Les informations sont plus faciles à obtenir, à organiser et à modifier à l'aide de formulaires. Les formulaires sont particulièrement utiles si vous devez saisir de nombreuses données à partir d'une liste ou obtenir les résultats d'un sondage. Chaque formulaire comporte plusieurs champs (boîtes de saisie de données). Les formulaires peuvent avoir différents types de champs, à la fois simples et complexes. Des champs simples vous permettent de saisir les données souhaitées. Les champs complexes peuvent être une « list box » qui vous permet de choisir parmi plusieurs options dans une liste, et un « spin button » qui vous permet de choisir les valeurs que vous souhaitez saisir. Cet article vous aide à créer des formulaires à l'aide d'Excel ou de Google Forms, qui sont des composants de Google Docs (le programme de traitement de texte en ligne de Google).
Étape
Méthode 1 sur 3: Création d'un formulaire de saisie de données avec Excel
Étape 1. Déterminez si le formulaire de saisie de données est le mieux adapté à vos besoins
Les formulaires de saisie de données sont utilisés lorsque vous avez besoin de formulaires de zone de texte simples qui ont chacun un titre sous la forme d'une étiquette. Le formulaire de saisie de données vous permet de visualiser et de saisir facilement des données sans avoir besoin de changer de champ, en particulier lorsque tous les champs ne peuvent pas être affichés sur l'écran du moniteur. Par exemple, peut-être que votre liste d'informations de contact et de commandes client dépasse 10 colonnes. Ce sera plus facile si vous entrez votre nom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, date de commande, type de commande, etc. avec le formulaire de saisie de données au lieu de saisir chaque information dans ses propres champs.
Étape 2. Ajoutez le titre utilisé dans le formulaire de saisie de données
Entrez un titre en haut de chaque colonne que vous souhaitez utiliser dans le formulaire de saisie de données. Excel utilise ces en-têtes pour créer des champs sur les formulaires de saisie de données.
- Par exemple, si vous fournissez les en-têtes « Nom, Adresse, Numéro de téléphone, E-mail, Date de commande et Type de commande » dans leurs colonnes respectives en commençant de gauche à droite sur la feuille de calcul, ces titres apparaîtront dans la boîte de dialogue (saisie des données du formulaire) dans l'ordre de haut en bas.
- Avant de passer au processus suivant, vérifiez s'il y a un bouton Formulaire dans l'étiquette Données. Sinon, ajoutez un bouton Formulaire à la barre d'outils d'accès rapide. Cliquez sur Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide et sélectionnez l'option Plus de commandes. Remplacez Commandes populaires par Toutes les commandes, faites défiler la liste jusqu'en bas et cliquez sur Formulaire. Après cela, cliquez sur le bouton Ajouter suivi du bouton OK.
Étape 3. Ouvrez le formulaire de saisie de données pour commencer à saisir des données
Cliquez sur toutes les cellules sous les en-têtes et accédez à l'étiquette Données. Recherchez et cliquez sur le bouton Formulaire. Excel affichera une boîte de dialogue affichant chaque en-tête de colonne précédemment entré dans la feuille de calcul sous la forme d'une liste de champs verticaux. La boîte de dialogue agit comme un formulaire de saisie de données.
- Le bouton Formulaire se trouve sur l'étiquette Données ou Barre d'outils d'accès rapide.
- Si vous avez nommé la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez, la boîte de dialogue (formulaire de saisie de données) aura un titre. Le texte dans le titre sera le même que le nom du document de travail. Si la feuille de calcul n'a pas de nom, le titre de la boîte de dialogue (formulaire de saisie de données) comportera le mot « Feuille » suivi du numéro de la feuille de calcul.
Étape 4. Saisissez les données de la nouvelle ligne
Utilisez la touche TAB pour passer au champ suivant du formulaire de saisie de données. Appuyez sur le bouton RETOUR après avoir saisi des données dans chaque champ du formulaire de saisie de données. Les données saisies seront ajoutées à la ligne suivante de la liste sur votre feuille de calcul.
Étape 5. Cliquez sur le bouton Fermer dans la boîte de dialogue (formulaire de saisie de données) pour terminer la saisie de données
Excel fermera le formulaire de saisie de données. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur le bouton RETOUR pour la dernière ligne.
Méthode 2 sur 3: Création d'un formulaire avec Google Docs
Étape 1. Visitez docs.google.com/forms
Google Forms est très utile pour planifier des événements, créer des enquêtes ou collecter des informations rapidement et facilement. Connectez-vous à votre compte Gmail avant de continuer, si ce n'est pas déjà fait.
Vous pouvez partager le formulaire avec d'autres afin qu'ils puissent remplir le formulaire en ligne et que toutes les réponses puissent être rassemblées dans une feuille de calcul
Étape 2. Cliquez sur le symbole plus (+)
Google Forms ouvrira un nouveau formulaire. Il y a deux étiquettes principales en haut du formulaire: Questions et Réponses.
Étape 3. Ajoutez des questions à votre formulaire
Vous devez écrire chaque question et indiquer le type de réponse que vous souhaitez. Si c'est la première fois que vous créez un formulaire, profitez du bouton Visite guidée pour vous familiariser avec toutes les options disponibles. Vous pouvez saisir 9 types de questions différents sur le formulaire.
- utilisation Réponse courte (réponse courte) si la réponse souhaitée ne comporte qu'un ou deux mots
- utilisation paragraphe (paragraphe) si la réponse souhaitée est une phrase ou plus. Par exemple, votre question pourrait être « Quels sont les avantages de faire de l'exercice régulièrement ? »
- utilisation choix multiple (choix multiple) si vous voulez une réponse parmi plusieurs options données. Par exemple, « Quel sport aimez-vous le plus ? » Fournissez une liste de sports parmi lesquels choisir. Chaque option de la liste apparaîtra à côté d'un petit bouton rond sur le formulaire
- utilisation Cases à cocher (case à cocher) si vous voulez plusieurs réponses à partir de la liste d'options donnée. Par exemple, « Quel sport aimez-vous ? » Fournissez une liste de sports parmi lesquels choisir. Chaque option de la liste apparaîtra à côté d'un petit bouton carré sur le formulaire.
- utilisation Menu déroulant (dérouler) si vous souhaitez une réponse au choix dans le menu. Par exemple, « À quelle saison pratiquez-vous habituellement la plupart de votre sport préféré ? » fournir une liste de saisons. Une liste apparaîtra sur le formulaire sous la forme d'une liste déroulante. La première réponse apparaîtra dans cette liste déroulante.
- utilisation Échelle linéaire (échelle linéaire) si vous voulez la réponse sous forme de notation des options sous forme d'échelle numérique. Par exemple: « Dans quelle mesure êtes-vous intéressé par la Ligue indonésienne ? » L'échelle de questions apparaîtra sous la forme de nombres 1-5. Vous pouvez augmenter ou diminuer l'échelle lors de la création d'une question. L'échelle maximale pouvant être utilisée est de 1 à 10.
- utilisation Grille à choix multiples (grille à choix multiples) lorsque l'on veut plusieurs réponses à une question. Par exemple: « Au cours de quel mois pratiquez-vous habituellement les sports suivants ? » Entrez la liste des mois sous forme de lignes et la liste des sports sous forme de colonnes. La question « grille à choix multiples » apparaîtra sous la forme d'une grille avec des options de ligne répertoriées verticalement et des options de colonne horizontalement.
- utilisation Date si la réponse souhaitée est une date précise.
- utilisation Temps si la réponse souhaitée est un certain temps.
Étape 4. Choisissez une méthode de collecte de données dans le remplisseur de formulaire
Cliquez sur l'étiquette Réponses pour afficher les options disponibles. Choisissez Créer une nouvelle feuille de calcul ou Sélectionner une feuille de calcul existante.
- Si vous créez une nouvelle feuille de calcul, entrez un nom pour la feuille de calcul et cliquez sur Créer. Google liera la nouvelle feuille de calcul au formulaire. Lorsque les gens remplissent le formulaire, Google entre les réponses aux questions du formulaire sur la feuille de calcul. Chaque réponse apparaîtra avec un horodatage (timestamp).
- Si vous sélectionnez une feuille de calcul existante, choisissez l'une des feuilles de calcul que vous avez créées. Google liera la feuille de calcul existante au formulaire. Veuillez noter que cette méthode obligera Google à reformater les feuilles de calcul existantes. Les questions du formulaire apparaîtront sous forme d'en-têtes de colonne.
Méthode 3 sur 3: Création de votre propre formulaire créatif avec Excel
Étape 1. Déterminez si ce type de formulaire correspond le mieux à vos besoins
Utilisez un format personnalisé si vous souhaitez un formulaire avec une mise en page personnalisée et certaines limites de valeur que d'autres personnes peuvent remplir. Par exemple, vous pouvez collecter des données relatives à un sport particulier et vouloir savoir quels sont les exercices que vous pouvez faire seul, la fréquence par mois, le pourcentage de temps libre consacré à l'exercice et d'autres détails.
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Étape 2. Activez l'étiquette Développeur
L'étiquette Développeur se trouve à droite de l'étiquette Vue. L'étiquette Développeur vous permet d'utiliser les différents outils nécessaires pour créer vos propres formulaires personnalisés.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office suivi du bouton Options Excel.
- Cliquez sur la case à cocher intitulée Afficher le développeur dans le ruban.
- Cliquez sur l'étiquette Développeur pour afficher les outils disponibles. Excel utilise une terminologie spéciale pour les champs complexes, tels que les zones de liste. Ce domaine complexe est appelé « contrôle ». Vous devrez utiliser l'icône Insérer des commandes qui représente une valise avec un marteau et une clé.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 12 Étape 3. Entrez le titre principal qui sera utilisé sur le formulaire
Tapez chaque titre dans sa propre cellule. Par exemple, si vous collectez des données sur des personnes d'âges différents dans différentes villes, saisissez les en-têtes Nom, Âge, Ville.
Spécifiez la disposition de titre souhaitée sur le formulaire lors de la saisie du titre. C'est une bonne idée de laisser une ou plusieurs cellules vides en dessous ou à droite de chaque titre. Ainsi, la distance entre chaque titre et le champ de saisie des données n'est pas trop étroite
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 13 Étape 4. Saisissez les données utilisées dans le champ complexe (contrôle) du formulaire
Tapez chaque donnée dans la cellule. Par exemple, si vous collectez des données sur les sports, saisissez Baseball, Football, Hockey, Tennis, Golf.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 14 Étape 5. Utilisez la fonction INDEX
La fonction INDEX peut renvoyer des valeurs à partir d'une plage de données spécifiée. Saisissez la fonction INDEX dans la cellule cible pour afficher la sélection d'un champ. Par exemple, si A1 contient des options et C1:C5 contient des données, entrez INDEX (C1:C5, A1, 0) dans A1.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 15 Étape 6. Ajoutez la zone de liste que vous souhaitez voir apparaître sur le formulaire
Utilisez une zone de liste si vous souhaitez uniquement donner à l'utilisateur du formulaire certains choix. Par exemple, si vous collectez des données liées au sport, limitez la sélection au baseball, au football, au hockey, au tennis et au golf. Quiconque remplit le formulaire ne peut choisir que parmi quelques-uns de ces sports. Définissez l'emplacement et la valeur de chaque zone de liste.
- Cliquez sur Insérer dans la section Contrôle. Ensuite, cliquez sur la zone de liste (contrôle de formulaire) sous Contrôle de formulaire.
- Cliquez sur l'emplacement de la feuille de calcul où vous souhaitez que le coin supérieur gauche de la zone de liste apparaisse, puis faites défiler jusqu'à l'endroit où vous souhaitez que le coin inférieur droit de la zone de liste apparaisse.
- Cliquez sur Propriétés dans la section Contrôles. Dans la fenêtre Format de l'objet, entrez la plage où se trouvent les données (dans cet exemple, C1:C5) et la cellule qui renverra le résultat (dans cet exemple, A1).
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 16 Étape 7. Ajoutez toutes les zones de combinaison que vous souhaitez voir apparaître sur le formulaire
La zone de combinaison est presque la même que la zone de liste. Cependant, cette zone combine une zone de texte avec une zone de liste. Utilisez la zone de combinaison lorsque vous souhaitez proposer à l'utilisateur des options parmi une liste limitée ou saisir des réponses alternatives. Par exemple, si vous collectez des données liées au sport, saisissez les options Baseball, Football, Hockey, Tennis et Golf. Cependant, pour un utilisateur qui peut jouer au football et à d'autres sports, il peut sélectionner Football et autres sports dans la liste, ou sélectionner Football et saisir le nom d'un autre sport dans la zone de texte qui fait partie de la zone de combinaison. Définissez l'emplacement et la valeur de chaque zone de combinaison.
- Cliquez sur Insérer dans la section Contrôles. Ensuite, cliquez sur Zone de liste déroulante sous Contrôles de formulaire.
- Cliquez sur l'emplacement de la feuille de calcul où vous souhaitez que le coin supérieur gauche de la zone de combinaison apparaisse et faites-le glisser à l'endroit où vous souhaitez que le coin inférieur droit de la zone de combinaison apparaisse.
- Cliquez avec le bouton droit sur la zone de combinaison, puis cliquez sur Contrôle du format. Dans la fenêtre Contrôle du format, entrez la plage dans laquelle se trouvent vos données (dans cet exemple, C1:C5), la cellule qui affichera le résultat (dans cet exemple, A1) et le nombre dans la zone Lignes déroulantes. Le nombre entré déterminera le nombre de lignes dans la zone de combinaison avant de devoir faire défiler vers le bas pour voir le reste de la liste.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 17 Étape 8. Ajoutez tous les boutons de lecture que vous souhaitez voir apparaître sur le formulaire
Le bouton de rotation apparaîtra sur le formulaire sous la forme d'un symbole dont la moitié supérieure est une flèche pointant vers le haut et la moitié inférieure est une flèche pointant vers le bas. Utilisez le cadran lorsque vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne un numéro dans une plage de valeurs numériques, y compris la date ou l'heure. Par exemple, si vous collectez des données liées au sport, vous souhaitez peut-être savoir à quelle fréquence les utilisateurs pratiquent un certain sport au cours d'un mois, mais vous souhaitez uniquement saisir des résultats pour lesquels la réponse totale est supérieure à 20. Dans ce cas, vous pouvez définir la limite maximale du bouton de lecture à 20. Qui Toute personne remplissant le formulaire peut sélectionner une valeur de 1 à 20 en utilisant les flèches haut et bas sur le bouton de lecture. Définissez l'emplacement et la valeur de chaque bouton de lecture.
- Cliquez sur Insérer dans la section Contrôles. Après cela, cliquez sur le bouton Spin sous Contrôles de formulaire.
- Cliquez sur l'emplacement sur la feuille de calcul où le coin supérieur gauche du bouton de rotation apparaîtra et faites glisser jusqu'à l'endroit où le coin inférieur droit du bouton de rotation apparaîtra.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton de lecture et cliquez sur Contrôle du format. Saisissez les nombres dans les champs Valeur et Modification. Entrez la cellule qui affichera le résultat (dans cet exemple, A1) dans le champ Lien de cellule.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 18 Étape 9. Ajoutez une barre de défilement au formulaire, si nécessaire
La barre de défilement prend en charge une plage de valeurs à l'aide de flèches de défilement ou de boîtes de défilement. Utilisez la barre de défilement si vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne une valeur dans une large plage de valeurs, comme un pourcentage. Par exemple, si vous collectez des données liées au sport, vous souhaiterez peut-être connaître le pourcentage de temps libre d'un utilisateur consacré à la pratique du sport qu'il a choisi. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la barre de défilement comme plage de pourcentage. Les utilisateurs qui remplissent le formulaire peuvent déplacer la flèche de défilement ou la case de défilement pour sélectionner le pourcentage qu'ils souhaitent saisir. Définissez l'emplacement et la valeur de chaque barre de défilement.
- Cliquez sur Insérer dans la section Contrôles. Cliquez ensuite sur la barre de défilement sous Contrôles de formulaire.
- Cliquez sur l'emplacement sur la feuille de calcul où le coin supérieur gauche de la barre de défilement apparaîtra, et balayez jusqu'à l'endroit où le coin inférieur droit de la barre de défilement apparaîtra.
- Cliquez avec le bouton droit sur la barre de défilement, puis cliquez sur Contrôle du format. Saisissez un nombre dans les champs Valeur et Remplacement. Entrez la cellule qui affichera le résultat (dans cet exemple, A1) dans le champ Lien de cellule.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 19 Étape 10. Désactivez l'étiquette de développeur
Cette option supprime l'accès aux équipements de contrôle. Effectuez cette opération lorsque vous avez terminé d'ajouter tous les contrôles souhaités au formulaire. Cette étape doit être effectuée pour que lorsque vous soumettez le formulaire aux utilisateurs, ils ne puissent saisir des données que dans des champs complexes (contrôles) du formulaire. L'utilisateur ne peut pas modifier la plage de données pouvant être saisies dans des champs complexes (contrôles).
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office suivi du bouton Options Excel.
- Cochez la case intitulée Afficher le développeur sur le ruban.
Créer un formulaire dans une feuille de calcul Étape 20 Étape 11. Enregistrez le formulaire en tant que modèle
Cliquez sur le bouton Microsoft Office suivi de l'option Enregistrer sous. Sélectionnez Classeur Excel dans la liste qui apparaît. Sélectionnez Modèle Excel dans le champ qui dit Enregistrer en tant que type et cliquez sur le bouton Enregistrer. Votre formulaire personnalisé est prêt à être envoyé à la foule pour qu'il le remplisse.
