Les plans de contingence, mieux connus sous le nom de plans d'intervention d'urgence, sont très utiles pour anticiper la survenance de choses qui entraînent l'arrêt des activités opérationnelles. Dans la gestion de l'organisation, divers risques peuvent effectivement survenir, allant des perturbations techniques (par exemple la perte de données) aux événements naturels (par exemple les inondations). Par conséquent, chaque organisation doit élaborer un plan d'urgence efficace afin d'être prête à faire face à divers événements indésirables.
Étape
Partie 1 sur 3: Anticiper divers risques
Étape 1. Préparez-vous avant d'élaborer un plan d'urgence
L'objectif principal de la préparation d'un plan d'urgence est de maintenir la continuité des activités opérationnelles de l'organisation en cas de catastrophe.
- Tout d'abord, définissez une politique formelle indiquant que l'organisation doit élaborer un plan d'urgence.
- Faites un plan simple et pratique. Utilisez des mots faciles à comprendre et fournissez des directives faciles à appliquer par le lecteur car ce plan doit être réalisé par tout le personnel de l'organisation.
- Déterminez les raisons précises pour lesquelles vous devez établir un plan d'urgence. Pensez aux indicateurs qui servent de repères pour déterminer la mise en œuvre réussie d'un plan d'urgence afin que l'organisation puisse poursuivre ses activités comme d'habitude. Déterminez les activités opérationnelles qui jouent un rôle important dans la continuité de votre entreprise.
Étape 2. Créez un plan d'urgence en répondant à trois questions importantes
Créer un plan qui peut répondre à ces trois questions est un moyen de s'assurer que vous ne manquez pas un seul aspect à considérer.
- Quels événements pourraient se produire ?
- Quelles actions allons-nous entreprendre pour y remédier?
- Que devons-nous faire pour nous préparer ?
Étape 3. Découvrez les risques auxquels votre organisation est susceptible d'être confrontée
La détermination des risques qui peuvent survenir est l'un des aspects importants de la préparation d'un plan d'urgence. Cependant, le processus sera différent selon la situation et la condition de chaque organisation. Vous devez également tenir compte des circonstances de votre propre organisation lorsque vous déterminez les risques. Des plans d'urgence sont nécessaires pour anticiper les risques commerciaux sous la forme de:
- Catastrophes naturelles, par exemple: inondations, ouragans et sécheresses. Autres risques: crises financières, accidents du travail, problèmes de personnel (ex: décès d'un dirigeant d'entreprise ou grève des salariés), pertes de données, chaos de gestion et problèmes de produits (ex: produits défectueux).
- Concentrez-vous sur la préparation de plans sur les aspects de la gestion, de la communication, des finances, de la coordination, de la logistique et de la résolution de problèmes techniques.
- Les problèmes techniques sont généralement rencontrés par l'équipe qui gère l'infrastructure de communication. Vous devez tenir compte du risque de perdre des données ou des clients.
Étape 4. Considérez les risques en fonction de leur priorité
Déterminer la cote de risque en fonction de l'ampleur de la probabilité que le risque se produise. En général, les plans de contingence ne peuvent pas anticiper tous les risques car les chances d'occurrence ne sont pas les mêmes. Essayez de découvrir les risques qui ont le plus de chance de se produire et qui affecteront grandement les activités opérationnelles.
- Concentrez-vous sur les événements aux conséquences les plus fatales. Notez tous les événements qui affectent les opérations et attribuez une note de 1 à 10. Pensez à l'impact de chacun de ces événements, par exemple: les incendies de moteur ont une note inférieure à celle des incendies d'usine.
- Ensuite, déterminez la cote en fonction de la fréquence d'occurrence du risque. Par exemple: donnez une note de 1 pour un risque qui se produit une fois par mois et une note de 10 pour un risque qui se produit une fois tous les 100 ans. Multipliez les deux nombres pour obtenir un score total qui montre l'ampleur du risque et son impact sur l'organisation.
- Élaborez un plan d'urgence en commençant par l'événement ayant obtenu le score le plus élevé. Préparer des solutions pour anticiper ces événements. De plus, vous pouvez améliorer les processus de travail pour les événements à faible score. Les aspects fondamentaux qui assurent la continuité des activités de l'organisation doivent être une priorité absolue, par exemple: la gestion des flux de trésorerie, le développement des parts de marché et l'amélioration des performances des employés.
Partie 2 sur 3: Définition de plusieurs scénarios
Étape 1. Déterminez le scénario de l'événement présentant le risque le plus élevé
Afin d'élaborer un plan d'urgence efficace, définissez des scénarios réalistes pour chaque risque. Créez un cadre spécifique pour anticiper ce que serait l'impact si le risque le plus élevé se produisait.
- Vous pouvez déterminer l'impact après avoir soigneusement compilé le scénario. Réfléchissez en détail à l'impact le plus important de chaque scénario.
- À partir d'un scénario, préparez plusieurs versions du plan avec une intensité d'impact graduée, par exemple: impact léger, impact modéré et impact sévère.
Étape 2. Établissez un calendrier pour la mise en œuvre du plan en fonction du scénario
Déterminez quel personnel est responsable de quelles actions et quand. Préparez également une liste mise à jour ou une liste de contacts et déterminez qui doit fournir des notifications.
- Préparez un horaire pour que tout le personnel responsable sache ce qu'il doit faire le premier jour ou la première semaine. Élaborez un calendrier spécifique pour chaque scénario.
- Faire un planning selon le scénario pour anticiper l'émergence d'obstacles dans divers aspects de l'organisation, par exemple en termes de facilités de travail (contraintes d'infrastructure), d'organisation (il n'y a pas de système d'alerte pour les urgences ou une équipe d'intervention qualifiée), et les institutions (par exemple: manque de sources de financement ou de partenaires commerciaux externes). Déterminer le personnel qui devrait être responsable de certains aspects.
Étape 3. Réfléchissez aux facteurs les plus importants pour relancer votre entreprise
Discutez-en en détail en effectuant un examen des capacités et des vulnérabilités au sein de l'organisation. L'organisation dispose-t-elle des capacités adéquates pour traiter ou traiter chaque risque ?
- Par exemple: une catastrophe qui peut survenir est une inondation car l'eau de la rivière déborde et inonde les habitations au bord de la rivière. Une mauvaise infrastructure peut déclencher une vulnérabilité et la disponibilité de personnel qualifié est une capacité organisationnelle.
- Faites une évaluation honnête des ressources. Déterminer ce qui doit être modifié ou réduit en raison des ressources limitées ? Effectuez une analyse pour déterminer l'impact sur les activités commerciales afin de pouvoir déterminer les actions à entreprendre pour que l'organisation continue de fonctionner et soit en mesure d'atteindre ses objectifs.
Étape 4. Déterminez comment réduire le risque
Après avoir élaboré un plan d'urgence, ne vous asseyez pas et n'espérez pas que rien de grave ne se produise. Prendre diverses mesures pour réduire les risques et faire de la prévention.
- Découvrez s'il y a des collègues prêts à vous aider. Existe-t-il des ressources locales qui peuvent être utilisées en cas de catastrophe ? Y a-t-il des voisins prêts à aider?
- Un plan d'urgence efficace est capable de révéler divers aspects qui doivent être améliorés afin qu'un plan qui était à l'origine très utile ne soit plus nécessaire.
- Par exemple: vous réalisez le besoin d'une protection d'assurance ou réalisez une simulation de gestion de sinistre. Installez un système de sauvegarde des données pour éviter la perte de données. Faites un plan pour chaque scénario.
Partie 3 sur 3: Mise en œuvre d'un plan d'urgence
Étape 1. Communiquez le plan d'urgence à tous les employés
Vous devez informer le plan d'urgence à tous les niveaux de la direction de l'organisation le plus tôt possible avant qu'une urgence ne se produise.
- Expliquez les rôles et les responsabilités de chaque membre du personnel afin qu'ils ne soient pas confus lorsque ce plan doit être exécuté pour éviter la panique.
- Offrir une formation utile afin que chaque membre du personnel soit en mesure d'assumer ses responsabilités conformément au plan. Effectuez les simulations nécessaires et procédez aux ajustements une fois les observations effectuées.
Étape 2. Testez votre plan
Effectuez des tests en 4 étapes pour être plus efficace et efficient. S'il y a des problèmes ou des conflits entre les services, ajustez le plan et refaites le test.
- Tenir des réunions avec les cadres supérieurs. Laissez-le fixer la date et l'heure de la réunion pour faire un examen complet du plan d'urgence et apprécier les personnes qui ont fait le travail jusqu'à la fin.
- Tenir des réunions interministérielles pour examiner les plans ministériels. À cette étape, vous devez allouer des ressources et identifier les conflits émergents.
- Trouvez la cause des défaillances cruciales du système. L'évaluation du plan peut être effectuée au sein du service en simulant les défaillances du système et/ou du fournisseur. Les simulations de scénarios peuvent être effectuées sans arrêter l'équipement ni retarder les processus qui doivent continuer à s'exécuter.
- Faites un essai. Cependant, vous devez tester le plan d'urgence en arrêtant temporairement les opérations.
Étape 3. Conservez le plan d'urgence dans un endroit sûr et facilement accessible
En cas de sinistre, ne laissez pas le plan s'enflammer ou être emporté par l'inondation. Pour faciliter l'accès en cas de besoin, ne gardez pas secret le stockage de vos fichiers de plan.
- Conservez le dossier du plan et les copies à plusieurs endroits afin qu'ils puissent être utilisés dès que possible en cas de besoin.
- Conservez une copie du plan à des endroits différents de l'original. Veuillez indiquer à certaines personnes autorisées comment y accéder.
Étape 4. Établissez un calendrier régulier pour la conduite des examens
Des changements se produisent tout le temps, de sorte que les hypothèses qui sous-tendent la préparation du plan ne sont plus valables. Le risque peut être plus important qu'au moment de l'élaboration du plan.
- Impliquez plusieurs personnes lors de la rédaction et de l'ajustement des plans. Par exemple: demandez aux nouveaux employés de donner leur avis ou d'apporter des améliorations sous un angle différent.
- Comparez toutes les hypothèses utilisées lors de la rédaction du plan avec les données actuelles ou faites vérifier par un tiers. Le système de sauvegarde de votre ordinateur peut stocker moins de données que vous ne le pensez.
Des astuces
- Ne négligez pas l'importance d'un plan d'urgence afin de ne pas en créer un !
- Élaborer des plans d'urgence dans divers scénarios.
- Commencez à planifier en formant un comité et en nommant un président. Choisissez des personnes qui ont les compétences, les outils et les connaissances nécessaires pour que chaque département soit en mesure de développer ses propres plans.
- Relisez les plans qui ont été élaborés pour trouver les choses qui ont été manquées.
