Un rapport financier est un document qui contient des informations sur la situation financière d'une entreprise ou d'une organisation sous la forme d'un bilan, d'un compte de résultat et d'un état des flux de trésorerie. Les états financiers sont généralement examinés et analysés par des chefs d'entreprise, des conseils d'administration, des investisseurs, des analystes financiers et des représentants du gouvernement. Ce rapport doit être préparé et diffusé en temps opportun avec des informations précises et claires. Bien que le processus de préparation des états financiers puisse sembler très compliqué, l'apprentissage des procédures comptables qu'il faut connaître pour préparer ces rapports n'est pas trop difficile.
Étape
Partie 1 sur 4: Préparation des états financiers
Étape 1. Déterminez la période sur laquelle les états financiers sont préparés
Avant de commencer à faire des rapports, vous devez déterminer la période pour laquelle les états financiers seront préparés. Les rapports financiers sont généralement préparés trimestriellement et annuellement, bien que certaines entreprises préparent également des rapports financiers chaque mois.
- Afin de déterminer la période à déclarer, étudiez les documents qui constituent la base de la constitution de votre organisation/société, par exemple les statuts, les statuts ou l'acte constitutif de l'organisation/société. Ces documents décrivent généralement quand les états financiers doivent être préparés.
- Demandez à la direction de votre entreprise à quelle fréquence chaque rapport est préparé.
- Si vous êtes à la tête de votre propre organisation, réfléchissez au moment où vous avez le plus besoin de rapports financiers et définissez cette date comme date de préparation des états financiers.
Étape 2. Passez en revue votre grand livre
Ensuite, vous devez vous assurer que tous les enregistrements de transactions financières dans le grand livre général sont mis à jour et correctement enregistrés. Les rapports financiers ne seront d'aucune utilité pour les lecteurs à moins que les données ne soient correctement enregistrées par le service de comptabilité.
- Par exemple, assurez-vous que tous les comptes créditeurs et débiteurs ont été enregistrés, vérifiez que le rapprochement bancaire est complet et assurez-vous que toutes les transactions d'achat d'actions et les ventes de produits ont été enregistrées.
- Vous devez également tenir compte de tout passif qui pourrait ne pas avoir été enregistré à la date de préparation des états financiers. Par exemple, l'entreprise a-t-elle utilisé des services non facturés ? Y a-t-il des salaires des employés impayés et impayés? Ce sont des charges à payer et doivent être enregistrées dans les états financiers.
Étape 3. Rassemblez des informations incomplètes
Si vous avez vérifié le grand livre et qu'il y a encore des informations incomplètes, parcourez les documents connexes dont vous avez besoin pour vous assurer que les états financiers sont complets et corrects.
Partie 2 sur 4: Préparation d'un bilan
Étape 1. Préparez la page pour le bilan
Le rapport Bilan présente des données sur les actifs de l'entreprise (ce qu'elle possède), les passifs (ce qui devient une dette) et les comptes de capital tels que le capital social et le capital versé supplémentaire à une certaine date. Écrivez « Rapport de bilan » comme titre sur la première page de vos états financiers, suivi du nom de l'organisation et de la date de déclaration du bilan.
Les comptes de bilan seront déclarés à certaines dates de l'année. Par exemple, un bilan peut être préparé au 31 décembre d'une année donnée
Étape 2. Déterminez le format approprié pour votre bilan
Le bilan liste généralement l'actif à gauche, le passif et le capital à droite. Comme alternative, il existe un bilan qui répertorie les actifs ci-dessus et les passifs/capital en bas.
Étape 3. Répertoriez tous les actifs de votre entreprise
Mettez le titre « Actifs » en haut du bilan suivi des divers actifs détenus par l'entreprise.
- Commencez par les actifs courants tels que les liquidités et autres comptes pouvant être convertis en liquidités dans l'année suivant la date de clôture du bilan. Écrivez le titre « Total des actifs actuels » sur la ligne du bas de l'état des actifs actuels.
- Ensuite, listez tous les actifs non courants de votre entreprise. Les actifs non courants sont définis comme des actifs qui ne sont pas sous forme de trésorerie et ne peuvent être convertis en trésorerie dans un avenir proche. Par exemple, les immobilisations corporelles et les titres à recevoir sont des actifs non courants. Écrivez le titre « Total des immobilisations » sur la ligne du bas de l'état des immobilisations.
- Enfin, additionnez les actifs courants et les actifs non courants et écrivez « Total des actifs » comme titre sur cette ligne.
Étape 4. Notez les obligations de votre entreprise
La section suivante du bilan est consacrée au passif et aux capitaux propres. Le titre que vous devez écrire dans le bilan de cette section est « Passif et capitaux propres ».
- Commencez par énumérer vos obligations à court terme. Les passifs à court terme sont des obligations qui arriveront à échéance dans un délai d'un an et se composent généralement de dettes fournisseurs, de dettes accumulées, de la partie de la dette hypothécaire qui arrivera bientôt à échéance et d'autres dettes. Écrivez « Montant du passif à court terme » en bas.
- Ensuite, notez les obligations à long terme. Les passifs à long terme sont des obligations qui n'ont pas été remboursées dans un délai d'un an, telles que la dette à long terme et les titres à payer. Écrivez « Montant du passif à long terme » en bas.
- Additionnez vos passifs à court et à long terme et placez la rubrique « Montant du passif » au bas des comptes de passif.
Étape 5. Énumérez toutes les sources de capital
La partie du capital dans le bilan est sous le passif qui montre le montant d'argent détenu par l'entreprise si tous les actifs sont vendus et les passifs sont remboursés.
Maintenant, notez tous les comptes de capital tels que le capital social, le capital social racheté et les bénéfices/(pertes) non distribués. Une fois que tous les comptes de capital sont répertoriés, additionnez-les et donnez le titre « Montant du capital » au bas des comptes de capital
Étape 6. Additionnez les passifs et les capitaux propres
Combinez « Montant du passif » et « Montant du capital » puis donnez le titre « Montant du passif et du capital » à la ligne inférieure du bilan.
Étape 7. Vérifiez le montant
Les calculs « Total de l'actif » et « Total du passif et des capitaux propres » que vous venez de faire devraient produire les mêmes chiffres dans le bilan. Si ces deux chiffres sont identiques, le bilan est complet et vous pouvez commencer à préparer le compte de résultat.
- Le capital des actionnaires doit être égal au total de l'actif de la société moins le total du passif. Comme expliqué précédemment, le résultat de cette réduction est le montant d'argent qui est toujours là si tous les actifs de l'entreprise sont vendus et tous les passifs sont remboursés. Ainsi, le passif plus le capital doivent être égaux à l'actif.
- Si votre bilan est déséquilibré, vérifiez à nouveau vos calculs. Il peut y avoir des comptes que vous n'avez pas comptés ou qui se trouvent dans la mauvaise catégorie. Vérifiez chaque colonne et assurez-vous que tous les comptes sont enregistrés dans les groupes appropriés. Il est possible que vous n'ayez pas compté un actif précieux ou un passif important.
Partie 3 sur 4: Préparation d'un état des résultats
Étape 1. Préparez la page pour le compte de résultat
Le compte de résultat indiquera le montant d'argent généré et émis par l'entreprise au cours d'une certaine période. Écrivez « État des résultats et des pertes » comme titre de votre état financier, suivi du nom de l'organisation et de la période à déclarer.
- Par exemple, le compte de résultat est généralement préparé pour la période du 1er janvier au 31 décembre d'une année donnée.
- Sachez que les états financiers peuvent être préparés pour une période trimestrielle ou mensuelle, alors que vos états financiers peuvent être préparés pour une année complète. Les états financiers sont plus faciles à comprendre s'ils sont préparés sur la même période, mais cela n'est pas nécessaire.
Étape 2. Énumérez toutes les sources de revenus
Énumérez les différentes sources de recettes de votre entreprise et le montant d'argent reçu.
- Assurez-vous de déclarer chaque type de reçu séparément et calculez également s'il existe une remise sur les ventes ou une réserve pour le retour des marchandises, par exemple: "Sales IDR 10,000,000, 00" et "Service Receipts IDR 5,000,000, 00"
- Créez un regroupement de sources de revenus d'une manière avantageuse pour l'entreprise. Les groupes d'acceptation peuvent être formés par zone géographique, équipe de gestion ou produit spécifique.
- Lorsque toutes les sources de revenus ont été enregistrées, additionnez-les et incluez-les dans votre rapport en tant que « Montant des recettes ».
Étape 3. Déclarez le coût des marchandises vendues
Le coût des marchandises vendues est le coût total engagé pour préparer les marchandises, fabriquer les produits à vendre ou fournir des services au cours de la période de déclaration.
- Pour calculer le coût des marchandises vendues, vous devez additionner les coûts des matériaux directs, la main-d'œuvre directe, les coûts de fabrication, les coûts de transport et les frais d'expédition.
- Soustrayez le coût des marchandises vendues du revenu total, puis intitulez « Bénéfice brut » pour le résultat de cette réduction.
Étape 4. Enregistrer les coûts d'exploitation
Les coûts d'exploitation sont tous les coûts nécessaires à la gestion de votre entreprise. Ces coûts comprennent les frais généraux et administratifs tels que les salaires, les frais de location, les coûts des services publics et l'amortissement des actifs. De plus, les frais de publicité, les frais de recherche et de développement sont également inclus dans les frais d'exploitation. Vous devez déclarer ces coûts séparément afin que le lecteur du rapport puisse avoir une idée de la façon dont l'argent de l'entreprise est utilisé.
Soustrayez ces coûts du bénéfice brut, puis intitulez « Bénéfice avant impôt » pour le résultat de cette déduction
Étape 5. Saisissez le montant des bénéfices/pertes non distribués
Le « bénéfice/perte retenu » est la somme de tous les revenus nets et pertes nettes depuis la création de l'organisation/entreprise.
Additionnez le solde des bénéfices non distribués au début de l'année avec le résultat net réalisé au cours de la période en cours pour calculer le solde des bénéfices non distribués à la fin de la période considérée
Partie 4 sur 4: Préparation d'un état des flux de trésorerie
Étape 1. Préparez la page pour le relevé des flux de trésorerie
Ce rapport présente les sources et les décaissements de trésorerie de l'entreprise. Écrivez « État des flux de trésorerie » comme titre de votre état financier suivi du nom de l'entreprise et de la période à déclarer.
Semblable à l'état des résultats, l'état des flux de trésorerie est également préparé pour une certaine période, par exemple du 1er janvier au 31 décembre d'une année donnée
Étape 2. Préparez une section qui répertorie les opérations de l'entreprise
L'état des flux de trésorerie commence par une section que vous devez intituler « Flux de trésorerie liés aux activités d'exploitation ». Cette section concerne le compte de résultat que vous venez de préparer.
Notez toutes les opérations de votre entreprise. Cette activité comprend la réception de l'argent des ventes et de l'argent dépensé pour l'achat de stocks. Calculez la différence entre ces deux activités, puis intitulez-la « encaisse nette provenant des activités d'exploitation »
Étape 3. Préparez une section pour enregistrer les activités d'investissement
Écrivez le titre « Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement » pour cette section. Ce dossier d'investissement est lié au bilan que vous venez de préparer.
- Cette section concerne les espèces payées ou reçues à partir d'investissements dans des immobilisations corporelles, ou des investissements dans des titres tels que des actions et des obligations.
- Écrivez le titre « encaisse nette provenant des activités d'investissement » pour les résultats de ce calcul.
Étape 4. Enregistrez toutes les activités de financement
C'est la dernière section que vous devez donner le titre « Flux de trésorerie provenant des activités de financement » qui se rapporte au montant du capital dans le bilan.
Cette section doit déclarer les entrées et sorties de fonds provenant des opérations sur titres et de créances effectuées par l'entreprise. Donnez le titre « Trésorerie nette des activités de financement » pour les résultats de ce calcul
Étape 5. Additionnez tous les nombres de chaque section
Additionnez les trois groupes de calculs que vous avez effectués précédemment et incluez-les dans cet état des flux de trésorerie sous le titre « Augmentation ou diminution des liquidités » au cours de la période de référence.
Vous pouvez additionner cette augmentation ou diminution de trésorerie avec le solde de trésorerie au début de la période de déclaration. Les résultats du calcul de ces deux nombres doivent être les mêmes que le solde de trésorerie figurant au bilan
Étape 6. Incluez également toutes les notes ou explications importantes
Dans les états financiers, il y a généralement une section intitulée « Notes aux états financiers » qui contient des informations importantes sur la société. Fournissez des informations supplémentaires sur la situation financière de l'entreprise qui sont les plus utiles dans la section « Notes », puis incorporez ces informations dans votre rapport.
- Ces enregistrements peuvent contenir des informations sur l'historique de l'entreprise, des plans à long terme ou des informations sur les développements de l'industrie. Il s'agit d'une opportunité que vous pouvez utiliser pour expliquer aux investisseurs ce que signifie votre rapport et ce qui nécessite votre attention. Ce rapport aidera les investisseurs potentiels à voir l'état de l'entreprise de votre point de vue.
- Cette note peut également fournir une explication des pratiques et procédures comptables appliquées par la société ainsi qu'une explication des points importants du bilan.
- Cette section est également souvent utilisée pour discuter en détail de la situation de l'entreprise en ce qui concerne la situation fiscale, les régimes de retraite et les offres d'actions.
Des astuces
- Utilisez le Statement of Financial Accounting Standards (PSAK) comme référence lorsque vous recherchez les informations dont vous avez besoin pour préparer les états financiers. PSAK est une norme comptable et financière professionnelle pour toutes les activités commerciales et industrielles applicables en Indonésie.
- Donnez un titre clair à chaque section du bilan et de l'état des résultats. Les informations que vous fournissez doivent être compréhensibles pour les lecteurs d'états financiers qui ne comprennent pas les spécificités des activités de votre entreprise.
- Si vous avez des difficultés à préparer des états financiers, recherchez les rapports financiers d'autres entreprises opérant dans le même secteur que le vôtre. Vous pourrez peut-être obtenir des informations utiles sur le format de votre rapport. Vous pouvez étudier les formats d'états financiers en ligne ou sur le site Web de la Securities and Exchange Commission des États-Unis.
