Nous entendons souvent les gens se plaindre de ne pas avoir assez de temps pour accomplir des tâches. Si vous rencontrez la même chose, ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps disponible en maîtrisant certaines compétences de base en matière d'organisation et de gestion du temps. Plus vous gérez judicieusement votre temps, plus les tâches seront accomplies.
Étape
Méthode 1 sur 3: Identifier comment vous utilisez votre temps
Étape 1. Enregistrez toutes les activités quotidiennes
Observez les activités que vous faites chaque jour et notez combien de temps il vous faut pour les terminer. Peut-être que vous ne pensez pas que le temps qui est perdu s'avère être bien plus que le temps qui est réellement utilisé pour accomplir les tâches quotidiennes.
N'oubliez pas d'enregistrer vos activités de routine à la maison, comme préparer le petit-déjeuner, balayer la maison, prendre une douche, etc
Étape 2. Enregistrez toutes les activités dans un cahier
Une fois que vous connaissez les activités que vous faites tout au long de la journée et le temps que cela prend, notez-les dans un cahier. Si toutes les informations sont combinées et présentées sur 1 page, vous verrez des modèles et des activités qui ont le potentiel de déclencher une perte de temps.
- Gardez des notes complètes et claires. N'enregistrez pas plusieurs activités dans une seule entrée, n'ignorez pas les tâches apparemment insignifiantes et gardez une trace précise du temps lorsque vous surveillez la mise en œuvre des activités quotidiennes.
- Regroupez les activités en catégories. Par exemple, notez les tâches ménagères en bleu, le travail de bureau en rouge et les activités de loisirs en noir. Cette méthode vous aide à estimer le temps que prendra chaque groupe.
Étape 3. Découvrez comment vous utilisez votre temps
Passez-vous: 1 heure par jour à rêvasser ? 2 heures pour décider où manger ? 8 heures pour accéder à internet ? Trouvez des modèles qui décrivent comment vous utilisez votre temps, puis déterminez quelles activités sont utiles et lesquelles ne le sont pas.
- Vous perdez du temps parce que vous manquez de maîtrise de vous-même ? Avez-vous l'habitude de tergiverser au travail? Portez-vous une énorme responsabilité? Posez-vous ces questions lorsque vous évaluez la façon dont vous utilisez votre temps.
- Peut-être que vous planifiez vos activités quotidiennes de manière irrationnelle. Par exemple, vous n'avez pas bien géré votre temps si vous travaillez pendant 30 minutes, faites une pause de 10 minutes pour vous occuper de choses insignifiantes, puis reprenez le travail pendant 30 minutes. Vous serez plus concentré et productif si vous travaillez pendant 1 heure et que vous vous occupez ensuite de choses insignifiantes.
- Accomplir les tâches en fixant des délais. Cela se fait en spécifiant la durée nécessaire pour accomplir certaines tâches sans se laisser distraire.
Étape 4. Apportez des ajustements au calendrier
Une fois que vous savez exactement quelles activités faire et à quoi vous passez votre temps, ajustez votre emploi du temps quotidien. Assurez-vous de savoir quelles activités vous ne pouvez pas ou ne voulez pas éliminer par manque de temps. Les activités qui prennent beaucoup de temps n'en font pas toujours perdre.
Étape 5. S'il vous faut 3 heures par jour pour envoyer des e-mails liés au travail, il est peu probable que le temps alloué à cette activité soit réduit
Cependant, si vous répondez à 4 à 5 e-mails personnels lors de l'envoi d'e-mails professionnels, réduisez le temps imparti.
Étape 6. Changez vos habitudes et votre perspective
Même si vous avez du mal à gérer votre temps, il y a toujours une solution. Maintenant que vous savez pourquoi vous perdez votre temps ou comment vous devriez l'utiliser, la prochaine étape consiste à changer la façon dont vous gérez votre temps pour prendre de nouvelles habitudes.
- Si vous passez beaucoup de temps à nettoyer la maison ou à cuisiner, c'est une bonne idée d'engager une femme de ménage ou de souscrire à un service de restauration. Pour certaines personnes, le temps est plus précieux que l'argent.
- Peut-être que vous utilisez un peu de temps pour accéder à Internet sans but précis. Limitez le temps que vous passez à certains sites Web ou médias sociaux si vous avez des tâches plus importantes à accomplir.
Méthode 2 sur 3: Éviter les détournements
Étape 1. Déterminez les choses qui vous distraient pendant vos activités quotidiennes
Une distraction constante est un obstacle majeur à une gestion judicieuse du temps. Découvrez quelles activités ou quelles personnes prennent beaucoup de votre temps, comme des amis qui aiment discuter ou qui veulent se détendre pour que vous négligez le travail. Essayez d'éviter les choses qui vous font perdre du temps.
- Si vous perdez beaucoup de temps, mais que vous n'obtenez pas les résultats escomptés, il peut y avoir des distractions à éviter.
- Lorsque vous travaillez au bureau, vous pouvez rencontrer des collègues distrayants. Ne discutez pas ou ne discutez pas sans but pendant les heures de bureau. Cependant, soyez poli avec eux, car le comportement au bureau est aussi important que la capacité de gérer son temps pour réussir sa carrière.
Étape 2. Ne restez pas trop longtemps au téléphone
Si vous passez une partie de votre temps sur de longues conversations téléphoniques, changez cette habitude. Souvent, parler en face à face est plus efficace qu'au téléphone. Alors, débarrassez-vous de l'habitude des longues conversations au téléphone.
Lorsque vous discutez au téléphone, le début ou la fin de la conversation ne concerne généralement que des choses insignifiantes. Beaucoup de gens sont incapables de se concentrer et de rêver au téléphone. Alors, essayez d'être conscient de cela. Pour de meilleurs résultats, organisez une réunion en face à face si vous avez besoin de discuter de questions liées au travail, car les deux parties peuvent en discuter sans être distraites pendant la réunion
Étape 3. N'accédez pas trop souvent au site Web
De nombreuses personnes ont besoin d'Internet comme principal moyen d'accomplir leurs tâches. Cependant, beaucoup perdent également du temps sans avoir l'avantage de rechercher simplement des articles, des actualités sportives, des photos d'artistes, des photos de chatons ou de chiots. Concentrez-vous sur l'utilisation d'Internet. Il existe divers programmes pour bloquer certaines applications, sites Web et médias afin de réduire les redirections provenant d'Internet.
- Fermez Facebook, Twitter et d'autres médias sociaux lorsque vous devez vous concentrer sur des choses plus importantes.
- La recherche de sujets via Google prend également beaucoup de temps. Au début, vous voulez juste trouver des informations, mais avant de vous en rendre compte, vous avez parcouru différents sites Web pendant 3 heures.
Étape 4. Affichez un panneau « Veuillez vous calmer »
Peut-être avez-vous vu le panneau accroché à la porte de la chambre d'hôtel. Affichez ce panneau dans votre bureau ou votre espace de travail. Au lieu de le demander à l'hôtel, imprimez-le vous-même puis accrochez-le à la porte de l'espace de travail si besoin. De cette façon, personne ne vous invite à discuter afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail.
Si vous travaillez à domicile, aménagez une pièce spéciale pour le travail. Ne travaillez pas dans un endroit qui est habituellement utilisé pour des activités avec les membres de la famille. Il est facile d'être distrait lorsque vous entendez le son du téléviseur, la sonnerie du téléphone ou le son d'un jeu vidéo
Étape 5. Préparez-vous à des détournements inattendus
Parfois, les diversions arrivent inévitablement, par exemple parce que votre patron vous invite à discuter via WA ou que vos parents demandent de l'aide pour effectuer des tâches légères. Si vous avez planifié, ces choses ne vous manquent pas de temps pour accomplir des tâches et effectuer des activités prioritaires.
Méthode 3 sur 3: Utiliser le temps efficacement
Étape 1. Notez toutes les choses qui doivent être faites
Ne comptez pas sur la mémoire pour les tâches quotidiennes. Faites une liste des activités qui doivent être faites et lisez-la aussi souvent que possible afin que tous les objectifs de travail soient atteints.
- Même si certaines tâches semblent triviales ou légères, écrivez-les simplement. Le calendrier de l'agenda contiendra quelque chose comme "Appeler Steve", "Calculer la marge bénéficiaire" ou "Envoyer un e-mail au patron".
- Prenez l'habitude de prendre des notes avec vous pendant vos activités quotidiennes afin d'être prêt à prendre des notes sur de nouvelles activités ou tâches. Bien que vous puissiez le noter plus tard, il est préférable de ne pas le retarder pour ne pas l'oublier.
Étape 2. Utilisez un calendrier
L'utilisation d'un calendrier ou d'un agenda comme moyen de planifier les activités quotidiennes vous aide à gérer votre temps efficacement. Notez tout ce qui est nouveau à inclure dans votre emploi du temps, comme une date limite, une tâche ou une réunion. Prévoyez du temps chaque matin pour lire votre agenda afin de savoir quelles activités faire tout au long de la journée.
Étape 3. Ne prenez pas de rendez-vous avec le même horaire
Afin de pouvoir gérer judicieusement le temps, organisez un programme d'activités qui ne soit pas trop chargé. Ne respectez pas les délais ou ne prenez pas de rendez-vous avec le même horaire. Lisez d'abord l'ordre du jour avant d'accepter un nouvel horaire pour garantir la disponibilité du temps. De cette façon, vous pourrez bien gérer votre temps et respecter un horaire quotidien cohérent.
Étape 4. Évitez les distractions
Tirez le meilleur parti de votre temps de manière productive en éliminant les choses qui vous distraient ou vous empêchent de vous éloigner de votre emploi du temps et de retarder d'autres activités. Éteignez la télévision et les jeux vidéo pour pouvoir vous concentrer sur vos tâches prioritaires et vous amuser plus tard.
Étape 5. Priorisez les tâches à accomplir
Organisez votre temps du mieux que vous pouvez en planifiant les tâches les plus importantes ou qui doivent passer en premier. Écrivez cette tâche sur un calendrier en utilisant des couleurs vives ou de petits autocollants. Planifiez d'abord les tâches prioritaires afin d'avoir suffisamment de temps pour les terminer, puis répertoriez les autres activités qui peuvent être effectuées plus tard.
- Soyez prêt à modifier vos priorités à tout moment. Il y a des choses qui surviennent soudainement et qui doivent être réglées immédiatement, de sorte que vous êtes obligé d'arrêter de travailler pour attirer l'attention et d'allouer du temps pour respecter des délais très urgents avec un maximum de résultats. Assurez-vous que des événements comme celui-ci sont rares.
- Si vous modifiez fréquemment vos priorités quotidiennes, il semble que quelque chose doive être corrigé. Bien qu'il soit normal d'apporter de petits ajustements à votre emploi du temps, changer votre emploi du temps trop souvent indique une incapacité à définir correctement les priorités.
Étape 6. Soyez réaliste
Déterminez une répartition du temps réaliste afin que chaque tâche soit accomplie correctement. Si cela vous prend 30 à 60 minutes pour terminer une tâche, prévoyez 60 minutes. En faisant des estimations de temps réalistes, vous ne vous sentez pas submergé ou n'avez pas besoin de modifier votre horaire de travail.
Mieux vaut faire attention à donner plus de temps que nécessaire. Si une tâche est terminée tôt, travaillez sur la suivante et cela n'a absolument aucun impact sur la productivité
Étape 7. Programmez des activités de routine quotidiennes
N'oubliez pas de planifier votre routine quotidienne, comme manger et prendre un bain. Cela fonctionnera probablement tout seul, mais vous devrez allouer du temps entre les tâches planifiées afin de ne pas manquer ou reporter d'autres activités planifiées.
Étape 8. Utilisez des rappels
En plus de votre agenda, utilisez d'autres outils pour vous rappeler des tâches ou des échéances importantes, tels que des feuilles Post-it ou définir un rappel sur votre téléphone qui sonnera ou affichera un message à un certain moment pour vous rappeler de faire quelque chose ou préparer le prochain programme. De cette façon, vous n'oubliez pas les activités programmées.
- Ne comptez pas sur les autres pour vous le rappeler, car il y a de fortes chances qu'ils oublient aussi bien que vous.
- Si une activité très importante est prévue, définissez quelques rappels au cas où une petite note ou une alarme de téléphone portable serait ignorée.
Étape 9. Demandez de l'aide
Vous pouvez demander de l'aide à d'autres personnes ou déléguer des travaux légers si nécessaire. Vous pouvez établir un bon emploi du temps si vous n'hésitez pas à demander à quelqu'un d'autre de vous aider à nettoyer la maison ou à préparer le dîner si vous êtes encore occupé à travailler tard dans la nuit.
- Déléguez la responsabilité à quelqu'un sur qui vous pouvez compter. Au lieu de demander de l'aide à des personnes capables d'accomplir la tâche, choisissez quelqu'un qui est prêt à bien travailler jusqu'à la fin.
- Ne vous habituez pas à transférer des tâches à d'autres personnes. En plus de montrer une incapacité à gérer son temps, vous pouvez sembler paresseux et démotivé.
Étape 10. Découvrez votre productivité
Périodiquement, vous devez prévoir du temps pour analyser ce que vous avez accompli, vos performances et le temps que cela prend. En évaluant divers aspects de votre vie personnelle et professionnelle, vous pouvez ajuster votre horaire de travail et votre mode de vie quotidien afin d'obtenir des résultats qui dépassent vos objectifs.
Étape 11. Offrez-vous un cadeau
Travailler trop dur ou trop longtemps a tendance à conduire à l'ennui, ce qui vous empêche de vous concentrer même sur les tâches les plus faciles. Alors, prenez le temps de célébrer vos réalisations et de vous offrir un cadeau que vous aimez.
- Prenez le temps de vous reposer pour vous détendre. Éteignez votre téléphone et ne répondez pas aux e-mails. Si le travail et les loisirs sont combinés, ce n'est pas une façon de se récompenser ou de prévenir l'épuisement professionnel.
- Si vous travaillez du lundi au vendredi, prenez le week-end pour vous reposer. Par exemple, si vous terminez un projet qui a pris 3 mois d'affilée, réservez du temps pour de courtes vacances une fois le projet terminé.
