Les lettres de confirmation peuvent être faites sous différentes formes, chacune ayant un format différent. Une lettre de confirmation pour transmettre les détails des résultats d'une réunion, d'une activité ou d'un autre événement est généralement courte et directe. Une lettre de confirmation d'acceptation d'un employé est généralement plus longue car elle comprend des termes et conditions qui doivent être respectés. Si vous voulez écrire une lettre à quelqu'un qui recevra le sacrement de confirmation, préparez une lettre dans un style plus personnel.
Étape
Méthode 1 sur 3: Écrire des lettres aux candidats pour confirmation
Étape 1. Commencez la lettre en déclarant l'importance de fortifier la foi
Le sacrement de confirmation est la confirmation de la bénédiction reçue au baptême pour renforcer la relation entre le destinataire du sacrement et l'Église. Félicitez personnellement le candidat au sacrement parce qu'il est disposé et a décidé qu'il veut recevoir le sacrement de confirmation.
- Par exemple, dites dans une lettre: « Pour soutenir votre volonté de recevoir le sacrement de la Confirmation, je suis honoré d'avoir l'opportunité de vous aider à prendre cette décision importante pour renforcer votre relation personnelle avec Jésus-Christ et l'Église ».
- Utilisez des mots et des phrases du Catéchisme catholique pour souligner l'importance de cette décision dans le cheminement de foi du candidat.
Étape 2. Discutez de votre relation avec lui
Partagez des souvenirs et des événements que vous avez partagés avec lui pour motiver et renforcer ses intentions. Soutenez votre présentation avec un verset de la Bible ou une citation d'une autre source. Racontez une histoire ou un incident passé qui montre que vous l'aimez et soutenez son chemin de foi.
- Par exemple, racontez l'histoire d'un moment où il s'est fait baptiser. Les choses qu'il ou elle vous a posées sur les enseignements de l'église ou vos croyances peuvent être utilisées comme matériel de réflexion intéressant au début de la lettre.
- Vous n'avez pas besoin d'écrire une lettre longue ou très détaillée. Une courte lettre est toujours utile.
Des astuces:
Avant d'écrire une lettre, préparez un plan et faites plusieurs brouillons pour former le meilleur script de lettre.
Étape 3. Énumérez un verset biblique qui motive ou inspire
Utilisez la citation pour expliquer le sens du sacrement de confirmation et les enseignements de l'Église. Utilisez un site Web ou une concordance biblique pour trouver des versets bibliques inspirants.
- Par exemple, incluez le verset: « Le nom de l'Éternel est une tour forte, vers laquelle le juste court et il est sauvé. (Proverbes 18:10).
- Autre exemple de verset à citer: « Car je sais quels projets j'ai pour vous, déclare l'Éternel, des projets de paix et non des projets de désastre, pour vous donner un avenir plein d'espérance. (Jérémie 29:11).
- Incluez également le verset: « Je peux tout faire par Celui qui me donne la force ». (Philippiens 4:13).
Étape 4. Essayez de convaincre le destinataire que vous êtes prêt à apporter votre soutien
Terminez la lettre en expliquant que vous continuerez à le soutenir et à prier pour lui. Dites merci parce que son amour et sa présence vous rendent reconnaissant et heureux.
Par exemple, écrivez une lettre: « Votre décision me rend très fier et béni. Je suis honoré d'être un témoin lorsque vous recevez le sacrement de la Confirmation. Je prie pour que vous continuiez à grandir dans la foi, l'espérance et l'amour. »
En variante:
Si vous connaissez le nom du destinataire de la lettre, écrivez une prière au saint patron à la fin de la lettre.
Étape 5. Préparez une lettre manuscrite pour la rendre plus personnelle
Contrairement aux lettres formelles qui sont généralement dactylographiées, les lettres de confirmation manuscrites se sentent plus personnelles et authentiques comme si elles étaient énoncées directement du cœur, donnant ainsi une touche très significative.
Lorsque vous écrivez une lettre à la main, ne vous précipitez pas. Écrivez aussi proprement que possible et assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs. Pour faciliter les choses, tapez d'abord, puis copiez
Méthode 2 sur 3: Soumission de la confirmation d'emploi
Étape 1. Écrivez une lettre officielle pour faire des affaires en utilisant le papier à en-tête de l'entreprise
Les lettres formelles à des fins commerciales tapées sur du papier à en-tête de l'entreprise sont utiles pour transmettre efficacement des messages et représenter les lettres comme moyen officiel de communication commerciale. Écrivez une lettre avec des polices et des marges standard. Tapez les lettres en utilisant le format aligné à gauche, 1 interligne et 2 interlignes.
- N'abrégez pas l'adresse lorsque vous écrivez une lettre commerciale formelle. Par exemple, au lieu de taper « Jl. Utama Raya 123 », tapez « Jalan Utama Raya 123 ».
- Vous n'avez pas besoin de saisir l'adresse de l'entreprise si l'en-tête comprend déjà l'adresse de l'entreprise.
Des astuces:
Le papier à en-tête des agences gouvernementales et des entreprises peut généralement être téléchargé par le personnel autorisé et comprend tous les aspects juridiques qui doivent être respectés pour soumettre la confirmation de l'acceptation des employés.
Étape 2. Indiquez le titre du poste, le salaire et la date de début
Commencez la lettre par un mot d'ouverture enthousiaste lorsque vous félicitez pour votre adhésion en tant que nouvel employé. Vous pouvez soumettre une brève description de poste, à moins que le poste ne l'ait expliqué.
Par exemple, dites dans une lettre: « Au nom de la direction de PT XYZ, par cette lettre, je transmets que vous avez été accepté pour travailler comme secrétaire du conseil d'administration avec un salaire de 10 000 000 Rp par mois et commencez à travailler sur 1er mars 2019."
Étape 3. Fournissez un résumé des termes et conditions qui doivent être respectés
Indiquez clairement s'il y a des conditions qui doivent être remplies par le destinataire de la lettre. De même, si vous demandez des conditions, cela doit être indiqué dans la lettre.
- Par exemple, le destinataire de la lettre doit réussir une vérification des données biologiques ou passer un test sans drogue.
- Indiquez également dans la lettre si le nouvel employé doit signer un accord, tel qu'un contrat de travail ou un autre contrat.
- Si vous soumettez des exigences, indiquez un délai pour que le destinataire puisse les remplir avant la date limite. S'il y a des documents qu'il doit signer, faites-lui savoir que cela peut être fait le premier jour de travail.
Étape 4. Décrivez en détail les avantages offerts par l'entreprise
Si l'entreprise offre des prestations d'assurance-maladie, des prestations de retraite, des prestations d'éducation, le remboursement des congés ou d'autres prestations, incluez-les dans la lettre. Dites les exigences qui doivent être remplies et comment obtenir plus d'informations à ce sujet afin que les nouveaux employés aient droit aux avantages.
Certaines entreprises offrent des prestations à partir du moment où l'employé commence à travailler, mais en général, les employés ont droit à des prestations après avoir travaillé pendant au moins 60 jours
Des astuces:
La lettre de confirmation d'acceptation de l'employé peut comporter plus d'une page, mais pas plus de 2 pages. N'incluez pas d'informations détaillées pouvant être lues par le destinataire de la lettre à travers d'autres documents envoyés avec la lettre.
Étape 5. Terminez la lettre en disant merci
Dites merci parce qu'il veut travailler pour votre entreprise et que vous aimez travailler avec lui. Exprimez votre enthousiasme ou votre enthousiasme pour le nouvel employé qui rejoint l'équipe.
- Par exemple, dites dans une lettre: « Merci pour votre soutien dans la réalisation de la mission de PT XYZ. La direction accueille favorablement votre présence dans l'équipe et attend votre contribution au progrès de l'entreprise. »
- Incluez un message de clôture formel juste au-dessus de la signature, comme « Sincèrement » ou « Salutations ».
Étape 6. Écrivez votre titre sous votre nom
Conformément au modèle de lettre commerciale, préparez 4 espaces pour la signature sous le message de clôture. Sous le lieu de signature, indiquez votre nom complet. Sous le nom, indiquez votre titre et le nom de votre entreprise.
Par exemple, saisissez votre titre et le nom de votre société: « Director of Operations of PT XYZ »
Étape 7. Examinez attentivement le courrier
Assurez-vous que la lettre est écrite avec une dactylographie et une grammaire correctes. Demandez à quelqu'un du service du personnel de lire la lettre pour vous assurer que l'éditorial est correct.
Priorisez la double vérification des numéros indiqués dans la lettre. Les erreurs numériques se produisent souvent involontairement et cela peut entraîner des malentendus, parfois même des conséquences juridiques
Étape 8. Imprimez la lettre et signez-la avant de l'envoyer
Les lettres imprimées avec du papier de qualité semblent plus professionnelles. Même si vous envoyez une lettre par courrier électronique, envoyez une lettre officielle signée. Utilisez un stylo à bille avec de l'encre bleue ou noire pour signer les lettres. Incluez un titre, par exemple « S. Kom ». ou "M. Si." si besoin.
Envoyez la lettre le plus tôt possible afin que les nouveaux employés reçoivent la lettre avant la date prévue comme premier jour de travail
Des astuces:
L'adresse tapée sur l'enveloppe rend la lettre plus professionnelle. Les programmes de saisie de lettres fournissent des modèles qui vous aident à imprimer l'adresse au bon endroit sur la couverture de la lettre.
Méthode 3 sur 3: Rédaction d'une autre lettre de confirmation officielle
Étape 1. Tapez la lettre au format d'une lettre commerciale formelle
Cette lettre montre de la sincérité et transmet le message avec les mots justes. De nombreux programmes de saisie de lettres fournissent des modèles de lettres commerciales pour la création de lettres de confirmation. Utilisez une police standard, telle que Times New Roman ou Arial.
- Légalement, une lettre de confirmation peut être utilisée comme trace d'un accord oral. Une lettre commerciale est acceptée comme preuve devant un tribunal car elle utilise un format de lettre formel.
- Les lettres de confirmation sont généralement très courtes et ne dépassent pas 1 page. Parfois, la lettre de confirmation ne contient qu'un seul paragraphe.
Étape 2. Donnez une salutation appropriée
En général, les lettres de confirmation commencent par un message d'accueil, tel que « Cher ». suivi de « Père » ou « Mère » et du nom complet du destinataire de la lettre. S'il a un doctorat, incluez "Dr." devant le nom du destinataire. Mettez une virgule après avoir tapé le nom du destinataire de la lettre.
- Si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire, saisissez simplement le nom complet.
- N'utilisez pas l'abréviation « Mme » à moins que vous ne puissiez confirmer que le destinataire est une femme mariée.
Étape 3. Confirmez spécifiquement l'accord
Les lettres de confirmation n'ont pas besoin de commencer par une longue introduction ou des plaisanteries. Indiquez clairement l'activité prévue ou l'accord que vous souhaitez confirmer, comme la date, l'heure et le lieu de la réunion.
- Par exemple, commencez la lettre en écrivant « En tant que confirmation » ou « Je confirme cela », suivi des informations que vous souhaitez confirmer.
- Pour vous informer que vous avez reçu quelque chose, commencez la lettre en écrivant « Par cette lettre, j'ai reçu » suivi du nom de l'article que vous avez reçu.
Erreurs dans l'aspect de la formalité: une lettre pour confirmer un accord personnel avec quelqu'un que vous connaissez bien est bien dans un style décontracté, mais assurez-vous que votre lettre semble formelle et professionnelle.
Étape 4. Fournissez d'autres informations importantes
Incluez également des informations détaillées, telles que le nom et le titre de chaque personne impliquée, leurs fonctions respectives, le calendrier des activités ou les accords financiers. Insistez sur les termes ou conditions qui font partie de l'accord pour clarifier les attentes.
Par exemple, si vous écrivez une lettre confirmant que le bénéficiaire va faire du bénévolat pour une organisation à but non lucratif, indiquez la date, l'heure, le lieu de l'événement et les tâches qu'il doit accomplir en tant que bénévole
Étape 5. Demandez des commentaires si nécessaire
Avant de fermer la lettre, indiquez que vous demandez au destinataire de la lettre de vous contacter et de fournir les informations dont vous avez besoin. Si vous envoyez une lettre pour faire une demande ou assigner une mission, demandez-lui de vous le faire savoir pour accepter vos conditions.
Même si vous ne demandez pas au destinataire de la lettre de vous contacter, c'est une bonne idée de l'informer qu'il peut vous contacter en utilisant certains moyens de communication s'il y a des choses qu'il veut demander. Par exemple, "Si vous avez besoin de plus d'informations, veuillez me contacter par téléphone (007) 123-4567."
Étape 6. Remerciez le destinataire de la lettre
Faites un nouveau paragraphe pour dire merci parce qu'il est prêt à se joindre à l'activité ou à accepter les conditions que vous proposez selon la lettre.
- Par exemple, pour confirmer l'approbation d'une personne disposée à faire du bénévolat pour une organisation à but non lucratif, écrivez dans une lettre: « Merci beaucoup pour votre engagement à participer à la mission de cette activité. J'apprécie vraiment votre soutien. »
- Exprimez votre enthousiasme au besoin. Par exemple, si vous souhaitez confirmer un calendrier d'entretien, dites dans une lettre: « J'apprécie l'opportunité donnée à _ » ou « J'ai hâte de discuter avec vous pendant l'entretien ».
Étape 7. Vérifiez et corrigez la lettre avant d'imprimer
Les lettres de confirmation ne seront pas prises au sérieux s'il y a des fautes de frappe ou des erreurs grammaticales. En plus d'être vérifié, assurez-vous d'écrire une lettre claire et directe.
- Lisez la lettre à haute voix afin de déterminer quelles phrases doivent être reformulées ou raccourcies tout en corrigeant les erreurs.
- Évitez les termes commerciaux ou le jargon. Énoncez les choses que vous voulez être confirmées de manière claire et directe.
Étape 8. Utilisez du papier de haute qualité pour imprimer les lettres
Une fois la lettre vérifiée et qu'il n'y a pas d'erreurs, imprimez-la avec du papier à lettres premium. Achetez suffisamment de papeterie dans une papeterie ou en ligne.
- Si vous souhaitez envoyer une lettre en qualité d'employé ou de représentant d'une entreprise ou d'une organisation, utilisez le papier à en-tête de l'entreprise ou de l'organisation. Cependant, si vous souhaitez confirmer des informations personnelles, n'utilisez pas de papier à en-tête de l'entreprise, même si vous en êtes le propriétaire.
- Les programmes de saisie de lettres fournissent des modèles que vous pouvez utiliser pour créer du papier à en-tête personnalisé afin que votre lettre apparaisse aussi préparée que possible.
Étape 9. Signez la lettre à l'encre bleue ou noire
Une fois la lettre imprimée, signez-la soigneusement dans l'espace prévu au-dessus de votre nom. Assurez-vous que votre signature est professionnelle et valide, plutôt que d'essayer de paraître élégante.
Signez la lettre en écrivant votre nom complet ou selon votre signature sur votre carte d'identité. En général, les lettres de confirmation ne doivent pas utiliser de prénoms, d'initiales ou d'initiales
Étape 10. Envoyez la lettre à l'adresse du destinataire dès que possible
Une fois la lettre signée, envoyez-la immédiatement le même jour. Vous ne faites pas bonne impression si la date du bon de livraison est de quelques jours après la date de la lettre.
