Même si les gens faxent rarement des documents, vous devrez peut-être quand même faxer à un moment donné. Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les gens continuent d'envoyer des télécopies, en particulier pour envoyer des contrats ou s'ils ne disposent pas de l'équipement ou de la technologie nécessaires pour envoyer des documents d'une autre manière. Heureusement, vous pouvez envoyer des documents à l'aide d'un télécopieur, d'un ordinateur et même d'un smartphone.
Étape
Méthode 1 sur 3: Utilisation d'un télécopieur
Étape 1. Effectuez les réglages sur le télécopieur
Pour envoyer et recevoir des documents avec un télécopieur, assurez-vous que le télécopieur est branché et connecté à une ligne téléphonique fixe.
- Nous vous recommandons de vous abonner à une ligne téléphonique dédiée si vous faxez fréquemment. Vous ne pourrez pas utiliser le téléphone et le fax en même temps.
- Assurez-vous également que le télécopieur a du toner et du papier si vous souhaitez recevoir un fax.
- Si vous n'avez pas de télécopieur dans votre bureau ou à la maison, vous pouvez en louer un dans un centre de location d'ordinateurs ou dans une bibliothèque publique. Cette option est parfaite si vous n'envoyez pas fréquemment de documents par fax.
Étape 2. Ajustez les paramètres
Tous les télécopieurs ne sont pas identiques, mais vous aurez généralement la possibilité d'ajuster les paramètres. Lisez le guide de l'utilisateur pour en savoir plus sur les fonctions spéciales fournies par votre télécopieur.
- Si vous voulez savoir si le document a été envoyé avec succès, activez la page de confirmation. Si cette fonction est activée, le télécopieur imprime une page après l'envoi du fax, qui contient une notification si le document a été envoyé avec succès ou a échoué.
- Vous pouvez également définir l'en-tête du fax, qui est la ligne de texte qui apparaîtra en haut du document envoyé. Il contient généralement des informations de base sur l'expéditeur du fax.
- Si vous prévoyez également de recevoir des fax, vous pouvez choisir entre un mode de réception automatique ou manuel, ce qui vous oblige à donner votre autorisation lorsqu'un fax arrive.
Étape 3. Préparez le document
Utilisez des documents originaux, et non des photocopies, pour des résultats plus nets et plus faciles à lire.
Utilisez une page de garde sur la page que vous souhaitez envoyer. La page de garde contient certaines informations, telles que le nom et le numéro de fax de l'expéditeur, le nom et le numéro de fax du destinataire, la date et le nombre de pages incluses dans le fax
Étape 4. Placez le document dans le télécopieur
De nombreuses machines fournissent un chargeur de papier (un emplacement pour le papier comme une imprimante) et un écran plat (écran plat) en même temps. Si vous ne souhaitez envoyer qu'un document d'une seule page, utilisez l'une de ces fonctionnalités. Si vous souhaitez envoyer plusieurs pages d'un document, nous vous recommandons d'utiliser un chargeur de papier.
- Lorsque vous utilisez le chargeur de papier, vous pouvez charger toutes les pages d'un document à la fois. Le télécopieur a une icône pour indiquer dans quelle direction le papier doit être orienté lorsqu'il est chargé dans le chargeur de papier. Certaines machines offrent également la possibilité de numériser et d'envoyer des documents dans les deux sens. Consultez donc le manuel d'utilisation pour voir si votre télécopieur offre cette fonctionnalité.
- Lorsque vous utilisez la fonction d'écran plat, ouvrez le couvercle sur le dessus du télécopieur et placez le document face vers le bas sur l'écran. Assurez-vous d'avoir aligné le document en fonction des lignes à l'écran. Après cela, fermez la machine avant de continuer.
Étape 5. Écrivez le numéro de fax
Assurez-vous que le numéro saisi contient l'indicatif régional, le code du pays et le numéro du destinataire du document. Entrez le numéro de la même manière que lorsque vous composez le numéro par téléphone.
Étape 6. Appuyez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer le fax
Quelques instants plus tard, le télécopieur enverra le document et les papiers commenceront à entrer dans la machine.
Le bouton sur lequel appuyer sur le télécopieur peut dire " aller " ou " fax " au lieu de " envoyer"
Étape 7. Recherchez le message de confirmation
Certains télécopieurs affichent un message à l'écran leur indiquant que la télécopie a été envoyée avec succès. Si vous configurez le télécopieur pour qu'il imprime une confirmation, il imprimera les détails de l'état du fax que vous avez envoyé.
Méthode 2 sur 3: Utilisation d'un ordinateur
Étape 1. Sélectionnez le programme que vous souhaitez utiliser
Lors de l'envoi d'un fax via un ordinateur, vous pouvez utiliser le logiciel installé sur l'ordinateur ou profiter d'un service en ligne.
- Certains systèmes d'exploitation sont équipés d'applications permettant d'envoyer des fax. Par exemple, Windows 7 fournit un outil appelé Fax and Scan pour envoyer des fax sans utiliser de télécopieur.
- Pour utiliser un programme informatique, connectez d'abord l'ordinateur à une ligne fixe. Si cela n'est pas possible, utilisez simplement un service en ligne.
- Certains des services en ligne pouvant être utilisés incluent eFax, MyFax et FaxZero. Certains services sont gratuits et d'autres nécessitent le paiement d'un abonnement ou d'un abonnement. Il existe également des services qui facturent des frais pour chaque fax envoyé.
Étape 2. Ouvrez le programme souhaité et créez un nouveau fax
Tous les logiciels ne sont pas identiques, mais vous aurez la possibilité de créer un nouveau fax ("créer un nouveau fax") ou quelque chose de similaire.
Étape 3. Joignez le document
Pour envoyer un fax via un ordinateur, vous devez télécharger le document dans un message. Vous trouverez un bouton qui dit « télécharger des documents » ou quelque chose de similaire.
- Si vous avez un document électronique, trouvez-le sur votre ordinateur et joignez-le au message.
- Si le document est encore papier, utilisez un scanner pour le convertir en fichier numérique. Si vous n'avez pas de scanner, vous pouvez prendre une photo du document et vous l'envoyer par e-mail ou le transférer directement sur votre ordinateur.
Étape 4. Saisissez le numéro de télécopie et le corps du message
Tapez un court message au destinataire dans l'espace prévu à l'écran, comme lorsque vous envoyez un e-mail. Il fonctionne comme une page de garde, vous n'avez donc pas besoin de joindre une page de garde séparée. Vous devez également saisir le numéro de fax du destinataire dans le champ À.
Vous devrez peut-être également saisir un code de confirmation pour prouver que vous n'êtes pas un robot
Étape 5. Appuyez sur le bouton "Envoyer"
Après avoir joint le document, rédigé le message et saisi le numéro de fax du destinataire, appuyez sur le bouton Envoyer pour terminer votre travail.
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'un téléphone ou d'une tablette
Étape 1. Téléchargez l'application
Il existe de nombreuses applications pour tablettes et téléphones que vous pouvez utiliser pour envoyer des fax comme vous le feriez via un ordinateur. Certaines applications peuvent être obtenues gratuitement, tandis que d'autres sont payantes. Certaines des applications populaires incluent Fax Burner, Files Anywhere et JotNot Fax.
Certaines applications vous attribueront un numéro de fax temporaire. Ce n'est pas idéal si vous envoyez et recevez des fax fréquemment
Étape 2. Exécutez l'application et sélectionnez le document à envoyer
Une fois l'application ouverte sur votre appareil mobile, vous serez invité à créer un nouveau fax. La première chose à faire est de sélectionner le document que vous souhaitez faxer.
- Si le document est stocké sur votre appareil, dans un courrier électronique ou sur un service de stockage en nuage, tel que DropBox, recherchez et téléchargez le document à partir de cette application.
- Si le document est encore papier, utilisez une tablette ou un téléphone pour prendre une photo du document et joignez-la au message.
Étape 3. Saisissez le numéro de télécopie et le corps du message
Tapez le message dans le destinataire du fax, comme vous le feriez sur un ordinateur. Assurez-vous d'entrer le numéro de fax du destinataire dans le champ À du message.
Étape 4. Appuyez sur le bouton "Envoyer"
Après avoir joint le document, tapé le message et entré le numéro de fax du destinataire, appuyez sur le bouton Envoyer pour envoyer le fax.
Des astuces
- Achetez une imprimante tout-en-un pour pouvoir envoyer des télécopies depuis votre bureau ou votre domicile sans avoir à télécharger de programmes, à télécharger des documents sur Internet ou à acheter un télécopieur séparé. Cependant, vous aurez toujours besoin d'une ligne fixe.
- Si vous disposez d'un compte qui fournit un service de télécopie en ligne, tel que RingCentral ou eFax, utilisez ce compte pour envoyer des télécopies directement depuis Gmail. Il vous suffit de saisir le numéro de fax du destinataire suivi de @domainname.com dans le champ TO. Par exemple, si vous utilisez eFax, écrivez numé[email protected].
- Les télécopieurs peuvent se coincer et les documents papier se collent les uns aux autres. Si tel est le cas, le document doit être soumis à nouveau.
