La Procédure Opérationnelle Standard (SOP) est un document qui contient des informations sur les étapes pour effectuer une tâche. Une SOP existante peut simplement avoir besoin d'être modifiée et mise à jour, ou vous pouvez être dans un scénario où vous devez écrire à partir de zéro. Cela peut sembler beaucoup de travail, mais c'est vraiment juste une liste très, très, "très" exhaustive. Voir l'étape 1 pour commencer.
Étape
Partie 1 sur 3: Création de votre format SOP
Étape 1. Choisissez votre format
Il n'y a pas de bien ou de mal dans la rédaction des SOP. Cependant, votre entreprise peut avoir un certain nombre de SOP auxquelles vous pouvez vous référer comme guide de mise en forme, décrivant la manière préférée d'effectuer une tâche. Si tel est votre cas, utilisez une SOP existante comme modèle. Si ce n'est pas le cas, vous avez plusieurs options:
- Format d'étapes simples. Il s'agit d'une procédure de routine qui est courte, qui a plusieurs résultats possibles et qui va droit au but. Outre la documentation nécessaire et les consignes de sécurité, ce document est simplement une liste de phrases simples contenant des ordres d'exécution pour le lecteur.
- Format pas à pas. Il s'agit généralement de procédures longues - des procédures qui comportent plus de dix étapes, impliquant une prise de décision, une clarification et une terminologie. Cette liste contient généralement les étapes principales avec des sous-étapes dans un ordre particulier.
- Format d'organigramme. Si la procédure ressemble plus à une carte avec des résultats possibles infinis, un organigramme peut être votre meilleur choix. C'est le format que vous devez choisir si les résultats ne sont pas toujours prévisibles.
Étape 2. Considérez vos lecteurs
Il y a trois facteurs principaux à considérer avant de rédiger votre SOP:
- Les connaissances préalables de vos lecteurs. Connaissent-ils votre organisation et ses procédures ? Connaissent-ils la terminologie ? Votre langue doit correspondre aux connaissances et à l'investissement du lecteur.
- Les compétences linguistiques de votre lecteur. Y a-t-il une chance que des personnes qui ne comprennent pas votre langue « liront » votre SOP ? Si cela est possible, c'est une bonne idée d'inclure des images et des diagrammes avec des légendes.
- Votre lectorat. Si plusieurs personnes lisent votre SOP en même temps (chacune avec un rôle différent), vous devez formater le document comme une conversation dans une pièce de théâtre: l'utilisateur 1 exécute l'action, suivi de l'utilisateur 2, et ainsi de suite. De cette façon, chaque lecteur peut voir comment ils deviennent partie intégrante d'un moteur d'entreprise qui fonctionne bien.
Étape 3. Tenez compte de vos connaissances
L'essentiel est: êtes-vous la bonne personne pour écrire ceci ? Savez-vous en quoi consiste ce processus ? Y a-t-il une possibilité d'erreur? Comment le sécuriser ? Sinon, vous feriez peut-être mieux de le donner à quelqu'un d'autre. Des SOP mal rédigées - ou même inexactes - réduiront non seulement la productivité et peuvent entraîner une défaillance organisationnelle, mais elles peuvent également être dangereuses et avoir un impact négatif sur tout, de votre équipe à l'environnement. Bref, ce n'est pas un risque à prendre.
S'il s'agit d'un projet qui vous est confié et que vous sentez que vous devez (ou êtes obligé) de le terminer, n'hésitez pas à demander de l'aide à ceux qui effectuent les procédures quotidiennes. La réalisation d'entretiens fait partie intégrante du processus de création de la POS
Étape 4. Décidez entre des SOP courtes ou longues
Si vous rédigez ou mettez à jour une POS pour un groupe de personnes qui connaissent les protocoles, la terminologie, etc., et qui bénéficieraient d'une POS courte et concise qui ressemble davantage à une liste de contrôle, vous pouvez la rédiger sous une forme abrégée.
Outre les objectifs de base et les informations pertinentes (date, auteur, numéro d'identification, etc.), il ne s'agit que d'une courte liste d'étapes. Si des détails ou des éclaircissements ne sont pas nécessaires, voici comment procéder
Étape 5. Rappelez-vous le but de votre SOP
Ce qui est clair, c'est que vous avez des procédures dans votre organisation qui se répètent encore et encore. Mais y a-t-il une raison spécifique pour laquelle cette SOP est utile ? Faut-il mettre l'accent sur la sécurité ? Mesures de conformité ? Cette SOP est-elle utilisée pour l'entraînement ou dans les activités quotidiennes ? Voici quelques raisons pour lesquelles vos SOP sont importantes pour le succès de votre équipe:
- Pour s'assurer que les normes de conformité sont respectées
- Pour maximiser les exigences de production
- Pour s'assurer que la procédure n'a pas une mauvaise influence sur l'environnement
- Pour assurer la sécurité
- Pour s'assurer que tout se passe comme prévu
- Pour éviter les échecs de fabrication
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A utiliser comme document de formation
Si vous savez sur quoi votre SOP doit mettre l'accent, il sera plus facile de construire votre écriture autour de ces points. Il sera également plus facile de voir à quel point votre SOP est importante
Partie 2 sur 3: Rédiger votre SOP
Étape 1. Couvrez le matériau requis
En général, les SOP techniques se composent de quatre éléments « distincts » de la procédure elle-même:
- Titre de page. Cela comprend 1) le titre de la procédure, 2) le numéro d'identification de la POS, 3) la date à laquelle elle a été émise ou révisée, 4) le nom de l'agence/division/direction où la POS a été appliquée, et 5) le signature de ceux qui ont préparé et approuvé la POS. Cette section peut utiliser n'importe quel format, tant que l'information véhiculée est claire.
- liste des contenus. Cela n'est nécessaire que si votre SOP est suffisamment longue, pour une référence facile. Ce que vous trouverez ici est un cadre standard simple.
- Assurance Qualité / Contrôle Qualité. Une procédure n'est pas une bonne procédure si elle ne peut pas être examinée. Préparez le matériel et les détails nécessaires afin que les lecteurs puissent s'assurer qu'ils obtiennent les résultats qu'ils souhaitent. Ce matériel peut inclure d'autres documents, tels que des échantillons d'évaluation de performance.
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Référence. Assurez-vous d'écrire toutes les références utilisées ou importantes. Si vous utilisez d'autres références SOP, assurez-vous de joindre les informations requises en annexe.
Votre organisation peut avoir un protocole différent de ce SOP. S'il existe une SOP précédente que vous pouvez utiliser, ignorez cette structure et suivez la procédure qui a été effectuée
Étape 2. Pour la procédure elle-même, assurez-vous d'inclure les éléments suivants:
- Portée et application. En d'autres termes, il décrit le but du processus, ses limites et la façon dont le processus est utilisé. Couvre les normes, les exigences réglementaires, les rôles et les responsabilités, ainsi que les intrants et les extrants.
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Méthodologie et procédures.
Le nœud du problème -- énumérez les étapes en détail qui sont importantes, y compris l'équipement nécessaire. Inclure des procédures séquentielles et des facteurs de prise de décision. Énoncez la « présupposition » et les éventuelles interférences ou considérations de sécurité.
- Clarification terminologique. Expliquez les acronymes, les abréviations et toutes les expressions qui ne sont pas des termes courants.
- Avertissement de santé et de sécurité. À écrire dans une section séparée et avec les étapes lorsqu'un problème survient. Ne sautez pas cette section.
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Équipement et fournitures.
Liste complète des choses nécessaires et quand et où trouver l'équipement, les normes d'équipement, etc.
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Avertissements et interruptions. En gros, la partie dépannage. Énumérez les problèmes possibles qui pourraient survenir, les éléments à surveiller et ce qui pourrait affecter le produit final idéal.
- Donnez à chacun de ces sujets sa propre section (généralement indiquée par des chiffres ou des lettres) afin que votre SOP ne contienne pas de longues phrases déroutantes et pour une référence facile.
- Ce n'est pas une liste complète, mais seulement une petite partie des étapes procédurales. Votre organisation peut mentionner d'autres aspects qui nécessitent une attention particulière.
Étape 3. Gardez votre écriture concise et facile à lire
Il y a de fortes chances que vos lecteurs n'aient pas choisi de lire cette SOP pour le plaisir. Vous voudrez que ce document soit court et clair, sinon leur attention se déplacera et ils trouveront le document effrayant et difficile à comprendre. En général, gardez vos phrases aussi courtes que possible.
- Voici un mauvais exemple: Assurez-vous de nettoyer toute la poussière de la sortie d'air avant de commencer à l'utiliser.
- Un bon exemple est le suivant: Enlevez toute la poussière de la sortie d'air avant utilisation.
- En général, n'utilisez pas le mot "vous". Ce mot doit être implicite. Parlez d'une voix active et commencez vos phrases par des verbes de commande.
Étape 4. Si nécessaire, interrogez les agents impliqués dans le processus de réalisation d'une tâche
La dernière chose que vous voulez faire est d'écrire une SOP complètement inexacte. Vous mettez en danger la sécurité, l'efficacité, le temps de l'équipe et vous expliquez le processus sans réfléchir, ce que vos coéquipiers peuvent trouver offensant. Si nécessaire, posez des questions ! Vous voudrez bien sûr écrire la procédure exacte.
Vous pouvez demander à diverses sources si vous ne connaissez pas, afin de couvrir tous les rôles et responsabilités. Un membre de l'équipe peut ne pas suivre les procédures opérationnelles standard ou un autre membre peut n'être impliqué que dans une partie de la procédure
Étape 5. Divisez le texte long en diagrammes et organigrammes
Si vous incluez une ou deux étapes spécifiques qui vous font peur, créez un tableau ou un diagramme pour faciliter la tâche des lecteurs. Cela rendra le document plus facile à lire et donnera à l'esprit une pause après avoir essayé de tout comprendre. De plus, vos documents seront plus complets et bien rédigés.
N'incluez pas de graphiques ou de diagrammes uniquement pour renforcer votre SOP; ne le faites que lorsque cela est nécessaire ou si vous essayez de franchir la barrière de la langue
Étape 6. Assurez-vous que chaque page a une notation de document de contrôle
Votre SOP est probablement l'une des nombreuses. Par conséquent, votre organisation dispose probablement d'une sorte de grande base de données qui répertorie tout avec un système de référence spécifique. Votre SOP fait partie de ce référentiel, et nécessite donc la recherche d'un certain type de code. C'est là que vous trouverez la notation utile.
Chaque page doit avoir un titre abrégé ou un numéro d'identification, un numéro de révision, une date et "page # of #" dans le coin supérieur droit (dans la plupart des formats). Vous aurez peut-être besoin d'une note de bas de page (ou écrivez la notation ci-dessus dans une note de bas de page), selon les préférences de votre organisation
Partie 3 sur 3: Assurer le succès et la précision
Étape 1. Testez la procédure
Si vous ne voulez pas tester votre procédure, vous ne l'avez probablement pas bien écrite. Demandez à une personne ayant une connaissance limitée du processus (ou un représentant du lecteur général) d'utiliser votre SOP pour les guider. Quels problèmes ont-ils rencontrés ? Si tel est le cas, résolvez le problème et effectuez les réparations nécessaires.
- Il est préférable que plusieurs personnes testent votre SOP. Différentes personnes connaîtront différents problèmes, permettant différents types de réponses (qui devraient être utiles)
- Assurez-vous de tester la procédure sur quelqu'un qui n'a jamais eu la procédure auparavant. Tous ceux qui ont des connaissances préalables s'appuieront sur leurs connaissances pour effectuer les étapes de la tâche et non sur votre SOP, de sorte que votre objectif n'est pas atteint.
Étape 2. Faites réviser votre SOP par les personnes effectuant la procédure
En fin de compte, l'opinion de votre patron sur la POS n'a pas vraiment d'importance. Cette SOP est importante pour ceux qui effectuent réellement le travail connexe. Donc, avant d'envoyer le SOP au patron, montrez le travail aux personnes qui feront (ou ont fait) le travail connexe. Qu'en pensent-ils ?
Les impliquer et leur faire sentir qu'ils font partie du processus les rendra plus susceptibles d'accepter vos SOP. Et ils pourraient même avoir de bonnes idées
Étape 3. Demandez à votre conseiller et à l'équipe d'assurance qualité d'examiner la POS
Une fois que l'équipe vous a donné son feu vert, envoyez-le à votre conseiller. L'entrée qu'ils donnent au contenu réel peut être moindre, mais ils vous diront si votre SOP répond aux exigences de format, si vous avez manqué quelque chose, ainsi que le protocole pour formaliser le SOP et l'entrer dans le système.
- Dirigez les SOP pour approbation à l'aide d'un système de gestion de documents pour assurer une piste d'audit de ces approbations. Ce processus peut différer d'une organisation à l'autre. Fondamentalement, vous voulez que les choses respectent les directives et les règles.
- Les signatures autorisées sont requises, bien que la plupart des organisations n'hésitent pas à accepter les signatures électroniques.
Étape 4. Une fois approuvé, commencez à exécuter votre SOP
Cela peut être une formation formelle pour l'employé en question (formation en classe, formation sur ordinateur, etc.) ou cela peut signifier que votre papier SOP est suspendu dans la salle de bain. Quoi qu'il en soit, diffusez votre travail ! Vous avez travaillé dur pour y arriver. Il est temps de recevoir des compliments !
Assurez-vous que vos SOP restent à jour. Si cette SOP est obsolète, mettez-la à jour, faites réapprouver et documenter les mises à jour, puis redistribuez la SOP si nécessaire. La sécurité, la productivité et le succès de votre équipe dépendent de ces SOP
Des astuces
- N'oubliez pas d'impliquer les parties prenantes à tout moment, afin que le processus documenté soit le processus réel.
- Vérifiez la clarté. Assurez-vous qu'il n'y a pas de double interprétation. Montrez la procédure à une personne qui ne connaît pas le processus et demandez-lui de dire ce qu'elle pense de la procédure; Vous pourriez être surpris.
- Utilisez des organigrammes et des représentations d'images pour que les lecteurs puissent clairement voir le processus.
- Utilisez un indonésien simple pour expliquer les étapes.
- Demandez aux gens de revoir votre document avant d'obtenir son approbation.
- Assurez-vous que l'historique du document est enregistré pour chaque changement de version.
