assurez-vous que toutes les parties sont payées (et ont payé), enregistrez les factures et faites avancer les choses. Vous devez être l'une des dernières personnes à quitter la salle – assurez-vous que tout est en ordre
Partie 5 sur 5: Dépannage
Étape 1. Savoir comment gérer les invités qui arrivent en retard et qui ont d'autres problèmes
Il s'agit d'un problème courant, vous feriez donc mieux de vous préparer. Les retards sont inévitables (par exemple en raison de problèmes de circulation imprévus) et peuvent généralement être tolérés par d'autres clients qui arrivent à l'heure. Par conséquent, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour l'empêcher:
- Assurez-vous que l'heure de l'événement est clairement écrite sur l'invitation. Si vous utilisez un système RSVP, assurez-vous également que l'heure est confirmée. Communiquez avec (via votre feuille de contact) le MC, les invités concernés (généralement le membre principal du groupe), les animateurs et le personnel de cuisine une fois que vous rencontrez un obstacle qui ne peut pas être facilement résolu. Si les invités retardés sont au centre de l'événement (par exemple, le marié et la mariée), généralement:
- Vous devez contacter directement le client en attente pour vérifier l'heure d'arrivée prévue. Contactez immédiatement la cuisine pour connaître les derniers développements afin qu'elle puisse ajuster la vitesse de cuisson en fonction du temps.
- Évitez d'annoncer que l'événement a été reporté à cause de certains invités (car la fête s'en rendra compte tout seul), mais faites savoir aux principaux invités que vous êtes au courant de la situation. Dites-leur ce que vous prévoyez, mais laissez-les également faire des suggestions, car ils connaissent généralement l'invité et savent quoi faire dans ce contexte.
- Faites attention au timing du discours. Si les invités clés arrivent en retard, servez des hors-d'œuvre supplémentaires et/ou des boissons en avance pour éviter que les autres invités qui arrivent à l'heure ne s'ennuient et qu'ils restent occupés.
- Si les invités vont être très en retard (par exemple lorsqu'ils servent des plats qui ne peuvent pas être retardés, comme des soufflés), commencez l'événement comme prévu. A leur arrivée, servez la portion suivante (même si cette portion est un dessert).
- Préparez-vous pour la danse, les jeux, la comédie ou tout autre type de divertissement (en particulier la musique) et assurez-vous qu'il y a des distractions supplémentaires, telles que des photos de groupe. Cette stratégie de sauvegarde aurait dû être lancée la veille.
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Pour les clients qui arrivent intentionnellement en retard, ne prenez pas cela comme de votre faute en tant que responsable. C'est donc votre travail de faire passer les autres invités en premier et de vous assurer que leurs besoins sont satisfaits. Essentiellement, agissez comme si de rien n'était et passez à l'événement.
Étape 2. Savoir comment gérer les problèmes alimentaires
Les problèmes dans ce domaine sont rares, surtout si vous avez soigneusement planifié vos plans, mais des accidents se produisent occasionnellement (comme un invité ou un petit enfant qui dérange la table du dîner, ou un incident dans la cuisine). Vous devez d'abord être conscient des types d'invités qui seront présents, afin que vous puissiez considérer quand et où la nourriture sera exposée (par exemple pour les plats de type buffet) et la position assise des invités.
- Tous les déversements doivent être nettoyés immédiatement pour des raisons de sécurité, même si cela signifie que vous devez vous débarrasser du tapis rouge ou des décorations et des meubles de fantaisie pour le faire. Il est impossible de cacher une tache sans affecter l'apparence ou l'intégrité d'un article (comme un meuble ancien), alors débarrassez-vous-en d'abord. Si vous avez une sauvegarde, utilisez-la; sinon, déplacez l'objet discrètement pour que les invités ne le remarquent pas.
- Il est recommandé d'utiliser des cordes, des rideaux ou des écrans pour cacher les zones de nourriture (par exemple une table en désordre, ou pendant que vous préparez votre prochain plat), car certains invités peuvent percevoir la nourriture visible comme quelque chose qui peut être librement consommé à tout moment – alors que cela peut ne pas être nécessairement le cas, selon votre intention.
- Mélanger les menus. Si un plat ne peut pas être servi (par exemple parce qu'il est brûlé), débarrassez-vous de tout ou trouvez une nouvelle alternative. Réduisez les portions pour économiser sur la nourriture, mais augmentez les portions d'autres aliments pour les garder équilibrés. Informez les invités au besoin.
- Les végétariens, les mangeurs difficiles, les personnes souffrant d'allergies ou les personnes ayant un régime spécial ou les personnes religieuses devraient voir leurs besoins pris en charge – vous devriez pouvoir le faire avec une bonne planification. Cependant, parfois, les invités amèneront un membre de la famille, un conjoint ou un ami proche sans vous le dire, surtout si l'invitation est gratuite. Lorsque cela se produit, la solution est simple. Comptez les clients récents et lorsqu'ils arrivent à la porte, renseignez-vous sur les besoins alimentaires particuliers et informez-en immédiatement le personnel de service et de cuisine.
- Pour les grands groupes qui n'assistent pas à l'événement en tant qu'invités sombres, envoyez un membre de l'équipe à la cuisine et demandez-lui de compter le stock. Si nécessaire, achetez des fournitures alimentaires supplémentaires. La section cuisine surestime généralement les portions au cas où, les annulations sont donc plus courantes que les pénuries alimentaires. Des portions limitées peuvent également être économisées si vous fournissez des garnitures supplémentaires, telles que du pain, des salades ou des plats de légumes, des ingrédients qui peuvent être facilement obtenus auprès de votre supermarché local.
Étape 3. Savoir comment s'occuper des jeunes enfants
Gardez à l'esprit que de nombreux gestionnaires oublient ou sous-estiment souvent l'intelligence, les besoins et les désirs des enfants lors d'un événement. Ce sont les mêmes que les adultes: ils veulent s'amuser et ne pas s'ennuyer. N'oubliez pas que les parents seront également offensés si un événement ne peut pas répondre aux besoins de leurs enfants. C'est une bonne idée de demander une confirmation de présence (RSVP) pour tous les enfants qui pourraient être présents.
- Les enfants plus jeunes (moins de 10 ans) sont mieux servis avec de la nourriture ou des collations à l'avance, car le dîner peut ne pas être servi avant 20h00. Cette heure de service est généralement trop tardive pour la plupart des repas des enfants. La nourriture que vous donnez à vos enfants doit également être amusante et saine, mais toujours spéciale avec une touche spéciale pour eux - cela aide les parents à être aidés et peut profiter de l'événement en tant qu'invité.
- Les enfants de plus de 10 ans peuvent généralement recevoir de la nourriture et des portions pour adultes, même s'ils ne les finissent pas, mais aussi leur proposer un menu enfant (avec autorisation parentale bien sûr) s'ils ne semblent pas l'aimer. En règle générale, les adolescents âgés de 13 à 18 ans demandent souvent les mêmes aliments que les jeunes enfants, comme des hamburgers et des frites, au lieu de repas plus formels au restaurant. La nourriture pour enfants est généralement écrite avec le terme "Menu alternatif". Jouez la sécurité et discutez avec vos invités clés de vos plans pour continuer à satisfaire petits et grands depuis longtemps.
- Prévoir un espace pour les mères avec de jeunes enfants. Répondre à leurs besoins, tels que les pauses aux toilettes, les besoins d'allaitement, etc., et préparer un lieu de repos pour les très jeunes enfants afin qu'ils puissent dormir s'ils sont fatigués.
Étape 4. Sachez comment gérer les invités ivres ou grossiers, les intrus, etc
Ces invités causent parfois des problèmes, aussi bien lors d'événements familiaux que d'entreprises. Ils véhiculent aussi bien la politique que le drame et, en tant qu'étranger, vous ne vous en rendez peut-être pas compte. Alors, soyez toujours sur le qui-vive.
- Vérifiez auprès du client ou des invités clés avant l'événement pour en savoir plus sur les problèmes possibles comme celui-ci, ou avec quelques privilégiés si les invités clés ne doivent pas être dérangés. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les gens sont assis au bon endroit et que cela ne causera aucun problème. Préparez le personnel de service ou les invités clés à agir en tant que superviseurs informels, soyez vigilant et assistez en cas de besoin. Votre travail consiste à vous assurer que l'événement se déroule sans heurts et à rester à l'écart des questions personnelles, sauf en cas d'absolue nécessité. Alors, assurez-vous de savoir qui à l'événement est classé comme un invité de type « artisans de la paix » (ceux qui peuvent aider au bon déroulement de l'événement).
- Étant donné qu'il peut être difficile de refuser de donner de l'alcool à des invités ivres ou de traiter avec des invités en colère et grossiers, il est préférable d'impliquer un invité pacificateur. Contactez le personnel juridique uniquement lorsque cela est nécessaire et après avoir consulté les principaux invités. Il faut toujours être vigilant, même lors de petits événements ou dans la cour.
- Les invités non invités sont une affaire difficile. S'ils viennent faire des histoires, jetez-les si nécessaire - consultez les invités clés pour vérifier que ces personnes ne sont pas recherchées. S'il y a beaucoup d'émeutiers violents, votre travail consiste à protéger les autres invités et à contacter la sécurité ou la police si ces émeutiers refusent de quitter les lieux après avoir été invités par vous en tant que responsable et/ou invités clés.
- Les invités aiment généralement déplacer les cartes de visite autour de la table, afin qu'ils puissent s'asseoir à côté de la personne qu'ils veulent ou à la table qu'ils veulent. Consultez les invités clés sur la façon dont cela est autorisé. Habituellement, vous devez organiser les plans de table à l'avance et avoir l'approbation des principaux invités. Si la position de cette table est censée être correcte, il vaut mieux éloigner les invités de la salle à manger avant que le moment ne soit venu. Habituellement, le bar, le hall ou la salle d'attente peuvent être utilisés pour accueillir les invités. Si certains regroupements sont particulièrement importants pour des raisons familiales, rassemblez les personnes et guidez-les par groupe vers des tables séparées et installez-les dans le bon ordre.
Étape 5. Sachez comment gérer les intempéries
Partout dans le monde, il y aura parfois du mauvais temps inattendu, comme de la pluie ou de la neige. Les vents froids ou l'air chaud peuvent également causer des problèmes. Bien que la météo n'ait généralement pas beaucoup d'impact lorsque l'événement se déroule à l'intérieur, vous devez être prêt à relever les défis d'être à l'extérieur. Si vous pouvez prévoir le mauvais temps, envisagez de changer le lieu de l'événement. Si vous ne pouvez pas, louez une tente ou un grand pavillon (le prix peut être cher, surtout si c'est fait sur un coup de tête). Garder une trace de la météo est important; si l'événement a déjà été gâché à cause de cela, il est presque impossible de réparer l'événement, alors tirez le meilleur parti de ce que vous savez et avez déjà.
De nombreuses régions du monde ont maintenant des polices d'assurance pour le mauvais temps ou d'autres problèmes. Si vous vous trouvez dans une région connue pour les changements soudains de temps, demandez confirmation si l'événement peut être reprogrammé, afin que les clients puissent au moins économiser sur le coût de location de l'équipement, du lieu et du personnel de service
Des astuces
- Préparez un petit espace rempli d'articles tels que des serviettes supplémentaires pour essuyer les déversements, des extincteurs, des trousses de premiers soins et d'autres trousses accessoires. Vous n'en aurez pas besoin si les choses se passent bien, mais il vaut mieux être à l'affût d'un grand événement.
- Les invités et les conférenciers fatigués ou confrontés au décalage horaire doivent être assurés de leur forme physique. Si nécessaire, consultez directement avec eux ou leurs assistants pour commander des soins de spa et de massage ou d'autres moyens de rafraîchissement du corps. Vous pouvez également leur envoyer de la nourriture s'ils n'ont pas mangé depuis un certain temps, ou des médicaments s'ils se sentent un peu mal (comme un mal de tête dû au vol ou à la nervosité, ou un mal d'estomac). Référez-vous à un médecin si nécessaire. Les invités et conférenciers fatigués peuvent ruiner un événement, bien que tous les autres défis que vous puissiez surmonter.
- Assurez-vous que tout le monde peut voir et entendre la scène, la musique ou la parole.
- N'oubliez pas non plus que gérer les événements des autres est un honneur. Bien que cela puisse sembler très stressant et difficile, votre contribution peut rendre beaucoup de gens heureux, afin qu'ils se souviennent de l'événement pour le reste de leur vie. De plus, vous êtes également habitué à avoir des capacités utiles dans la vie de tous les jours.
- En tant que gestionnaire, vous devrez peut-être agir en tant qu'hôte impromptu, ou même en tant que partenaire de danse pour vous assurer que l'événement se déroule sans heurts. Développez vos compétences en expression orale et en danse, mais en même temps, déléguez les rôles de gestion à d'autres membres de l'équipe qui peuvent temporairement prendre votre place. Le but ici est de s'assurer que personne ne reste assis à table.
