Les exigences du monde du travail d'aujourd'hui qui obligent les travailleurs à terminer leur travail en dehors du bureau ont rendu les conférences téléphoniques (appels à trois ou plus) plus courantes. Dans ce guide, nous vous aiderons à organiser des conférences téléphoniques.
Étape
Méthode 1 sur 2: Utilisation d'un smartphone
Étape 1. Appelez l'un des participants pour lancer une conférence téléphonique
Vous pouvez saisir les numéros des participants manuellement ou sélectionner un numéro dans la liste de contacts.
Une fois l'appel connecté, appuyez sur Ajouter un appel. Le premier participant sera mis en attente sur l'appel
Étape 2. Contactez le deuxième participant
Vous pouvez saisir les numéros des participants manuellement ou sélectionner un numéro dans la liste de contacts.
Étape 3. Appuyez sur Fusionner l'appel pour démarrer une conférence téléphonique
- Vous pouvez faire des conférences téléphoniques avec jusqu'à cinq personnes, selon l'opérateur que vous utilisez.
- Les étapes ci-dessus peuvent être effectuées avec iPhone et Android (HTC Hero).
Méthode 2 sur 2: Trouver un fournisseur de services de conférence téléphonique
Étape 1. Trouvez un service de conférence téléphonique approprié
Des entreprises comme GoToMeeting et Skype fournissent des services de conférence téléphonique avec des centaines de personnes. Vous devrez peut-être payer certains frais, selon le type de service dont vous avez besoin.
- Vous pouvez payer des frais de service par appel (qui seront calculés en fonction du nombre de participants, de la durée de l'appel, etc.), ou payer un forfait pour louer une « table de conférence ».
- En règle générale, l'appelant doit payer pour le service.
- Certains services nécessitent l'achat de matériel et/ou l'utilisation d'un service d'appels longue distance dédié. Cependant, il existe également des services prépayés auxquels vous pouvez accéder via une ligne fixe, un mobile ou un ordinateur.
- Déterminez si vous avez besoin d'un numéro sans frais ou si vous laissez les participants payer leur propre crédit téléphonique.
- La conférence téléphonique peut également être utilisée en complément de la conférence Web. De cette façon, les participants à l'appel peuvent afficher des documents ou des présentations pendant un appel. Certains fournisseurs de services de conférence proposent également des services de conférence Web, mais vous devez démarrer la conférence séparément. Une conférence Web peut être démarrée avec un lien spécial ou une pièce jointe à un e-mail.
Étape 2. Préparez les informations nécessaires pour démarrer la conférence téléphonique, telles que le numéro de téléphone et le mot de passe
Si vous ne savez pas quel système de conférence utiliser, faites d'abord un appel test
Étape 3. Planifiez une conférence téléphonique et invitez d'autres participants
Lisez les guides en ligne pour savoir comment organiser une conférence téléphonique.
Étape 4. Passez l'appel dans l'environnement approprié
Assurez-vous de passer l'appel dans un endroit calme, sans trop de distraction.
Étape 5. Initiez les appels à l'heure ou entrez dans le système d'appel plus tôt si possible
Certains systèmes de conférence ne vous permettront pas de vous connecter avant le temps imparti, tandis que d'autres n'autoriseront pas l'interaction tant que le « responsable » ne se connectera pas avec un mot de passe spécifique.
Étape 6. Attendez que tous les participants entrent et commencez à parler
Des astuces
- Essayez de réduire le mouvement du retournement du papier ou de la saisie pour minimiser le bruit de fond.
- Utilisez le bouton Muet lorsque vous ne parlez pas.
- Évitez de manger de la nourriture lorsque vous passez des appels.
Avertissement
- Assurez-vous que tous les participants peuvent accéder au système de conférence, surtout s'il y a des participants qui se trouvent à l'étranger.
- Assurez-vous de connaître le tarif d'accès au système avec les numéros gratuits et les numéros payants. Les tarifs pour les deux peuvent être différents.
- Lorsque vous recherchez des services de conférence, faites attention aux frais cachés et aux conditions d'utilisation par mois.
