Si vous travaillez en tant qu'enseignant ou en tant que rédacteur de manuel technique, vous devrez bien sûr rédiger des instructions chaque jour. Cependant, pour la plupart des gens, rédiger des directives claires peut être difficile. Vous pouvez sauter une étape importante parce que vous supposez que le lecteur le fera automatiquement, ou confondre le lecteur avec les nombreuses actions impliquées dans une seule étape. Pour pouvoir rédiger des directives claires, vous devez d'abord savoir comment accomplir la tâche. Prenez votre guide au pied de la lettre pour vous assurer qu'il aide le lecteur à accomplir sa tâche.
Étape
Partie 1 sur 3: Comprendre les tâches
Étape 1. Rassemblez le matériel nécessaire
Avant de rédiger un guide, vous devez vous familiariser avec la tâche en question. Préparez tous les outils et équipements nécessaires et rangez-les dans l'ordre dans lequel ils sont utilisés.
Écrivez tout ce dont vous avez besoin. Lors de la rédaction d'un guide, vous devrez peut-être énumérer toutes les fournitures et tous les matériaux nécessaires pour accomplir la tâche
Étape 2. Effectuez vous-même la tâche associée
Même si vous parvenez à effectuer vous-même la tâche associée plusieurs fois, c'est une bonne idée de répéter la tâche lors de la rédaction du guide afin de ne rien manquer.
- Si vous connaissez bien la tâche, vous voudrez peut-être prendre un raccourci. Assurez-vous de ne manquer aucune étape ou information lors de la rédaction du guide.
- Imaginez que vous rédigez une ordonnance pour quelqu'un. Si vous cuisinez souvent ce plat, vous pourrez peut-être évaluer les ingrédients dont vous avez besoin simplement en les regardant. Cependant, d'autres personnes ont bien sûr besoin d'un nombre précis de doses de ces ingrédients.
Étape 3. Créez un plan détaillé
Pendant que vous effectuez des tâches, prenez une minute pour noter ce que vous avez fait. Cela vous aidera à rédiger vos guides dans un ordre logique. Si vous effectuez une tâche en notant les étapes, vous saurez exactement ce qui doit être fait et quand le terminer.
Étape 4. Définissez votre public
La façon dont le guide est rédigé peut être adaptée au type de personnes qui liront et suivront votre guide. Comment rédiger un guide pour les adolescents sera différent de celui des adultes.
Cela affecte également les raisons du public pour accomplir la tâche. Le but d'un étudiant travaillant sur un projet est certainement différent de celui d'un adulte qui veut terminer son travail
Étape 5. Créez une brève introduction
Cette introduction dira au lecteur ce qui peut être fait et quels seront les résultats lors de la réalisation de la tâche. Sachez que la plupart des gens sauteront l'introduction ou la parcourront. N'incluez donc pas d'informations importantes ou d'avertissements dans l'introduction.
- Par exemple, si vous écrivez un guide sur la façon de préparer des sandwichs au beurre de cacahuète et à la gelée, vous pouvez mentionner brièvement que les sandwichs au beurre de cacahuète et à la gelée sont une bonne et simple option pour les déjeuners et les collations des enfants.
- Si vous pensez avoir besoin d'inclure un avertissement dans votre introduction, c'est une bonne idée de l'inclure à l'une des étapes au cas où le lecteur manquerait votre introduction.
Partie 2 sur 3: Rédaction du guide
Étape 1. Divisez la tâche en petites étapes
Chaque étape doit contenir une action. Si vous avez plus d'une phrase ou deux par étape, essayez de la décomposer en étapes plus courtes et plus simples.
Par exemple, vous avez écrit un guide sur la façon de promener votre chien. L'étape qui dit « Mettre le collier autour du cou du chien et attacher la laisse » est une étape combinée qui consiste en deux actions: attacher la laisse et attachez les rênes. Alors, écrivez « Mettez la laisse autour du cou du chien » comme première étape et « Mettez la laisse sur la laisse » comme deuxième étape.
Étape 2. Commencez chaque étape par un mot d'action
Chaque étape écrite doit être faisable. Utilisez des verbes pour indiquer exactement quelle action doit être entreprise pour terminer une étape de la tâche.
- Construisez vos phrases pour dire à quelqu'un ce qu'il doit faire, pas ce qu'il doit savoir.
- Par exemple, disons que vous écrivez un guide sur la façon de promener votre chien et qu'une étape consiste à ajuster la taille des laisses. Pour cette étape, la phrase « vérifiez la taille des laisses » ou « mesurez le cou de votre chien » est plus probable que simplement « Connaissez la taille de vos laisses ».
Étape 3. Suivez la progression logique
Supposons que le lecteur se mettra au travail immédiatement après avoir lu la première étape. Habituellement, le lecteur ne lira pas les étapes du guide jusqu'au bout. S'il y a des informations que le lecteur doit connaître pour accomplir la tâche, incluez ces informations dans les étapes du guide.
- S'il y a un danger à une étape particulière, incluez un avertissement à cette étape. N'incluez pas d'avertissement dans l'introduction ou à la fin du guide lorsqu'il est trop tard.
- Incluez des instructions appropriées pour que les lecteurs sachent quand ils ont effectué les étapes correctement. Par exemple, vous pourriez écrire « Les laisses sont juste de la bonne taille si vous pouvez glisser deux doigts entre l'arrière du collier et le cou du chien. »
Étape 4. Choisissez vos mots avec soin
Utilisez un langage simple qui est facile à comprendre pour tout le monde. Vous devez éviter d'utiliser du jargon ou des termes techniques. Si vous devez utiliser un terme technique, soyez bref et simple.
Par exemple, si vous écrivez un guide sur la façon de déposer une plainte, vous devrez peut-être inclure des termes juridiques. Rédigez d'abord une explication simple, puis continuez avec les termes techniques utilisés dans l'essai
Étape 5. Utilisez des verbes positifs
Habituellement, c'est une bonne idée d'écrire ce que le lecteur doit faire pour terminer la tâche, plutôt que ce qu'il ne doit pas faire. Lorsqu'une personne lit un guide, son esprit visera à accomplir la tâche. Si vous commencez avec des choses qu'ils ne devraient pas faire, ils peuvent devenir confus et faire ce qu'ils ne devraient pas faire.
Par exemple, si vous écrivez un guide sur la façon de promener votre chien, vous voudrez peut-être écrire « assurez-vous que la laisse est bien attachée » ou « ajustez le collier pour qu'il s'adapte correctement » au lieu de « ne mettez pas la laisse trop serré" ou "ne portez pas de collier trop serré." trop étroit."
Étape 6. Écrivez à la deuxième personne
Utilisez le mot « vous » pour vous adresser directement à vos lecteurs afin qu'ils ne soient pas confus. Lorsque vous utilisez le mot « vous », les lecteurs sauront ce qui doit être fait pour accomplir la tâche sans avoir à deviner.
Par exemple, si vous écrivez « le levier doit être enfoncé », vous faites deviner au lecteur qui doit appuyer sur le levier. La phrase « il faut appuyer sur le levier » ou encore « appuyer sur le levier » ne laissera pas le lecteur dans le doute
Étape 7. Inclure des alternatives
Parfois, il existe plusieurs façons d'effectuer une ou plusieurs étapes. Incluez des alternatives avec les étapes afin que les lecteurs puissent choisir la manière qu'ils préfèrent.
Par exemple, si vous écrivez un guide sur la façon de préparer un sandwich au beurre de cacahuète et à la gelée, incluez une garniture alternative, telle que "Beurre d'amande pour les personnes allergiques aux cacahuètes"
Étape 8. Incluez une image si cela vous aide
Il y a un proverbe qui dit quelque chose comme ça, "une image vaut mieux que mille mots." Pour créer des directives claires, des images ou des diagrammes permettront parfois aux lecteurs de comprendre plus facilement les directives que vous fournissez.
Pour des conseils plus techniques, assurez-vous que l'image peut clairement aider le lecteur et que l'action sur l'image n'est pas entravée par des outils ou des mains
Partie 3 sur 3: Tester les guides créés
Étape 1. Organisez votre guide en sections
Les tâches complexes ont plus d'une partie. Si vous écrivez un guide pour une tâche importante qui comporte plusieurs sections plus petites, divisez-les en sections distinctes.
- Si vous numérotez les guides, attribuez un numéro à chaque section. Le lecteur ressentira le succès de la réalisation après avoir terminé chaque section.
- Même si votre tâche ne comporte pas de parties qui ne sont que partiellement contrôlables (semi-indépendantes), divisez-la en parties si la tâche comporte plusieurs étapes. De cette façon, le lecteur ne sera pas submergé par le nombre d'étapes du guide.
Étape 2. Essayez de suivre le guide que vous avez écrit
Si vous ne pouvez pas suivre les directives écrites, personne d'autre non plus. Demandez à un ami de lire et de suivre le guide, et demandez-lui s'il y a des parties qui le rendent confus.
Vous devrez peut-être tester le guide plusieurs fois, surtout si votre guide est long ou complexe
Étape 3. Modifiez soigneusement votre guide
Les fautes de frappe et les erreurs grammaticales gâcheront la clarté de votre guide, le rendant difficile à suivre. Lisez votre guide avant et en arrière pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs.
Si vous n'êtes pas sûr de vos compétences en édition, demandez à un ami de consulter votre guide
Étape 4. Incluez une liste des outils et du matériel nécessaires
Surtout si la mission nécessite des outils ou des matériaux spéciaux, cette liste sera d'une grande aide pour le lecteur. Placez cette liste au début du guide afin que le lecteur puisse rassembler tous les outils et matériels avant de commencer la tâche.
Imaginez que vous écrivez une recette. Les recettes incluent toujours tous les ingrédients et ustensiles de cuisine nécessaires au début. De cette façon, vous pouvez tout ramasser avant de cuisiner
Étape 5. Fournissez les avertissements appropriés
Lorsque vous testez le guide, vous pouvez découvrir des dangers cachés qui n'ont pas été divulgués lors de la première rédaction du guide. Avertissez les lecteurs afin qu'ils puissent se prémunir contre ce danger.
