Qui a dit qu'écrire un e-mail était le moyen le plus simple de communiquer ? En fait, écrire des courriels a aussi une éthique. En d'autres termes, le style de langage dans les e-mails destinés aux camarades de classe et aux enseignants doit bien sûr être distingué, d'autant plus que l'éducation formelle est la porte d'entrée vers des carrières professionnelles potentielles. C'est pourquoi, toutes les interactions qui s'y produisent doivent être effectuées de manière professionnelle, y compris lors de l'envoi d'e-mails. Par exemple, les e-mails doivent toujours être envoyés avec votre adresse e-mail académique et doivent toujours être ouverts avec une salutation formelle. Traitez l'interaction comme une lettre commerciale formelle. C'est-à-dire, faites passer votre message de manière claire, concise et claire, et utilisez une bonne grammaire !
Étape
Partie 1 sur 3: Créer une impression positive
Étape 1. Lisez le programme du cours pour trouver les réponses à vos questions
En règle générale, vos questions ont trouvé une réponse dans le matériel fourni par le conférencier au début du processus de conférence. En conséquence, insister pour demander à votre professeur ne fera que vous faire passer pour un étudiant non sérieux, et cela peut également irriter le professeur que le contenu de votre e-mail prenne un temps précieux.
- Le programme du cours contiendra généralement des informations concernant les devoirs, les dates limites de remise des devoirs, les politiques en classe et les formats de devoirs.
- Si le conférencier ne fournit qu'une liste de lecture, il n'y a rien de mal à envoyer un e-mail pour demander du matériel qui n'est pas expliqué dans le programme du cours.
Étape 2. Utilisez votre adresse e-mail académique
Il y a de fortes chances que votre professeur reçoive des dizaines à des dizaines d'e-mails chaque jour. C'est pourquoi vous devez utiliser une adresse e-mail universitaire afin que les e-mails ne se retrouvent pas automatiquement dans la boîte de spam. De plus, l'envoi d'un e-mail avec une adresse e-mail académique aura un aspect beaucoup plus professionnel et aidera les enseignants à identifier clairement le nom de l'expéditeur, d'autant plus que les adresses e-mail académiques incluront généralement le nom complet de l'étudiant.
Étape 3. Incluez un sujet représentatif
En d'autres termes, assurez-vous que le contenu de votre email est connu du conférencier, même s'il ne lit que le sujet. Connaître l'intention de votre e-mail dès le départ aidera votre professeur à réserver le bon moment pour le lire et y répondre. Par conséquent, incluez toujours un sujet d'e-mail clair et concis !
Par exemple, vous pouvez écrire « Questions sur les devoirs récents » ou « Dissertations finales »
Étape 4. Commencez l'e-mail en mentionnant le nom et le titre du conférencier
Peu importe l'importance de vos souhaits, commencez toujours votre e-mail par une salutation formelle, comme vous le feriez lorsque vous écrivez une lettre formelle similaire. Par exemple, commencez l'e-mail en écrivant « Cher. Dr. Jones », suivi d'une virgule. N'oubliez pas d'utiliser un surnom qui correspond aux préférences du conférencier, d'accord !
- Si vous n'êtes pas sûr que le conférencier en question ait obtenu un doctorat, appelez-le simplement « M. Jones ».
- Si vous avez tous les deux des interactions personnelles fréquentes, il n'y a rien de mal à utiliser une salutation plus décontractée, telle que «Bonjour, Monsieur/Dr. Jones."
Partie 2 sur 3: Composer le contenu d'un e-mail
Étape 1. Identifiez-vous clairement
Étant donné que le conférencier en question ne fait pas que vous enseigner, il est probable qu'il ou elle ait besoin de se rappeler votre identité. Par conséquent, commencez toujours l'e-mail en indiquant votre nom, ainsi que le nom du cours qui vous a réuni et les heures de cours, comme « Cours de marketing l'après-midi ».
Étape 2. Concentrez-vous sur votre point
N'oubliez pas que les conférenciers sont des gens très occupés. Par conséquent, assurez-vous que le contenu de votre e-mail n'est pas alambiqué afin de ne pas prendre trop de temps sur des choses sans importance. Faites passer votre message de manière concise, directe et claire, et évitez les détails sans importance ou non pertinents.
Par exemple, si vous avez une question concernant une mission, dites-la clairement: « Il y a quelque chose que je veux vous demander concernant la mission que vous avez confiée jeudi dernier. La tâche doit en fait être effectuée en groupe ou individuellement, n'est-ce pas, monsieur/madame ? »
Étape 3. Écrivez des phrases complètes
N'oubliez pas que ces e-mails ne sont pas des téléchargements Facebook ou des messages texte à vos pairs ! Autrement dit, utilisez toujours des phrases complètes et formelles pour montrer votre professionnalisme.
- Par exemple, n'écrivez pas: « Le matériel du dernier cours était vraiment cool, monsieur/madame ! »
- Au lieu de cela, essayez d'écrire: « Merci pour le dernier matériel que vous avez enseigné qui a éclairé ma compréhension. »
Étape 4. Utilisez la bonne tonalité d'e-mail
Lorsque vous contactez un enseignant pour la première fois, n'oubliez pas d'utiliser un ton et une grammaire professionnels. C'est-à-dire, n'utilisez pas d'émoticônes pour quelque raison que ce soit! Si vous avez envoyé plusieurs messages au conférencier, vous devez également rédiger votre e-mail sur un ton plus décontracté, surtout si le conférencier est le premier à agir de manière informelle (comme vous envoyer des émoticônes).
Étape 5. Présentez votre demande poliment
En fait, beaucoup d'étudiants aiment faire des demandes à leurs professeurs. Ne le faites pas, car cela ne vous aidera pas à obtenir quoi que ce soit ! Au lieu de cela, énoncez vos intentions sous la forme d'une demande que votre professeur peut accepter ou non.
Par exemple, si vous souhaitez demander une prolongation du délai de soumission des devoirs, n'écrivez pas: « Ma grand-mère est récemment décédée, alors s'il vous plaît, prolongez le délai de soumission des devoirs, d'accord ? Ecrivez plutôt une phrase plus polie comme, "Je suis désolé monsieur/madame, cette semaine a été très difficile pour moi parce que ma grand-mère vient de décéder. Si vous le souhaitez, seriez-vous prêt à me donner une prolongation de délai concernant la soumission des documents ?"
Étape 6. Utilisez la ponctuation correcte
Si l'e-mail est destiné à des pairs, le destinataire de l'e-mail n'aura bien sûr aucun problème à placer un point ou une virgule de manière incorrecte. Cependant, si l'e-mail est destiné à un enseignant, assurez-vous que chaque signe de ponctuation est placé au bon endroit.
Étape 7. Écrivez chaque mot avec l'orthographe correcte
Malgré l'utilisation généralisée du langage texte sur internet, ne l'utilisez jamais dans une messagerie professionnelle ! En d'autres termes, écrivez chaque mot dans sa forme complète, par exemple « Mr » au lieu de « Mr ». Utilisez la bonne orthographe pour rendre vos e-mails plus professionnels !
N'oubliez pas de vérifier l'exactitude du contenu de l'email à l'aide d'une application ou d'un programme informatique pour vérifier l'orthographe
Étape 8. Placez les majuscules correctement
En particulier, les mots énumérés au début des phrases doivent être en majuscule, de même que certains types de noms (comme les surnoms). Ne traitez pas les e-mails comme des conversations par SMS et assurez-vous de toujours utiliser correctement les majuscules.
Partie 3 sur 3: Fin de l'e-mail
Étape 1. Énoncez les actions que votre enseignant doit entreprendre
En d'autres termes, assurez-vous que votre souhait ou votre demande est clairement indiqué à la fin de l'e-mail. Par exemple, si vous voulez une réponse de sa part, n'oubliez pas de le dire. Si vous ressentez le besoin de le rencontrer, faites-lui également part de cet objectif.
Étape 2. Relisez la grammaire utilisée dans l'e-mail
Scannez l'e-mail pour vous assurer qu'aucune erreur grammaticale n'a été commise. Souvent, ce processus vous aidera à repérer une ou deux erreurs mineures qui doivent être corrigées.
Étape 3. Relisez l'e-mail du point de vue de votre enseignant
Assurez-vous que votre e-mail ne donne pas l'impression que vous exigez quelque chose. Assurez-vous également que vos intentions sont véhiculées de manière simple, claire et non colorée par des informations personnelles moins importantes. En plus d'être inefficace, ce comportement n'est pas non plus professionnel.
Étape 4. Terminez l'e-mail avec un message de clôture officiel
Tout comme lorsque vous commencez votre e-mail avec un message d'accueil professionnel, faites de même pour terminer l'e-mail. Par exemple, utilisez un message de clôture formel tel que « Sincèrement » ou « Salutations », suivi d'une virgule et se terminant par votre nom complet.
Étape 5. Re-email après une semaine
Une fois l'e-mail envoyé, ne continuez pas à terroriser votre professeur pour obtenir une réponse. Cependant, si votre e-mail n'a pas reçu de réponse depuis une semaine ou plus, c'est une bonne idée d'essayer de renvoyer le même e-mail, juste au cas où il aurait raté votre premier e-mail.
Étape 6. Répondez à la réponse par e-mail que vous avez reçue
Après avoir reçu une réponse par e-mail du conférencier en question, n'oubliez pas de répondre pour montrer que vous avez bien reçu l'e-mail. Par exemple, vous pouvez simplement envoyer une courte note de remerciement ou, si nécessaire, envoyer une réponse plus longue avec les mêmes règles d'écriture pour que cela reste professionnel. Si votre problème ou votre question n'a pas reçu de réponse par e-mail, essayez de lui demander de vous rencontrer en personne.
- Par exemple, vous pourriez écrire: « Merci pour la réponse, monsieur/madame. Rendez-vous en classe."
- Si vous ressentez le besoin de rencontrer le conférencier par la suite, essayez d'écrire: « J'apprécie vraiment votre point de vue sur cette question. Si vous le souhaitez, puis-je vous rencontrer directement pour en discuter plus en détail ? »
