Peu importe si vous êtes un jeune qui n'a jamais envoyé de fax ou une personne âgée qui a oublié comment faxer, vous devrez peut-être éventuellement savoir comment faxer. Gardez à l'esprit qu'il existe de nombreuses variantes de télécopieurs, alors consultez le manuel de votre télécopieur ou le manuel si vous en avez un. Pour utiliser la plupart des télécopieurs, vous devez entrer un certificat, composer le numéro de télécopie et l'envoyer.
Étape
Méthode 1 sur 2: Avant d'envoyer un fax
Étape 1. Créez un certificat
Les télécopieurs sont souvent partagés par le bureau ou par plusieurs personnes au bureau. Étant donné que n'importe qui peut voir les télécopies envoyées au télécopieur, c'est une bonne idée d'inclure un affidavit afin que vos télécopies arrivent entre de bonnes mains.
Ce certificat contient des informations telles que le nom du destinataire, le contenu du fax et le nombre de pages du fax. La lettre doit également contenir les informations de l'expéditeur, telles que le nom et le numéro de fax, afin que le destinataire puisse savoir qui a envoyé le fax et puisse répondre si nécessaire
Étape 2. Composez le numéro de télécopie
Ensuite, vous devez composer le numéro de fax, tout comme composer un numéro de téléphone. Sur la plupart des nouveaux télécopieurs, vous n'avez pas besoin d'entrer l'indicatif régional si vous composez un numéro local, mais si vous composez un numéro DLD, vous devrez toujours entrer l'indicatif régional. Certains types de télécopieurs demandent toujours l'indicatif régional, quel que soit l'emplacement du numéro. Vérifiez ou demandez des informations sur votre télécopieur.
- L'indicatif du pays (1 pour les numéros de téléphone et de fax aux États-Unis) doit également parfois être entré avant le numéro local, mais uniquement si un indicatif régional est requis. Le code du pays est presque toujours requis pour effectuer des appels interurbains.
- Souvent, vous devrez également composer le 9 avant de composer un numéro interurbain. Vérifiez les spécifications de votre télécopieur ou demandez des informations sur l'appareil.
- Assurez-vous que le numéro que vous appelez est le numéro de télécopieur et non le numéro de téléphone de la personne à qui vous envoyez la télécopie. Parfois, les numéros de téléphone et de fax sont écrits côte à côte sur des cartes de visite, et vous pouvez facilement lire le mauvais numéro.
Étape 3. Déterminez la méthode d'entrée du papier
Lorsque vous chargez du matériel que vous envoyez à un télécopieur, vous devez l'insérer dans le bon sens. Votre papier sera scanné, donc si le papier est dans le mauvais sens, seul le verso du papier sera scanné et votre fax sera vierge. Assurez-vous que votre papier est orienté dans le bon sens avant d'envoyer la télécopie.
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Différents télécopieurs, différentes manières de charger le papier. Heureusement, chaque télécopieur a une étiquette avec le bon sens pour insérer le papier. Près de l'endroit où vous conservez le papier, recherchez le symbole du papier avec le bord plié. Dans ce symbole, vous verrez qu'un côté a une ligne et que l'autre est vide.
- Si le coin plié est rayé, le papier doit être chargé dans le télécopieur avec le blanc face à vous.
- Si le coin plié n'est pas doublé, le papier doit être chargé dans le télécopieur avec le contenu face à vous.
Étape 4. Envoyez la télécopie sur du papier approprié
Les télécopieurs fonctionnent mieux avec du papier de format standard. L'envoi de papier d'un format non standard peut ne pas fonctionner ou « coincer » votre télécopieur. Si vous devez envoyer quelque chose d'une taille non standard, faites une photocopie du fichier et envoyez une photocopie.
Le format de papier le plus courant pour les fax et les imprimantes est le A4 ou la papeterie américaine
Méthode 2 sur 2: Envoi d'un fax
Étape 1. Utilisez votre télécopieur pour envoyer le fax
Après avoir effectué toutes les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à envoyer la télécopie. Chargez le papier correctement, entrez le numéro et vous êtes prêt à appuyer sur le bouton d'envoi. Ce bouton est un gros bouton avec une étiquette claire. Félicitations, vous avez envoyé votre fax !
Vous remarquerez qu'après avoir appuyé sur le bouton d'envoi, le télécopieur émet des bips et d'autres sons. Ce son est normal et indique que le télécopieur communique avec un autre appareil. Une fois la télécopie envoyée, vous entendrez généralement un long bip clair après quelques minutes. Si le fax a des problèmes et n'est pas envoyé, le bip sonnera effrayant. Si vous entendez le son effrayant, recherchez le problème sur le télécopieur
Étape 2. Utilisez Internet pour envoyer un fax
Vous pouvez également utiliser Internet pour envoyer des documents à un télécopieur. Il existe de nombreuses méthodes que vous pouvez utiliser, mais la plupart d'entre elles coûtent de l'argent. Cependant, ces frais peuvent être un investissement judicieux, si vous n'envoyez pas de fax très souvent et que vous ne voulez pas acheter un télécopieur ou faire affaire avec un service comme FedEx.
- PamFax est le service de télécopie parfait pour Skype. Cependant, ce programme facture une somme modique.
- HelloFax est un service qui s'intègre à Google Drive, qui vous permet de faxer des documents Google. Vous pouvez envoyer plusieurs fax gratuitement avant d'être facturé.
Étape 3. Utilisez le courrier électronique pour envoyer le fax
Selon le numéro que vous faxez, vous pourrez peut-être envoyer un e-mail au télécopieur sans frais supplémentaires. Cependant, gardez à l'esprit que cette méthode ne peut être utilisée qu'avec certains numéros de fax et ne peut envoyer que des informations limitées.
- Vous pouvez vérifier en ligne si votre numéro de fax de destination est inclus.
- Utilisez cette formule pour créer une adresse de destination de fax: « remote-printer. [email protected] »
- Supprimez les guillemets, en remplaçant les numéros par le numéro de fax (y compris l'indicatif régional et le code du pays), "'First" et "Last" par le prénom et le nom de la personne que vous faxez.
- N'oubliez pas que seul le texte de la zone de texte apparaîtra sur le fax. Vous ne pouvez pas joindre de PDF ou d'autres documents avec cette méthode.
Des astuces
- Entrez toujours le numéro complet, y compris l'indicatif régional et le numéro 1 pour les télécopies longue distance.
- La plupart des télécopieurs ont un guide. Lisez le guide.
