Les frais généraux sont les coûts que vous payez pour faire fonctionner votre entreprise, que la demande pour votre produit soit élevée ou lorsque vous produisez à peine. Avoir un enregistrement fiable des frais généraux vous aidera à fixer un meilleur prix pour votre produit ou service, à montrer où vous pouvez économiser de l'argent et à rationaliser votre modèle commercial. Mais ces avantages ne proviennent que d'une prise de notes minutieuse, alors lisez la suite pour découvrir la meilleure façon de calculer les frais généraux de votre entreprise.
Étape
Méthode 1 sur 3: Recherche des frais généraux
Étape 1. Comprenez que les frais généraux sont des coûts qui ne sont pas directement liés à votre produit
Ces coûts sont également appelés coûts indirects. Les coûts indirects tels que le loyer, le personnel administratif, les réparations, les machines et les coûts de marketing sont essentiels aux opérations commerciales et doivent être payés régulièrement.
Dans cet exemple, les coûts indirects tels que les frais de port et d'assurance doivent être payés pour l'exploitation de l'entreprise, mais pas pour la fabrication du produit
Étape 2. Comprenez que les coûts directs sont les coûts de création d'un produit ou d'un service
Ces frais changeront en fonction de la demande pour votre produit et du prix du matériau sur le marché. Si vous exploitez une boulangerie, les coûts directs sont les coûts de main-d'œuvre et les ingrédients du pain. Si vous dirigez une clinique de santé, les coûts directs sont les salaires des médecins, les stéthoscopes, etc.
- Comme décrit ci-dessus, les coûts directs les plus fréquents sont les salaires et les matériaux.
- En termes simples, les coûts directs paient pour tout sur la chaîne de montage, tandis que les coûts indirects paient pour la chaîne de montage réelle.
Étape 3. Énumérez chaque dépense pour un mois, un trimestre ou un an
Bien que vous puissiez choisir n'importe quelle période de temps, la plupart des entreprises décomposent les rapports de dépenses sur une base mensuelle.
- Soyez cohérent avec ce laps de temps. Si vous calculez les coûts indirects sur une base mensuelle, calculez également les coûts directs sur une base mensuelle.
- L'utilisation d'un programme informatique tel que QuickBooks, Excel ou FreshBooks vous aidera à organiser et à accéder facilement aux listes.
- Ne vous inquiétez pas des détails de chaque frais. Vous avez besoin d'une image complète de vos dépenses avant de pouvoir calculer les frais généraux.
Étape 4. Énumérez tous les frais généraux (indirects) courants
Chaque entreprise a des coûts inévitables, notamment les taxes, le loyer, les assurances, les frais de licence, les services publics, les équipes comptables et juridiques, le personnel administratif, l'entretien des installations, etc. Notez tout ce qui vous vient à l'esprit !
- Consultez les rapports de dépenses et de reçus antérieurs pour vous assurer que vous n'avez rien manqué.
- N'oubliez pas les coûts récurrents, tels que les frais de renouvellement de licence ou les demandes de licence peu fréquentes. Ces coûts sont toujours considérés comme des frais généraux.
Étape 5. Utilisez les anciens coûts ou estimations si vous ne savez pas quels sont les coûts
Si vous débutez en affaires, effectuez des recherches approfondies sur les coûts d'inventaire, la main-d'œuvre et d'autres frais généraux potentiels.
- Si vous disposez d'anciens livres comptables, vous pouvez les utiliser pour planifier vos dépenses pour l'année prochaine. Ces coûts sont généralement d'un montant similaire, sauf si vous apportez des changements majeurs à votre plan d'affaires.
- Moyenne des anciens coûts au cours des 3-4 derniers mois pour ajuster les éventuelles anomalies statistiques.
Étape 6. Divisez votre liste en coûts directs et indirects en fonction de votre modèle commercial
Chaque entreprise est différente et vous pouvez évaluer certains coûts. Par exemple, bien que les frais juridiques soient généralement des frais généraux, ils contribuent directement à la production si vous dirigez un cabinet d'avocats.
- Si vous êtes toujours confus, pensez aux frais généraux comme aux coûts que vous paieriez encore si vous arrêtiez complètement la production. Qu'est-ce qui permet à votre entreprise de fonctionner au quotidien ?
- Mettez à jour cette liste chaque fois qu'il y a de nouveaux frais.
Étape 7. Additionnez tous les coûts indirects pour obtenir le total des frais généraux
C'est le montant d'argent dont vous avez besoin pour rester en affaires. Dans l'exemple ci-dessus, nos frais généraux annuels sont de 16 800 $. Il est important de connaître le montant lors de la création d'un plan d'affaires.
Méthode 2 sur 3: Comprendre les frais généraux de l'entreprise
Étape 1. Trouvez votre pourcentage de frais généraux
Le pourcentage de frais généraux vous indique combien d'affaires vous avez dépensé en frais généraux et combien a été dépensé pour fabriquer le produit. Pour connaître le pourcentage de frais généraux:
- Divisez les coûts indirects par les coûts directs. Dans l'exemple ci-dessus, notre pourcentage de frais généraux est de 16 800/48 000 = 0,35.
- Multipliez ce nombre par 100 pour obtenir le pourcentage de frais généraux. Par exemple ici: 35 %.
- Cela signifie que votre entreprise dépense 35% de l'argent disponible en frais juridiques, en personnel administratif, en loyer, etc. pour chaque produit fabriqué.
- Plus le pourcentage de frais généraux est bas, plus vous gagnez de bénéfices. Un faible pourcentage de frais généraux, c'est bien !
Étape 2. Utilisez votre pourcentage de frais généraux pour vous comparer à d'autres entreprises similaires
En supposant que toutes les entreprises similaires paient à peu près les mêmes coûts directs, l'entreprise avec le pourcentage de frais généraux le plus faible gagnera plus d'argent en vendant le produit. En réduisant votre pourcentage de frais généraux, vous pouvez vendre votre produit à un prix plus compétitif et/ou réaliser un profit plus élevé.
Méthode 3 sur 3: Utiliser les frais généraux pour de meilleures affaires
Étape 1. Divisez les frais généraux par les coûts de main-d'œuvre pour voir avec quelle efficacité vous utilisez les ressources
Multipliez cela par 100 pour obtenir le pourcentage de frais généraux utilisé par chaque travailleur.
- Si ce nombre est faible, cela signifie que votre entreprise dépense efficacement vos frais généraux.
- Si ce nombre est trop élevé, vous embauchez peut-être trop de personnes.
Étape 2. Multipliez par le pourcentage de vos revenus que vous payez pour les frais généraux
Divisez les frais généraux par le montant de la vente, puis multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage. Cette méthode simple est utilisée pour voir si vous vendez suffisamment de biens/services pour vous assurer de rester en affaires.
- Exemple: Si votre entreprise de fabrication de savon vend 100 000 $ par mois et que vous devez payer 10 000 $ de dépenses pour faire fonctionner le bureau, vous dépensez 10 % de votre revenu en frais généraux.
- Plus ce pourcentage est élevé, plus votre marge bénéficiaire sera faible.
Étape 3. Réduisez ou gérez vos frais généraux si ces chiffres sont trop élevés
Demandez pourquoi vous ne faites pas de gros bénéfices ? Vous payez peut-être un loyer trop élevé ou devez vendre plus de produits pour couvrir les frais généraux. Peut-être que vous avez embauché trop de travailleurs et que vous ne les avez pas payés judicieusement. Utilisez ces pourcentages pour examiner de plus près votre modèle commercial et apporter des modifications en conséquence.
- Toutes les entreprises paient des frais généraux, mais les entreprises qui gèrent judicieusement les frais généraux généreront des bénéfices plus élevés.
- Cependant, les faibles frais généraux ne font pas tout. Si vous dépensez de l'argent pour un bon équipement ou pour que vos employés soient satisfaits, par exemple, le résultat peut être une productivité plus élevée et des bénéfices plus élevés.
Des astuces
- Si vous calculez des frais généraux pour une période passée, vous pouvez utiliser des faits et des chiffres réels tirés des dossiers de l'entreprise pour vos calculs. Si vous estimez les frais généraux pour des périodes futures, utilisez la moyenne pour estimer ces coûts. Pour calculer les coûts indirects futurs, par exemple, vous devez examiner plusieurs périodes dans le passé pour calculer le coût moyen de chaque coût indirect qui s'appliquera à votre entreprise au cours de la période future prévue. Comme pour les coûts directs futurs, vous pouvez estimer les coûts moyens sur la base des enregistrements passés et des chiffres actuels. Par exemple, la main-d'œuvre directe peut être calculée en multipliant le salaire horaire moyen de la main-d'œuvre directe par le nombre moyen d'heures travaillées par la main-d'œuvre directe sur une période donnée. Le chiffre obtenu peut ne pas correspondre exactement au chiffre payé au cours de cette période, mais il est suffisamment proche.
- Suivez les pourcentages de frais généraux au fil du temps, c'est-à-dire mensuellement, trimestriellement et annuellement pour aider à normaliser les différences causées par des considérations saisonnières, les habitudes d'achat des consommateurs et la disponibilité/les coûts des matières premières.
