Aujourd'hui, l'e-mail est l'un des moyens de communication les plus couramment utilisés, en dehors des applications SMS, téléphone et messagerie instantanée. L'envoi d'e-mails est devenu une activité très courante, tant de gens oublient comment rédiger un bon e-mail. Un bon e-mail fait preuve de professionnalisme et d'honnêteté dans le message qu'il véhicule. Par conséquent, vous devez savoir comment formater un e-mail.
Étape
Étape 1. Écrivez l'objet de l'e-mail
L'objet du message électronique sert de bref résumé du contenu du message. L'objet de votre e-mail doit être parfaitement ciblé afin qu'il puisse donner au destinataire une idée du contenu de l'e-mail en quelques mots.
- Par exemple, si vous envoyez un e-mail professionnel, n'en faites pas un long sujet avec trop de détails, comme « J'aime votre voiture. C'est un beau bleu, de beaux pneus aussi ».
- Expliquez ce que vous voulez dire en envoyant l'e-mail dans un objet, tel que « Intéressé par l'achat d'une berline bleue ».
Étape 2. Utilisez les salutations appropriées
Ne commencez pas l'e-mail tout de suite avec ce que vous voulez dire. Utilisez des salutations générales telles que « Bonjour/après-midi » ou « Salutations ». Vous ne voulez certainement pas être bombardé de questions par des personnes que vous ne connaissez pas, n'est-ce pas ? Eh bien, la même étiquette s'applique également au courrier électronique.
Pour rendre le message d'accueil plus personnel, incluez le nom de famille du destinataire dans le message d'accueil
Étape 3. Écrivez le corps du message
Selon le type et le destinataire du message, vous pouvez rédiger le message comme vous le souhaitez.
- Si vous écrivez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez de près, vous pouvez écrire l'e-mail sur un ton personnel. Cependant, si vous rédigez un e-mail professionnel, essayez d'utiliser le langage le plus professionnel possible.
- Vous devez également faire attention au format du message. N'utilisez pas un type, une taille et une mise en forme difficiles à lire et évitez les majuscules. Dans le cyberespace, les majuscules signifient la colère.
Étape 4. Incluez un message de clôture - ne vous contentez pas de terminer l'e-mail
Un message d'accueil de clôture tel que « Salutations » ou un autre message d'accueil approprié peut être utilisé.
Vous devez choisir un message de clôture qui correspond à votre e-mail. Vous ne voulez certainement pas écrire "Salutations" à la fin d'un e-mail professionnel, car ce serait impoli, n'est-ce pas ?
Étape 5. Ajoutez la signature
Même si votre adresse e-mail inclut votre nom dans chaque e-mail que vous envoyez, nous vous recommandons d'utiliser une signature sur tout e-mail que vous envoyez. Vous pouvez utiliser du texte brut ou des images (comme des logos, des marques, etc.) dans votre signature.
Utilisez l'option « Signature » sur le client de messagerie Web ou le fournisseur de services que vous avez utilisé pour créer la signature
Des astuces
- Outre le formatage de votre e-mail, vous devez également utiliser une adresse e-mail appropriée. Envoyer un e-mail à votre ami d'enfance via "[email protected]" peut toujours être acceptable, mais vous ne devriez pas utiliser cet e-mail pour envoyer des e-mails professionnels à votre patron.
- Utilisez une bonne étiquette sur Internet lorsque vous écrivez des e-mails. N'envoyez pas d'e-mails ou de messages de spam à des contacts inconnus.
- Vérifiez vos e-mails avant de les envoyer pour éviter que plusieurs messages ne soient envoyés au même destinataire. Si vous envoyez plusieurs e-mails, vos messages peuvent être marqués comme spam.
