De par leur nature, le courrier électronique n'est pas aussi formel qu'une lettre écrite. Cependant, il y a des moments où vous devez utiliser un ton plus formel lorsque vous écrivez des e-mails. Considérez qui est le destinataire, puis choisissez le bon message d'accueil. Après cela, vous pouvez penser à un format de salutation et écrire une phrase d'ouverture.
Étape
Partie 1 sur 3: Prise en compte des destinataires
Étape 1. Décidez à quel point vous devez être formel
Même si vous écrivez un e-mail « formel », le niveau de formalité dépend de la personne qui le reçoit. Par exemple, le niveau de formalité d'un e-mail à un enseignant n'est pas le même qu'un e-mail pour une demande d'emploi.
Au premier contact, pour être sûr, utilisez un ton plus formel
Étape 2. Trouvez le nom du destinataire
Faites des recherches pour trouver des destinataires que vous ne connaissez pas. Connaître le nom rendra le message d'accueil plus personnel même si vous utilisez une technique formelle.
Étape 3. Suivez l'exemple du destinataire
Si le destinataire vous envoie d'abord un e-mail, vous pouvez copier le message d'accueil qu'il utilise. Par exemple, s'il utilise "Salut" et votre prénom, vous pouvez répondre dans le même style, en utilisant "Salut" et son prénom.
Partie 2 sur 3: Choisir les salutations
Étape 1. Utilisez "Cher"
Salutations "Cher." (suivi du nom du destinataire) est très couramment utilisé pour une raison quelconque. Cette salutation est formelle sans être envahissante, et si familière qu'elle n'attire pas beaucoup d'attention, et c'est bien. Vous ne voulez pas d'une salutation qui se démarque parce qu'elle n'est pas à sa place.
Étape 2. Essayez « Cordialement » si vous ne connaissez pas le nom du destinataire
Ce message d'accueil est relativement formel utilisé dans les e-mails professionnels, surtout si vous ne connaissez pas le nom du destinataire. Cependant, c'est une bonne idée de rechercher le nom d'abord si possible.
Vous pouvez également utiliser « À qui de droit » si l'e-mail est très formel et que vous ne connaissez pas le nom du destinataire. Cependant, cette salutation choque parfois les gens car elle n'est pas personnelle
Étape 3. Considérez « Salut » ou « Bonjour » dans un e-mail moins formel
Les e-mails ont tendance à sembler moins formels que les lettres en général. Ainsi, vous pouvez utiliser un message d'accueil comme « Salut » dans un e-mail plutôt formel. Par exemple, si vous écrivez un e-mail à un conférencier, en particulier un que vous connaissez bien, il est toujours approprié de lui dire bonjour.
Étape 4. N'utilisez pas "Hey"
Alors que "Salut" est acceptable dans les e-mails semi-formels, "Hey" est une autre histoire. Cette salutation est très décontractée, même au discours direct. Vous devriez donc l'éviter. Même si vous connaissez bien votre patron, évitez d'utiliser « Hey » dans les e-mails qui lui sont adressés.
Étape 5. Utilisez le titre au lieu du nom si nécessaire
Parfois, lorsque vous écrivez un e-mail à quelqu'un, vous ne connaissez que sa position dans l'entreprise ou l'organisation. Dans ce cas, utilisez simplement le titre au lieu du nom, par exemple « Cher. Responsable RH, « Cher. Comité de recrutement », ou « Cher. Professeur.
Étape 6. Ajoutez une salutation pour rendre l'e-mail plus formel
Si possible, ajoutez « Monsieur », « Père », « Mère », « Dr. » ou « Professeur » avant le nom du destinataire pour une impression plus formelle. De plus, utilisez votre nom de famille ou votre nom complet, pas seulement votre prénom.
Partie 3 sur 3: Composer et démarrer un e-mail
Étape 1. Placez le message d'accueil dans la première ligne
La rangée du haut est occupée par le message d'accueil que vous avez sélectionné, suivi du nom du destinataire. Utilisez un titre ou un titre si possible, comme « Mr », « Mère » ou « Dr », suivi de votre prénom et de votre nom.
Étape 2. Utilisez des virgules
En règle générale, vous devez utiliser une virgule après le message d'accueil. Dans une lettre formelle, vous pouvez utiliser deux points, mais c'est généralement trop formel pour un e-mail. Une virgule suffira, mais vous pouvez utiliser deux points si vous écrivez une lettre d'ouverture dans un e-mail.
Étape 3. Passez à la ligne suivante
Salam a sa propre place au sommet. Après cela, appuyez sur la touche Entrée pour passer à la ligne suivante. Si vous utilisez des espaces pour les nouveaux paragraphes au lieu de mettre des phrases en retrait, placez une ligne vierge entre le message d'accueil et le premier paragraphe.
Étape 4. Présentez-vous dans la phrase d'ouverture, si nécessaire
Pour le premier email, présentez-vous même si vous connaissez le destinataire dans la vraie vie. En fournissant des informations personnelles, les destinataires seront encouragés à lire votre e-mail.
- Par exemple, « Je m'appelle Jessica Hartono et je suis directrice du marketing chez ABC Company. » Vous pouvez également vous présenter au destinataire, par exemple « Je m'appelle Rama Susanto et je prends votre cours de marketing (Marketing 101 tous les mardis et jeudis après-midi). »
- Si vous connaissez déjà le destinataire et que vous lui avez envoyé un e-mail, n'hésitez pas à utiliser la première phrase comme salutation. Par exemple, « Merci pour cette réponse si rapide » ou « Je vous souhaite une bonne santé ».
Étape 5. Écrivez le corps de l'e-mail
La plupart des e-mails officiels vont droit au cœur du sujet. Cela signifie que les première et deuxième phrases doivent expliquer pourquoi vous écrivez au destinataire. Rappelez-vous, soyez aussi bref que possible sur votre objectif.
