L'archivage et l'archivage automatique sont des fonctionnalités d'Office 2007 qui vous permettent de déplacer d'anciens fichiers vers un emplacement d'archivage dans un délai spécifié. En règle générale, Outlook 2007 archive les fichiers automatiquement tous les 14 jours, mais vous pouvez archiver les fichiers manuellement ou définir l'archivage automatique pour archiver les fichiers selon un calendrier.
Étape
Méthode 1 sur 2: Archivage manuel
Étape 1. Cliquez sur Fichier en haut de votre fenêtre Outlook 2007, puis sélectionnez Archiver
Une boîte de dialogue d'archivage apparaîtra.
Étape 2. Sélectionnez le bouton Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers.
Étape 3. Cliquez sur le menu à côté de Archiver les éléments antérieurs à, puis sélectionnez la date que vous souhaitez
Étape 4. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un emplacement pour enregistrer le fichier d'archive
Étape 5. Cliquez sur OK
Tous les fichiers dans Outlook qui sont antérieurs à la date que vous avez sélectionnée seront archivés.
Méthode 2 sur 2: Personnalisation de l'archivage automatique
Étape 1. Cliquez sur Outils en haut de votre fenêtre Outlook 2007, puis sélectionnez Options
La boîte de dialogue Options apparaîtra.
Étape 2. Cliquez sur l'onglet Autre, puis sur Archivage automatique.
Étape 3. Cochez la case Exécuter l'archivage automatique toutes les, puis sélectionnez la fréquence d'analyse dans le menu disponible
Généralement, Outlook 2007 analysera les anciens fichiers tous les 14 jours.
Étape 4. Cochez une ou plusieurs des options ci-dessous selon vos besoins:
- Demander avant l'exécution de l'archivage automatique: cette fonction affiche un message de rappel avant le processus d'archivage, vous pouvez donc annuler la session d'archivage automatique si vous le souhaitez.
- Supprimer les éléments expirés: cette fonctionnalité permet à Outlook de supprimer les fichiers une fois qu'ils sont assez anciens.
- Archiver ou supprimer les anciens éléments: Cette fonctionnalité vous permet d'archiver ou de supprimer certains fichiers une fois qu'ils sont assez anciens.
- Afficher le dossier d'archive dans la liste des dossiers: lorsque cette fonctionnalité est activée, le répertoire d'archivage apparaît dans le volet de navigation Outlook, afin que vous puissiez parcourir facilement les fichiers archivés.
- Nettoyer les éléments antérieurs à: Ce paramètre vous permet de spécifier l'âge des fichiers à archiver, de 1 jour à 60 mois.
- Déplacer les anciens éléments vers: Cette fonctionnalité vous permet de choisir où enregistrer vos fichiers archivés.
- Supprimer définitivement les éléments: cette fonctionnalité permet à Outlook de supprimer directement les anciens fichiers sans les archiver au préalable.
Étape 5. Cliquez sur OK. Vos paramètres d'archivage automatique seront enregistrés et actifs.
