Les conférences sont le bon endroit pour que des personnes partageant les mêmes intérêts se rencontrent et échangent les dernières idées dans leurs domaines respectifs. Les conférences sont généralement organisées régulièrement par des établissements d'enseignement, des entreprises, des groupes de marketing à plusieurs niveaux, des communautés religieuses et autres. Si vous souhaitez organiser une conférence, commencez par préparer un plan de travail détaillé ainsi qu'une série d'activités à réaliser, par exemple déterminer le lieu de la conférence, dresser une liste des participants, compiler le matériel, préparer l'équipement pour les présentations, la fourniture de repas, et divers autres besoins qui doivent être pensés et planifiés au mieux. Si vous rencontrez des problèmes lors de la mise en œuvre de vos plans, calmez-vous et ayez confiance que vous pouvez vous permettre la conférence. Un aspect important qui détermine le succès de la tenue d'une conférence est la mise en œuvre des activités une par une tout en faisant une liste des tâches qui ont été réalisées et de celles qui restent à faire.
Étape
Partie 1 sur 4: Planification de la conférence: stade préliminaire
Étape 1. Préparez-vous à l'avance
La planification de la conférence doit commencer au moins huit mois à l'avance, voire plus tôt si la conférence est de grande ou de grande envergure.
- Gardez à l'esprit que de nombreuses salles de conférence et établissements de restauration doivent être réservés plusieurs mois à l'avance. De plus, les participants qui vivent en dehors de la ville doivent organiser leurs déplacements afin de pouvoir assister à la conférence.
- De plus, les sponsors et les grandes entreprises peuvent également être amenés à planifier leur budget annuel plusieurs mois à l'avance. Ainsi, leur soutien financier et non financier pour votre événement doit être négocié à l'avance.
Étape 2. Formez un comité
De nombreuses questions importantes doivent être tranchées lors de la préparation d'une conférence. En formant un comité, vous obtiendrez l'avis de plusieurs personnes avant de prendre une décision. Ils vous aideront également à réfléchir aux détails.
- Embauchez des coordinateurs, c'est-à-dire du personnel clé qui prendra des décisions importantes et consacrera beaucoup de temps à la coordination. Si vous disposez de fonds suffisants, engagez un coordinateur pour qu'il puisse vous aider à planifier et à partager les tâches.
- Découvrez s'il y a eu des conférences sur le même sujet. Si oui, invitez le coordonnateur qui a tenu la conférence à se joindre au comité. S'il ne peut pas participer, demandez si vous pouvez demander du matériel qui a déjà été couvert pour faciliter la préparation de la conférence.
Étape 3. Fixez-vous des objectifs et créez un programme de travail
Notez ce pour quoi vous organisez la conférence et qui constituera la base de chaque décision. Savoir ce que vous voulez donner et à qui avant de vous préparer pour la conférence vous permettra de mettre plus facilement vos plans en action.
Si vous n'avez jamais organisé de conférence, commencez par planifier une petite et courte conférence. Envisagez d'organiser une conférence de 1 à 2 jours avec une capacité de 250 à 300 participants
Étape 4. Déterminez le lieu et la date de la conférence
Bien que de nouvelles dates et de nouveaux lieux puissent être déterminés après avoir élaboré un plan détaillé, vous devrez estimer le temps dont vous disposerez pour vous préparer.
- Avant de fixer une date, recherchez à l'avance des informations sur le mois et le jour de la conférence afin que la mise en œuvre ne soit pas entravée. Par exemple, en Europe, les conférences ont généralement lieu entre mars et juin ou septembre et novembre du lundi au mardi ou du jeudi au vendredi parce que les participants sont moins intéressés à assister à des conférences à d'autres moments. Renseignez-vous sur l'horaire exact de votre emplacement avant de décider d'une date de conférence.
- La durée de la conférence dépend du nombre estimé de participants et de toutes les nécessités qui doivent être fournies pendant la conférence. Pour 250-300 personnes, programmez une conférence qui durera 2 jours complets.
- Envisagez la possibilité d'organiser une conférence dans la ville, mais assurez-vous qu'il y a un accès à l'aéroport le plus proche, un hébergement et des installations adéquates. Nous vous recommandons d'organiser une conférence dans une grande ville ou une destination touristique pour attirer plus de personnes qui souhaitent se joindre à la conférence.
Étape 5. Déterminez le titre de la conférence
Après avoir déterminé le titre, vous pouvez publier et faire des plans car il existe déjà une certitude sur le matériel comme base pour la diffusion d'informations via les médias sociaux.
Choisissez un titre qui implique le but et/ou le parcours des participants à la conférence. Cherchez l'inspiration en utilisant les titres des conférences qui ont eu lieu, mais assurez-vous de décider par vous-même
Partie 2 sur 4: Préparation de la conférence
Étape 1. Faites un budget financier
Aucune activité ne peut être réalisée sans calculer le montant des fonds qui doivent être dépensés en détail, par exemple pour louer un bâtiment, préparer du matériel et payer les honoraires des conférenciers. Toutes les dépenses doivent se référer au budget financier. Si vous déléguez des responsabilités, assurez-vous que votre assistant respecte la limite budgétaire que vous avez fixée.
Le montant du budget est influencé par la présence ou l'absence de sponsors. Vous pouvez demander au sponsor de fournir des fonds pour financer la conférence. Cependant, le sponsor a également le droit de déterminer certaines choses lors de la conférence. Par exemple: déterminer qui fera une présentation ou proposer un conférencier comme l'un des panélistes, par exemple: un homme d'affaires prospère dans une entreprise sponsor et présenter une marque en plaçant un logo sur tous les supports de conférence. L'avantage, le promoteur fournira des fonds à l'avance afin que vous puissiez les utiliser immédiatement pour réaliser le plan
Étape 2. Déterminez le prix et la méthode de vente des billets
Certaines conférences sont gratuites, d'autres très chères. Avant de déterminer les prix des billets et comment les vendre, tenez compte des aspects suivants:
- Quels sont les coûts liés à la préparation de la conférence ? Si vous souhaitez organiser une conférence à petite échelle qui ne coûte pas beaucoup d'argent, nous vous recommandons de ne pas facturer les participants. Alternativement, les participants sont tenus de payer des billets pour couvrir les frais de préparation de la conférence.
- Déterminez les frais d'inscription si vous souhaitez tenir une conférence sur plusieurs jours ou fournir des repas. Les frais d'inscription à la conférence dans les grandes villes d'Indonésie vont de plusieurs centaines de milliers à des millions de roupies.
- De nombreuses conférences facturent des frais échelonnés en fonction de la position ou du statut du participant. Par exemple: les conférences universitaires coûtent généralement moins cher aux étudiants qu'aux enseignants. Les employés des sponsors sont également facturés moins que les participants réguliers.
Étape 3. Décidez d'un lieu de conférence
Lors du choix d'un emplacement, tenez compte du nombre de participants, de la facilité d'accès à l'emplacement, de la disponibilité des places de stationnement, de la distance entre les transports en commun, les aéroports et les hôtels. En plus de trouver un endroit approprié pour la conférence, assurez-vous que tous les participants peuvent y accéder facilement.
Recherchez des informations sur les bâtiments ou les hôtels qui offrent des salles de conférence dans la ville. Pour les petites conférences, louez une salle dans une église ou un autre lieu de réunion
Étape 4. Profitez de l'aide du personnel qui travaille comme personnel de gestion de l'église
Si des ressources sont disponibles dans le bâtiment que vous choisissez pour la conférence, profitez-en au maximum. Le personnel connaît ses tâches quotidiennes et est prêt à répondre aux questions, à résoudre les problèmes ou à fournir des conseils si nécessaire.
Vous pouvez utiliser les services du personnel en charge de la gestion des activités dans la salle de réunion, par exemple pour gérer les arrangements détaillés de la conférence. Bien qu'il y ait des frais, vous n'avez pas à faire toutes ces activités vous-même car cela prendra beaucoup de temps sur plusieurs semaines
Étape 5. Déterminez le menu de consommation
Gardez à l'esprit que les participants doivent trouver de la nourriture pendant la conférence et il est probable que de nombreux participants ne sachent pas quelle nourriture est disponible autour du lieu de la conférence. Déterminez si vous devez utiliser un service de restauration pour préparer le petit-déjeuner, le déjeuner et les collations ou découvrez si le responsable de la salle de conférence peut préparer des repas pour tous les participants.
Lorsque vous choisissez un menu, gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ne devraient pas manger certains aliments en raison d'allergies ou de préférences. Les entrepreneurs expérimentés en services de restauration peuvent proposer plusieurs options, par exemple: menu végétarien, sans noix, sans gluten, nourriture halal ou d'autres options de menu
Étape 6. Prenez le temps de faire une vérification du site
Après avoir pris soin de tout ce qui doit être préparé, prenez le temps de visiter le lieu de la conférence un jour à l'avance. N'attendez pas que votre nouveau jour J arrive avec les participants qui rejoindront la conférence.
Un jour à l'avance, rendez-vous sur le lieu de la conférence et organisez une réunion avec l'ensemble du personnel concerné pour vous assurer que tout est bien préparé jusque dans les moindres détails
Partie 3 sur 4: Faire le programme de la conférence
Étape 1. Programmez la conférence
Après avoir obtenu une vue d'ensemble des sujets à discuter et déterminé le titre de la conférence, préparez un calendrier de l'ouverture de la conférence à la clôture. Les conférences peuvent être organisées de différentes manières selon le domaine d'activité abordé. Pour faciliter la planification, les conférences se déroulent généralement dans l'ordre suivant:
- Commencez la conférence par un discours d'introduction ou d'ouverture qui est généralement prononcé par une personne bien connue dans un domaine d'activité particulier et qui est devenu un orateur bien connu. Vous pouvez organiser l'événement le soir et conclure par un dîner ou comme première session le matin pour commencer la conférence.
- Divisez le reste du programme en sessions plus courtes. Si la conférence se tient à la demande des participants selon leurs propositions, adapter le matériel aux besoins des participants. Cependant, vous pouvez également inclure des programmes d'ateliers, des extraits de films ou d'autres documents dans le programme de la conférence. En fonction du nombre de participants présents, déterminez si chaque session peut être suivie par tous les participants (appelée « plénum ») ou si les participants doivent être répartis en plusieurs groupes et chaque groupe assistera à différentes sessions en parallèle selon son choix (appelées « groupes »).
- Clôturez la conférence en invitant des conférenciers à présenter du matériel qui motive ou défie les participants.
Étape 2. Décidez comment mener la session
Vous pouvez choisir la manière de conduire la session en fonction des besoins de l'entreprise, par exemple en enseignant, en discutant de cas, en organisant des séminaires, en présentant les dernières politiques ou résultats de recherche, en posant des questions ou en présentant à l'aide de diapositives.
- Le choix de la manière de livrer le matériel affectera la stratégie de publication. Alors, préparez le plus tôt possible un matériel très utile pour les participants.
- La durée de chaque session peut aller de 45 minutes à 3 heures selon le nombre de présentations et le contenu livré.
Étape 3. Déterminez si vous souhaitez inclure d'autres activités
Pensez à des activités utiles qui pourraient être incluses dans le programme et jouer un rôle important pour soutenir le succès de la conférence, par exemple:
- Programmez des activités au profit de l'organisation des participants à la conférence, comme une réunion d'affaires ou une remise de prix.
- Fournir de la nourriture si les participants doivent payer des frais d'inscription. S'il n'y a pas de frais, demandez aux participants d'apporter le déjeuner (en dernière option). Les participants s'attendent généralement à manger au moins un repas. Si le lieu de la conférence est en ville, prévoyez une pause pour que les participants puissent déjeuner dans un restaurant voisin.
- Demandez si les participants aimeraient programmer un événement de divertissement, par exemple: faire une visite de la ville, regarder un spectacle d'humour le soir, regarder un film ou assister à un spectacle au théâtre. L'événement peut être plus approprié pour une conférence tenue dans une grande ville ou pour une entreprise, mais pas toujours.
Partie 4 sur 4: Publication
Étape 1. Déterminez les participants qui seront présents
Les conférences sont très diverses, par exemple des conférences académiques, religieuses et commerciales avec différents participants. Avant de planifier, assurez-vous qu'un nombre suffisant de participants souhaitent assister à la conférence.
Vous n'avez pas besoin de faire beaucoup de publicité si vous souhaitez organiser des conférences pour de petits groupes, tels que des employés de l'entreprise ou des communautés religieuses. Vous pouvez informer les plans de la conférence en envoyant un e-mail, en faisant une annonce dans le bulletin d'information de l'entreprise et/ou en notifiant lors d'une réunion administrative
Étape 2. Demandez aux chefs d'entreprise de participer
Pour convaincre les gens de votre entreprise, vous devez trouver un titre accrocheur ou inviter un grand orateur.
Après avoir reçu la confirmation de conférenciers connus, incluez les informations dans les documents de la conférence et informez les participants potentiels
Étape 3. Créez un site Web
Aujourd'hui, les médias numériques sont un outil très important pour le succès d'une conférence. Créez un nom de site Web avec des liens faciles à trouver si vous recherchez le mot-clé du titre de la conférence ou d'autres mots liés à la conférence. Écrivez des informations détaillées sur la conférence sur le site Web et incluez un lien sur tous les documents imprimés et publicitaires liés à la conférence.
- Incluez la date, l'heure et l'adresse du lieu de la conférence sur le site Web, y compris les noms des conférenciers célèbres. Informez également le transport, l'hébergement, les lieux intéressants et les horaires des conférences s'il y en a.
- Incluez un lien vers le site Web si les participants peuvent s'inscrire.
Étape 4. Placez une annonce
Commencez à faire de la publicité bien à l'avance (un an à l'avance) afin que les conférenciers puissent soumettre des propositions contenant du matériel à présenter lors de la conférence. Choisissez le bon mode de publication en fonction de la taille de la conférence et du parcours des participants. Déterminez d'où les participants potentiels obtiennent leurs informations, peut-être auprès de:
- Réseaux sociaux, par exemple à partir des comptes Facebook et Twitter de l'organisation sponsor
- Liste de contacts sur Listservs et adresses e-mail
- Blog, magazine, journal ou journal d'affaires
- Affiches, dépliants ou autres avis envoyés aux groupes, organisations ou entreprises concernés
Étape 5. Demandez des propositions
Lorsque vous préparez une ébauche d'annonce, indiquez que vous êtes ouvert à l'inscription ou que vous attendez la soumission de propositions individuelles ou de groupe sous forme d'articles, de propositions de panel ou de matériel d'atelier.
Vous pouvez déterminer la durée de la proposition en fonction du secteur d'activité. Dans le domaine de l'éducation, les conférences à petite échelle nécessitent généralement des résumés de quelques centaines de mots, tandis que les conférences à grande échelle nécessitent des manuscrits complets
Étape 6. Commencez à accepter les inscriptions
Préparez les installations pour que les participants puissent s'inscrire avant la conférence, même si c'est encore quelques mois à l'avance. De cette façon, vous pouvez estimer le nombre de participants qui seront présents.
- Créez un site Web qui renvoie au site Web de la conférence pour l'inscription. Si vous n'avez pas les compétences techniques pour créer un site Web, utilisez un service existant. Par exemple, utilisez les services payants de RegOnline, qui est une entreprise qui s'occupe de l'inscription en ligne à divers événements, traite les données et vous les envoie en facilitant l'accès des utilisateurs.
- Les participants peuvent également s'inscrire par téléphone ou par télécopieur si vous avez la possibilité de traiter les reçus de paiement à l'aide d'une carte de crédit.
- Si vous n'acceptez pas l'inscription par Internet ou par téléphone, veuillez créer un formulaire de demande PDF et le télécharger sur le site Web. Informez les participants qu'ils peuvent imprimer le formulaire, le remplir et l'envoyer avec un chèque ou une preuve de transfert à l'adresse e-mail de votre entreprise.
- Afin que les participants s'inscrivent tôt, offrez des réductions aux participants qui effectuent des paiements au moins un mois à l'avance. Les prix des billets sont légèrement plus élevés si les participants paient sur le lieu de la conférence.
Des astuces
- Demandez à l'orateur s'il a besoin d'équipement supplémentaire pour la présentation, comme une scène, une télévision, un grand écran ou un ordinateur.
- Lors du choix d'un menu alimentaire, assurez-vous qu'il y a des participants qui doivent suivre un régime avec certains aliments.
- Lorsque vous comparez les coûts de location, demandez les prix de la nourriture, de l'eau, des boissons non alcoolisées, etc. car cela peut coûter très cher.
- Lorsque vous choisissez une salle, réfléchissez à l'objectif de la conférence et décidez si vous souhaitez utiliser l'auditorium ou des chaises et des tables pour prendre des notes.
