L'archivage par ordre alphabétique est un moyen d'organiser les documents importants dans la vie personnelle et professionnelle. L'archivage alphabétique vous permet de rechercher et de restaurer rapidement des fichiers individuels. Cela garantit que tous les documents sont protégés et toujours à portée de main. Il existe de nombreuses règles de classement par ordre alphabétique en indonésien afin de maintenir un système de classement raisonnable.
Étape
Partie 1 sur 2: Archivage par ordre alphabétique
Étape 1. Décidez du système alphabétique à utiliser
Bien que cela puisse sembler simple, le système de classement alphabétique propose plusieurs options. Vous devez choisir un système et l'appliquer de manière cohérente.
- Le classement lettre par lettre est basé sur chaque lettre de chaque mot dans l'ordre dans lequel il apparaît et ignore les espaces entre les mots.
- L'archivage mot à mot se fait en triant chaque fichier en fonction de la première lettre de chaque mot d'une rangée.
- Le classement unité par unité prend en compte chaque mot, abréviation et initiale et les trie. C'est le système qu'il est généralement recommandé de mettre en œuvre.
Étape 2. Regroupez les fichiers
Une fois que vous avez tous les fichiers à archiver, décidez comment les regrouper. Vous pouvez utiliser un format de dictionnaire, où tout est trié par ordre alphabétique, quel que soit le type de fichier ou de fichiers qu'il contient. Vous pouvez également utiliser le format encyclopédie, dans lequel vous regroupez les fichiers par type ou par sujet, puis les triez par ordre alphabétique.
Si vous avez différents types de fichiers à archiver (reçus, feuillets fiscaux, lettres, etc.), nous vous recommandons d'utiliser le format encyclopédie. Regroupez d'abord les fichiers par type, puis triez-les par ordre alphabétique. Utilisez une bordure ou un code de couleur pour séparer les documents
Étape 3. Indexez les fichiers archivés
L'indexation regroupe chaque section du titre du fichier en unités appropriées. Pour indexer les fichiers avant qu'ils ne soient archivés, vous devez diviser les éléments de chaque nom de fichier et créer un nouveau nom qui est ajusté par ordre alphabétique et différent du nom par défaut. Par exemple:
- Supposons que vous ayez besoin d'indexer et d'archiver les fichiers suivants: un article sur l'anoa intitulé « Anoa Eating Behavior », une biographie du principal expert en anoa, Jasmin A. Dahlia, et une brochure promotionnelle pour une exposition d'anoa au zoo de Jakarta.
- La biographie de Jasmin A. Dahlia est indexée comme « Dahlia, Jasmin A. », car dans le classement, le nom de famille doit être le premier. Ainsi, les fichiers sont archivés dans le groupe de lettres « D ».
- Si vous choisissez une méthode de classification telle qu'un dictionnaire, l'article « Anoa Eating Behaviour » devrait être indexé en conséquence. En conséquence, archivez-le dans le groupe de lettres « P » (pour « Comportement »).
- Sinon, vous pouvez indexer « Anoa Eating Behaviors » en tant que « Anoa, Eating Behaviors » si vous utilisez un regroupement au format encyclopédie, plutôt que de simplement archiver des fichiers liés à anoa. Ce fichier est ensuite archivé dans le groupe de lettres « A ».
- Une brochure promotionnelle pourrait être indexée comme « Anoa, exposition (Jakarta Zoo) » si vous prévoyez qu'il y aura beaucoup de matériel à l'exposition d'anoa. Par exemple, vous pouvez indexer un autre fichier comme « Anoa, exposition (Bandung Zoo).
- Dans le cas contraire, la brochure promotionnelle peut être indexée comme "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" si vous prévoyez de recevoir plusieurs fichiers liés au Jakarta Zoo, ou si vous souhaitez utiliser le format encyclopédie regroupant les fichiers par emplacement géographique.
Étape 4. Triez les fichiers par ordre alphabétique en fonction de leur nom d'index
La règle générale de classement par ordre alphabétique est de classer les fichiers de A (premier) à Z (dernier). Utilisez les informations spéciales pour définir la distinction et l'ordre afin de pouvoir séparer les fichiers. Par exemple:
- L'ordre indexé à l'étape précédente pourrait ressembler à ceci (selon le système utilisé): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)", et "Anoa Eating Behavior" OU "Anoa, exhibition (Jakarta Zoo))", "Anoa, comportement alimentaire" et "Dahlia, Jasmin A.".
- Les fichiers pour « Kangaroo » sont triés après les fichiers pour « Elephant ». Les fichiers pour « Girafe » seront entre les deux, et les fichiers pour « Anoa » sont classés avant « Ours » et « Mouton ». Ainsi, l'ordre est: « Anoa », « Ours », « Mouton », « Éléphant », « Girafe », « Kangourou ».
- Si vous ajoutez plus tard les fichiers "Armadillo", ils seront après "Anoa". Comme ils commencent tous les deux par la lettre « A », vous devrez regarder la lettre après le A (« N » pour anoa, et « R » pour « armadillo ») pour déterminer l'ordre. Ainsi, le nouvel ordre est: « Anoa », « Tatou », « Ours », « Mouton », « Éléphant », « Girafe », « Kangourou ».
Étape 5. Étiquetez votre dossier de fichiers
Pour faciliter la recherche, étiquetez chaque dossier d'archive avec le nom d'index correspondant au fichier qu'il contient. Cette méthode facilite également l'archivage des nouveaux fichiers dans l'ordre.
- Mettez l'archive dans son dossier.
- Ce serait plus facile si vous attribuiez un code couleur au dossier pour augmenter sa convivialité. Par exemple, si vous utilisez le regroupement au format encyclopédie, chaque groupe se voit attribuer sa propre couleur et chaque fichier de chaque groupe est étiqueté en fonction de sa couleur.
Étape 6. Documentez le système d'indexation et de classement
Votre système d'indexation et de classement doit être mis en œuvre de manière cohérente. Assurez-vous que tous ceux qui ont accès au fichier connaissent le système sur lequel il s'exécute. Par exemple, vous pouvez créer ou partager un document contenant les détails des règles de votre système de classement. Cela aidera tout le monde à utiliser efficacement le système de classement.
Étape 7. Archivez correctement le nouveau fichier
Placez les dossiers dans le placard par nom d'index et par ordre alphabétique, selon votre système. Si nécessaire, déplacez le fichier actuel pour inclure le nouveau fichier à sa place correcte.
Partie 2 sur 2: Gestion des cas spéciaux
Étape 1. Archivez les fichiers selon les termes significatifs
Parfois, il est plus facile d'archiver les fichiers par mot-clé, plutôt que le titre ou le nom qui y est répertorié. Cela garantit que les fichiers peuvent être indexés et recherchés en utilisant les termes les plus logiques. Par exemple:
« The First Bank in Jakarta » peut être indexé et archivé sous le nom « Jakarta, First Bank ». "Jakarta" est le terme clé dans cette entrée, au lieu de "First" ou "Bank", surtout si vous avez d'autres fichiers avec un nom similaire, tels que "First Bank in Bandung" ou "First Bank in Medan"
Étape 2. Triez les noms par nom de famille
L'archive standard recommande que les noms de famille des personnes soient indexés en premier car ils sont considérés comme des termes importants.
- Par conséquent, « Jasmin A. Dahlia » est indexé et archivé sous le nom « Dahlia, Jasmin A. ».
- Incluez le titre (Dr., Ir, etc.) à la fin. Par exemple, "Dr. Jasmin A. Dahlia » est indexé et archivé sous « Dahlia, Jasmin A., Dr. ».
- Habituellement, les noms sont triés en fonction de leur orthographe lettre par lettre. Par exemple, "MacDonald" sera avant "McDonald". Par conséquent, "D'", "L'", "Le", "de", etc. considérée comme faisant partie du nom et non comme une unité distincte. Ceci est généralement appliqué aux noms étrangers. Par exemple, les fichiers « Heinlein », « Le Guin », « L'Engle » et « Wolfe » ont été triés correctement (PAS « L'Engle, « Le Guin », « Heinlein », « Wolfe »).
- Une exception à cette règle s'applique généralement lorsque le nom d'une personne fait partie du nom d'une entreprise ou d'une organisation. Dans ce cas, traitez le nom de la personne comme une unité du nom commercial. Par exemple, « Jasmin A. Dahlia Pest Control Services » est classé dans le groupe de lettres « J » et n'est PAS indexé comme « Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services ».
Étape 3. Ignorez les articles, les conjonctions et les prépositions
Articles (par exemple « a », « an » et « le » en anglais), conjonctions (par exemple, « et », « mais » et « ou ») et prépositions (par exemple « avec », « de » et « » à ) est généralement ignoré dans l'indexation et l'archivage par ordre alphabétique car il n'est pas considéré comme un terme significatif. Cela est vrai même si des articles, des conjonctions ou des prépositions constituent le nom du fichier. Par exemple:
- Le fichier intitulé « An Investigation of Emu Feeding Practices » est archivé dans le groupe de lettres « E », pour « Emu » (un mot significatif dans le titre du fichier), au lieu de la lettre « A » de « an » car il s'agit d'un article en anglais.
- « Dahlia et Soetono, Services de lutte antiparasitaire » sont répertoriés après « Dahlia, Jasmin A. » Les noms d'index commencent tous les deux par les lettres « Dahlia », de sorte que la détermination de l'ordre est déplacée vers le prochain terme significatif (dans ce cas, « Soetono » et « Jasmin ») pour déterminer l'ordre de dépôt. Ignorez le mot "et" car il n'est pas significatif.
Étape 4. Manipulez les abréviations comme si elles étaient prononcées
Lors du dépôt, vous pouvez rencontrer des abréviations telles que « Tbk ». (abréviation de « Ouvrir »). En règle générale, vous indexez et archivez les fichiers comme un mot, plutôt qu'une simple chaîne de lettres.
Par exemple, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" est archivé après "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Étape 5. Classez les numéros comme d'habitude
Lorsque vous archivez des fichiers par ordre alphabétique, vous verrez des fichiers qui ont des numéros. Habituellement, ces fichiers sont archivés comme d'habitude, plutôt que comme s'ils étaient épelés. Les chiffres sont également archivés avant les lettres.
- Par exemple, "3 Days Forever" sera archivé avant "100 Business Tips" (car "3" vient avant "100").
- Les « Conseils commerciaux » et les « Conseils de jeu d'actions » seront archivés après « 100 conseils commerciaux » car les nombres sont ordonnés avant les lettres.
- Les nombres épelés sont traités comme des mots au lieu de nombres. Par exemple, les fichiers « 100 grands leaders dans le monde des affaires », « Deux cents conseils puissants pour faire des affaires » et « Conseils pour faire des affaires » sont dans l'ordre.
- Cependant, si cela facilite votre dépôt, n'hésitez pas à faire une exception et triez toujours les numéros comme s'ils étaient orthographiés.
Étape 6. Gérez les caractères spéciaux
Tous les caractères non alphabétiques ou non numériques rencontrés lors de l'indexation doivent être pris en compte. Cependant, la gestion des caractères liés dépend du type:
- Les signes de ponctuation (comme les apostrophes, les points et les virgules) sont généralement ignorés. Par exemple, les fichiers « Washington's Best Coffee » et « Washington State Fair » sont archivés dans l'ordre.
- Habituellement, les signes diacritiques sont ignorés et considérés comme des lettres liées. Par exemple, « clair » est archivé comme « Eclair » et « ber » comme « Uber ». Cependant, la méthode ne s'applique pas si vous archivez le fichier par ordre alphabétique dans une langue qui utilise des signes diacritiques de sorte que l'ordre alphabétique normal de cette langue doit être respecté.
Étape 7. Utilisez la règle « rien avant quelque chose » si nécessaire
En règle générale, les espaces (y compris la ponctuation et d'autres éléments qui sont ignorés) sont ignorés lors de l'archivage par ordre alphabétique. Cependant, si vous rencontrez des fichiers qui commencent de la même manière, utilisez un espace ou la règle "rien avant quelque chose" pour spécifier l'ordre dans l'archive.
- Par exemple, les fichiers « Bank Jakarta », « Bank Bandung » et « Bank Medan » sont archivés dans cet ordre.
- Ainsi, le dossier "Dahlia, Jasmin A." était avant "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Étape 8. Distinguez le fichier avec des informations plus détaillées, si nécessaire
Dans de rares cas, les informations alphabétiques ne sont pas suffisantes pour déterminer l'ordre des fichiers. Si c'est le cas. Utilisez plus d'informations pour indexer et archiver les fichiers. Marquez des informations supplémentaires sur chaque fichier afin qu'ils puissent être distingués. Par exemple:
- Si vous avez des dossiers pour deux personnes nommées Jasmin A. Dahlia, triez-les par date de naissance. Le fichier « Dahlia, Jasmin A. (né en 1853) » précède « Dahlia, Jasmin A. (né en 1967).
- Vous pouvez également trier les fichiers par emplacement géographique. Si vous avez des fichiers provenant de trois banques différentes provenant de trois emplacements différents et que chaque banque porte le nom « Bank Mandiri », triez-les comme dans l'exemple suivant: « Bank Mandiri (Bandung) », « Bank Mandiri (Jakarta) » et « Bank Mandiri (Médane)".
- Par conséquent, si vous avez deux fichiers sur les ours ou les types d'ours, différenciez-les davantage par espèce, emplacement géographique, etc. Par exemple les fichiers pour « Ours, Chocolat » et « Ours, Polaire » (dans l'ordre), ou les fichiers pour « Ours (Europe) » et « Ours (Amérique du Nord) » (dans l'ordre).
Étape 9. Notifier toutes les exceptions et règles spéciales
Assurez-vous que tous ceux qui utilisent vos fichiers sont au courant de toute exception aux directives du système de classement standard. Cela permettra de s'assurer que tout le monde utilise le système de classement correctement et efficacement.
